Konkurransegrunnlag. Anskaffelsessak Innbydelse til Konkurranse med forhandlinger. Terrenggående kjøretøy til Øvre Romerike brann og redning

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelsessak Innbydelse til Konkurranse med forhandlinger Terrenggående kjøretøy til Øvre Romerike brann og redning Tilbudsfrist: 1. juni 2015 kl. 1200

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE INNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID (ØRIK) ØVRE ROMERIKE BRANN OG REDNING (ØRB) SEKRETARIATS BIDRAG TIL ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID LEVERANSENS OMFANG...3 KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER...4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN DOFFIN OFFENTLIG INNSYN FORBEHOLD/AVVIK PRIS KONTRAKTBESTEMMELSER VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED INNLEVERINGSFRIST TILBUDSÅPNING HABILITET TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD...6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING...7 Vedlegg: VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 SJEKKLISTE KONTRAKTBESTEMMELSER FOR ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID KRAVSPESIFIKASJON MED TILDELINGSKRITERIER Konkurransegrunnlag Side 2 av 7

3 INNBYDELSE 1 Innbydelse Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) innbyr til konkurranse med forhandlinger for kjøp av terrenggående kjøretøy til Øvre Romerike Brann og Redning. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser del I og II. 2 Oppdragsgivers representant og tilleggsopplysninger Navn: Kjærsti Theodorsen Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Telefon: E-post kjersti.theodorsen@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver representant. Tilleggsopplysninger kan gis senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skiftelige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) ØRIK er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Gjennom ØRIK skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. 4 Øvre Romerike brann og redning (ØRB) Øvre Romerike brann og redning er et interkommunalt selskap som eies av kommunene Ullensaker, Eidsvoll, Nes, Nannestad, Gjerdrum og Hurdal. ØRB har i dag ansvaret for å forvalte brann- og redningstjenesten etter lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver for våre eierkommuner. Administrasjonen for ØRB er lagt til Ullensaker kommune. Ansvarsområdet dekker 2056km2 og ca innbyggere, samt Norges hovedflyplass Oslo Lufthavn Gardermoen. 5 Sekretariats bidrag til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid. ØRIK skal finansieres gjennom sekretariats bidrag fra den enkelte avtale/leverandør. Dette bidraget er på 1,5 % av total omsetning eksklusiv merverdiavgift via avtalen. Dette bidraget skal være inkludert i prisene, rabattene eller prismekanismene som er oppgitt i prisskjema. Leverandør skal utbetale beløpet etter endt oppdrag til ØRIK. Rutine for utbetaling følger med kontrakten. Ikke innbetalt sekretærbidrag anses som vesentlig mislighold av kontrakten som gir grunnlag for heving av kontrakten. Det er ikke anledning til å ta forbehold om dette punktet og tilbud som inneholder forbehold mot dette vil bli avvist. 6 Leveransens omfang ØRIK innbyr til anbudskonkurranse, for levering av to stykk terrenggående kjøretøy til ØRB. Konkurransegrunnlag Side 3 av 7

4 KVALIFIKASJONSKRAV 7 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 8 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Type attester Leverandøren skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Tilbyderen skal være lovlig etablerte foretak. Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Med skatteattest menes elektronisk bestilt attest for skatt og merverdiavgift fra altinn.no (RF-1316) For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Norske selskaper: Firmaattest fra Foretaksregisteret. Enkeltpersonforetak: Nøkkelopplysninger fra Enhetsregistret Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyderen er etablert 9 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Kort beskrivelse av tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 10 Doffin ØRIK vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Konkurransegrunnlag Side 4 av 7

5 Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av ØRIK. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 11 Offentlig innsyn Lov nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder om å vedlegge en sladdet versjon av tilbudet (må merkes sladdet tilbud). For hver sladding som gjøres i tilbudet, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener opplysningen er å anse som en forretningshemmelighet. ØRIK kan overprøve tilbyderens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. 12 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at ØRIK kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. 13 Pris Prisene skal oppgis i nettopriser per prisenhet eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjonsog faktureringsgebyr, transport/frakt, emballasje, eventuell brutt forpakning, nødvendig oppfølging og lignende. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Tilbudet til Oppdragsgiver skal derfor baseres på følgende: 14 Kontraktbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktsvilkårene som angitt i vedlegg Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 16 Innlevering og innleveringssted Tilbudet skal leveres i følgende formater: En 1 kopi i papirformat. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Denne kopien er gjeldende dersom det er uoverensstemmelse mellom tilbudene. En 1 komplett kopi i PDF format på minnebrikke. Den elektroniske kopien skal leveres i 1 fil. Prisdokumentet skal i tillegg legges ved i Excel format. 1 sladdet, elektronisk versjon dersom tilbudet inneholder sensitiv informasjon eller forretningshemmeligheter. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i en nøytral lukket konvolutt merket terrenggående kjøretøy. Konkurransegrunnlag Side 5 av 7

6 Tilbud kan leveres og sendes per post til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/kjærsti Theodorsen Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Tilbud kan også leveres vår kontoradresse som er den samme som postadresse ovenfor. Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg RV 35 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. Tilbud må leveres i tidsrommet til Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Det er ikke adgang til å oversende tilbud ved e-post. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 17 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 1. juni 2015 kl Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbyder vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Tilbyders eventuelle kostnader ved utarbeidelse av tilbud dekkes ikke av oppdragsgiver. 19 Forhandlinger Tilbydere må ha anledning til å stille til forhandlinger ved ØRIKs kontorlokaler onsdag 3. juni ved behov. ØRIK forbeholder seg retten til å foreta forhandlinger per telefon der dette anses som mest hensiktsmessig. 20 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 22 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 23 Avlysning av konkurransen ØRIK forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. ØRIK kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Konkurransegrunnlag Side 6 av 7

7 24 Tildelingskriterier og evaluering Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting % Pris 50 % Service 30 % Leveringsdato 20 % Sum 100 % For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 6 (med 6 som best). Beskrivelse av hvordan evalueringen gjennomføres. Tildelingskriteriet pris (vektes 50 %), vil bli evaluert etter oppgitt summen oppgitt i tabellen for tildelingskriterier i vedlegg 3. Tildelingskriteriet service (vektes 30 %), vil bli evaluert etter beliggenhet og fleksibilitet i forhold til service på stedet ved behov. Tildelingskriteriet leveringsdato (vektes 20 %), vil bli evaluert etter oppgitt antatt leveringsdato gitt bestilling senest medio juni. Konkurransegrunnlag Side 7 av 7