Anbudskonkurranse rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold Kommersielle forhold

Transkript

1 Anbudskonkurranse rammeavtale tilrettelagt skoleskyss Vestfold 2014

2 Innholdsfortegnelse 1 Pris og prisskjema Godtgjørelse Økonomisk insentiv for samkjøring Rullestoltillegg Avregnings- og oppgjørsrutiner Fakturering Krav til faktura Vedlegg til faktura Avbestilling og bomturer Prisregulering Avvik og gebyrer... 7 Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 2 av

3 1 Pris og prisskjema 1.1 Godtgjørelse Transportøren godtgjøres i henhold til tilbudt fast turpris for tur med passasjer(er) inntil 5 km, bilkategori og deloppdragsområde, angitt i bilag B1. Tilbudte priser er i NOK eks. mva og gjelder frem til første prisregulering Reguleringen skal skje iht., pkt.4. I tillegg godtgjøres transportøren for alle kjørte km med passasjer(er) over 5 km, etter kilometersats fastsatt av VKT. Godtgjørelse for kjøring over 5 km beregnes for hver 0,1 km og kilometersatsene er pr flg: Liten bil (1 til 4+ passasjerer) Kr. 19,50 inkl. mva (kr.18,- eks. mva) Stor bil (1 til 10+ passasjerer inkl. en rullestolplass) Kr. 30,20 inkl. mva (kr. 28,- eks. mva) Kilometersatsene gjelder frem til første prisregulering Reguleringen skal skje iht., pkt.4. Med unntak av insentiv for samkjøring og tillegg for passasjer i rullestol er godtgjørelsen slik den er angitt over, VKTs totale godtgjørelse til transportør for den definerte leveransen. Det godtgjøres således ikke for særskilte kostnader som bompenger, barnesete, adm. omkostninger, faktureringsgebyr m.m., som transportør måtte ha for utføring av transportoppdragene. For transportoppdrag tildelt etter mini-konkurranse godtgjøres transportøren iht. avtalt pris, som er endelig og inkluderer godtgjørelse for alle kostnader som transportør måtte ha for utføring av transportoppdragene. Transportør godtgjøres kun for gjennomførte transportoppdrag bestilt fra oppdragsgiver - utført med passasjer(er) i bilen. Bomturer godtgjøres kun når kriterier beskrevet i, pkt. 3 er oppfylt. Godtgjørelse for bomturer er begrenset til avtalt fast turpris for tur med passasjer(er) for inntil 5 km for liten eller stor bil uten tillegg for evt. overskytende km.. For bomturer ved transportoppdrag vunnet etter mini-konkurranse godtgjøres det tilsvarende 10 km * fast kilometersats for liten eller stor bil, fastsatt av VKT (km-sats for kjøring over 5 km). Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 3 av

4 1.2 Økonomisk insentiv for samkjøring Samkjøring er når det transporteres flere enn 1 elev i samme bil på hele eller deler av strekningen i en tur. Samkjøring godtgjøres særskilt med et fast tillegg for elev nr. 2 og 3. Det faste tillegget er på kr. 50,- eks. mva. pr. elev. Samkjøring med flere enn 3 elever godtgjøres ikke særskilt. Samkjøringstillegget vil ikke bli regulert i kontraktsperioden. 1.3 Rullestoltillegg For skyss av elever som må sitte i rullestol under transporten kan det kreves et rullestoltillegg på kr. 50,- eks. mva. pr. tur. Rullestoltillegget vil ikke bli regulert i kontraktsperioden. 2 Avregnings- og oppgjørsrutiner 2.1 Fakturering Transportøren skal innen den 10. i påfølgende måned sende oppdragsgiver faktura på godtgjørelse for utført kjøring, med forfall 20. i samme måned. Transportøren har ansvar for korrekt fakturering iht. krav i pkt og 2.3. Angitt betalingsfrist forutsetter korrekte fakturaer m/vedlegg. Krav eldre enn 3 måneder godtgjøres ikke. Det utbetales ikke forskudd eller a-konto til transportøren. Eventuelle gebyr iht. pkt. 5 faktureres av oppdragsgiver. 2.2 Krav til faktura Det skal sendes en egen faktura for skyss av elever til grunnskoler og en egen faktura for skyss av elever til videregående skoler. For begge fakturaene skal det fordeles på midlertidig skyss (skade/sykdom) og fast skyss. I tillegg til lovpålagte formalkrav skal fakturaen også inneholde: Angivelse av datoperiode fakturaen gjelder for Angivelse av hvilke deloppdragsområde(r) fakturaen gjelder for Angivelse av om fakturaen gjelder midlertidig skyss (skade/sykdom) eller fast skyss Totalt fakturabeløp for perioden med og uten mva Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 4 av

5 2.3 Vedlegg til faktura Hver faktura skal spesifiseres med vedlegg som gir mer utfyllende opplysninger om det enkelte transportoppdrag. Fakturavedlegg skal for hvert transportoppdrag minimum inneholde: Bilens ID (Z-nr. eller lign.) Dato og klokkeslett for gjennomført tur Hente/leveringsadresse (til/fra skole) Skolens navn Eleven(e)s navn og ID-nr (ID-nr fremkommer på bestillingen fra VKT) Fast turpris Antall kjørte kilometer over 5 km Pris pr. km Samkjøringstillegg Rullestoltillegg I tillegg skal fakturavedlegget(ene) vise total sum fakturagrunnlag som direkte gjenspeiles i fakturert godtgjørelse angitt på fakturaen. Oppdragsgiver kan ut i fra kontrollhensyn sette ytterligere krav til spesifisering av grunnlag for fakturert godtgjørelse. 3 Avbestilling og bomturer Bomtur inntreffer når elev/kunde ikke har møtt til bestilt kjøreoppdrag. Transportør skal ta nødvendige initiativ for å unngå bomturer og/eller begrense omfanget av disse. Avbestillinger skal gjøres så tidlig som mulig og senest 1 time før turen skal gå. Avbestilles turen innen 1 times fristen er avbestillingen å anse som rettidig. Turer som avbestilles rettidig skal ikke faktureres. Turer som avbestilles etter fristen kan faktureres. Dersom melding om fravær gis om morgenen, men for sent til å få avbestilt turen innen fastsatt 1 times frist, kan ikke returen faktureres, hvis avbestillingen gjelder både tur og retur. Ved sammenhengende fravær mer enn 3 dgr. uten at transporten er avbestilt, skal transporten regnes som avbestilt og grunnlag for fakturering faller bort. Transportøren skal ha interne systemer som sikrer at sentralen /faktureringsansvarlig daglig blir varslet fra sjåførene om mottatte avbestillinger om fravær etc. direkte fra elev/foresatte eller at elev ikke har møtt og turen på forhånd ikke er avbestilt (bomtur). Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5 av

6 VKT vil gjennomføre kontroll for å sikre at faktureringsrutiner og krav er fulgt opp og gjennomført av den enkelte transportør. 4 Prisregulering Pr. 1. august hvert år, første gang 1.august 2015, beregnes reguleringsfaktor i henhold til pris- og kostnadsutviklingen. Oppdragsgiver vil før 01.august, når indeksende foreligger, informere transportørene om beregnet reguleringsfaktor som kan benyttes ved etterfølgende fakturering. Transportørene må selv innta reguleringen i sine fakturaer for å få rett til de justerte prisene. Retten til prisregulering faller bort dersom fakturaene ikke inneholder de justerte prisene for inneværende faktureringsperiode jfr. pkt Årlig justering av godtgjørelsen skjer pr i henhold til følgende formel: 0,55 x L + 0,35 x K + 0,1 x D L = endring i lønnskostnader K = endring i konsumpriser D = endring i dieselpriser De ulike grunnlagselementene måles slik: Lønnskostnader måles med basis i indeksøkningen for lønnsstatistikk for samferdsel, indeks for gjennomsnittlig avtalt månedslønn tabell 3 pr 1. kvartal hvert år, utgitt av Statistisk Sentralbyrå. Basis for første regulering er indeks pr 1. kvartal 2015 i forhold til indeks pr 1. kvartal Ved senere regulering benyttes lønnsnivået pr 1. kvartal det året justeringen beregnes i forhold til lønnsnivået 1. kvartal året før. Konsumprisene representeres ved Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. Basis for første regulering er konsumprisindeksen pr. juni 2015 i forhold til konsumprisindeksen pr. juni Ved senere reguleringer benyttes indeksen pr juni det året reguleringen beregnes i forhold til indeksnivået pr juni året før. Endring i drivstoffkostnadene måles som prosentvis endring i Statistisk Sentralbyrås tabell Konsumprisindeks, med kriterier varer og varegrupper, Autodiesel 2. Basis for første regulering er gjennomsnittlig indeks 1. halvår 2015 i forhold til gjennomsnittlig indeks 1. halvår Ved senere reguleringer benyttes indeksen pr. 1. halvår det året reguleringen beregnes i forhold til indeksen pr. 1. halvår det året før. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 6 av

7 5 Avvik og gebyrer VKT vil kontrollere transportørs oppfyllelse av kontrakten. Ved manglende oppfyllelse av krav kan VKT ilegge gebyrer. Gebyr kan ilegges for hvert enkelt påvist avvik. Det er ingen øvre grense for oppdragsgivers bruk av gebyrer. Hendelse Gebyr Transportør kan ikke levere kapasitet (antall biler) som avtalt når VKT bestiller et transportoppdrag Kr. 500 pr. tilfelle Transportør responderer ikke på VKTs bestilling av transportoppdrag Kr. 500 pr. tilfelle Bil tilfredsstiller ikke VKTs krav til kvalitet eller sikkerhet Kr. 500 pr. tilfelle Passasjerer blir ikke hentet/levert iht. bestilling og avtalt transportoppdrag Kr. 500 pr. tilfelle Mangelfull overholdelse av krav til fakturering og dokumentasjon Kr. 500 pr. tilfelle Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 7 av