Konsesjonsgrunnlag. Tjenestekonsesjon for frisørtjenester til beboere på Sørum sykehjem. Ref: Sørum 15/11311

Transkript

1 Konsesjonsgrunnlag Tjenestekonsesjon for frisørtjenester til beboere på Sørum sykehjem Ref: Sørum 15/11311 Den som skal legge inn tilbud må lese gjennom hele dette dokumentet og svare slik det er beskrevet i kapittel 5.

2 INNHOLD Y Innholdsfortegnelse Y1 OM KONKURRANS 1.1 Om oppdragsgiver Hensikten med konkurranse Om tjenestekonsesjonen, omfang, varighet og oppsigelse Utlysning av konkurransen Oppdragsgivers kontaktperson for konkurransen OM FRISØRTJENESTEN Sted Dette skal frisøren gjøre Kontaktperson Taushetsplikt Privat praksis i Sørum sykehjems lokaler DETTE KREVES AV DEN SOM LEVERER TILBUD Lovlig etablert foretak med skatt og mva attester Fagbrev Bemanning/vikarer KRAV TIL FRISØR Generelt Gjennomførings- og leveringstidspunkt Fakturering Vurdering av tjenesten SLIK MÅ TILBUDET VÆRE Innleveringssted Tilbudsfrist Tildeling av kontrakt TILDELING AV KONTRAKTEN VEDLEGG TIL KONKURRANSEN...8 2

3 1 Om konkurransen 1.1 Om oppdragsgiver Sørum kommune er lokalisert til Nedre Romerike i Akershus fylke og har ca innbyggere. Mer informasjon om kommunen finnes på vår internettside I anbudsdokumentene betyr: Oppdragsgiver: Sørum kommune Leverandør: Den/de som legger inn tilbud og den som vinner konkurransen og inngår kontrakt med Sørum kommune. 1.2 Hensikten med konkurranse Sørum kommune v/ Sørum sykehjem innbyr til konkurranse om tjenestekonsesjon for frisør på Sørum sykehjem. Hensikten er å inngå kontrakt om tjenestekonsesjon for frisørtjenester med en leverandør. En tjenestekonsesjon er en avtale hvor kommunen gir et oppdrag til noen, men det er ikke kommunen selv som betaler for oppdraget/tjenesten. I dette tilfellet er det brukerne av frisørtjenestene som betaler. Leverandør har risikoen for å sikre inntjening og for å drive tjenesten. Oppdragsgiver garanterer ikke noe minstevolum. 1.3 Om tjenestekonsesjonen, omfang, varighet og oppsigelse Tjenestekonsesjonen gjelder for faste beboere på Sørum sykehjem, 9 kortidsbrukere + ca 20 dagpasienter 2. Rundt 20 beboere i omsorgsboliger for eldre Det er trolig behov for at frisøren er på sykehjemmet 3 dager pr mnd. Noen av beboerne under punkt 2 kan tenkes å benytte seg av tjenesten. Det er ikke mulig for oppdragsgiver å anslå hvor mange det vil dreie seg om. De vil da bestille time på Sørum sykehjem eller avtale direkte med frisøren. Verdien av tjenesten anslåes pr år til å være rundt kr pr år. Dette tallet er et anslag ut fra dagens frisørtilbud med en frisør + lærling. Oppdragsgiver kan ikke garantere tjenestekonsesjonens verdi. Oppstart av tjenestekonsesjonen: 1.mars 2016, eller så raskt som mulig etter denne dato. 3

4 Tjenestekonsesjonen varer i 2 år fra kontraktsignering. Deretter har Oppdragsgiver en ensidig rett til å kreve ettårige forlengelser av kontrakten i inntil 4 år. Kontakten kan altså maksimalt vare i 6 år. Kontrakten har en 4 måneders gjensidig oppsigelsesfrist og oppsigelsen skal varsles skriftlig. 1.4 Utlysning av konkurransen Konkurransen er utlyst i Indre Akershus Blad og Romerikes blad uke 3 og på kommunens hjemmeside. I tillegg vil oppdragsgiver kontakte frisører som kan være interesserte i å delta i konkurransen. 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson for konkurransen Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr e-post. Svar vil, så langt mulig, bli gitt via e-post. Navn: Trine Lise Trobe E-postadresse: trine.lise.trobe@sorum.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn kontaktpersonen over. 2 Om frisørtjenesten 2.1 Sted Frisørtjenesten skal utføres på Sørum sykehjem, Heggelia 3, 1920 Sørumsand Sykehjemmet har et eget rom tilrettelagt for frisørtjenester med frisørstol, vask, speil, hårtørrer. Fotterapeut benytter samme rom som frisør, men ikke samme dager. Sammen med kontaktpersoner må det derfor avtales hvilke dager frisør og fotterapeut skal benytte rommene. Det vil ikke bli krevd husleie for bruk av lokalene for denne tjenestekonsesjonen. Ved høytider og ferier kan det være aktuelt å flytte de faste dagene for frisør. Dette avtales av frisør og kontaktperson. 2.2 Dette skal frisøren gjøre Tilby klipp, vask, permanent og annen hårpleie Ta imot bestillinger og ta betalt som beskrevet over Si fra til kontaktpersoner dersom noe ikke er ok. Ha årlige møter med kontaktperson Det skrives ikke opp faste timer på forhånd, avdelingen noterer hvem som har behov og frisøren kaller inn i løpet av dagen. Oppstart rundt kl 10:00 4

5 Oppdragsgiver kan ikke garantere full dag for frisøren. Beboerne kan avbestille på kort varsel hvis de ikke er i stand til å møte opp. Frisøren kan ha med en frisørlærling. 2.3 Kontaktperson Når kontrakten signeres vil det bli opplyst om hvem som er kontaktpersoner for oppdragsgiver og for leverandør. Kontaktperson kan utpeke en stedfortreder ved ferie og lignende. 2.4 Taushetsplikt Leverandøren og dennes ansatte har taushetsplikt angående alle opplysninger av privat karakter som de får kjennskap til via tjenesten. 2.5 Privat praksis i Sørum sykehjems lokaler Dersom leverandør ønsker å tilby frisørtjenester i lokalene til Sørum sykehjem til andre enn de som er nevnt i denne konkurransen, kan dette tas opp med kontaktperson. Hvis dette er aktuelt må det skrives en avtale som blant annet sier hvilke ukedager som er aktuelle og leiepriser for lokale. Privat praksis må ikke foregå på bekostning av tjenestekonsesjonen eller annen bruk av rommet. 3 Dette kreves av den som leverer tilbud Tilbud som ikke fyller kravene i punkt 3.1 og 3.2 vil bli avvist. 3.1 Lovlig etablert foretak med skatt og mva attester Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak og ha innbetalt skatte- og merverdiavgift slik loven krever. Dette skal dokumenteres. Tilbudet skal inneholde: Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for merverdiavgift fra skattekontoret, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fra skattekontoret, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 3.2 Fagbrev De som skal utføre tjenestene må ha fagbrev som frisør. Det gjelder også vikarer. Dette skal dokumenteres. Kopi av fagbrevet skal legges ved tilbudet. 5

6 3.3 Bemanning/vikarer Frisøren bør ha en bemanningsplan hvor det er vikarer som tiltrer ved ferier og lengre sykdomsperioder. Ved kortere ferier avgjør kontaktpersonene om det er nødvendig å sette inn vikar eller å juster på dagene for tjenesten på sykehjemmet. 6

7 4 Krav til frisør 4.1 Generelt Det forventes at den som utfører tjenestene har følgende egenskaper: Samarbeidsvillig Takle utfordrende adferd og ulike funksjonshemninger Må like å omgås mennesker og ha gode kommunikasjonsevner Må kunne jobbe tverrfaglig og kunne forholde seg til ulike yrkesgrupper Må beherske norsk muntlig og skriftlig. Minimum nivå tilsvarende Norskprøve B2 Fleksibel. Være åpen for raske endringer. Eks at beboer ikke vil ha tjenesten likevel, eller at nye kunder kan komme på kort varsel. 4.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Leverandør skal, i god tid, sammen med kontaktperson avtale hvilke dager og til hvilke tider tjenestene skal tilbys. Det er frivillig for beboerne å benytte seg av tjenestene eller ikke. Oppdragsgiver er dermed ikke ansvarlig for etterspørselen av tjenestene. Avvik fra avtalte åpningstider skal avtales med kontaktperson på Sørum sykehjem. 4.3 Fakturering Leverandøren må selv fakturere sine kunder. Oppdragsgiver er ikke involvert i dette. Betaling skjer på en av disse måtene: 1 Kontant betaling mot kvittering. Det er mest vanlig i dag. Enten betaling fra kunden selv eller fra sykehjemmets personale hvis de har tilgang til kundens penger. 2 Faktura. Enten til kunden selv eller til hjelpeverge. På faktura som sendes ut / kvittering skal følgende være spesifisert: Brukers navn, Dato for tjenesten, Tjeneste(r) som har blitt utført, med pris, Totalpris. Eks: Kari Normann, , Klipp dame kr xxx, Permanent kr xxx, Totalt kr: xxx Alle priser skal være inkludert mva. Fakturagebyr må ikke overstige kr 50,- 4.4 Vurdering av tjenesten Minst en gang hvert år bør kontaktperson på hvert sted og leverandør møtes for å evaluere tjenesten og se om det er rutiner som bør endres. Kontaktpersonene har hovedansvar for å innkalle til disse møtene. 7

8 5 Slik må tilbudet være Tilbudsbrevet, vedlegg 1, skal være datert og signert av bemyndiget person. Tilbudet skal være på norsk og leveres i lukket og merket forsendelse uten noen avsenderinfo merkes Tilbud på tjenestekonsesjon for frisørtjenester Ref: 15/11311 leveres i et eksemplar på papir i ringperm eller plastmappe med skilleark Dokumentene skal legges inn slik: Skillear Innhold Bruk k 1 Tilbudsbrev. Datert og signert Vedlegg 1 2 Pristilbud Vedlegg 2 3 Liste over personell, stillingsstørrelser Vedlegg 3 Godkjent kopi av attester på deres frisørutdanning 4 Kontaktdata Vedlegg 4 5 Forpliktelsesskjema ang underleverandør Vedlegg 5 6 Utfylt sjekkeliste for vedlegg Vedlegg 6 7 Firma-attest 8 Attest for betalt mva fra skattekontoret 9 Skatteattest for betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra skattekontoret 10 Referanser 5.1 Innleveringssted Tilbudet skal leveres til: Navn: Trine Lise Trobe Besøksadresse: Sørum sykehjem, Heggelia 3, 1920 Sørumsand Tilbudet skal merkes Tilbud på frisørtjenester. Ref: 15/11311 Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 5.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er mandag kl 12:00 Tilbudet skal være levert på Sørum sykehjem innen tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud må avvises. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes noen andre (posten, budfirma, etc.). Leverandøren er bundet av tilbudet i tre måneder etter tilbudsfristens utløp. 8

9 5.3 Tildeling av kontrakt Aktuelle leverandører vil bli kontaktet for samtale så snart som mulig etter anbudsåpningen. Etter samtalene vil alle leverandørene som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 9

10 6 Tildeling av kontrakten Tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av hva som er økonomisk mest fordelaktig for brukerne. Tildeling vil skje etter følgende kriterier og vekting: Kriterier Prosent 1 Pris 50 % 2 Egnethet og referanser 50 % Totalt 100 % Pristilbud Priser for de ulike tjenester må føres inn i vedlegg 2 og legges ved tilbudet. Egnethet og referanser Tilbudene vil bli gått gjennom og kvalifiserte leverandører vil bli innkalt til samtale. Dersom leverandør er leder for en bedrift må også den/de ansatte som skal utføre tjenesten være med på samtalen da det er deres egnethet som skal vurderes. Punktene i listen i pkt 4.1 vil bli tatt opp. På bakgrunn av samtalen og de referanser som er lagt ved tilbudet, vil leverandøren få fra 0 til 10 poeng. Oppgitt oppstartdato vil også bli tatt med i bedømmelsen. Dersom oppstartdato er langt fra ønsket oppstartdato, vil dette trekke poengsummen ned. 7 Vedlegg til konkurransen Vedlegg 1: Tilbudsbrev Vedlegg 2: Pristilbud Vedlegg 3: Liste over personell Vedlegg 4: Kontaktdata Vedlegg 5: Forpliktelseserklæring ang bruk av underleverandør Vedlegg 6: Sjekkliste Vedlegg 7: Kontraktutkast 10