Konkurransegrunnlag. Leie av IKT-utstyr for grunnskolen i Hemne

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Leie av IKT-utstyr for grunnskolen i Hemne Utsendt: Fra: Hemne kommune

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELT OPPDRAGSGIVER PROSEDYRE OG REGLER FOR GJENNOMFØRING ANSKAFFELSESPROSESS OG KUNNGJØRING KONTRAKTSBESTEMMELSER ANSKAFFELSENS FORMÅL HVA SKAL ANSKAFFES LEVERANSEN TILLEGGSOPPLYSNINGER RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET KRAV TIL LEVERANDØREN - KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL TILBUDET TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERING AV TILBUD FORBEHOLD OPPBYGGING AV TILBUDET OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING OG ÅPNING AV TILBUD TILDELINGSKRITERIENE BESKRIVELSE AV TILDELINGSKRITERIENE: TILDELING, BEGRUNNELSE OG KLAGEADGANG... 9

3 1. GENERELT 1.1 Oppdragsgiver Hemne kommune v/rådmannen. Kommunen ligger i Sør-Trøndelag på grensen til Møre og Romsdal fylke, og har ca innbyggere. Administrasjonsstedet er Kyrksæterøra med ca innbyggere. Hemne kommune har per i dag 3 grunnskoler. De 3 grunnskolene er: Vinjeøra barneskole med 34 elever og 10 ansatte. Svanem barneskole med 49 elever og 10 ansatte. Sodin barne- og ungdomsskole 465 elever og 74 ansatte. 1.2 Prosedyre og regler for gjennomføring Lov og forskrift om offentlige anskaffelser legges til grunn for konkurransen. 1.3 Anskaffelsesprosess og kunngjøring Det skal leveres et komplett tilbud i henhold til kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Alternative tilbud vil bli avvist. Konkurransen er åpen og kunngjort i databasen for offentlige innkjøp (Doffin). Konkurransen er ett-trinns, dvs. at all dokumentasjon skal sendes inn sammen med tilbudet. 1.4 Kontraktsbestemmelser Statens avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelser (den lille kjøpsavtalen SSA-K lille) skal benyttes. Se

4 2. ANSKAFFELSENS FORMÅL 2.1 Hva skal anskaffes Hemne kommune (heretter kalt kunden) skal inngå 3- årig operasjonell leasingavtale på ikt-utstyr til lærere og elever i grunnskolene. Med ikt-utstyr menes både tynne klienter og bærbare pc-er til elever og lærere, samt pc-sekker og eksterne muser til lærernes bærbare pc-er. Gjeldende leasingavtale utløper 30. juni 2014 og alt utstyr tilknyttet denne avtalen returneres da utleier. Kjøpt utstyr vil til samme tid tas ut av drift. Dette medfører at vi fra 1. juli 2014 vil inngå 3-årig operasjonell leasingavtale for ikt-utstyr som benyttes av lærere og elever i grunnskolen. Utstyr og volum er nærmere beskrevet i kravspesifikasjonen. 2.2 Leveransen Alt utstyr skal leveres avemballert og pc-ene skal leveres ferdig oppsatt (tanket) etter kundens mal. Utstyret skal samlet leveres oppdragsgiver 1/ Planlagt framdrift (kan bli endret): Uke 13: Frist for innlevering av tilbud. Uke 15: Valg av leverandør. Uke 18: Kontraktsinngåelse. Uke 19-21: Kunden utarbeider image av valgte pc-modeller. 1. juli : Alt avtalt utstyr leveres kunden. Tilbyder ordner det praktiske med leiekontrakten for utstyret gjennom egnet finansieringsinstitusjon. Leietida er 3 år og skal opphøre 30.juni Det leverte utstyret er deretter tilbyders eiendom. Leieavtalen baseres på at leier betaler årlig forskuddsvis leie med forfall 1/7-2014, 1/1-2015, 1/ og 1/ Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Til grunn for tilbudet legges pengemarkedsrenten Nibor pr Tilleggsopplysninger Kontaktperson: Arne Vaagan Telefon: / E-post: arne.vaagan@hemne.kommune.no Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan denne skriftlig (elektronisk) be om tilleggsopplysninger ved henvendelse kontaktperson Arne Vaagan. Forespørsler kan rettes til oppdragsgiver inntil 5 dager før tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle.

5 All kommunikasjon skal foregå på norsk. 2.4 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen leveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse skal umiddelbart sendes alle kontaktpersoner. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til dette i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen.

6 3. KRAV TIL LEVERANDØREN - KVALIFIKASJONSKRAV Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder, hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder, hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. HMS-erklæring (Lovpålagt) Leverandørens organisatoriske, økonomiske og juridiske stilling. Krav til dokumentasjon vedrørende leverandørens organisatoriske, økonomiske og juridiske stilling er følgende: Selskapet skal være et lovlig registrert foretak. Dette dokumenteres med fremleggelse av: o Attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er registrert, eksempelvis foretaksregisteret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registrering der dette finnes (henvendelse Brønnøysund-registeret). Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden, og fullt ut i stand til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for avtalen. o Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering (credit rating) via Dun & Bradstreet svar direkte modell. Minstekravet for vurdering/rating vil være A. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderinger. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 må fremskaffes fra to instanser.

7 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: For sent innleverte tilbud forkastes. 4.2 Vedståelsesfrist fredag klokken 12:00 Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og være skrevet på norsk. Tilbudet skal inneholde tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet. Tilbudet leveres/sendes i lukket konvolutt merket Leie av IKT-utstyr for grunnskolene i Hemne. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk. Korrespondanse i avtaleperioden skal foregå på norsk. Tilbud sendes Hemne kommune, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra. Leveringsadresse er Hemne kommune, rådmannskontoret, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra. Tilbudet kan ikke leveres elektronisk. Det er imidlertid ønskelig at det medfølger en elektronisk versjon (CD) i tilbudsforsendelsen. 4.4 Forbehold Forbehold som oppdragsgiver oppfatter som vesentlige kan medføre at tilbudet avvises. Forbehold skal uansett klart framgå av tilbudet/tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold.

8 4.5 Oppbygging av tilbudet Seksjon Beskrivelse Tilbudsbrev Leverandørens signerte tilbudsbrev Skrives av leverandør. Innbydelse Kundens konkurransegrunnlag SSA-K lille v2013 Statens Standard Avtale Den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille v2013) Bør aksepteres i sin helhet av leverandør. Avvik i bilag8. BILAG 1 Kundens kravspesifikasjon BILAG 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Leverandørs løsningsbeskrivelse. Leverandørs svar på kundens krav. BILAG 3 Kundens tekniske plattform Beskrevet i kundens kravspesifikasjon pkt 1.1. BILAG 4 Prosjekt- og fremdriftsplan Leverandøren beskriver hva som medgår i leveransen. BILAG 5 Testing og godkjenning BILAG 6 Administrative bestemmelser Leverandør legger ved egen beskrivelse. BILAG 7 Samlet pris og prisbestemmelser Fylles ut av leverandør. BILAG 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Fylles ut av leverandør. BILAG 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse Fylles ut fortløpende etter behov.

9 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering og åpning av tilbud Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minimum to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 5.2 Tildelingskriteriene Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Pris (Vektes 60 %) Kvalitet (Vektes 40 %) Vekting etter poengskala 1-10, med 10 som beste resultat. 5.3 Beskrivelse av tildelingskriteriene: Pris Prisene skal inkludere alle kostnader i leveransen og oppgis i norske kroner. Kvalitet Utstyrets tekniske verdi, herunder batterikvalitet, systemytelser og robusthet/soliditet. Garanti/support ved feil eller mangler i avtaleperioden (se pkt i kravspesifikasjonen). 5.4 Tildeling, begrunnelse og klageadgang Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med leverandøren som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag.