Aust-Agder fylkeskommune. Anbyderinstruks. Juridisk bistand ESA

Transkript

1 Aust-Agder fylkeskommune Anbyderinstruks Juridisk bistand ESA

2 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 2 av 12 Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål, omfang og avtaleform Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilbudskostnader Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdrift/datoer - tentativ REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Videre deltakelse i konkurransen Tilbudets utforming Utforming av tilbudsbrevet Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Tilbakekallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner UTVELGELSESKRITERIER OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling...12

3 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 3 av GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver OFA Offentlig Fellesinnkjøp på Agder består av Aust- og Vest Agder fylkeskommuner, 23 kommuner og 13 assosierte medlemmer. I denne anskaffelsen er oppdragsgiver å forstå som Aust- og Vest Agder fylkeskommuner. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Aust Agder Fylkeskommune, v/fredrik Hafredal Postadresse: Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal Besøksadresse: Ragnvald Blakstads vei 1 e-post: fredrik.hafredal@austagderfk.no Telefon: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. All kommunikasjon vedrørende kontraktene skal i forbindelse med konkurransen rettes til oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsens formål, omfang og avtaleform Aust Agder fylkeskommune, ved Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA), innbyr med dette til konkurranse for inngåelse av avtale for kjøp av juridisk bistand ifm klagesak i ESA. Følgende medlemmer av OFA er med i anskaffelsen; og vil være den juridiske motpart i avtalen. Aust Agder fylkeskommune Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i avtalens Bilag 1 Beskrivelse av bistanden Kontraktsperiode For avtalens varighet vises det til avtalens Bilag 2 Prosjekt og fremdriftsplan 1.4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: Forside Statens standardavtale Bistandsavtalen Bilag til Bistandsavtalen

4 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 4 av Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Tilbudskostnader Utgifter mv. i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet, dekkes av den enkelte leverandør Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Juridisk bistand ESA,og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen 3 dager før tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende den klokken Adresse som i pkt Fremdrift/datoer - tentativ Aksjonspunkt Dato/tid Åpning av innkomne tilbud , klokken Utvelgelse til forhandlinger Eventuell forhandlingsdag Frist for endelig tilbud , klokken Tildeling av kontrakt/ Letter of intent Klagefrist , klokken Kontraktsunderskrift

5 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 5 av REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens Del I og Del II, (uprioriterte tjenester). 2.2 Videre deltakelse i konkurransen Vi ønsker å etablere avtale med leverandør, som kan tilby oss juridisk bistand i forbindelse med klagesaker i ESA, beskrevet i avtalens Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden. 2.3 Tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. - være merket: «Tilbud Juridisk Bistand ESA» 2. - oversendes i lukket forsendelse 3. - være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 4. - med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på norsk 5. - leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 6. - leveres med: Én original av tilbudet Én sladdet versjon av tilbudet Kopi av originaltilbudet og det sladdede tilbudet leveres på en minnepinne 2.4 Utforming av tilbudsbrevet Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: Referanse til anbudskonkurransen Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Følgende vedlegg skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert, 2. Skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder (én attest for skatt som utstedes fra kemner/kommunekasserer og én attest for betalt merverdiavgift som utstedes av skattefogden) 3. HMS-egenerklæring, jf bilag 7 til Bistandsavtalen

6 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 6 av Prisskjema (utfylt) jf bilag 4 til Bistandsavtalen 5. Faglige kvalifikasjoner og erfaring (etterspurt dokumentasjon) I beskrivelsen av de faglige kvalifikasjoner og erfaring skal det legges vekt på følgende: Ønsket kompetanse/erfaring Leverandøren må ha god kunnskap om EØS-avtalen. Leverandøren må ha god kunnskap om statstøttereglene i EU/EØS-samarbeidet. Tilbyder må ha god kjennskap til Yrkestransportloven med forskrifter, samt kollektivtransportforord ningen, forordning nr. 1370/2007. Tilbyder bør ha god nettverkskompetanse Beskrivende dokumentasjon Beskrivelse av tilbyders kompetanse om EØS-avtalen generelt og de grunnleggende prinsipper spesielt. CV for tilbudt personell skal vedlegges. Beskrivelse av tilbyders kompetanse innenfor statstøttereglene, med spesiell fokus på transportsektoren. CV for tilbudt personell skal vedlegges. Beskrivelse av tilbyders kompetanse innenfor disse. CV for tilbudt personell skal vedlegges. Beskrivelse av tilbyders nettverk med spesiell vekt på de berørte institusjoner. Leverandøren bør ha erfaring med og forståelse for - tilsvarende saker, saksbehandling i ESA og EFTA-domstolen Beskrivelse av tilbyders erfaring og forståelse av dette. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og deretter den rekkefølge som er nevnt fra bilag nr. 1 til nr 5, inkludert vedlagte kontrakt med avtalebestemmelser.

7 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 7 av Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg (se pkt 2.4). Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet 2.7 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er adgang til å gi tilbud på hele eller deler av oppdraget. 2.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 180 dager regnet fra tilbudsfristens utløp Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud.

8 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 8 av KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se bilag 3 til konkurransegrunnlaget) Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal inneha bevilling til å drive advokatvirksomhet gitt av Tilsynsrådet for advokatvirksomhet og ha stilt sikkerhet iht Domstollovens kapittel og Dokumentasjonskrav Kopi av advokatbevilling for tilbudte advokater skal følge tilbudet Tilbyder skal ha tilstrekkelig kompetanse innenfor feltene Kontraktsrett og Erstatningsrett i tillegg til den forespurte kompetansen beskrevet i punkt 2.4. Beskrivelse av de tre viktigste oppdrag siste tre år innenfor hvert fagfelt, med referansepersoner oppgitt for hvert oppdrag, uten at dette går ut over tilbyders taushetsplikt.

9 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 9 av UTVELGELSESKRITERIER Oppdragsgiver vil gjennomføre forhandlinger med minimum 3 maksimum 5 tilbydere. Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbyderne med hensyn til hvem det vil bli gjennomført forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium: Tilbydere som etter en helhetlig vurdering har best forutsetninger for å løse oppdraget i henhold til kompetanse og erfaring. Utvelgelse i henhold til dette kriteriet er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbydere overskrider det antall på minimum 3 maksimum 5 tilbydere som det vil bli gjennomført forhandlinger med. Ved to kvalifiserte tilbydere vil man gjennomføre forhandling med disse. Ved kun en tilbyder vil dette bli vurdert opp mot FOA Forhandlinger kan gjennomføres som møter, telefonkonferanser, eller skriftlig i form av e- post og liknende. 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMSegenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise leverandører som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel,

10 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 10 av 12 i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i bransjen, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger som her er nevnt eller krav til leverandøren Avvisning av tilbud Tilbudet skal avvises når: det ikke er levert i tide det ikke er levert i samsvar med tilbudets utforming det er et alternativt tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget det inneholder forbehold og avvik fra konkurransegrunnlagets bestemmelser om: - kontraktsvilkårene, - kravspesifikasjonene - vedståelsesfrist, - tilbakekallelse eller endring av tilbudet Tilbudet kan avvises når: det ikke inneholder alle de opplysninger som er forlangt det ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget det virker unormalt lavt i forhold til ytelsen som tilbys tilbudet ikke er undertegnet det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. det ikke foreligger mer enn ett tilbud. Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt lavt, skal oppdragsgiver skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt. Oppdragsgiveren kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for tjenestens nyskapende karakter.

11 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 11 av AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Kriterier for valg av tilbud Det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valg, basert på følgende tildelingskriterier: Nr Tildelingskriterie 1 Kompetanse 2 Erfaring 3 Pris Tildelingskriteriene ovenfor står i prioritert rekkefølge Oppdragsgivers behandling av tilbudene Tildelingskriteriene Kompetanse og Erfaring, vil i evalueringen bli vurdert etter følgende forhold: Beskrivelse av spesiell kompetanse tilbudt for de aktuelle fagområdene, jf tabell under punkt 2.4. Dokumentert formell kompetanse for de tilbudte personer som skal gjennomføre oppdraget jf tabell under punkt 2.4. Beskrivelse av erfaring, jf tabell under punkt 2.4. Eventuell kommunikasjon mellom partene Basert på priser gitt iht. Bilag 4 Pris- og Prisbestemmelser, vil følgende beregning gjøres for de respektive tilbud: Timeprisen og oppmøtekostnadene multipliseres med en forhåndsbestemt faktor og legges sammen til en totalsum. Totalsummen danner grunnlaget for den videre evalueringen av tildelingskriterium nr 3, Pris : Laveste pris gis 5,00 poeng. Pris % eller mer vil gi poengsum på 0,00 poeng. For tilbud med en pris innenfor 150 % dyrere enn laveste tilbudte pris gis en lineær reduksjon mellom 5,00 og 0,00 poeng. Poengsum blir oppgitt med 2 desimaler.

12 Konkurransegrunnlag Juridisk bistand ESA Side 12 av 12 Det vil bli gjort en individuell vurdering av tilbyderne for tildelingskriteriet Kompetanse og Erfaring. Den tilbyderen som scorer høyest gis poengsum 5,0. Øvrige tilbud vurderes skjønnsmessig i forhold til beste tilbud på en skala fra 5 til 0 poeng. Poengsetting gis med 1 desimal. Poengsummen for hvert tildelingskriterium blir basert på poengsummen som er gitt, multiplisert med kriteriets vekting. Den tilbyderen som oppnår flest poeng i evalueringen totalt, vinner kontrakten Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås, jfr FOA Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Se for øvrig punkt 1.10 for de forskjellige fristene man ser for seg.. Med hilsen Fredrik Hafredal (sign.) Rådgiver innkjøp