PA 0401 TILBUDSINNSTILLING

Transkript

1 SIDE 1 AV 5

2 Innholdsfortegnelse VEILEDNING SIDE 2 AV 5 1 Generelt Innspill til tilbudsinnstillingen Innledning Tilbudssummer Evaluering Kjøp etter forhandling/dialog før forhandling Anbudskonkurranser og kjøp etter forhandling/dialog - etter forhandling Sjekkpunkter Økonomi Spørsmål til tilbyder Anbefaling... 5

3 1 Generelt VEILEDNING Veiledningen gir generelle retningslinjer for hvordan en tilbudsinnstilling skal bygges opp og hvilke oppgaver PG skal bidra med. SIDE 3 AV 5 Veiledningen gjelder både for anbudskonkurranser, kjøp etter forhandling, tilbudskonkurranser og ved åpne og begrensede konkurranser med mindre annet er spesifisert. Statsbygg gjør selv følgende vurderinger basert på kvalifikasjonskravene og innsendt dokumentasjon: Vurderer om tilbyderne er kvalifisert. Velger ut deltakere til begrensede konkurranser. Avgjør hvem som inviteres til forhandlinger/dialog. PG skal på grunnlag av de tilbud som er innkommet, og der leverandøren ikke er avvist eller forkastet av Statsbygg på grunnlag av kvalifikasjonskravene, forbehold eller formelle feil, utarbeide innspill til en tilbudsinnstilling til Statsbygg. Innspillet skal gi en vurdering av de innkomne tilbud mht. laveste pris/kostnad eller mht. det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, avhengig av hvilket vurderingstema som er satt for konkurransen. Vurdering av tilbudene skal i utgangspunktet skje uten kontakt med tilbyderne. Er det i ett eller flere tilbud uklarheter, men ikke av en slik betydning eller karakter at tilbudet skal avvises, kan forholdet i noen tilfeller avklares med tilbyder. Slik henvendelse skal i tilfelle bare skje skriftlig og etter forhåndsgodkjenning av Statsbygg. Fremkommer det under vurderingen av tilbudene at ett eller flere tilbud ikke inneholder de opplysninger eller den dokumentasjon som er ettspurt og som er nødvendig for å bedømme tilbudet, skal Statsbygg straks varsles. Dersom et tilbud foreslås avvist, skal Statsbygg straks underrettes. Avvisning foretas av Statsbygg. All tilbudsbehandling er underlagt lov og forskrift om offentlige anskaffelser, herunder regler om taushetsplikt. Den endelige tilbudsinnstillingen utarbeides av Statsbygg basert på bl. a. PGs innspill. 2 Innspill til tilbudsinnstillingen Innspillet fra PG skal inneholde følgende: 2.1 Innledning En kort generell orientering om entreprisen/kjøpet. Kontraheringsform (anbudskonkurranse/kjøp etter forhandling, tilbudskonkurranse). Øverst i høyre hjørne; vedståelsesfrist for tilbudene (dato).

4 SIDE 4 AV Tilbudssummer Alle tilbudssummene skal kontrolleres for å avdekke åpenbare regne- og overføringsfeil i spesifikasjon og sammendraget. En åpenbar feil kan kun rettes når det er åpenbart hvordan feilen skal rettes. Innspillet skal inneholde både tilbudssummen ved åpning og den eventuelt rettede pris. 2.3 Evaluering Samtlige ikke avviste tilbud skal evalueres i henhold til de oppsatte tildelingskriterier. Samtlige kriterier skal vurderes. Vurderingen skal skje innenfor et forsvarlig skjønn. Kommunikasjon med Statsbygg for rangering av tilbudene, kan være aktuelt. I konkurranser som arrangeres som kjøp etter forhandling eller dialog er det nødvendig å utarbeide innspillet i to trinn, én før forhandling/dialog (pkt ) og én revidert etter forhandlingens/dialogens avslutning (pkt ) Kjøp etter forhandling/dialog før forhandling Svakheter, forhold med antatt forbedringspotensial og mangler/uklarheter/forbehold/avvik for samtlige tilbud skal påpekes, og danne grunnlag for forhandlinger/dialog Anbudskonkurranser og kjøp etter forhandling/dialog - etter forhandling Samtlige tilbydere i anbudskonkurranser og samtlige tilbydere man har forhandlet med/hatt dialog med skal evalueres. Unormale prismessige avvik på enkeltposter skal registreres, men ikke korrigeres. Forbehold skal prissettes, om mulig. Ved prissetting av forbehold skal den mest sannsynlige pris ut i fra et forsvarlig skjønn brukes, dvs. det skal være mulig å kjøpe ytelsen uten en senere budsjettsprekk ( worst case -prinsippet - Man kan ikke automatisk legge høyeste pris fra annen tilbyder i konkurransen til grunn). 2.4 Sjekkpunkter Kontroll av at alle poster er utfylt og medtatt. En post regnes som medtatt dersom et forbehold til posten ikke er uttrykkelig medtatt i tilbudsbrevet/tilbudsskjema eller tydelig merket i tilbudsspesifikasjonen. Eventuelle alternative tilbud evalueres dersom det ikke fremkommer av konkurransegrunnlaget at alternative tilbud ikke vil bli vurdert. Sjekk at minstekravene til det alternative tilbud er oppfylt. Eventuell korrespondanse med tilbyder skal angis. (Sjelden aktuelt pga. forhandlingsforbudet) Sammenlignet vurdering av de enkelte tilbyderes tilbudte produkter i forhold til oppsatte tildelingskriterier (for eksempel kvalitet, drifts- og vedlikeholdsutgifter, funksjon m.v.). Tilbudssammenstilling i tabellform, der tilbudssummen er korrigert for åpenbare regnefeil, forbehold er prissatt og øvrige tildelingskriterier er vurdert slik at tilbudene er direkte sammenlignbare.

5 SIDE 5 AV Økonomi Margin i forhold til budsjett skal angis. Hvis ikke prosjektet kan gjennomføres innenfor budsjettet, skal PG fremme forslag til reduksjoner, omprioriteringer, tillegg i ramme etc. 2.6 Spørsmål til tilbyder Forhold ved innstilt tilbud som må avklares før eventuell kontraktsslutning. Selve avklaringen foretas av Statsbygg. 2.7 Anbefaling Innspillet skal konkludere med en begrunnet anbefaling om valg av tilbud. Dette på bakgrunn av angitte tildelingskriterier. Tilbyders navn og tilbudssum, eventuelt korrigert for åpenbare feil, skal angis. Det er av stor betydning at tilbudsbehandlingen skjer hurtig. Hvis annet ikke er avtalt, skal Statsbygg ha innspillet senest innen 2 uker etter at tilbudene er oversendet PG for behandling. Følgende skal være vedlagt innspillet: Sammenliknbare tilbudssummer, sammenstilt i tabell. Sammenstillingstabell over de enkelte tilbyderes besvarelse på konkurransens tildelingskriterier. Teknisk sammenstillingstabell (anleggsspesifikke data), gjelder primært for RIE og RIV. Kopi av åpningsprotokoll. Samtlige originale tilbud skal returneres Statsbygg ved oversendelse av innspillet.