Konkurransegrunnlag. Anskaffelsen av Medarbeiderundersøkelsen i Staten 2016 Gjennomføring og Rapportering

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelsen av Medarbeiderundersøkelsen i Staten 2016 Gjennomføring og Rapportering Åpen anbudskonkurranse - FOA del I og II Saksnummer: 15/00479 Tilbudsfrist: Fredag 19. juni 2015 Kl.12:00 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Avtalens omfang Deltilbud Underleverandører Konkurransegrunnlagets oppbygning Elektronisk faktura Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Alternative tilbud Vedståelsesfrist Tilleggsopplysninger mv... 5 Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no Språk Offentlighet Tilbudsfrist Åpning av tilbudene KONTRAKTSBETINGELSER Kontrakt Kontraktsperiode Opsjoner Forbud mot sosial dumping KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse for gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen med påfølgende rapportering. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post Marianne Sørtømme Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Difi søker en leverandør til å gjennomføre en spørreundersøkelse blant ansatte og ledere i staten om ulike sider ved arbeidssituasjonen og tilhørende analyse og rapportering til Difi. Det forventes et nært samarbeid med Difi i arbeidet med å sikre god kvalitet på gjennomføringen og analysen. Leverandøren må beregne tid til samarbeidsmøter, workshops og svar på spørsmål. Leverandøren har et selvstendig ansvar for å påse kvalitetssikring i alle ledd av arbeidsprosessen. 1.3 Avtalens omfang Estimert verdi på avtalen er ca. NOK ,- ekskl. mva. 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Underleverandører Det er anledning til å benytte underleverandører i oppdraget. Det stilles krav om at leverandøren opplyser i tilbudet hvor stor del av kontrakten som eventuelt skal tildeles underleverandører, samt hvilke underleverandører han foreslår. Opplysningene får ikke virkning for hovedleverandørens kontraktansvar. Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsene mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. 1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. 3

4 Del 2 Skjema til kravspesifikasjon til besvarelse Del 3 Kontrakt 1.7 Elektronisk faktura Det stilles krav om elektronisk faktura. Difi krever at til enhver tid gjeldende EHF faktura og kreditnota skal benyttes. Fra. 1. januar er gyldig versjon Vår elektroniske adresse er (utenlandske leverandører benytter adressen 9908: ). Fakturaen skal merkes 3150mks og saksnummer 15/00479 Les mer på: Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN databasen Se Viktige datoer Oppdragsgiver følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Dato Kunngjøring 29. mai 2015 Tilbudsfrist 19. juni 2015 kl. 12:00 Tilbudsåpning 19. juni 2015 kl. 12:10 Evaluering Uke 26 Meddelelse om valg av leverandør Uke 27 5 dagers karensperiode fra meddelelsen er sendt Uke 28 Inngåelse av kontrakt 13. juli 2015 Vedståelsesfrist 1. august 2015 Vi gjør oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Vi tar forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «åpen anbudskonkurranse», jf. FOA 5-1. Forhandlinger er ikke tillatt Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 4

5 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA Vesentlige forbehold eller avvik vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til tidspunktet angitt i pkt. 1.9 ovenfor. 2.6 Tilleggsopplysninger mv Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, eller er uklart eller mangelfullt, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med anskaffelsens tittel og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.1 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.2 Offentlighet Leverandørene bes levere en sladdet kopi av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter og andre opplysninger omfattet av FOA 3-6 om taushetsplikt (opplysninger om 5

6 tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde). Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.3 Tilbudsfrist Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.4 Åpning av tilbudene Åpning av tilbudene finner sted umiddelbart etter tilbudsfrist. Åpningen er ikke offentlig. 4 KONTRAKTSBETINGELSER 4.1 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av SSA O (oppdragsavtalen), med endringer til avtaleteksten som håndterer krav til testing og dokumentasjon. Opsjonen vil bli regulert av SSA B (bistandsavtalen). 4.2 Kontraktsperiode Medarbeiderundersøkelsen skal gjennomføres høsten Funn og analyser må sendes Difi fortløpende og hovedsakelig innen utgangen av Difi skal levere sin rapport til KMD i første halvdel Opsjoner Oppdragsgiver skal ha opsjon på bistand ved analyse av medarbeiderundersøkelsen og etterfølgende rapporter. Dette skal oppgis som en timepris, og skal ikke overstige en ramme på kr ,- (ekskl. mva.). Opsjonen skal helt eller delvis kunne tas ut etter behov etter skriftlig avtale med leverandøren, etter at hovedleveransen er godkjent. 4.4 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagt kontrakt, se vedlegg 2. 6

7 5 KVALIFIKASJONSKRAV 5.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest: Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Merverdiavgiftsattest: Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS egenerklæring. Leverandøren skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Signert HMS egenerklæring som ikke skal være eldre enn ett år. Leverandør skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat. Attesten skal ikke være eldre enn ett år. 7

8 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav Leverandøren (dvs. den som inngir tilbud) skal fremlegge kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon-/selskap. Kredittvurderingen skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal utføres av offentlig godkjent kredittinstitusjon. Kredittratingen skal ikke være dårligere enn A (kredittverdig) eller tilsvarende dersom annen rating benyttes (tallbedømmelse). Tilbud fra leverandør med lavere rating enn A eller tilsvarende (det vil si ikke kredittverdig eller kredittverdig mot sikkerhetsstillelse) vil ikke bli vurdert. Nyetablerte leverandører kan levere bankerklæring som bevis for kredittverdighet. 5.6 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende leveranser. Dokumentasjonskrav Referanseliste over de 3 relevante leveranser de siste tre år med navn, e-postadresse og telefonnummer til en kontaktperson. Leverandøren skal ha organisasjonsfaglig kompetanse (for eksempel organisasjonspsykologi, samfunnsvitenskap, HR- og ledelse). CV for leverandørens nøkkelpersoner for dette oppdraget. CVen skal inneholde minimum 2 referanser fra relevante oppdrag. Oppgi kontaktinformasjon 8

9 6 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på pris og kvalitet. Evaluering gjøres iht. relativ evalueringsmetode. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 Kravspesifikasjon 7 Tildelingskriterium Pris Spesifisert for følgende deler av oppdraget: Vekt Dokumentasjon (%) 30 Leverandøren skal gi en timepris, estimert tidsforbruk for hver del av oppdaget, samt totalsum for deloppdrag og totalpris for hele oppdraget. - Utarbeidelse av undersøkelsen med brukertesting - Gjennomføring o Totalpris for gjennomføring, herunder stykkpris på innhenting av epostadresser fra aktuelle virksomheter og for eventuelle postale utsendelser - Tilgjengeliggjøring - Analysedel - Workshops - Timepris for opsjon Kvalitet 70 Besvarelse av kravspesifikasjonen. Kvalitet vurderes ut fra gjennomføringsevne, som omfatter: - Oppdragsspesifikk kompetanse - Metodebruk - Analyser og rapportering - Fremdriftsplan - Kvalitetssikring - Løsningsbeskrivelser - Tiltak for å øke svarprosent 9

10 8 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 8.1 Innlevering av tilbud a) Tilbudet kan leveres til: Navn: Direktoratet for forvaltning og IKT Adresse: Grev Wedels plass 9, 5. etasje, Oslo. eller b) Tilbudet kan sendes til: Navn: Direktoratet for forvaltning og IKT Adresse: Postboks 8115 Dep., 0032 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør som kan forplikte leverandøren, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Tilbud, 15/00479 Medarbeiderundersøkelsen i Staten 2016» v/sørtømme. Åpnes kun av adressat» Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm eller i plastlomme eller lignende. Komplett kopi av tilbudet i usladdet og sladdet versjon skal i tillegg leveres elektronisk på minnepenn. 8.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: - En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget. - Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. - Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Besvart skjema til kravspesifikasjon Skatteattest og MVA- attest. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 10

11 Referanseliste med navngitte referansepersoner. CV for leverandørens nøkkelpersoner for dette oppdraget Sladdet tilbud Komplett tilbud på minnepenn. 9 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Skjema til kravspesifikasjon til besvarelse Vedlegg 3: SSA - O med bilag 11