Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi

Transkript

1 Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi Dato: Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: Sist endret av: Merethe Berger Håkonsen Dato: Erstatter: Alle anskaffelsesprosesser som skal være gjenstand for offentlig kunngjøring skal gjennomføres i samarbeid mellom budsjettenhetene og Avdeling for økonomi (ØA). Prosedyre for gjennomføring av konkurranse finnes i forskrift til Lov om offentlige anskaffelser. Forskriftens del II gjelder nasjonale konkurranser, og del III gjelder konkurranser utlyst i EØS-området. Anskaffelsesprosessen igangsettes ved at budsjettansvarlig melder inn et behov til ØA. Skjema "Innmelding av konkurranse" fylles ut og sendes på e-post til ØA v/innkjøpssjef. Meldingen skal blant annet inneholde opplysninger om oppdragets art, antatt verdi, og hvem som er kontaktperson. Budsjettenheten har ansvar for å spesifisere behov og krav til anskaffelsen. ØA har det innkjøpsfaglige ansvaret. Side 1 of 5

2 Trinn i anskaffelsesprosessen Budsjett- enheten Avdeling for økonomi - innkjøp Gjeldende terskelverdi er kr eks Utføre Utføre Veilede Kontroll mva 1. Beslutning om anskaffelse over terskelverdi 2. Innmelding til ØA 3. Oppnevne brukergruppe (deltakere) 4. Innkalle til oppstartsmøte mellom arbeidsgruppe og ØA 5. Prosedyrevalg og fremdriftsplan 1 () 6. Opprette sak i KGV 2 7. Opprett sak i ephorte 8. Maler distribueres til arbeidsgruppen 9. Utarbeide kravspesifikasjon Utarbeide konkurransegrunnlag Kunngjøre konkurransen i Doffin/TED 12. Anbudsbefaring 13. Motta tilbud 5 /veilede leverandører i innlevering 14. Tilbudsåpning 15. Distribuere innkomne tilbud til arbeidsgruppen 16. Kvalifisering av tilbyderne Avvisning av ikke kvalifiserte tilbydere 18. Evaluering av kvalifiserte leverandørers tilbud 19. Invitere til eventuelle forhandlinger 20. Gjennomføre eventuelle forhandlinger () Ny evaluering, etter eventuelle forhandlinger 22. Skrive innstilling (begrunnelse for valg) 23. Meddelelse om tildeling av kontrakt 24. Eventuell klagebehandling () Utarbeide kontraktsforslag Oversende kontrakt til leverandør 27. Underskrive kontrakt () Kunngjøre kontrakttildeling i Doffin/TED 29. Føre anskaffelsesprotokoll 30. Bestilling 1 Gjøres i samarbeid mellom arbeidsgruppen og ØA. ØA veileder ift. gitte frister. 2 KGV Konkurransegjennomføringsverktøy. 3 Teknisk beskrivelse av hva som skal anskaffes. 4 Dokumenter som beskriver alle forhold i konkurransen, fra behov til kontrakt 5 Mottas elektronisk i KGV 6 Gjøres i samarbeid mellom arbeidsgruppen og ØA. ØA veileder. 7 Kan delta. 8 Må delta med innspill, men ØA fører saken. 9 Gjøres i samarbeid mellom arbeidsgruppen og ØA. ØA veileder. Side 2 of 5

3 Kommentarer til gjennomføring: 1. Beslutning om anskaffelse tas av den som har budsjettdisponeringsfullmakt. 2. Anskaffelsen innmeldes til ØA på innmeldingsskjema så snart beslutningen om anskaffelse er gjort. 3. Budsjettenheten oppnevner selv de brukerne som skal delta i prosessen. 4. ØA innkaller til oppstartsmøte for anskaffelsen. På møtet gjennomgås viktige forhold som må tas hensyn til i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen. Denne arbeidsdelingsplanen gjennomgås også. 5. Fremdriftsplan og valg av prosedyre gjøres i samarbeid mellom arbeidsgruppen og ØA. ØA veileder ift. gitte frister. 6. ØA oppretter sak i KGV som er UiTs elektroniske system for konkurransegjennomføring. 7. ØA oppretter sak i ephorte. 8. Konkurransedokumentene utarbeides på maler felles for UiT. ØA distribuerer siste versjon av disse til arbeidsgruppen. 9. Kravspesifikasjon er en teknisk spesifikasjon av det som skal anskaffes. Behov, funksjon og ytelse skal beskrives. I tillegg må det opplyses om ønsket mengde, volum eller omfang. 10. Konkurransegrunnlaget skal i tillegg til kravspesifikasjon inneholde konkurranse- regler, utkast til kontrakt og kriterier for tildeling av oppdrag. Det skal både opplyses om kvalifikasjonskrav (krav til leverandøren) og tildelingskriterier (kriterier for valg av vare/tjeneste). Kvalifikasjonskrav kan være krav til leverandørens finansielle og økonomiske stilling, eller andre forhold som har betydning for leverandørens evne til å gjennomføre en leveranse eller utføre et oppdrag. Obligatorisk kvalifikasjonskrav er krav om at leverandøren skal fremlegge skatteattest. Det må tas stilling til hvordan tilbudene skal vurderes. Dersom valg av tilbud skal skje ut fra flere kriterier enn bare laveste pris, skal det opplyses om hvilke andre tildelingskriterier som skal benyttes. Det vil si kriterier som i tillegg til pris vil bli lagt til grunn for valg av det mest økonomisk fordelaktige tilbudet. Dersom det på forhånd er klart hvordan tildelingskriteriene skal vektes, skal dette fremgå av konkurransegrunnlaget. Kriteriene må være målbare og egnet til sammenligning og rangering av tilbudene. Så fremt det er relevant, skal det tas hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser når anskaffelsen planlegges. 11. ØA foretar den formelle kunngjøringen av anskaffelsen, ved å publisere konkurransen i den offentlige databasen DOFFIN, og i den europeiske databasen TED. Kunngjøring skjer iht. gjeldende frister. 10 Større kontrakter signeres av Udir. ØA besørger da signatur. Side 3 of 5

4 12. Dersom anskaffelsens karakter tilsier at det er nødvendig skal det avholdes befaring, alternativt en tilbudskonferanse. Det skal, uten ugrunnet opphold, skrives referat etter gjennomført befaring/- konferanse. Referatet skal publiseres i KGV slik at det kunngjøres for alle interessenter. 13. Tilbud leveres elektronisk via leverandørportalen i KGV. ØA veileder leverandører ved eventuelle problemer knyttet til innlevering. 14. Tilbudsåpning foretas elektronisk av to representanter fra ØA. Det føres elektronisk protokoll over innkomne tilbud i KGV. 15. Tilbudene, eventuelt deler av det, distribueres til arbeidsgruppen som skal foreta kvalifisering av leverandører og evaluering av tilbud. 16. Leverandørenes kvalifikasjoner kontrolleres i henhold til kravene som framkom i konkurransen. Dette gjøres i samarbeid mellom budsjettenheten og ØA. ØA tildeler oppgaver. 17. Eventuell avvisning av leverandører, iht. forskriften, foretas av ØA som også sender melding til leverandørene. 18. Kvalifiserte leverandørers tilbud evalueres i henhold til krav og kriterier i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning å være i dialog med tilbyderne under prosessen, unntatt ved konkurranse med forhandlinger/dialog. Eventuelle avklaringer skal gå gjennom ØA, eller godkjennes av ØA. 19. ØA administrerer utsendelse av invitasjon til forhandlinger, og invitasjon til å gi tilbud ved begrenset anbudskonkurranse. 20. Budsjettenheten står ansvarlig for forhandlinger med leverandøren. Nytt tilbud som følge av forhandlinger skal bekreftes skriftlig eller med et nytt skriftlig tilbud. 21. Etter eventuelle forhandlinger skal det gjøres en ny evaluering basert på siste tilbud. 22. Innstilling til valg av leverandør skal gi en begrunnelse for rangering av leverandørene og tilbudene, med bakgrunn i konkurransegrunnlagets opplysninger. Det skal redegjøres for alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen, og er et supplement til anbudsprotokollen. Sammen med anskaffelsesprotokollen er innstillingen en viktig dokumentasjon av anskaffelsesprosessen. Ved etterprøving av beslutningen, eller ved klage, vil innstillingen være et sentralt dokument som kan få betydning for utfallet av klagen. 23. ØA sender ut meddelelse til leverandørene med begrunnelse for beslutningen og klageadgang. Karenstiden settes til 10 dager, regnet fra dagen etter utsendelse. 24. ØA behandler alle innkomne klager. Budsjettenheten som har stått for evalueringen vil bli involvert ved behov. Konkurransen kvalitetssikres ut fra de anførsler som er fremført i klagen. 25. Det utarbeides kontrakt med bakgrunn i konkurransegrunnlaget og antatt tilbud. Dette gjøres i samarbeid mellom budsjettenheten og ØA. ØA tildeler oppgaver. 26. Kontrakt oversendes til leverandøren for godkjenning. Leverandør gjøres oppmerksom på at kontrakten ikke må anses som bestilling. Side 4 of 5

5 27. Kontrakt godkjennes og signeres av den som har budsjettdisponeringsfullmakt ved budsjettenheten. Større kontrakter signeres av Udir. ØA besørger da signatur. 28. For kontrakter som er inngått etter en konkurranse utlyst i EØS-området, skal også resultatet av konkurransen kunngjøres i henhold til gjeldende regler. 29. Anskaffelsesprotokoll ajourføres fortløpende. Protokollen skal arkiveres i ephorte, sammen med innstilling, i tillegg til i KGV. 30. Bestilling gjennomføres med en innkjøpsordre (godkjent rekvisisjon). I rekvisisjonens leveransebeskrivelsesfelt vises det til anskaffelses ID som e-phortenummer, alternativt anskaffelsesid i KGV (ANSK ). Om varebeskrivelsen er komplisert, vil det være tilstrekkelig å vise til leverandørens tilbud, med eventuelle merknader om mindre justeringer. Side 5 of 5