Evaluering av tilskuddsordningen Frifond

Transkript

1 Kulturdepartementet Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 12/ Evaluering av tilskuddsordningen Frifond Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II Sak 12/1868 Evaluering av Frifond Tilbudsfrist: 25. februar 2013 kl 12:00 1 av 9

2 INNHOLD 1 Generell beskrivelse Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vektingsmodell Nærmere om tildelingskriteriene: Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Vedlegg av 9

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Om oppdragsgiver Kulturdepartementet har ansvar for kultur, medier, idrett, frivillig virksomhet, tros- og livssynssamfunn og pengespill og lotteri. Departementets oppgaver faller innenfor de tre hovedområdene: o Være sekretariat for statsråden o Ivareta forvaltningsoppgaver o Styre og følge opp underliggende virksomheter Departementet består av ca 140 medarbeidere fordelt på seks avdelinger og en informasjonsenhet. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Håvard Bjerke Kulturdepartementet, Postboks 8030 Dep, 0030 Oslo habj@kud.dep.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Kulturdepartementet ønsker å inngå avtale om leveranse av konsulenttjenester til evaluering av tilskuddsordningen Frifond. Formålet med evalueringen er å gjennomgå modellen for fordeling av Frifond midler fra departementet til de tre paraplyorganisasjonene med utgangspunkt i sentrale prinsipper som ble lagt til grunn for etablering av ordningen. Intensjonen med Frifond ordningen er å stimulere barn og unges aktivitet og deltakelse lokalt, gjennom frivillige organisasjoner samt frittstående grupper og foreninger som ikke er medlem av noen større organisasjon. Ordningen skal bedre rammebetingelsene for frivillige organisasjoners og gruppers medlemsbaserte virke på lokalt nivå. I 2011 ble til sammen over 170 mill. kroner fordelt til de tre paraplyorganisasjonene Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU), Norsk musikkråd og Norsk teaterråd. Disse midlene ble viderefordelt gjennom Frifond ordningen til nærmere lokale lag og grupper, jf. tabell 8.1 i Kulturdepartementets Prop. 1 S ( ), side 55. Evalueringen skal omfatte følgende tema: Intensjonen med og virkninger av modellen for fordeling av midler Ansvarsfordelingen mellom paraplyorganisasjonene, inklusive deres samlede ansvar for ordningen Paraplyorganisasjonenes forvaltning av midlene Kontrakten omfatter evaluering av ordningen samt utarbeidelse av evalueringsrapport og presentasjon av denne. Evalueringen har oppstart i april og skal være ferdigstilt i september av 9

4 Den totale rammen for leveransen er anslått til eksklusiv mva., inkludert rapport og presentasjoner. Dette er et uforpliktende estimat. Oppdragsgiver ønsker opsjon på tilleggskjøp utover angitt beløpsramme og tidsramme som kan utløses ved behov. Det skal oppgis timespris på dette. Denne timespris er ikke gjenstand for tildeling. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Kontrakt med de bilag som er angitt i tabellen nedenfor. Kontraktsgrunnlag er statens standardavtale for konsulentoppdrag. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Nei Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud ,kl 12:00 Tilbudsåpning ,kl 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist ,kl 12:00 Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist ,kl 12:00 Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 4 av 9

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 5 av 9

6 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 12/1869 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den ordnede forhold mht. kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine skatteinnbetaling og forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. merverdiinnbetaling. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Firmaattest lovlig etablert foretak 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer økonomisk kapasitet til å seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av gjennomføre offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon oppdraget/kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 6 av 9

7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av fra minimum 3 relevante de 3 siste årene. Med relevante oppdrag menes oppdrag innefor oppdrag i løpet av de 3 siste sammenlignbare tjenester der en eller flere av følgende årene. fagområder skal være dekket: Tilskuddsforvaltning i offentlig og privat sektor Forenkling og samordning i offentlig og privat sektor Frivillige organisasjoners virksomhet og ulike organisasjonsformer i frivillig sektor Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha kunnskap/kompetanse innenfor relevant fagområde Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Beskrivelse av leverandørens kunnskap og kompetanse innenfor følgende fagområder: Tilskuddsforvaltning i offentlig og privat sektor Forenkling og samordning i offentlig og privat sektor Frivillige organisasjoners virksomhet og ulike organisasjonsformer i frivillig sektor Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de ressurser som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Konsulentenes kompetanse 40 (score 1-10) TK 2 Oppdragsforståelse 30 (score 1-10) TK 3 Kapasitet/ gjennomføringsevne 20 (score 1-10) TK 4 Pris 10 (score 1-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) 7 av 9

8 4.1 Vektingsmodell Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). 4.2 Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Konsulenten(e)s kompetanse (40 %) Her sammenlignes de tilbudte konsulentenes erfaring hvor spesielt følgende elementer vil bli tillagt vekt: Grad av kunnskap og erfaring med tilskuddsforvaltning i offentlig og privat sektor generelt, og ordninger for frivillige organisasjoner, lag og foreninger spesielt Grad av kunnskap og erfaring med forenkling og samordning i offentlig og privat sektor Grad av kunnskap og erfaring med frivillige organisasjoners virksomhet og ulike organisasjonsformer i frivillig sektor. Grad av erfaring fra tilsvarende evalueringer og samfunnsfaglige analyser. Grad av kjennskap til Frifond ordningen Det skal tilbys minimum to navngitte konsulenter for gjennomføring av dette oppdraget. Det er kun konkret tilbudt personell det skal fremlegges dokumentasjon på og som vil bli vurdert under dette kriteriet. Det skal legges ved CVer for disse. TK 2 Oppdragsforståelse (30 %) I hvilken grad tilbyders faglige tilnærming og foreslåtte arbeidsformer og begrunnelse for denne samsvarer med formål og mål med evalueringen av tilskuddsordningen slik det er beskrevet i bilag 1 til kontrakt. TK3 Kapasitet og gjennomføringsevne (20 %) I hvilken grad tilbyder kan dokumentere nødvendig kapasitet og gjennomføringsevne til konsulentene som tilbys i forhold til frist for sluttført evaluering 1. august TK4 Pris (10 %) På dette punkt vil tilbudene sammenlignes basert på den tilbudte pris i bilag 5. Det er kun totalprisen for oppdraget som er gjenstand for tildeling. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres eller sendes til: Leveringsadresse: Kulturdepartementet Varemottak Akersgt 59, innkj. Munchs gt Oslo Postadresse: Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Åpningstid: kl av 9

9 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud saksnr. 12/1869 Evaluering av Frifond v/håvard Bjerke. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to -2- eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg leveres tilbudet elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Ved motstrid går papirversjonen foran. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de personalmessige ressurser som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Dokumentasjon på tilbudt konsulent/er kompetanse (CV for tilbudt konsulent/er og navngitte referanser med kontaktinformasjon). Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) Utfylt prisbilag Kontraktens bilag 5 6 VEDLEGG Kontrakt med bilag HMS-egenerklæring 9 av 9