Tilbudsforespørsel. vedrørende. entreprenør-/gravetjenester. Eidsiva Anlegg AS. Lokal samarbeidsavtale Lillehammer driftsområde, Ref.

Transkript

1 Tilbudsforespørsel vedrørende entreprenør-/gravetjenester Lokal samarbeidsavtale Lillehammer driftsområde, Ref

2 1 INNLEDNING KORT OM OPPDRAGSGIVER KONKURRANSEN KONFIDENSIALITET OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL, OMFANG OG VARIGHET KONTAKTPERSONER HOS OPPDRAGSGIVER OG KOMMUNIKASJON ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KVALIFISERING KONTRAKTSBESTEMMELSER FORESPØRSELSBEKREFTELSE OPPLYSNINGSPLIKT OG TAUSHETSPLIKT KRAV TIL TILBUDET LEVERINGSFORM OG FRISTER FORBEHOLD TILBUDSFRIST - TILBAKEKALLING OG ENDRING TILBUDETS INNHOLD BEHANDLING AV TILBUDET TILBUDSÅPNING AVVISNING AV TILBUD FORHANDLINGER UTSKRIFT AV INNKJØPSPROTOKOLL AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER KONTRAKTSTILDELING VEDLEGG

3 1 INNLEDNING 1.1 Kort om oppdragsgiver (heretter kalt oppdragsgiver) er et heleid selskap av Eidsiva Energi AS. Eidsiva Anleggs primæroppgave er å drifte og vedlikeholde Eidsivas regionalnett og distribusjonsnett. Eidsiva Anlegg har ca. 370 ansatte. 1.2 Konkurransen Oppdragsgiver er en del av forsyningssektoren og anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift for forsyningssektoren. Hensikten med avtalen er å oppnå kostnadseffektive løsninger for begge parter. Prosedyren for anskaffelsen vil være konkurranse med forhandling, hvor valg av leverandør/leverandører vil skje på grunnlag av det økonomiske mest fordelaktige tilbudet, basert på kriterier som angitt i punkt 6.2 nedenfor. 1.3 Konfidensialitet Opplysninger gitt i denne forespørselen med alle bilag er å betrakte som konfidensielle, og skal ikke benyttes for andre formål enn utarbeidelse av tilbudet. 2 OPPDRAGET 2.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er. Oppdragsgiver handler på vegne av alle konsernets selskaper i forbindelse med denne anskaffelsen. Tilbudet omfatter også selskaper hvor Eidsiva Energi AS er mindretallsaksjonær, dog slik at tilbud for så vidt gjelder disse selskapene forutsettes gitt som opsjon. Bruk av denne opsjonen forutsetter oppdragsgivers skriftlige aksept. Eidsiva forbeholder seg retten til å konkurranseutsette en stor del enkeltprosjekter innenfor entreprenør-/gravetjenester som inngår i denne produktporteføljen. 2.2 Anskaffelsens formål, omfang og varighet Formålet med å etablere lokal(e) samarbeidsavtale(r) er å samle oppdragsgivers behov for denne type tjenester i det definerte geografiske området, for herigjennom å kunne etablere kostnadseffektive avtaler og forretningsforhold. Oppdragsgiver tenker seg å dekke ca. 40 % av behovet via denne type samarbeidsavtale. Intensjonen er å utvikle et strategisk samarbeid, der oppdragsgiver garanterer leverandøren(e) et minimumsvolum og leverandøren forplikter seg tilsvarende. Oppdragsgiver forventer å kunne dra nytte av leverandøren(e)s lokalkunnskap, fleksibilitet og mulighet for rask respons. Tjenesteomfanget vil bl.a. være graving av grøfter, vegkryssinger, kabellegging/rørlegging, kabelkryssing, nærføring, fundamenter, linjearbeider, snørydding, etc. Oppdragsgivers beredskapsbehov er i størstedel tenkt å dekkes gjennom denne type samarbeidsavtale(r). 3

4 Det vil være i Kjøpers opsjon å avrope oppdrag på henholdsvis timepriser eller enhetspriser. Det er et mål å stimulere den/de lokale samarbeidspartner(e) til å øke investeringer i maskinpark, øvrig utstyr og menneskelige ressurser for derigjennom å sikre økt oppetid for maskiner og utstyr og sikre en god utvikling når det gjelder sikkerhet og miljø. Avtaleperioden er på 19 måneder, til Kontaktpersoner hos oppdragsgiver og kommunikasjon All kommunikasjon vedrørende denne forespørselen skal kun foregå skriftlig til e-postadresse: firmapost@eidsivaenergi.no. Brudd på dette kan medføre avvisning av tilbudet. Det legges opp til at innkomne spørsmål kan samles opp og besvares på e-post til samtlige deltakere. Spørsmål som innkommer etter vil ikke bli besvart. All kommunikasjon vedr. denne forespørselen skal merkes: ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Kvalifisering Det benyttes konkurranse med forhandling. Kvalifisering til konkurransen vil bli foretatt i forbindelse med tilbudsevalueringen på følgende kvalifiseringskriterier: Hensiktsmessig lokalisering innenfor oppdragsgivers spesifiserte virksomhetsområde Aksept av Kjøpers standard vilkår for produktområdet Kurs i Forskrift om sikkerhet i elektriske anlegg (FSE) samt livreddende førstehjelpkurs Egenerklæring HMS (Helse Miljø og Sikkerhet) Lovlig etablert foretak God og sunn økonomi 3.2 Kontraktsbestemmelser Eidsivas standardavtale med bilag og vedlegg skal benyttes som kontraktsgrunnlag for konkurransen. Avtalen med dens tillegg og bilag er vedlagt (Jf. Vedlegg 3).Avtalen utgjør en integrert del av forespørselen. Eventuelle forbehold i henhold til kontraktens Tillegg A Leveringsomfang vil være relevante ved tildelingsvurdering. Avtalens avtalebetingelser (Kjøpers standard vilkår for produktområdet) er en del av kvalifiseringen og det vil ikke være muligheter til å ta forbehold i denne delen av avtalen. Konkurransen krever faste priser i ett (1) år fra kontraktsignering. 3.3 Forespørselsbekreftelse Vennligst bekreft mottak av denne forespørsel innen kl med opplysning om Deres firma ønsker å gi tilbud. Tilbakemelding gis pr e-post til: firmapost@eidsivaenergi.no og merkes Opplysningsplikt og taushetsplikt Eidsiva vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: 4

5 Forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet avvises Eidsiva beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen, jf punkt 6.1 nedenfor Leverandør kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for ovennevnte forhold, og etter tildeling, for hvorfor vedkommendes tilbud ikke ble valgt. En slik henvendelse vil bli besvart senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Eidsiva plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å bevare taushet om av hensyn til den opplysningen angår. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Leveringsform og frister Tilbudet skal være skriftlig og inneholde tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet Tilbud på skal merkes Tilbud Tilbudet skal sendes i 2 eksemplarer pr. post til: Merkantilvegen 2 Postboks Gjøvik o Tilbudet skal også sendes via e-post til: firmapost@eidsivaenergi.no Tilbudet skal leveres på norsk 4.2 Forbehold Det vil være anledning til å ta forbehold på alle deler av konkurransen, unntatt avtalens avtalebetingelser (Kjøpers standard vilkår for produktområdet), dersom forbeholdene ikke er vesentlige. Eventuelle forbehold skal klart fremgå samlet og skal skrives inn i vedlagte tilbudsmatrise som returneres i utfylt stand, og skal være så presise og entydige at Eidsiva kan vurdere disse uten å måtte ta kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold vil kunne medføre at tilbudet avvises. 4.3 Tilbudsfrist - tilbakekalling og endring Tilbudsfristen er satt til kl Tilbud skal være Eidsiva i hende før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager etter tilbudsfrist. Tilbudet vil ikke bli returnert. Det er anledning til å inngi tilbud på deler av oppdraget. Eidsiva forbeholder seg retten til å velge å tildele oppdraget til en leverandør, eller dele opp oppdraget på flere leverandører. Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i dette dokumentet. 4.4 Tilbudets innhold Komplett tilbud skal inneholde: 5

6 Signert tilbudsbrev Fullstendig utfylt prekvalifiseringsmatrise Eventuelle kursbevis FSE, Livreddende førstehjelp Signert HMS-erklæring Firmaattest Attest fra skattefogd og kommunekasse Kopi av premie/forsikringsbevis på naturskade- og ansvars- /personforsikring Fullstendig utfylt tilbudsmatrise med eventuelt understøttende dokumentasjon. Tilbudsmatrisen skal sendes tilbake i samme filformat (excel). 5 BEHANDLING AV TILBUDET 5.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved tilbudsåpningen. 5.2 Avvisning av tilbud Tilbud som ikke er Eidsiva i hende før tilbudsfrist, eller som ikke er i samsvar med det som etterspørres i tilbudsforespørselen, vil bli avvist. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5.3 Forhandlinger Eidsiva vil, etter fristens utløp, med bakgrunn i tilbudsforespørselen og inngitt tilbud kvalifisere og innkalle aktuelle leverandører til forhandling og tildele oppdrag til foretrukket leverandør/foretrukne leverandører 5.4 Utskrift av innkjøpsprotokoll avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av innkjøpsprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen Eidsiva forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen. 6.2 Tildelingskriterier Tildelingen, for begge deler av konkurransen, vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det totalt mest økonomisk fordelaktige for Eidsiva, basert på følgende kriterier: Pris Eidsiva vil evaluere tilbudte priser ved å gange opp tilbudte priser med forventet volum i avtaleperioden. Responstid og leveringspresisjon Eidsiva vil vurdere tilbyderne opp mot hverandre ut fra garanterte fremmøtetider etter avrop og utkalling. Leveringspresisjon vil bli vurdert ut fra de målsettinger og garantier leverandøren kan gi. Kompetanse, kapasitet og kvalitet Eidsiva vil vurdere de ulike tilbyderne opp mot hverandre ut fra hvilke garantier det gis for tilgjengelige maskiner/utstyr, tilgjengelig mannskap, samt evne/vilje til å bidra til å løse uventede og ufortusette praktiske og tekniske problemstillinger som måtte oppstå under eller i tilknytning til 6

7 gravearbeidene. Kvalitet vil bli vurdert ut fra tidligere erfaringer og/eller omdømme i markedet (referanser). Samarbeidsevne og vilje I den grad tilbyder har tatt forbehold når det gjelder de krav og målsetninger Eidsiva har for det praktiske samarbeidet, og forbeholdene ikke er av en slik art at Eidsiva finner grunn til å avvise tilbudet, vil tilbyderne bli målt opp mot hverandre i forhold til betydningen av de forbehold som er tatt. Det vil bli lagt særskilt vekt på tilgjengelighet, HMS, og effektive bestillings- og faktureringsrutiner. Service Kostnadsfrie tilleggsytelser, fleksibilitet etc. Referanser fra egne ansatte i tillegg til eksterne referanser vil bli vektlagt i evalueringen. Eidsiva ber om at leverandøren redegjør nærmere for oppfyllelsen av disse kriteriene, og at disse så langt som mulig dokumenteres. Det presiseres at kriterienes nærmere innhold ikke er uttømmende angitt, og at det må tas hensyn til de opplysninger som fremkommer av konkurransegrunnlaget og oppdragets art forøvrig. 6.3 Kontraktstildeling Eidsivas beslutning om hvem som skal tildeles hele leveransen eller deler av denne vil bli varslet skriftlig per post/e-post til alle tilbyderne før kontrakt med valgt leverandør blir inngått. 7 VEDLEGG Vedlegg 1: Kvalifiseringsmatrise Vedlegg 2: Tilbudsmatrise Vedlegg 3: Avtale med tillegg og bilag Vedlegg 4: Kart over Eidsiva-land Vedlegg 5: Vektingsmatrise Med vennlig hilsen Anne Berit Topp Senior Innkjøper 7