TILDELINGSKRITERIER og EVALUERING. vedr kjøp av. Lønns- og Personalsystem

Transkript

1 Saksnummer: 10/1240 TILDELINGSKRITERIER og EVALUERING vedr kjøp av Lønns- og Personalsystem

2 Innhold 1. INNLEDNING TILDELINGSKRITERIENE Pris Tekniske krav Funksjonelle krav til leveransen Krav til leveranseprosjektet TILBUDSEVALUERING GRIPs evalueringsverktøy Metodikk Beregning PRISTILBUDSSKJEMA... 6 Arkivsak 10/1240 Side 2 av 7

3 1. INNLEDNING Dette vedlegget bekrefter tildelingskriteriene, og utdyper TFKs anvendelse og evaluering av disse. Pristilbudsskjema forefinnes i vedlegg Prisskjema skal benyttes slik de fremstår fra TFK, eller i henhold til våre anvisninger, jf pkt 4 nedenfor. Prisskjema skal fylles ut, dateres, signeres og påføres selskapets stempel. Leverandør må oppgi akkurat hva han er bedt om i kolonnene han skal fylle inn. Feilaktig og/eller manglende utfylling kan føre til avvisning av tilbudet. Alle priser skal oppgis i NOK eksklusiv merverdiavgift (XM). 2. TILDELINGSKRITERIENE Valg av leverandør skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Pris Tekniske krav Funksjonelle krav Krav til leveranseprosjekt Underpunktene bygger på den detaljerte beskrivelsen av hvert av de nevnte kriteriene i vedlegg , inklusive alle underpunkter. Vi presiserer at vi stiller krav til dokumentasjon/redegjørelse/beskrivelser, jf vedlegg 1 pkt 3, som kan sannsynliggjøre at tilbudte betingelser for hvert av tildelingskriteriene er reelle og vil kunne bli opprettholdt gjennom hele kontraktsperioden. 2.1 Pris Med pris forstås én beregnet totalsum basert på pristilbudsskjema (vedlegg 2.1), inklusive alle programvarelisenser, vedlikehold og service gjennom avtaleperioden, og gjennomføring av prosjektet. Totalpris som tildelingskriterium vektes med 25 %. 2.2 Tekniske krav Tekniske krav inndeles i underpunkter vedrørende driftsmiljø, integrasjon, tilgang til data og informasjonssikkerhet. For konkretisering av de enkelte underpunkt til tildelingskriteriet henvises til vedlegg 1.1. Tekniske krav som tildelingskriterium vektes med 15 %. Underpunktenes viktighet angis slik: Tekniske krav Oppgi punktenes viktighet (Skala 1-5) Driftsmiljø 1 Integrasjon 5 Tilgang til data 2 Informasjonssikkerhet 1 Arkivsak 10/1240 Side 3 av 7

4 2.3 Funksjonelle krav til leveransen Funksjonelle krav inndeles i underpunkter vedrørende overordnede krav, lønn, personalområdet, fravær, refusjoner, reiseregninger, forhandling, rekruttering, kompetansekartlegging, og tid og fravær. For konkretisering av de enkelte underpunkt til tildelingskriteriet henvises til vedlegg 1.2. Funksjonelle krav som tildelingskriterium vektes med 45 %. Underpunktenes viktighet angis slik: Funksjonelle krav Oppgi punktenes viktighet (Skala 1-5) Overordnede krav 5 Lønn 4 Personalområdet 3 Fravær 3 Refusjoner 5 Reiseregninger 4 Forhandling 3 Rekruttering (opsjon) 1 Kompetansekartlegging (opsjon) 2 Tid og fravær (opsjon) Krav til leveranseprosjektet Krav til leveranseprosjektet inndeles i underpunkter vedrørende organisering av prosjekt, generelle krav til konsulentbistand, generelt for tekniske tjenester, konvertering, opplæring og dokumentasjon, test og godkjenning, kvalitetssikring, vedlikehold og videreutvikling, samt driftsmodell. For konkretisering av de enkelte underpunkt til tildelingskriteriet henvises til vedlegg 1.3. Leveranse som tildelingskriterium vektes med 15 %. Underpunktenes viktighet angis slik: Leveranseprosjekt Oppgi punktenes viktighet (Skala 1-5) Organisering av prosjekt 1 Generelle krav til konsulentbistand 1 Generelt for tekniske tjenester 1 Konvertering 5 Opplæring og dokumentasjon 3 Test og godkjenning 1 Kvalitetssikring 1 Vedlikehold og videreutvikling 1 Driftsmodell 1 Arkivsak 10/1240 Side 4 av 7

5 3. TILBUDSEVALUERING For å evaluere hvilket tilbud som er best må det oppstilles tildelingskriterier. Kriteriene benyttes for rangering av de tilbud som oppfyller krav i kravspesifikasjonen. Tilbud som, ut i fra en samlet vurdering av tildelingskriteriene i pkt. 2 flg, samt sammenstilt med konkurrerende tilbud, kommer best ut med hensyn til vektet indeksverdi (se pkt 3.1 nedenfor), er å betrakte som økonomisk mest fordelaktig, og vinner leveransen på den spesifikke anskaffelsen som det inngis tilbud på. 3.1 GRIPs evalueringsverktøy Troms fylkeskommune vil i denne konkurransen benytte GRIPs evalueringsverktøy for alle innkomne tilbud. Verktøyet er en Excel-basert evalueringsmetodikk som i sin tid ble utarbeidet av GRIP senter, og som bygger på Fishbeins poengsystem fra Verktøyet, slik det fremstår her, er viderebearbeidet ved Hedmark fylkeskommune. Verktøyet er tilgjengelig for gjennomsyn på Metodikk Metodikken er enkel og brukervennlig. Først må kvalifikasjonskravene, det vil si krav til leverandør, oppfylles. Deretter må eventuelle minimumskrav til leveransen oppfylles. Alle underpunkter (se tabeller under pkt ) vil bli vurdert i sin helhet, og vurdert karakter gis etter en skala fra null til fem (med rom for inndeling med en desimal, for eksempel 1 2,5 4,2 5,7 osv), med utgangspunkt i vedlegg 2.4 Karakterskala. Konkurransen avgjøres gjennom beste score på tildelingskriteriene sammenholdt med pris, i henhold til beregning nøyere beskrevet under pkt Beregning Hvert tildelingskriterium tildeles en vekt (se pkt ), og hvert tildelingskriteriums underpunkt vektes internt (i henhold til punktenes viktighet, se tabeller under pkt ) og vurderes hver for seg. Hvert enkelt underpunkt er angitt med grad av viktighet på en skala fra 1 til 5 (der 5 er viktigst). Graden av viktighet bestemmer hvor stor andel av total vekt for det aktuelle tildelingskriterium som skal gjelde for det konkrete underpunktet. Viktighet for underpunktet omregnes til %-poeng etter følgende formel: For eksempel (med fem underpunkter) dersom gir dette Arkivsak 10/1240 Side 5 av 7

6 For hvert underpunkt er det fremsatt en rekke krav, jf vedlegg , som skal oppfylles, enten som MÅ eller BØR krav. Ved gjennomgang av tilbudene, blir hvert underpunkt gitt en vurdert karakter. Det enkelte underpunkt gis karakterer på en skala fra 0-5, evaluert i forhold til tilbyders dokumentasjon, der 5 er best. Krav som ikke beskrives vil gi karakter = 0. MÅ-krav er definert som absolutte krav for om tilbudet kan tas i betraktning eller ikke. Det vil si, dersom et MÅ-krav oppnår karakter 0, vil det medføre avvisning. Hver karakter multipliseres med viktigheten omregnet i %-poeng for hvert enkelt underpunkt, og hver kalkulasjon for alle underpunkter summeres til en delsum. Hver delsum (for hvert tildelingskriterium) summeres til en samlet poengsum for hvert enkelt tilbud. Til slutt foretas en indeksering, hvor den enkelte tilbudte pris måles mot laveste tilbudte pris, og hver oppnådde poengsum måles mot høyeste oppnådde poengsum. Det skjer dermed ingen tilsløring gjennom at poeng regnes om til kroner eller motsatt, og slik kan pris veies mot poengene, og en endelig tilbudsrangering kalkuleres til en vektet indeks. Fleksibiliteten er ivaretatt gjennom å bruke Excel, hvor alle formler ligger lett tilgjengelig (se henvisning til verktøy under pkt 3.1). 4. PRISTILBUDSSKJEMA Pristilbudsskjema og prismatriser finnes i vedlegg Prismatrisene skal inneholde alle relevante kostnader forbundet med leveransen, basert på de nøkkeltallopplysningene som fremgår av vedlegg 1 pkt 2. Nøkkeltall er ikke absolutte, men retningsgivende. Dersom tilbyder ser tjenester, lisenser eller andre kostnadsdrivere, som ikke er tatt med, men som burde vært tatt med, skal disse legges inn i matrisen og prises. Øvrige endringer eller tillegg fra tilbyder er ikke tillatt. Kostnadselementer som ikke eksplisitt er tatt med vil anses for inkludert i samlet totalpris. Leverandør benytter grønne felt for å angi type (kolonner merket med x ), volum og pris. Skjemaet er kun å anse som et teknisk skjema til bruk for evaluering av innkomne tilbud, all den tid prising blant annet baseres på nøkkeltallsopplysninger. Det innebærer at de volum som tilbys ikke på noen måte er bindende for TFK, men kun et uttrykk for en nøye estimert fordeling av forbruk som det skal leveres tilbud på. Det forutsettes at de volum og priser som tilbys og oppgis i prisskjemaet tar høyde for de betingelser som fremkommer av kravspesifikasjonen (vedlegg 1-1.4). Det henvises for øvrig også til de kontraktsvilkår som fremkommer av vedlegg 3 (alminnelige vilkår). I vedlegg 2.1 skal oppgis lisenspriser for standardisert programvare, eventuelle pristillegg for tilpasninger utover standard, med nøyaktig henvisning til besvarelse av kravspesifikasjon, pris vedrørende vedlikehold, brukerstøtte, dokumentasjon, opplæring og implementeringstjenester (overført fra vedlegg 2.2). De angitte opsjoner er ikke inkludert i totalpris (eller tildelingskriteriet pris), og følgelig ikke gjenstand for evaluering. Pristilbudsskjema vedrørende implementeringstjenester i vedlegg 2.2 er ikke uttømmende, kun retningsgivende, jf pkt 4 første avsnitt ovenfor. Tilbudt timepris for implementeringstjenester skal være faste i implementeringsperioden, og ikke gjenstand for Arkivsak 10/1240 Side 6 av 7

7 prisregulering. Kostnader for implementeringstjenester er inkludert i totalpris, og derav gjenstand for evaluering. Vedlegg 2.3 gjelder timepriser for konsulentarbeid og rådgivning gjeldende i avtaleperioden etter fullendt implementering. Timeprisene er ikke faste i avtaleperioden, og er gjenstand for regulering, jf vedlegg 3 pkt 5. Videre skal de ikke inkluderes i totalpris, og er følgelig ikke gjenstand for evaluering. Papirversjon av tilbudsskjema skal alltid fylles ut, all den tid prisskjema skal dateres, signeres og påføres firmaets stempel. Elektronisk versjon av prisskjema (Excel) finnes vedlagt utlysningen for nedlasting på Doffin, og skal leveres ferdig utfylt på CD-ROM eller USB-minnepenn. Det er ikke anledning til å levere elektronisk skjema på e-post. Det er tilbyders ansvar å påse at det er samsvar mellom innleverte papirversjon og innleverte elektroniske versjon. Ved avvik mellom disse, og hvor det er tvil om hvilken versjon som er den korrekte, kan TFK velge å avvise tilbudet. Tilbyder må påse at elektronisk versjon av tilbudsskjema ikke er skadet, og kan åpnes, leses og brukes som grunnlag for evaluering av tilbud. Pristilbudsskjema skal leveres bak skilleark 4 i tilbudet, jfr Grunndokumentet pkt 4.9. Arkivsak 10/1240 Side 7 av 7