Vedlegg 1-Kravspesifikasjon. Arbeidsreiser for personer med nedsatt funksjonsevne

Transkript

1 Vedlegg 1-Kravspesifikasjon Arbeidsreiser for personer med nedsatt funksjonsevne

2 Innholdsfortegnelse 1 Beskrivelse Minimumskrav Kjøreplan Avbestillinger Nye /endring av eksisterende passasjerer Kapasitet Håndtering av egenandel Kontaktperson Krav til oppmøte / utførelse av transportoppdrag Krav til sjåfør Vognmateriell Løyve Taushetsplikt Tildelingskriterier Pris Fleksibilitet Miljø Tilbudsskjema - spesifisering... 7

3 1 BESKRIVELSE Oppdragsgiver vil inngå avtale med leverandør på arbeidsreiser for personer med nedsatt funksjonsevne for perioden med opsjon 1+1 år. I punkt 2 beskrives minimumskravene. Dette skal dokumenteres, se vedlegg 8 i konkurransegrunnlaget for egenerklæring. Tilbydere som ikke har vedlagt signert egenerklæring i tilbudet vil bli avvist/forkastet. I punkt 5 gis en utfyllende beskrivelse av hva som vil bli vektlagt under de ulike tildelingskriteriene, samt hvilke krav til dokumentasjon som stilles. 2 MINIMUMSKRAV 2.1 Kjøreplan Leverandøren skal på grunnlag av bestilling fra transporttjenesten ved Helse og velferdskontor Midtbyen (heretter kalt transporttjenesten) utarbeide en kjøreplan som setter passasjerene i fokus. Kjøreplanen skal basere seg på samkjøring der det er praktisk og ha kortest mulig transportavstand. Kjøreplanen skal gi forutsigbare hentetider som gir kort ventetid. Øvre grense for hvor lang tid passasjerene skal transporteres er 45 min. Transporttid utover dette skal godkjennes av transporttjenesten. Transporttjenesten kan gi enkelte personer rettighet til å bestille reisene selv. For eksempel er det pr dags dato en person som har som holder konserter på ulike helsehus. Denne personen sender bestilling til leverandør med kopi til transporttjenesten. Bestillingene er for en måned av gangen og sendes inn før månedens start. Vedlegg 10 viser eksempel fra dagens bestilling og representerer et normalt volum pr uke. 2.2 Avbestillinger Avbestillinger av transport vil normalt gjøres i god tid og senest 7 dager i forveien, dette forutsatt at avbestillingen er forutberegnlig. Når det gjelder sykdom, vil transporten normalt bli avbestilt på morgenen. Avbestillinger iht. til dette skal ikke faktureres. 2.3 Nye /endring av eksisterende passasjerer Melding om bestilling/endring av transport sendes fra transporttjenesten til leverandøren. Oppdrag skal normalt effektueres innen 3 virkedager. Effektueringstid over 3 virkedager skal godkjennes av transporttjenesten. 2.4 Kapasitet Leverandør må ha kapasitet til å håndtere transporten ved utvidelse av antall personer som skal ha skyss. Dette enten gjennom eget vognmateriell og sjåfører eller via underleverandører. 2.5 Håndtering av egenandel Alle som har arbeidsreiser skal betale egenandel pr. d.d. 15 kr pr tur, TK tar forbehold om at egenandelen kan endre seg. Egenandelen skal betales til leverandøren, og leverandøren skal 3

4 legge til rette for at personene får faktura for egenandelen. Betalingsvilkår iht. kommunens krav, jfr. konkurransegrunnlagts vedlegg 9 Kontrakt, pkt Kontaktperson Den daglige kontakten mellom TK og transportøren vil ivaretas av transporttjenesten. 2.7 Krav til oppmøte / utførelse av transportoppdrag Transportoppgavene skal gjennomføres slik at de reisende får utført sin transport og samtidig får en positiv opplevelse av reisen. Transporten skal utføres med høy sikkerhet og med god komfort for passasjerene. Tilbyder har alt ansvar for gjennomføring av transporten, og er ansvarlig for at: kjøretøyet som utfører transporten møter opp til avtalt tid transportøren skal registrere reisene elektronisk 2.8 Krav til sjåfør Det skal være faste sjåfører og faste vikarer som har god kjennskap til passasjergruppene fysisk funksjonshemmede og psykiske utviklingshemmede. Det skal være faste sjåfører for å sikre at sjåførene opparbeider seg kjennskap og en god relasjon som gir passasjerene en best mulig opplevelse av transporten. Sjåførene skal: gjennom hele avtaleperioden ha gjennomført opplæring i grunnleggende førstehjelp i løpet av de siste 2 år bære uniform beherske norsk språk sørge for at passasjerene bruker bilbelte ha liste over navn på passasjerene som skal transporteres forholde seg profesjonelt til alle passasjerer hjelpe passasjerene inn og ut av bilen ved behov aktivt tilby assistanse ved behov påse at eventuell bagasje og individuelt tilpasset sikringsutstyr kommer på plass være serviceinnstilt og ha samarbeidsevne overfor passasjerene, pårørende og oppdragsgiver bagasje og hjelpemidler skal sikres under kjøring Sjåførene skal ha gjennomført kurs i økonomisk kjøring, av ekstern kursholder, innen kontraktsoppstart. Dokumentasjon på at sjåførene har gjennomførte kurs eller egenerklæring på at de vil gjennomføre kurs innen kontraktsoppstart skal vedlegges tilbudet. Om kurs gjennomføres innen kontraktsoppstart skal dokumentasjon på gjennomført kurs legges frem for oppdragsgiver før kontraktsoppstart. 2.9 Vognmateriell Bilene skal ha forskriftsmessig sikkerhetsutstyr og tekniske hjelpemidler tilpasset passasjerenes behov. Sjåførene skal være opplært i bruk av utstyret. For transport av passasjerer som krever spesialbil tilpasset rullestoltransport, skal vognmateriell som er spesielt oppbygget for dette formål benyttes. Kjøretøyene skal: 4

5 være utstyrt med bilbelter til alle passasjerer, helst 3-punktsseler være røykfri være utstyrt med førstehjelpsutstyr være utstyrt med kommunikasjonsutstyr kjøretøy over 3,5 tonn skal være i henhold til kravene til EURO-klasse 4, jfr. kjøretøyforskriften, eller bedre kjøretøy under 3,5 tonn skal ikke ha et CO 2 -utslipp som overstiger 159 gram CO 2 /km 2.10 Løyve Næringsdrivende og selskaper som kan oppfylle kravene til løyve for persontransport som beskrevet over eller selskaper som opptrer på vegne av slike kan gi tilbud. Ved tilbudsinnlevering skal tilbyder inneha dette løyve Taushetsplikt Tilbyder må signere vedlagte avtale om behandling av personopplysninger (vedlegg 13). Tilbyders personale som utfører oppdrag, eller som kommer i kontakt med informasjon om oppdrag, skal undertegne taushetserklæring. 3 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Tildelingskriterier: Vekting: Pris 70 % Fleksibilitet 20 % Miljø 10 % 3.1 Pris Vektes med 70 %. Det skal oppgis pris pr km for personbil og minibuss i den rekkefølgen som er forespurt i vedlegg 2. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva. Prisene skal være faste første avtaleår. Prisen skal være inkl. egenandelen til de reisende, egenandelene betales av den reisende og trekkes fra turprisene som faktureres til TK. Pris pr km gjelder ved kjøring med passasjer. Ved samkjøring: fra oppmøte ved første passasjer til avlevering siste passasjer på ruten. Om samme kjøretøy benyttes på flere ruter etter hverandre, anses det som forskjellige ruter om kjøretøyet ikke har passasjer på deler av turen. TK skal faktureres for antall kjørte km minus egenandelen til de reisende. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til. Oppdragsgiver 5

6 godtar ikke fakturering for tilkjøring til oppmøteplass, og lignende for frakjøring fra avlastingsplass. Det godtas ikke minstepris for oppdrag i form av minimum fakturert timeforbruk eller lignende. Alle kostnader knyttet til transporten skal være innbakt i timepris. Case: Med utgangspunkt i vedlagt transportbehov (vedlegg 10) skal tilbyder utarbeide en kjøreplan pr dag i uken, se konkurransegrunnlagets vedlegg 10 Ukesoversikt (jfr. pkt 3.3 miljø). I kjøreplanen må det fremkomme hvilket kjøretøy (reg.nr. eller annen identifikasjon, jfr. pkt 3.3 miljø) og kjøretøystørrelse som vil hente hvilke personer og ved samkjøring i hvilke rekkefølge. Avstanden i km pr tur (både tur med enkeltpassasjer eller samkjøring, ved samkjøring skal antall km på ruten oppgis) må komme tydelig frem. Antall km pr tur skal benyttes til å beregne pris på kjøreplanen basert på oppgitt pris pr km for de 2 kjøretøykategoriene. Egenandelene skal ikke trekkes fra i caset. Beregning av poeng ut ifra pris på turer i case. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, resterende vil oppnå poeng % - vis i forhold til laveste pris. Pris besvares i vedlegg 2 Tilbudsskjema, bruk eget oppsett på kjøreplan. Oppsettet må være ryddig og selvforklarende. 3.2 Fleksibilitet Vektes 20 %. Følgende vil bli vektlagt under kriteriet: Tilbyder skal beskrive sin fleksibilitet knyttet til endring av hentetid samme dag, dette for eksempel om en passasjer ikke er klar og må hentes senere enn i avtalt kjøreplan. Enkelte passasjerer kan ha behov for ekstra tid ved henting, beskriv hvordan tilbyder vil kunne tilpasse seg dette. Viser til pkt. 2.3 om bestilling av transport til nye passasjerer eller endring av tidligere bestilt transport. Hvor kort effektueringstid i antall virkedager kan tilbyder garantere etter bestilling/endring? Med effektueringstid menes endring av kjøreplan og iverksettelse av transport iht. endret kjøreplan. Maksimal effektueringstid er iht. pkt 2.3 på 3 virkedager. Hvor kort avbestillingsfrist i antall dager kan tilbyder tilby for kostnadsfri avbestilling ved forutberegnlige avbestillinger, for eksempel ved ferie. Viser til pkt 2.2 om maksimalt 7 dager. Besvares på eget ark. 3.3 Miljø Vektes 10 %. Case: Med utgangspunkt i vedlagt transportbehov skal tilbyder utarbeide en kjøreplan pr dag i uken, se konkurransegrunnlagets vedlegg 10 Ukesoversikt (jfr. pkt 3.1 pris). I kjøreplanen må det fremkomme hvilket kjøretøy (reg.nr. eller annen identifikasjon, se nedenfor) og kjøretøystørrelse som vil hente hvilke personer og ved samkjøring i hvilke rekkefølge. Avstanden i km pr tur (både tur med enkeltpassasjer eller samkjøring, ved samkjøring skal antall km på ruten oppgis) må komme tydelig frem. Oppdragsgiver vil ta en skjønnsmessig miljøvurdering av tilbyders kjøreplaner. I den anledning må tilbyder oppgi følgende informasjon om kjøretøyene som vil bli benyttet til 6

7 arbeidsreiser for personer med nedsatt funksjonsevne, alle kjøretøy må oppgis med reg.nr. eller annen identifikasjon: Oversikt over kjøretøy over 3,5 tonn som vil bli benyttet til oppfyllelse av oppdraget o Hvilke av kjøretøyene over 3,5 tonn som vil bli benyttet til oppfyllelse av oppdraget som er i henhold til EURO-klasse 5, jfr. kjøretøyforskriften. Oversikt over kjøretøy under 3,5 tonn som vil bli benyttet til oppfyllelse av oppdraget o Hvilke av kjøretøyene under 3,5 tonn som vil bli benyttet til oppfyllelse av oppdraget som har et CO 2 -utslipp som er lavere enn 120 gram CO 2 /km. o Hvilke av kjøretøyene under 3,5 tonn som vil bli benyttet til oppfyllelse av oppdraget som har et CO 2 -utslipp mellom 120 og 140 gram CO 2 /km. Oversikt over kjøretøy som vil bli benyttet i oppdraget som benytter drivstoff som pr. i dag ikke kommer fra fossile kilder, for eksempel biodiesel, biogass, etanol, strøm og lignende. Tilbyder må oppgi hvilket drivstoff som benyttes i kjøretøyet. Oversikt over kjøretøy som vil bli benyttet i oppdraget som kjører på piggfrie vinterdekk. Kjøreplan besvares i eget oppsett, opplysninger om kjøretøy besvares i vedlegg 2 Tilbudsskjema, fanen miljø. 4 TILBUDSSKJEMA - SPESIFISERING Alle tilbydere skal fylle ut vedlegg 2 Tilbudsskjema, begge arkene skal fylles ut. I spesifikasjonens Ark 1 Prisskjema er det ikke lagt opp til at det skal skrives inn flere linjer enn de oppsatte, og disse skal fylles ut. Det skal ikke settes inn eller tas ut linjer eller kolonner fra arket eller endre formater. Ark 1 Prisskjema Ark 2 Miljøskjema 7