Konkurransegrunnlag. Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse. Rammeavtaler på langtidsleie og kjøp av person og varebiler.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse Rammeavtaler på langtidsleie og kjøp av person og varebiler. For 4 år Fra

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE INNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER ROLLER ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID LEVERANSENS OMFANG...4 KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER TREDJEMANNS RESSURSER VED OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAVENE...6 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN DOFFIN OFFENTLIG INNSYN RAMMEAVTALER, AVTALENS LENGDE FORBEHOLD/AVVIK PRIS ERSTATNINGSVARER OG NYE VARER KONTRAKTBESTEMMELSER KONTRAKTSVILKÅR ELEKTRONISK SAMHANDLING (E-HANDEL) MILJØKRAV VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED INNLEVERINGSFRIST TILBUDSÅPNING HABILITET TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD...8 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING...8 Konkurransegrunnlag Side 2 av 10

3 Vedlegg VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 VEDLEGG 4 VEDLEGG 5 SJEKKLISTE KONTRAKTBESTEMMELSER FOR ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID KRAVSPESIFIKASJON PRISSKJEMA AVTALE OM ELEKTRONISK SAMHANDLING Konkurransegrunnlag Side 3 av 10

4 INNBYDELSE 1 Innbydelse Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med etablering av rammeavtaler på langtidsleie og kjøp av person og varebiler under 3500kg til kommunene på Øvre Romerike. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Ajourførte endringer pr.1. juli Denne anskaffelsen er over EØS terskelverdiene. 2 Oppdragsgivers representant og tilleggsopplysninger Navn: Tor Kjærstad Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen E-post anskaffelser@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver representant. Tilleggsopplysninger kan gis senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skriftelige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 Roller I dette dokumentet med tilhørende vedlegg benyttes følgende begreper: Tilbyder = tilbyder. Kontraktspart = Leverandørens kontraktspart (ØRIK). ØRIK = Øvre Romerike innkjøpssamarbeid Oppdragsgiver = Den som bestiller iht denne anskaffelsen 4 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid ØRIK er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Gjennom ØRIK skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. Kommunene som inngår i ØRIK kjøper på årsbasis varer og tjenester for ca millioner kroner til ca innbyggere. Anskaffelsene omfatter tjenesteproduksjonsleveranser, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. De operative anskaffelsene er i stor grad desentralisert til virksomhetene i den enkelte kommune. De sentrale rammekontraktene, gjennom ØRIK, er gjensidig bindende og skal sikre at aktørene gjennomgår anskaffelsesaktivitetene på en profesjonell måte. Forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, likebehandling, konkurranse og åpenhet skal prege ØRIKs anskaffelsesarbeid. 5 Leveransens omfang ØRIK innbyr til anbudskonkurranse, for levering av langtidsleie og kjøp av person og varebiler til kommunene: Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Selskaper eid av kommunene som skal være med i avtalen: Øvre Romerike Brann og Redning IKS Esval Miljøpark Nes KF Digitale Gardermoen IKS (DGI) Romerike revisjon IKS Konkurransegrunnlag Side 4 av 10

5 Volumet vil være avhengig av oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og det historiske kjøpsvolumet må derfor kun oppfattes som veiledende. Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransens ellers er i samsvar med bestillingen fra bruker. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. KVALIFIKASJONSKRAV 6 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 7 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Tilbyderen skal være lovlig etablerte foretak. Type attester Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Med skatteattest menes elektronisk bestilt attest for skatt og merverdiavgift fra altinn.no (RF-1316) For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Norske selskaper: Firmaattest fra Foretaksregisteret. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyderen er etablert 8 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Kredittvurdering/raiting, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Alt kan siste års regnskap vedlegges. 9 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Konkurransegrunnlag Side 5 av 10

6 Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Tilbyder og dennes underleverandører skal ha tilstrekkelig kompetanse til å ivareta avtalens omfang Tilbyder skal gi en kortfattet beskrivelse av sin organisasjon. Kort beskrivelse av tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. En beskrivelse av personell som tilbyder disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Antall ansatte fordelt på avdelinger, samt hvordan disse er forutsatt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell kontrakt. 10 Tredjemanns ressurser ved oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Dersom en tilbyder viser til tredjemanns ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må det foreligge dokumentasjon på at tilbyderen har rådighet over ressursene ved en eventuell gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon kan f.eks. være en forpliktelseserklæring fra tredjemann om at han vil stille ressurser til rådighet for denne rammeavtalen. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 11 Doffin ØRIK vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av ØRIK. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 12 Offentlig innsyn Lov nr.16:: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder om å vedlegge en sladdet versjon av tilbudet (må merkes sladdet tilbud). For hver sladding som gjøres i tilbudet, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener opplysningen er å anse som en forretningshemmelighet. ØRIK kan overprøve tilbyderens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. I henhold til offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandør er valgt, ref. offentleglova paragraf 23 tredje ledd. 13 Rammeavtaler, avtalens lengde For oppdragsgiver skal det inngås rammeavtaler med tilbydere på 4 år. De underliggende leieavtaler skal følge alle bestemmelser og vilkår i denne rammeavtale så lenge leieavtalene løper, i enkelte tilfeller også utover rammeavtalens varighet. 14 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Konkurransegrunnlag Side 6 av 10

7 Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at ØRIK kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. 15 Pris Prisene skal oppgis i nettopriser per prisenhet eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjonsog faktureringsgebyr, transport/frakt, nødvendig oppfølging og lignende. Priser skal oppgis i den rekkefølge og den enhet det er forespurt på. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Tilbudet til Oppdragsgiver skal derfor baseres på følgende: Nettopriser per prisenhet i henhold til vedlagt prisskjema 16 Erstatningsvarer og nye varer Nye bilmodeller til erstatning for utgående bilmodeller kan etter godkjenning av ØRIK innlemmes i avtalen i løpet av avtaleperioden. Det kan avtales mellom oppdragsgiver og leverandør at det skal leveres produkter som er utenfor avtaleproduktene, men som er innenfor leverandørens sortiment under forutsetning av at dette produkt ikke er dekket via andre rammeavtaler hos oppdragsgiver. Dette skal godkjennes av ØRIK før bestilling. 17 Kontraktbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktsvilkårene som angitt i vedlegg 2. Leverandøren skal kunne levere oppdragsgiver følgende statistikker uoppfordret innen 10 dager etter utløpet av hver periode. Statistikken leveres på e-post i MS Excel versjon. 18 Kontraktsvilkår elektronisk samhandling (e-handel). Oppdragsgiver benytter/skal benytte et elektronisk bestillingssystem til å gjennomføre avrop / bestilling fra avtalen. For en nærmere beskrivelse av muligheter for elektronisk samhandling herunder EHF formatene, aksesspunkter og E-handelsplattformen, henvises det til nettstedet Leverandører på denne avtalen forplikter å tilgjengeliggjøre sitt avtalesortiment i henhold til de krav og frister som er angitt i Vedlegg 6 (samhandlingsavtalen). 19 Miljøkrav Oppdragsgiver arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter. Tilbyderne bør derfor kunne tilby et bredt spekter av slike produkter. 20 Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 21 Innlevering og innleveringssted Tilbudet skal leveres i følgende formater: En 1 kopi i papirformat. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Denne kopien er gjeldende dersom det er uoverensstemmelse mellom tilbudene. En 1 komplett kopi i PDF format på minnebrikke. Den elektroniske kopien skal leveres i 1 PDF fil. Prisdokumentet skal i tillegg legges ved i Excel format. 1 sladdet, elektronisk versjon dersom tilbudet inneholder sensitiv informasjon eller forretningshemmeligheter. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i en nøytral lukket konvolutt merket Biler. Konkurransegrunnlag Side 7 av 10

8 Tilbud kan leveres og sendes per post til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/tor Kjærstad Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Tilbud må leveres i tidsrommet til 15.00, tilbud som ønskes innlevert utenfor dette tidsrom må avtales med den enkelte saksbehandler. Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Vi får post hver dag kl tilbydere må ta hensyn til dette ved innlevering. Det er ikke adgang til å oversende tilbud via e-post. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg E16 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. 22 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 24 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget, pr bilmodell, en, flere eller alle bilmodeller. 26 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 27 Avlysning av konkurransen ØRIK forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. ØRIK kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 28 Tildelingskriterier og evaluering Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Beskrivelse på gjennomføring av evalueringen. Konkurransegrunnlag Side 8 av 10

9 For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 6 (med 6 som best). Hver bilmodell evalueres individuelt (hver for seg). Tildelingskriterier for bilmodeller med bensin/dieselmotor, hybrid og plug in hybrid. Tildelingskriterium Vekting % Leiepriser 75% Miljø 25% Sum 100 % Tildelingskriteriet leiepriser (vektes 75%), vil bli evaluert etter oppgitt leiepriser i vedlegg 4 pr bilmodell. De enkelte kjørelengder vil bli undervektet som følger: km pr år undervektes 10% km pr år undervektes 40% km pr år undervektes 20% km pr år undervektes 20% km pr år undervektes 10% Tildelingskriteriet miljø (vektes 25%), vil bli evaluert på bakgrunn av: - bensin, oppgitt drivstoff forbruk - utslipp Co2 - diesel, oppgitt drivstoff forbruk - utslipp NoX Tildelingskriterier for bilmodeller med 100% elektrisk drift. Tildelingskriterium Vekting % Leiepriser 80% Kjøredistanse 20% Sum 100 % Tildelingskriteriet leiepriser (vektes 80%), vil bli evaluert etter oppgitt leiepriser i vedlegg 4 pr bilmodell. De enkelte kjørelengder vil bli undervektet som følger: km pr år undervektes 10% km pr år undervektes 40% km pr år undervektes 20% km pr år undervektes 20% km pr år undervektes 10% Tildelingskriteriet kjøredistanse (vektes 20%), vi bli evaluert på bakgrunn av oppgitt kjøredistanse med fulladet batteri. Konkurransegrunnlag Side 9 av 10

10 Konkurransegrunnlag Side 10 av 10