Ole-Gunnar Nilsen, Tromsø kommune og Renate Mortensen, Innkjøpstjenesten TFK Renate Mortensen

Transkript

1 Møteprotokoll Tema: Tilbudskonferanse Konkurranse på fersk fisk og fiskemat i region Tromsø og omegn Sted: Fylkeshuset i Tromsø, Møterom Lille Bygg og Eiendom (04.324) Tidspunkt: 15. mai 2014, kl Fra leverandør: Fra oppdragsgiver: Referent: Bjørn Ivar Sørbøe, Schjølberg og Petter Markussen, Bama Ole-Gunnar Nilsen, Tromsø kommune og Renate Mortensen, Innkjøpstjenesten TFK Renate Mortensen Agenda 1 Innledning 2 Gjennomgang av konkurransegrunnlaget 3 Korrigeringer i konkurransegrunnlaget Oppsummering 4 Eventuelt Ad pkt. 1: Tilbudskonferansen har bakgrunn i kunngjorte konkurranse på fersk fisk og fiskemat i region Tromsø og omegn. Oppdragsgiver består av Troms fylkeskommune med videregående skoler i Tromsø samt Nordkjosbotn videregående skole og Tromsø kommune. Det presiseres at helse- og omsorgsenhetene i Tromsø kommune med unntak av Heraculum kun vil delta i avtalen inntil eventuell ny organisering foreligger. Det betyr at volum til sykehjemmene, omsorgsboligene, Mortensnes sentralkjøkken etc. ikke er tatt med i verdiberegningen eller i volumanslaget i prisskjema. Det antas at en eventuell omlegging først vil skje rundt årsskifte. Ingen kommentarer fra fremmøtte leverandører eller Tromsø kommune Ad pkt. 2: Grunndokument ble gjennomgått med fokus på følgende punkter: Pkt. 1.6 Fremdriftsplan Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsåpning er veiledende. 1

2 Pkt Praktisering I hovedsak vil all daglig kommunikasjon foregå mellom leverandør og den enkelte enhet. Innkjøpstjenesten i TFK har en koordinerende rolle i forhold til avtaleoppfølging. Pkt. 2.3 Offentlighet Det blir mer og mer vanlig med innsynskrav i offentlige anskaffelser. Dette tar mye tid for både oppdragsgiver og tilbydere. Det er derfor ønskelig at det leveres sladdet tilbud sammen med ordinært tilbud. Kun informasjon som anses som forretningshemmelig eller informasjon som kan gi konkurrerende tilbydere konkurransemessige fortrinn i fremtidige konkurranser kan unntas offentlighet. Likeså gjelder informasjon som medfører at tilbyder vil lide tap eller potensielt vil lide tap dersom opplysningene blir kjent. Oppdragsgiver har en plikt til å ta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene kan unntas offentlighet. Det vil være en dialog mellom oppdragsgiver og tilbyder. Pkt. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Det gjøres oppmerksom på at attestene skal foreligge ved tilbudsfristens utløp og de skal ikke være eldre enn 6 måneder. Pkt. 3.2 Leverandørens organisatoriske stilling Firmaattest skal foreligge ved tilbudsfristens utløp Pkt. 3.3 Leverandørens økonomiske kapasitet Oppdragsgiver henter selv informasjon på men det er ønskelig at leverandør legger ved årsberetningene for de to siste år. Kontroller at opplysningene er tilgjengelig på Proff. Annen dokumentasjon kan godtas, men det må avklares med oppdragsgiver i forkant. Dersom leverandør ikke selv oppfyller de økonomiske kravene kan en garantiforpliktelse fra morsselskap/datterselskap vedlegges tilbudet. NB! Denne garantien må foreligge ved tilbudsfrist og kan ikke ettersendes. Pkt. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Lever dokumentasjon som levner liten tvil om at kravene er oppfylt. Spesielt der kravet ikke kan dokumenteres med attester og eller/sertifisering dersom det foreligger. Pkt. 4.1 Tilbudets utforming Vær spesielt nøye med å sjekke at forsendelsen er godt lukket og forsvarlig merket for å unngå at tilbudet feilaktig åpnes før tiden. NB! Det skilles mellom forsendelse og tilbud. Forsendelsen er den ytre emballasjen. Feil i vedleggnummer i pkt. 4.1.i. Det riktige skal være: Vedlegg 5 Informasjon vedr. innsynsbegjæring. 2

3 Pkt. 4.4 Forbehold Det kan tas mindre vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget, men forbehold er ofte vanskelig for oppdragsgiver å vurdere og tilbudene kan derfor bli avvist på det grunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold mot kontraktsvilkår vil bli avvist. Dersom økonomiske konsekvenser av et forbehold ikke er prissatt vil det kunne medføre avvisning av tilbud. Korrigering av overskrift i Bilag B Forbehold I bilaget refereres det til Bilag C. Det riktige er Bilag B. Ingen kommenterer til grunndokumentet fra de fremmøtte. *** Vedlegg 1 Kravspesifikasjon ble gjennomgått med fokus på følgende punkter: Pkt. 2.1 Generelt Avtalen er en gjensidig bebyrdende avtale, men i særlige tilfeller kan det hentes ut produkter fra andre leverandører. Oppdragsgiver understreker at det kun skjer i begrenset omfang. Særlige tilfeller kan være: Der kursholder/konferanseholder har bestilt noe ekstraordinært til et arrangement Pedagogisk behov Pkt. 2.2 Minimumskrav til sortiment Elektronisk varekatalog skal kun inneholde produkter tilhørende varegruppen Fersk fisk og fiskemat. Varekatalogen skal inneholde korrekt varenummer, produktnavn, veil. pris, rabatt og nettopris. Pkt. 2.3 Minimumskrav til kvalitet Produktene skal være av 1. klasses kvalitet og tilfredsstille de til enhver tid gjeldende forskrifter. Pkt. 2.4 Minimumskrav til produkter Presiseringer: Oppgitte vektrammer for fileter og farseprodukter er kun estimater og vil ikke være bindende for oppdragsgiver. Endringer: Pkt Alle fiskeprodukter skal kunne leveres uten skinn og bein. Pkt c) Minimum holdbarhetstid for fiskemat ble foreslått endret til minimum 20 dager for vakuumerte/ atmospakkede produkter. Kravet til holdbarhetstid endres dermed til: "Minimum 20 dager for vakuumerte/atmospakkede produkter (kjøl) og 200 dager for frosne produkter." 3

4 Pkt. 2.5 Minimumskrav til leveranse og transport Krav til leveringssikkerhet, service grad og leveringspålitelighet (97 %) gjelder for den enkelte enhet. Leverandør skal sette opp en oversikt over faste bestillings- og leveringsdager til den enkelte enhet. Oversikten utarbeides bl.a. med hensyn på miljø og lave fraktkostnader. Leverandør bes om å redegjøre for hele transportkjeden fra A til Å. Også for undertransportør dersom det benyttes. Det skal tas hensyn til hygiene, temperatur, transport dersom produktene leveres i åpen emballasje ol. Pkt. 2.6 Minimumskrav til service og oppfølging Det er ønskelig at tilbyder oppgir kontaktinformasjon som bestillere kan benytte seg av til f.eks. spørsmål, avklaringer, reklamasjon etc. Det skal også oppgis kontaktinformasjon til avtaleansvarlig hos tilbyder. Tilbyder forplikter minimum å levere halvårlige statistikker uoppfordret iht. vedlegg 3 Alminnelige kontraktsvilkår. Oppdragsgiver ønsker kvartalsvise statistikker, men det er ikke et absolutt krav. Pkt. 2.7 Minimumskrav til miljø I teksten står det at leverandør skal ta med seg sin egen returemballasje, inkl. isoporesker. Etter tilbakemelding på tilbudskonferansen endres denne teksten til ikke å inkludere isoporesker. Brukte isoporesker regnes som avfall og ikke kan lastes på samme bil som ferskvarer/uemballerte varer. Teksten enders dermed til: "... Leverandøren skal ta med seg deres egen returemballasje som kasser, paller og lignende ved påfølgende varelevering kostnadsfritt for virksomhetene." Pkt. 2.8 Bestillings- og faktureringsbetingelser Tromsø kommune ønsker primært å ha alle sine leverandører tilgjengelig på ehandel. For TFK er ikke dette et absolutt krav. Kostnadene i forbindelse med aktivering av ehandel eller opprettelse av efaktura må leverandør selv påta seg. Tromsø kommune og TFK har ulike krav til merking, innhold og format til efaktura samt ulik fakturaadresse. Vedlegg 1 a Sjekkliste dokumentasjon Merk at det står at leverandør skal legge ved de 2 siste årsberetningene. Dette er ikke spesifikt nevnt i dokumentasjonskravet i grunndokumentet. Det er ønskelig at disse vedlegges, men mangel på disse vil ikke medføre avvisning dersom det på annen måte er synliggjort at kravet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet er oppfylt. *** Vedlegg 2 Tilbuds-/prisskjema og tildelingskriterier ble gjennomgått med fokus på følgende punkter: 4

5 Pkt. 1 Pristilbud Prisskjema kan ikke leveres elektronisk på e-post eller tilsvarende. Papirversjon av prisskjema har forrang. Prisskjema er et teknisk skjema og oppdragsgiver er ikke bundet av angitt volum. Korrekte prislister skal være tilgjengelig for oppdragsgiver straks etter kontrakt er signert. Det er en viktig del av implementering av avtalen spesielt dersom ehandel ikke benyttes. Prisjustering: Prisen kan kun justeres ved inngang til nytt avtaleår (i forbindelse med prolongering). Benyttes ikke denne muligheten vil ikke prisen kunne justeres før neste avtaleår (neste prolongering). Det er ikke tillatt med prisforhandlinger ved inngang til nytt avtaleår. Prisen justeres etter endring i KPI på matvarer og alkoholfrie drikkevarer. Pkt. 2 Veiledning til prisskjema Presisering: Tabell Forklaring til prisskjema: Kolonne A og B ble fjernet i prisskjema etter at tabellen med forklaringene ble laget. Derfor vil kolonnene i prisskjema være noe forskjøvet i forhold til kolonnebeskrivelsene i tabellen. Pkt. 3 Tildelingskriterier og tilbudsevaluering Evaluering av produktkvalitet: Det vil bli tatt utgangspunkt i det skriftlige tilbudet i tillegg til smakstest av farseprodukter. Testen utføres som en blindtest der panelet karaktersetter ut fra gitte kriterier. Hvilke produkt som skal smakstestes samt tidspunkt for leveranse vil oppdragsgiver komme tilbake til. Evaluering av sortiment: Oppdragsgiver åpner for at tilbyder kan inngi tilbud på deler av det spesifikke sortimentet. Det evalueres i hvor stor del av sortimentet som kan tilbys. Oppdragsgiver forbeholder seg samtidig retten til å handle produkter hos konkurrerende leverandører dersom avtaleleverandør ikke kan tilby disse. Ad pkt. 3: Følgende korrigeringer ble gjort etter tilbudskonferansen: Grunndokument: 1. Pkt. 3.3 Dokumentasjonskrav til økonomisk kapasitet: De 2 siste årsberetningene kan vedlegges tilbudet for å synliggjøre økonomisk kapasitet. 2. Pkt. 4.1 i) Korrigering av vedleggsnummer i teksten. Det riktige skal være vedlegg 5 Informasjon vedr. Innsynskrav. 3. Pkt. 4.4 Korrigering av overskrift i Bilag B. Det står Bilag C, men det riktige skal være Bilag B. 5

6 Kravspesifikasjon: 1. Pkt Tekst endres til Alle fiskeprodukter skal kunne leveres uten skinn og bein. 2. Pkt c) Minimum holdbarhetstid for fiskemat ble foreslått endret til minimum 20 dager for vakuumerte/ atmospakkede produkter. 3. Pkt. 2.7 Leverandør skal ikke ta brukte isoporkasser i retur. Ad pkt. 4: Oppdragsgiver oppfordrer tilbydere til å sende inn spørsmål dersom noe er uklart. Tilbyderne vil bli anonymisert, men spørsmål og svar vil bli lagt ut på Doffin/TED Renate Mortensen 6