KONKURRANSEGRUNNLAGET FOR MATVARER OG SKOLEFRUKT

Transkript

1 FLAKSTAD KOMMUNE ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAGET FOR MATVARER OG SKOLEFRUKT Ramberg, 3.juni 2009

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. ANBUDSINNBYDELSE Side Omfang 1.2 Avtaleperiode 1.3 Priser 1.4 Kontrakt 1.5 Innlevering 1.6 Åpning 1.7 Vedståelsesfrist 1.8 Kontaktpersoner 2. ANBUDSBESTEMMELSER Side Konkurransegrunnlaget 2.2 Forbrukstall 2.3 Kriterier for kvalifikasjon 2.4 Kriterier for valg 3. KONTRAKTSBESTEMMELSER Side Priser 3.2 Prisendringer 3.3 Fakturering/betaling 3.4 Fakturering/betaling 3.5 Leveringsgaranti 3.6 Emballasje 3.7 Produktopplysninger, samarbeid etc. 3.8 Transport av avtalen 3.9 Statistikk 3.10 Reklamasjon 3.11 Oppsigelse 3.12 Lover og Tvister 4. PRISUTFYLLINGSSKJEMA Vedlegg I 5. VIRKSOMHETSOVERSIKT OVER ETATER / INSTITUSJONER SOM DELTAR I INNKJØPSORDNINGEN 6. MILJØERKLÆRING GENERELL HMS OG MILJØERKLÆRING Vedlegg II Vedlegg III 2 av 8 sider

3 1. ANBUDSINNBYDELSE 1.1 OMFANG Flakstad kommune innbyr herved til åpen anbudskonkurranse på matvarer og skolefrukt. Tilbudet gjelder for den daglige drift av Flakstad kommunes etater/institusjoner som til enhver tid er tilknyttet kommunens innkjøpsordning. Jfr. vedlegg II. I de tilfeller innkjøpet defineres som egne prosjekter står etatene/institusjonene fritt til å gå ut til andre leverandører. Det er mulig å gi inn tilbud på deler av varespekteret. Kommunen forbeholder seg retten til å anta pr varegruppe (se forsiden) eller hele tilbudet fra tilbyder AVTALEPERIODE Avtalen skal gjelde i perioden til , med mulighet til forlengelse i ytterligere ett år. Det er en gjensidig oppsigelsesrett (skriftlig) med 3 måneders varsel PRISER Det skal oppgis priser inklusive alle avgifter på vedlagte prisskjema. I tillegg skal det oppgis en generell rabatt i % pr. varegruppe. Det vises til prisskjema (vedlegg I) KONTRAKT Det vil bli opprettet kontrakt mellom kommunen og den/de som får sitt/sine tilbud antatt. Jfr. Pkt. 3. Kontraktsbestemmelser. Oppdragsgiver presenterer forslag til avtale. 1.5 INNLEVERING Datert og underskrevet tilbudet i lukket konvolutt merket matvarer og skolefrukt skal være mottatt av: Flakstad kommune Rådmannen 8380 Ramberg I tillegg bes prisskjemaet sendt elektronisk. innen den, 30.juni 2009 kl av 8 sider

4 1.6 ÅPNING Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Vi forbeholder oss retten til å forkaste samtlige tilbud VEDSTÅELSESFRIST Tilbudene skal vedstås i 10 uker fra tilbudsfristens utløp, 8.september KONTAKTPERSONER Administrative spørsmål: Flakstad kommune v/ Rådmannen 8380 Ramberg Telefon: E-post: egil.heitmann@flakstad.kommune.no 4 av 8 sider

5 2. ANBUDSBESTEMMELSER 2.1 KONKURRANSEGRUNNLAGET: De regler og betingelser som gjelder for tilbudet er gitt i følgende dokumenter: Punkt 1. Anbudsinnbydelsen Punkt 2. Anbudsbestemmelser Punkt 3. Kontraktsbestemmelser Punkt 4. Prisskjema (Vedlegg I) Punkt 5. Virksomhetsoversikt over etater/institusjoner som deltar i innkjøpsordningen (Vedlegg II) Punkt 6. Miljøerklæring Generell HMS og miljøerklæring (Vedlegg III) 2.2 FORBRUKSTALL: Forbrukstallene for 2007 utgjør ca NOK Forbrukstallene for 2007 utgjør ca. forbruk for ett år og er oppgitt totalt for alle etater/institusjoner som er tilknyttet kommunens innkjøpsordning. Volum er et anslag for årlig forbruk, og kan variere. 2.3 KRITERIER FOR KVALIFIKASJON: For å kunne delta i konkurransen kreves følgende: Firmaattest Skatteattester som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS egenerklæring/ miljøegenerklæringer Referanser fra tilsvarende leveranser System for oppføling av kunder (opplæring, statistikk) Engangsemballasje: Hvis engangsemballasje benyttes, kreves det at leverandøren er medlem av Grønt Punkt Norge AS eller kan legge frem dokumentasjon som viser at leverandøren har et eget system for innsamling og gjenvinning av emballasje som ikke gir oppdragsgiver noen merkostnader. Dokumentasjonskrav: Bevis for medlemskap i Grønt Punkt Norge, eller beskrivelse av eget innsamlings- og gjenvinningssystem KRITERIER FOR VALG: Vi vil velge leverandør/er etter følgende kriterier, og med følgende vekting. Pris 50 poeng Service/ oppfølging 30 poeng Miljø 20 poeng 100 poeng Ad. Pris Ved prisangivelse skal vedlagte prisskjema benyttes. Jfr. Vedlegg I. Prisene skal være oppgitt i NOK pr. stk, inkl. emballasje, eks.mva, minus eventuell rabatt og fritt levert de enkelte etater/ virksomhet. 5 av 8 sider

6 Det skal oppgis en rabattsats i % i henhold til datert prisliste for hele varespekteret eller på de enkelte varegrupper. Dato og betegnelse på prislister, samt brosjyrer skal vedlegges! Ad. Miljø Det forutsettes at firmaet har en miljøsertifisering. I den grad dette ikke forligger, må det i løpet av 1 år fra kontraktens inngåelse foreligge en slik sertifisering. Vedlagte miljøerklæringer skal fylles ut og leveres inn sammen med anbudet. Papir skal være miljømerket. Ad. Service/ oppfølging Her vurderes tilbyders tilbudte service og oppfølging. Under dette kriteriet vil det bli lagt vekt på tilbyders beskrivelse av fjerning av emballasje, utplassering og leveringstid. Tilbyder må i sitt tilbud beskrive sin logistikk og leveringsmåte, samt beskrive returordninger. Retur vil omfatte reklamasjon på produkter av for dårlig kvalitet, feilleveringer og feilbestillinger. Retur av feilleverte varer og varer av dårlig kvalitet skal skje kostnadsfritt og på det tidspunkt som avtales med enheten, som har fått levert varene. Hvis oppdragsgiver må foreta erstatningskjøp fra andre leverandører, og det gir økte kostnader for oppdragsgiver må tilbyder dekke merkostnaden. Produkter kan etter godkjenning fra bestiller erstattes av annet produkt, men da til samme pris. Leverandøren må forplikte seg til å informere om nye relevante produkter som kommer inn under kategorien volumprodukter. 6 av 8 sider

7 3. KONTRAKTSBESTEMMELSER 3.1 PRISER: Prisene gjelder ved uttak etter behov i henhold til godkjente kontraktspriser. Tilbud i perioden som er gunstigere enn de avtalte betingelser, gjelder automatisk for kommunen. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte virksomhet som omfattes av avtalen. Hvis det i avtaleperioden skulle bli endringer i antall institusjoner, gjelder avtalen for de institusjoner som til enhver tid er tilsluttet den kommunale innkjøpsordningen. 3.2 PRISENDRING: Prisendringer i avtaleperioden skal ikke overstige det som kan dokumenteres som kostnadsøkninger for den enkelte vare. For importerte varer kan endringer i valutakurser på mer enn +/- 2% som har betydning for beregning av produktets pris, føre til prisendring. Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før iverksettelse. Produktskjema skal samtidig oppdateres og innsendes. Prisendringen kan ikke settes i kraft før kommunen v/ rådmannen har godkjent denne. Dersom leverandørens produkter får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Etter at kommunen skriftlig har godkjent prisøkningen, plikter leverandøren å distribuere de nye prislistene til aktuelle etater/institusjoner. 3.3 FAKTURERING/BETALING: Betalingsbetingelsene er: Fri leveringsmåned + 30 dager netto etter mottatt og godkjent faktura/vare. Det skal ikke beregnes noen former for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes i henhold til morarenteloven. Fakturaen skal referere til avtalepriser i henhold til kommuneavtalen. Fakturaen skal referere til ordrenummer eller rekvisisjonsnummer/bestillernummer gitt av kommunen. Foreligger ikke dette, må det oppgis navn på den som har bestilt varen og hvor den ble levert. Betalingsbetingelsene gjelder alle produkter som firmaet fører, også de som ikke er omfattet av avtale. 3.4 LEVERINGSGARANTI: For vareleveranser er leveringsbetingelser forutsatt fritt levert og fakturert direkte til den enkelte etats / institusjons lager, og uttak vil skje etter behov. Dvs. franko / DDP i henhold til Incoterms av 8 sider

8 Leverandøren skal lagerføre de produkter som avtalen gjelder. Ved vareknapphet skal leverandøren gi leveringer til den enkelte kommunale virksomhet høyeste prioritet. Etter nærmere avtale med den enkelte virksomhet, kan leverandøren opprette sikkerhetslager på varer der dette er hensiktsmessig. Normalt skal dette skje uten omkostninger for virksomheten EMBALLASJE Der engangsemballasje benyttes, kreves det at leverandøren er medlem av Grønt Punkt Norge AS eller kan legge frem dokumentasjon som viser at leverandøren har et eget system for innsamling og gjenvinning av emballasje som ikke gir oppdragsgiver noen merkostnader. 3.6 PRODUKTOPPLYSNINGER, SAMARBEIDE ETC.: Leverandøren skal ta kontakt med de aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi de nødvendige produktopplysninger og informasjon om leveringsforhold. Dette skal inkludere varekatalog og oppdatering av denne, samt aktuelle produktdatablad. Leverandøren skal i nødvendig grad utføre brukeropplæring for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostnader for kommunen. 3.7 TRANSPORT AV AVTALEN: Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen som til enhver tid er tilknyttet avtalen til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. 3.8 STATISTIKK: Leverandøren skal uten omkostninger for kommunen, utarbeide leveringsstatistikk for den enkelte virksomhet. Kommunen skal også kunne få dette for alle virksomheter samlet. Statistikken skal inneholde opplysninger om levert mengde, forbruk i kroner og eventuelt andre aktuelle opplysninger. Det forutsettes kvartalsvis statistikkrapportering. 3.9 REKLAMASJON: Hvis varen ved levering har feil eller mangler, må reklamasjoner skje omgående. Den enkelte virksomhet avgjør om varen skal avvises eller om den skal godtas mot reduksjon i prisen. Avviste varer skal byttes omgående for leverandørens regning OPPSIGELSE: Ved vesentlig misligholdelse av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Kommunen kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens produkter har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. Forøvrig kan avtalen sies opp ved prisendringer. Jfr. Punkt LOV OG TVISTER: Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen, skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten løses ved ordinær rettssak. At en tvist er brakt til avgjørelse ved ordinær rettssak, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser ifølge avtalen. Verneting er Lofoten Tingrett. Alle avvik/endringer fra denne avtalen må for å være gyldig foreligge i skriftlig form undertegnet av partene. 8 av 8 sider