Innkjøp av rådgivningstjenester - Offentlige anskaffelser -

Transkript

1 Innkjøp av rådgivningstjenester - Offentlige anskaffelser

2 Offentlige anskaffelser Hvilke regler gjelder? Hvem Hva Terskelverdiene Valg av anskaffelsesmodell Alminnelige regler Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlaget Kunngjøringen Tilbudet Saksbehandling Avslutning Kunngjøringsfrist Påmeldingsfrist Tilbudsfrist Avlysning Totalforkastelse Tildeling

3 Hvilke regler skal gjelde? ( 1) Hvem Stat, fylkeskommuner og kommuner Offentligrettslige organ Hva Lov om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Forsyningsforskriften (vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon). Denne gjelder kun over EØS-terskelverdien Private anskaffelser innen bygg og anlegg (NS 8400/NS 8410)

4 Alminnelige regler Hvilke regler skal gjelde? ( 2) Over terskelverdi, Del III TED-kunngjøring Frister avhengig av anskaffelsesmodell 1,0/1,6 mill kr for tjenester. 40 mill kr for bygg og anlegg Under terskelverdi, Del II Nasjonal kunngjøring Tilbudsfrist = rimelig tid kr eks. mva nasjonal terskelverdi Under kunngjøringsgrensen, Del 1 Kap. 3 Ingen kunngjøring Protokollkrav mellom kr og kr.

5 Beregning av terskelverdi Del III Prosjektets totale entreprisekostnad Oppdragsgivers leveranse 2-3 (12) Prosjektets totale entreprisekostnad > 40 mill kr. Maks. 20% (8 mill kr) etter Del II 2-2 (3)

6 Offentlige anskaffelser Hvilke regler gjelder? Valg av anskaffelsesmodell Direkte anskaffelse Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Alminnelige regler Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlaget Kunngjøringen Tilbudet Saksbehandling Avslutning Kunngjøringsfrist Påmeldingsfrist Tilbudsfrist Avlysning Totalforkastelse Tildeling

7 Anskaffelsesmodell ( 4) Direkte anskaffelse En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse (LOA) Tillatt under nasjonal terskelverdi ( kr) Kan benyttes etter mislykkede anbudskonkurranser Åpen anbudskonkurranse Alle kan delta Det er forbudt å forhandle med leverandørene Begrenset anbudskonkurranse Et utvalg leverandører inviteres til konkurransen etter forutgående prekvalifisering. Det er forbudt å forhandle med leverandørene Konkurranse med forhandling Valgfri prosedyre under terskelverdi. Ikke tillatt brukt over terskelverdi unntak for Forsyningsforskriften (2 trinn) Må sikre reell konkurranse (min 3 lev.). Konkurransepreget dialog

8 Offentlige anskaffelser Hvilke regler gjelder? Valg av anskaffelsesmodell Alminnelige regler Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlaget Kunngjøringen Tilbudet Saksbehandling Avslutning Kunngjøringsfrist Påmeldingsfrist Tilbudsfrist Avlysning Totalforkastelse Tildeling

9 Alminnelige regler ( 1-4) Grunnlegende krav Konkurranse Sikre hensyn til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Utvelgelse etter objektive og ikke-diskriminerende kriterier, ingen forskjellsbehandling. LOA gjelder for alle offentlige anskaffelser! Dokumentasjon Skatteattester HMS- egenerklæring Protokollkrav over kr. Bruk av rådgivere og kontrakter OG kan ikke bruke rådgivere i utarbeidelse av konkurransegrunnlag dersom vedkommende har økonomiske interesser i anskaffelsen, og dette skjer på en måte som utelukker konkurranse Kontraktsstandarder skal som hovedregel benyttes

10 Offentlige anskaffelser Hvilke regler gjelder? Valg av anskaffelsesmodell Alminnelige regler Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlaget Kunngjøringen Tilbudet Saksbehandling Avslutning Hva skal anskaffes Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Kunngjøringsfrist Påmeldingsfrist Tilbudsfrist Avlysning Totalforkastelse Tildeling

11 Konkurransegrunnlaget Anskaffelsen Identisk informasjon i konkurransegrunnlag og kunngjøring! Kvalifikasjonskrav Kravene må stå i forhold til den ytelse som skal leveres Lovlig etablert Tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Tilfredsstillende tekniske- og faglige kvalifikasjoner Redegjørelse for viktigste arbeider siste 5 år Redegjørelse for tilbyders generelle kapasitet og kompetanse Dokumentasjonskrav må angis

12 Konkurransegrunnlaget Tildelingskriterier To prinsipp: 1. Økonomisk mest fordelaktige 2. Laveste pris. Et tildelingskriterium må ha tilknytning til kontraktens gjenstand, og være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbud Pris Timepriser Fastpriser Gjennomføringsevne Oppgaveforståelse Prosjektorganisasjon/nøkkelpersonell i oppdraget Leveringstid

13 Konkurransegrunnlaget Tildelingskriterier Gode råd: Ikke surr med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. (Ikke bland ikke gjenta ikke bytt) Bruk få kriterier Ikke bruk «Kvalitet» Bruk eksempelvis 30% - 40% vektingsfrekvens ikke 35% Poenggivning skal gjenspeile relevante forskjeller mellom tilbudene Foreta en reell vurdering og rangering av tilbudene Ikke åpne for alternative tilbud

14 Offentlige anskaffelser Hvilke regler gjelder? Valg av anskaffelsesmodell Alminnelige regler Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlaget Kunngjøringen Tilbudet Saksbehandling Avslutning Kunngjøringsfrist Påmeldingsfrist Tilbudsfrist Avlysning Totalforkastelse Tildeling

15 Kunngjøringen Regler Alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi skal kunngjøres i Doffin. Kunngjøringstekst har prioritet foran konkurransegrunnlag! Ved bruk av veiledende kunngjøring kan tilbudsfristene reduseres Valgfri kunngjøring av konkurranseresultater under terskelverdi Krav om kunngjøring av konkurranseresultater innen 48 timer over terskelverdi

16 Offentlige anskaffelser Hvilke regler gjelder? Valg av anskaffelsesmodell Alminnelige regler Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlaget Kunngjøringen Tilbudet Saksbehandling Avslutning Kunngjøringsfrist Påmeldingsfrist Tilbudsfrist Avlysning Totalforkastelse Tildeling

17 Tilbudet ( 11, 20) Utforming Tilbud skal være signert og levert lukket og merket Alle forbehold bør klart fremgå i tilbudsbrev I anbudskonkurranser må forbehold prises, eller kunne bedømmes Endringer av konkurransegrunnlag Under terskel kan konkurransegrunnlaget endres inntil tilbudsfristen Alle konkurrenter skal varsles om all kommunikasjon i konkurransen Over terskel kan konkurransegrunnlaget endres inntil 6 dager før tilbudsfristen Endringer av tilbud Alle tilbud kan tilbakekalles eller endres (skriftlig) innen fristen Endrede tilbud er å betrakte som nye tilbud.

18 Offentlige anskaffelser Hvilke regler gjelder? Valg av anskaffelsesmodell Alminnelige regler Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlaget Kunngjøringen Tilbudet Saksbehandling Avslutning Kunngjøringsfrist Påmeldingsfrist Tilbudsfrist Avlysning Totalforkastelse Tildeling

19 Kontrahering Avklaringer mv flg. og 21-1 flg. Mottak av tilbud 11-6, 20-6 Åpning av tilbud 11-7, 20-7 Vurdering av leverandørene Vurdering av tilbudene Innstilling Avslutning Formalvurdering Avvisning 11-10, , Avvisning 11-11, , Avlysning Totalforkastelse Tildeling Avvisning 11-12, , , 20-16

20 Vurdering av leverandørene 11-10/ (1). OG skal (plikt)avvise leverandører som: Ikke oppfyller fastsatte krav til konkurransen Ikke leverer dokumentasjon som attester og erklæringer (fortrinnsvis etter tilleggsfrist) Ikke har levert forespørsel om deltakelse i begrenset anbudskonkurranse eller forhandlet prosedyre Er dømt korrupsjon, hvitvasking, bedrageri, mm / (2). OG kan (rett) avvise leverandører som: Er/begjært konkurs Er skyldig i straffbare forhold knyttet til yrkesmessig vandel Har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og estetiske br.krav Ikke har betalt skatter og avgifter Har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger

21 Vurdering av tilbudene 11-11/ (1). OG skal (plikt)avvise tilbudet når: Tilbudet ikke er levert tidsnok eller oppfyller kravene til utforming Tilbudet inneholder vesentlige forbehold eller avvik Tilbudet er avgitt som alternativt tilbud og dette ikke er tillatt Det kan medføre tvil om hvordan tilbudet i en anbudskonkurranse skal bedømmes i forhold til andre / (2). OG kan (rett)avvise tilbudet når: Tilbudet inneholder ikke ubetydelige uklarheter Det kan medføre tvil om hvordan tilbudet i en konkurranse med forhandling skal bedømmes i forhold til andre Tilbudet virker unormalt lavt (Leverandøren må kunne forklare seg!) Tilbudet ikke er signert eller på annen måte ikke kan ansees bindene

22 Tilbud A Tilbud B Vurdering av tilbud Sum av forbehold, avvik, mm Ingen tvil om tilbudsrekkefølgen

23 Tilbud A Tilbud B Vurdering av tilbud Sum av forbehold, avvik, mm Tvil om tilbudsrekkefølgen!

24 Tilbud A Tilbud B Vurdering av tilbud? Sum av forbehold, avvik, mm Tvil tilbudsrekkefølgen!

25 Typiske feil ved evaluering/forhandlinger Vektlegger forhold som ikke fremgår av kriteriene Bruker ulovlige kriterier Glemmer tildelingskriterier. Avvik mellom grunnlag og tilbud Feil ved kriterienes vekting/rekkefølge Kriteriene er ikke spesifiserte tilstrekkelig Feil faktum legges til grunn ved anvendelse av kriteriene Legger urimelige skjønnsmessige vurderinger til grunn. Er ikke klar over plikten til å forhandle! Gjennomfører ikke reelle forhandlinger med alle Bruker for mange kriterier. Bruker kriterier som ikke skiller.

26 Være klar over Med kun et tilbud (eller tilbud som ikke er egnet) er det åpning for å avlyse konkurransen, og forhandle direkte ( 14-3, 14-4). Det må foreligge saklig grunn til avlysning Det er ikke saklig grunn til avlysning at OG/rådgiver roter med regelverket Glemmer man vedståelsesfristen, kan den ikke forlenges i etterkant = avlysning (usaklig) Krav om referat fra forhandlinger

27 Rammeavtaler Kontrakter innenfor en RA kan bare inngås mellom de opprinnelige partene. Maks avtaleperiode er 4 år Rammeavtale med en leverandør: Vilkår må være oppgitt i rammeavtalen Rammeavtale med flere leverandører: Minimum 3 over terskelverdien Tildeling foretas på grunnlag av vilkår fastsatt i avtalen Parallelle avtaler: Ikke lov å gjennomføre minikonkurranser med samme kriterier som RA. Det er heller ikke lov til å endre prisformat! Fordelingsordningen: Må baseres på objektive etterprøvbare kriterier (geografi, fagområder, med mer), ikke vurdering av egnethet. RA innebærer generelt en forpliktelse om å gi tilbud/akseptere avrop!.

28 Takk for oppmerksomheten! KONTRAKTER