Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og II) ved anskaffelse av: VVS rekvisita

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og II) ved anskaffelse av: VVS rekvisita

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og innhold Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Innbinding, pakking og merking Vedståelsesfrist Alternative tilbud Forbehold og endringer Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsadresse leveringsmåte Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Lovlig etablert foretak Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier Evaluering av tilbud Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Kravspesifikasjon Produktgrupper Generelle krav til leveransen Priser...10 Konkurransegrunnlag Side 2 av 11

3 9.4 Produktsortiment Kundeservice Avtalebetingelser...11 Konkurransegrunnlag Side 3 av 11

4 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca studenter og ca ansatte. UiO drifter m2 egne bygninger, og ca m2 leide arealer i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. Denne anskaffelsen administreres av Teknisk avdeling som har ansvar for utvikling, drift og vedlikehold av UiOs bygningsmasse. Avtalen skal kunne benyttes av hele UiO. 1.2 Anskaffelsens formål og innhold Teknisk avdeling har en driftsavdeling som utfører mindre reparasjoner og vedlikeholdsarbeid av VVS-installasjoner ved UiO. UiO har til hensikt å inngå rammeavtale med en VVS grossist for kjøp av VVS rekvisita til dette formålet. UiO vil holde følgende utenfor avtalen: - VVS-rekvisita som inngår i egne bygganbud - VVS-rekvisita som inngår i UiOs øvrige rammeavtaler (eks. rammeavtale for rørleggerarbeider) Basert på tidligere erfaring, og uten noen binding for UiO, antas det at avtalens årlige omsetning vil ligge på ca kr. ekskl. mva. Krav til leveransen er beskrevet i punkt Kontraktstype Det skal inngås rammeavtale med én leverandør. Avtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 2 år med et år av gangen, med maksimal varighet 4 år. 1.4 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Det vil ikke være mulig å forhandle om prisene. Konkurransegrunnlag Side 4 av 11

5 2.2 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Tove Kristiansen Innkjøpsrådgiver 2.3 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.4 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl. 14:00 Tilbudsevaluering Uke Kontraktstildeling Kontraktssignering Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er veiledende. 2.5 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt.2.3. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.7 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.8 Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. Konkurransegrunnlag Side 5 av 11

6 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Leverandørene skal levere en oversikt over hvilke deler man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Det er ønskelig at tilbud leveres elektronisk i pdf format på minnestikk/minnepenn eller CD/DVD som er tydelig merket med leverandørens navn. Leverandørens prislister skal leveres i Excel format. Tilbudet skal være strukturert i mapper fra A til E. Den enkelt mappe skal inneholde dokumenter som beskrevet nedenfor. Det skal ikke opprettes undermapper og filnavnet skal ikke overskride 40 tegn. Alternativt kan tilbudet leveres i papirversjon med samme mappestruktur (inndeling). Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter: Mappe nr Dokumentasjon: Signert tilbudsbrev som skal inneholde følgende: 1.1.Leverandørens adresse og kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. 1.2.Opplysninger om eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt Eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget eller kontrakten, jf. pkt Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattester, jf. pkt Beskrivelse med dokumentasjon av butikkutsalgssted, jf. Pkt Oversikt over 4 tilsvarende avtaler, jf. Pkt 6.3 Dokumentasjon av tildelingskriterier, jf. pkt. 7.1 som skal inneholde følgende: 3.1 Veiledende prislister med rabatter og nettopris til UiO, jfr. Punkt Produktkataloger, jfr. Punkt Beskrivelse av kundeservice, jfr. Punkt 9.5 Konkurransegrunnlag Side 6 av 11

7 4.2 Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal leveres i lukket emballasje og må merkes: Tilbud VVS rekvisita. Åpne eller umerkede tilbud vil bli avvist. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist til Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.5 Forbehold og endringer Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 5 Tilbudslevering 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 5.2 Leveringsadresse leveringsmåte Tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Teknisk avdeling Problemveien 7 Lucy Smiths hus (Administrasjonsbygningen), 8 etasje Oslo Merk at tilbudet må leveres direkte til Teknisk avdeling. Universitetets postboks og e- post kan ikke benyttes. 5.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud. Konkurransegrunnlag Side 7 av 11

8 Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden blir avvist, jfr. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. 6.3 Lovlig etablert foretak KRAV Det kreves at leverandøren har et lovlig, etablert foretak DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra kvalifikasjonsfristen. Med skatteattester menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. DOKUMENTASJONSKRAV Attest fra foretaksregisteret eller evt. registrering i faglig register i leverandørens hjemland. 6.4 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyder må ha minimum et Beskrivelse med dokumentasjon av butikkutsalgssted med butikkutsalgssted(er) i Oslo. parkeringsmuligheter i Oslo Leverandøren skal ha erfaring fra Oversikt over 3 lignende avtaler de tre siste årene. lignende avtaler 7 Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Pris - Rabatter på veiledende priser, jfr. Punkt Sortiment/produktspekter innenfor de spesifiserte varegruppene - Produktkataloger, jfr. Punkt Kundeservice - Beskrivelse av kundeservice, jfr. Punkt Konkurransegrunnlag Side 8 av 11

9 7.2 Evaluering av tilbud Ved evaluering av tilbudene vil hvert tildelingskriterium bli gitt score mellom 6 og 1, hvor 6 er høyest og 1 er lavest. Scorene vil deretter bli vektet som vist ovenfor og leverandøren med høyest totale poengsum vil bli valgt som leverandør. 8 Avslutning av konkurransen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Konkurransegrunnlag Side 9 av 11

10 9 Kravspesifikasjon 9.1 Produktgrupper Avtalen skal innholde et bredt spekter av VVS-produkter fra kjente produsenter innen varegruppene: Rør og rørdeler Isolasjon Ventiler Filtere Luft-/vakumutskillere Ekspansjonsanlegg Pumper Radiatorer/konvektorer Sanitær- og baderomsprodukter Beredere Annen VVS-rekvisita 9.2 Generelle krav til leveransen Det settes følgende krav til leveransen: Leverandøren skal kunne levere et bredt sortiment med produkter fra flere produsenter Produktene skal være merket med produktnavn og produsentnavn Leverandøren må ha minimum 80 % av varene i sitt standard sortiment. UiO må kunne bestille varer og få disse levert til en av UiOs adresser i Oslo mot at UiO betaler fraktkostnader. Leveringsmåte avtales i det enkelte tilfelle. Leveringstid ved bestilling skal være maksimalt 4 dager fra mottatt bestilling Dersom leverandøren er midlertidig utsolgt for en vare, skal leverandøren oppgi ny leveringstid og foreslå en erstatningsvare med tilsvarende funksjon og kvalitet Leverandøren skal opprette eget kundenummer for hver bestiller Leverandøren skal levere årlig statistikk over det totale uttak av antall produkter (pr. varenummer) inklusive fakturert beløp Leverandøren skal ha en stor andel miljømerkede varer i sitt sortiment der dette er relevant 9.3 Priser Leverandøren skal tilby rabatter på veiledende prislister som skal gjelde for UiO. Leverandøren skal vedlegge komplette prislister for standard sortiment. Prislisten skal inneholde veiledende priser rabatter og netto pris til UiO. Det forutsette at UiO får minst like gode rabatter enn andre kunder med samme omsetning. Rabattene kan reforhandles årlig ved vesentlige endringer i antatt volum. Det er ønskelig at leverandøren også vedlegger elektronisk versjon av prisliste over standard sortiment. 9.4 Produktsortiment Leverandøren skal vedlegge produktkataloger som viser Leverandørens sortiment (bredde og kvalitet)- og liste over tilhørende produsenter. Konkurransegrunnlag Side 10 av 11

11 9.5 Kundeservice Leverandøren skal lage en kort beskrivelse som viser hvordan leverandøren vil håndtere bedriftskunder som UiO, for eksempel bestillings- og faktureringsrutiner, transport (Kundeservice) 9.6 Avtalebetingelser UiOs alminnelige innkjøpsbetingelser som skal regulerer avtaleforholdet mellom partene er vedlagt i vedlegg 1. Konkurransegrunnlag Side 11 av 11