Konkurransegrunnlag. Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse KJØP AV STOLER TIL KULTURHUS/KINO.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse KJØP AV STOLER TIL KULTURHUS/KINO Doffin id:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE INNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID SEKRETARIATS BIDRAG TIL ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING TILBYDERS TEKNISKE KVALIFIKASJONER TREDJEMANNS RESSURSER VED OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAVENE... 5 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN DOFFIN OFFENTLIG INNSYN FORBEHOLD/AVVIK KONTRAKTBESTEMMELSER MILJØKRAV VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED INNLEVERINGSFRIST TILBUDSÅPNING HABILITET TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD... 7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING... 7 Vedlegg: VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 VEDLEGG 4 VEDLEGG 5 TILBUDSBREV KONTRAKTBESTEMMELSER FOR ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID KRAVSPESIFIKASJON PRISSKJEMA TEGNINGER/SALKART

3 INNBYDELSE 1 Innbydelse Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med kjøp av stoler til kulturhuset i Ullensaker. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Ajourførte endringer pr.1. juli Denne anskaffelsen er over nasjonal terskelverdi og omfattes av forskriftens del I og II. 2 Oppdragsgivers representant og tilleggsopplysninger Navn: Tor Kjærstad Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen E-post Tor.kjaerstad@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver representant. Tilleggsopplysninger kan gis senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skiftelige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Gjennom Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. Kommunene som inngår i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid kjøper på årsbasis varer og tjenester for ca millioner kroner til innbyggere. Anskaffelsene omfatter tjenesteproduksjonsleveranser, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. De operative anskaffelsene er i stor grad desentralisert til virksomhetene i den enkelte kommune. De sentrale rammekontraktene, gjennom Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid, er gjensidig bindende og skal sikre at aktørene gjennomgår anskaffelsesaktivitetene på en profesjonell måte. Forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, likebehandling, konkurranse og åpenhet skal prege Øvre Romerike Innkjøpssamarbeids anskaffelsesarbeid. 4 Sekretariats bidrag til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid. Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid skal finansieres gjennom sekretariats bidrag fra den enkelte avtale/leverandør. Dette bidraget er på 1,5 % av total omsetning eksklusiv merverdiavgift via avtalen. Dette bidraget skal være inkludert i prisene, rabattene eller prismekanismene som er oppgitt i prisskjema. Leverandør skal utbetale beløpet etter endt oppdrag til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid. Rutine for utbetaling følger med kontrakten. Ikke innbetalt sekretærbidrag anses som vesentlig mislighold av kontrakten som gir grunnlag for heving av kontrakten. Det er ikke anledning til å ta forbehold om dette punktet og tilbud som inneholder forbehold mot dette vil bli avvist.

4 KVALIFIKASJONSKRAV 5 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 6 Obligatoriske krav Oppdragsgiver har følgende krav til tilbyder i henhold til regelverk: Det skal leveres to attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor tilbyder er etablert, som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Alle attestene skal foreligge innen innleveringsfristens utløp, eventuelt etter en kort tilleggsfrist gitt skriftlig av ØRIK. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra anbudsfristen. Manglende skatteattester er avisningsgrunn, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt av kgl. res. 15 juni 2001, med endring 28. juni Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester, HMS og egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår innen de angitte frister og de tilbydere som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Utstedes av Type attester Kemner/skattekontoret Egen skatt Forskuddstrekk Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift Renter Skatteetaten Merverdiavgift Renter Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 7 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyderen skal være lovlig etablerte foretak. Norske selskaper: Firmaattest fra Foretaksregisteret. Enkeltpersonforetak: Nøkkelopplysninger fra Enhetsregistret Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyderen er etablert

5 8 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. 9 Tilbyders tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Alt kan siste års regnskap eller annen dokumentasjon vedlegges. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Kort beskrivelse av 3 tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag samt en oversikt over steder hvor leverandøren tidligere har levert denne type stoler. 10 Tredjemanns ressurser ved oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Dersom en tilbyder viser til tredjemanns ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må det foreligge dokumentasjon på at tilbyderen har rådighet over ressursene ved en eventuell gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon kan f.eks. være en forpliktelseserklæring fra tredjemann om at han vil stille ressurser til rådighet for denne rammeavtalen. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 11 Doffin ØRIK vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av ØRIK. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 12 Offentlig innsyn Lov nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder om å vedlegge en sladdet versjon av tilbudet (må merkes sladdet tilbud). For hver sladding som gjøres i tilbudet, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener opplysningen er å anse som en forretningshemmelighet. ØRIK kan overprøve tilbyderens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. I henhold til offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandør er valgt, ref. offentleglova paragraf 23 tredje ledd.

6 13 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at ØRIK kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. 14 Kontraktbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktsvilkårene som angitt i vedlegg Miljøkrav Oppdragsgiver arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter. 16 Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 17 Innlevering og innleveringssted Tilbyder må levere tre sett tilbud i papirform i ringperm med skilleark. Tilbyderen må levere tre sett tilbud i papirform hvor ett betegnes som «Original». Eksemplaret betegnet som «Original» vil gjelde ved uoverensstemmelser mellom de innleverte tilbudseksemplarene. Ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud), dette kan det bli gitt innsyn i. Hvis ikke tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, leveres det i 2 eksemplarer. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i en nøytral lukket konvolutt merket «stoler kulturhuset. Tilbud kan leveres og sendes per post til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/tor Kjærstad Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Tilbud kan også leveres vår kontoradresse som er den samme som postadresse ovenfor. Tilbud må leveres i tidsrommet til 15.00, tilbud som ønskes innlevert utenfor dette tidsrom må avtales med den enkelte saksbehandler. Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Det er ikke adgang til å oversende tilbud ved elektronisk post eller pr telefaks. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 18 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 30. april 2014 kl Det er ikke adgang til å oversende tilbud ved elektronisk post eller pr telefaks. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev.

7 Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg RV 35 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. 19 Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbyder vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Tilbyders eventuelle kostnader ved utarbeidelse av tilbud dekkes ikke av oppdragsgiver. 20 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 22 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 23 Avlysning av konkurransen ØRIK forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. ØRIK kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 24 Tildelingskriterier og evaluering Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting % Pris 40 % Praktisk bruk/renhold 30 % Kvalitet og garanti 30 % Sum 100 % For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 6 (med 6 som best). Beskrivelse av hvordan evalueringen gjennomføres. Tildelingskriteriet pris (vektes 40 %), vil bli evaluert etter oppgitt pris per stol eks mva. som oppgitt i vedlagte prisskjema vedlegg 4. Tildelingskriteriet kvalitet og garanti (vektes 30 %), vil bli evaluert etter svarene i tabell i vedlegg 4 og evaluering av prøvestol.

8 Tildelingskriteriet praktisk bruk og renhold (vektes 30 %), vil bli evaluert etter svarene som oppgitt i tabell i vedlegg 4.