anbudskonkurranse: Den som skal legge inn tilbud må lese gjennom hele dette dokumentet og svare slik det er beskrevet i kapitel 5.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse Tjenestekonsesjon innenfor fotpleietjenester til beboere på institusjon, omsorgsbolig og dagsenter i Frogn kommune anbudskonkurranse: Den som skal legge inn tilbud må lese gjennom hele dette dokumentet og svare slik det er beskrevet i kapitel 5.

2 INNHOLD 1 OM ANBUDET Om oppdragsgiver Hensikten med anbudet Tjenestekonsesjonens størrelse og varighet Utlysning av konkurransen Oppdragsgivers kontaktperson Tilbudsåpning OM FOTPLEIERTJENESTEN Målgruppen er Institusjonene er Tilbud og behov Privat praksis i kommunens lokaler Dette skal fotpleieren gjøre Kontaktpersoner på institusjonene Taushetsplikt Tilbud for en eller flere institusjoner DETTE KREVES AV DEN SOM LEVERER TILBUD Lovlig etablert foretak med skatt og mva attester Fagbrev Bemanning/vikarer KRAV TIL FOTPLEIERNE Generelt Gjennomførings- og leveringstidspunkt Fakturering Evaluering av tjenesten Oppsigelse SLIK MÅ TILBUDET VÆRE Innleveringssted Tilbudsfrist Tildeling av kontrakt og begrunnelse TILDELING AV KONTRAKTEN VEDLEGG... 8

3 1 Om anbudet 1.1 Om oppdragsgiver Frogn kommune er lokalisert i Follo i Akershus fylke og har ca innbyggere. Mer informasjon om kommunen finnes på vår internettside I anbudsdokumentene betyr: Oppdragsgiver: Frogn kommune Leverandør: Den/de som legger inn tilbud og den som vinner konkurransen og inngår kontrakt med Frogn kommune. 1.2 Hensikten med anbudet Frogn kommune v/ Pleie og omsorg i institusjon inviterer til konkurranse om tjenestekonsesjonstildeling på fotpleietjenester til beboere på institusjon, dagsenter og i omsorgsboliger i Frogn kommune. Hensikten er å inngå kontrakt om tjenestekonsesjon med en eller flere Leverandører. Tjenestene skal utføres på Ullerud helsebygg. 1.3 Tjenestekonsesjonens størrelse og varighet beboere på Ullerud helsebygg og Ullerud bofellesskap. Dette vill øke etter hvert som vi tar i bruke hele helsebygget til totalt 160 beboere. 2. ca 40 brukere på dagsenter Pr i dag kan en anslå verdien av tjenesten pr år til å være: ca. kr Dette tallet er et røft anslag basert på tall fra dagens forbruk til noen enkeltpasienter. Oppdragsgiver kan ikke garantere tjenestekonsesjonens verdi. Avtalen varer i 2 år fra kontrakten signeres. Deretter kan oppdragsgiver forlenge den med 1 år inntil 2 ganger. 1.4 Utlysning av konkurransen Det er informert om konkurransen i Amta og på kommunens hjemmeside. I tillegg vil oppdragsgiver kontakte aktører i markedet som kan være interesserte i å delta i konkurransen. 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr e-post. Svar vil, så langt mulig, bli gitt via e-post. Navn: Martin Tjugen Lundby E-postadresse: martin.lundby@frogn.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minst to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført.

4 1.7 Tentativ fremdriftsplan Planlagt dato Aktivitet Konkurransen kunngjøres kl Tilbudsfrist kl Tilbudsåpning Uke 14 Evaluering Utsendelse tildelingsbrev Karensperiode Uke 17 Kontraktsinngåelse Uke 17 Oppstart kontrakt 2 Om fotpleiertjenesten 2.1 Målgruppen er o Eldre på institusjon o Beboere med demens o Eldre og brukere med demens på dagsenter 2.2 Institusjonene er Ullerud helsebygg, Ullerudveien 26, 1443 Frogn Ullerud bofellesskap, Ullerudveien 22, 1443 Frogn Dagsenter for eldre, Ullerudveien 22, 1443 Frogn Dagsenter for personer med demens, Ullerudveien 22, 1443 Frogn 2.3 Tilbud og behov Det er grunn til å tro at minimumsbehovet er tilstedeværelse to dager i uken. Lokaler og innredning Ullerud helsebygg har eget rom tilrettelagt for frisør og fotpleietjeneste. Rommet er utsyrt med hev/senk vask med hånddusj, frisørstoler, hårtørker, fotpleierstol, utslagsvask og benk med overskap. Fotpleier benytter samme rom som frisør, men ikke samme dager. Sammen med kontaktperson må det derfor avtales hvilke dager frisør og fotpleier skal benytte rommet. 2.4 Privat praksis i kommunens lokaler Leverandør står fritt til å tilby fotpleietjenester i lokalene til andre kunder enn de som omfattes av tjenestekonsesjonen. Privat praksis må ikke gå på bekostning av beboerne på Helsebygget, Ullerud Bofellesskap eller brukere av dagsentrene. Lokalene kan brukes alle hverdager også på kveldstid, samt lørdager.

5 2.5 Dette skal fotpleier gjøre o Tilby fotpleie o Ta imot bestillinger og ta betalt som beskrevet over o Rydding og renhold av de aktuelle arealene o Si fra til kontaktpersoner dersom noe ikke er ok. Ha årlige møter med kontaktperson 2.6 Kontaktperson på institusjonen Ved inngåelse av kontrakt vil det bli opplyst om hvem som er kontaktperson på Ullerud helsebygg. Leverandøren skal forholde seg til kontaktpersonen i alle spørsmål som oppstår angående avtalen. Kontaktperson kan utpeke en stedfortreder ved ferie og lignende. 2.7 Taushetsplikt Leverandøren og dennes ansatte har taushetsplikt angående alle opplysninger av privat karakter som de får kjennskap til via tjenesten. 3 Dette kreves av den som leverer tilbud Tilbud som ikke fyller disse kvalifikasjonskravene vil bli avvist. 3.1 Lovlig etablert foretak med skatt og mva attester Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak og ha ordnede forhold med hensyn til skatte og merverdiavgiftsinnbetaling. Dette skal dokumenteres. Tilbudet skal inneholde: o Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. o Attest for merverdiavgift fra skattekontoret, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. o Attest for skatt fra skattekontoret, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 3.2 Fagbrev De som skal utføre tjenestene må ha fagbrev som fotpleier. Det gjelder også vikarer. Dette skal dokumenteres. 3.3 Bemanning/vikarer Det kreves at Leverandør må ha en bemanningsplan hvor det er vikarer som tiltrer ved ferier og sykdom. Ved kortere ferier avgjør kontaktpersonen om det er nødvendig å sette inn vikar. Bemanningsplanen skal dokumenteres. 4 Krav til fotpleier 4.1 Generelt Det forventes at de som utfører tjenestene har følgende egenskaper: o Samarbeidsvillig o Takle utfordrende adferd og ulike funksjonshemninger

6 o Må like å omgås mennesker og ha gode kommunikasjonsevner o Må kunne jobbe tverrfaglig og kunne forholde seg til ulike yrkesgrupper o Må beherske norsk muntlig og skriftlig o Fleksibel. Være åpen for raske endringer. Eks at beboer ikke vil ha tjenesten likevel, eller at nye kunder kan komme på kort varsel. 4.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Leverandør skal, i god tid, sammen med kontaktpersoner avtale hvilke dager og til hvilke tider tjenestene skal tilbys. Det er frivillig for beboerne å benytte seg av tjenestene eller ikke. Oppdragsgiver er dermed ikke ansvarlig for etterspørselen av tjenestene. Dette medfører at det vil være noe fleksibilitet knyttet til når Leverandøren skal tilby tjenester, men avvik fra avtalte åpningstider skal avtales med kontaktperson på den aktuelle institusjonen. 4.3 Fakturering Leverandøren må selv fakturere sine kunder. Oppdragsgiver er ikke involvert i dette. Betaling skjer på en av disse måtene: 1. Kontant betaling mot kvittering. Mest vanlig i dag. Enten fra kunden selv eller fra institusjonen hvis denne har tilgang til kundens penger. 2. Faktura. Enten til kunden selv eller til verge. På faktura som sendes ut / kvittering skal følgende være spesifisert: Brukers navn, Dato for tjenesten, Tjeneste(r) som har blitt utført, med pris, Totalpris. Alle priser skal være inkludert mva. Fakturagebyr må ikke overstige kr 40,- 4.4 Evaluering av tjenesten Minst en gang hvert år skal kontaktperson og leverandør møtes for å evaluere tjenesten og se om det er rutiner som bør endres. Kontaktpersonene har hovedansvar for å innkalle til disse møtene. 4.5 Oppsigelse Det er 6 mnd gjensidig oppsigelse i avtaleperioden. Avtalen utløper automatisk etter 2 år med mindre den blir forlenget. 5 Slik må tilbudet være Tilbudsbrevet, vedlegg 1, skal være datert og signert av bemyndiget person. Tilbudet skal være på norsk og leveres i lukket og merket forsendelse uten noen avsenderinfo merkes Tilbud på tjenestekonsesjon for fotpleiertjenester leveres i et eksemplar på papir levers i et eksemplar på minnepinne ev på CD leveres i en ringperm eller plastmappe med skilleark Dokumentene skal legges inn slik: Skilleark Innhold Bruk

7 1 Tilbudsbrev og minnepinne Vedlegg 1 2 Pristilbud Vedlegg 2 3 Liste over personell, stillingsstørrelser Godkjent kopi av attester på deres fotpleieutdanning Vedlegg 3 4 Sjekkliste for vedlegg Vedlegg 4 5 Attest for betalt mva fra skattekontoret 6 Skatteattest for betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra skattekontoret 7 Referanser 5.1 Innleveringssted Tilbudet skal leveres til: Servicetorg Frogn rådhus, Rådhusveien 1, 1441 Drøbak Tilbudet skal merkes Tilbud på fotpleiertjenester. Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 5.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til tirsdag 4.april kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Leverandøren er bundet av tilbudet i tre måneder etter tilbudsfristens utløp. 5.3 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Aktuelle leverandører vil bli kontaktet for samtale så snart som mulig etter anbudsåpningen. Etter samtalene vil alle leverandørene som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 6 Tildeling av kontrakten Tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av hva som er økonomisk mest fordelaktig for brukerne. Tildeling vil skje etter følgende kriterier og vekting:. Kriterier Prosent 1 Pris 60 2 Egnethet og referanser 40 Tilbudene vil gis poeng hvor 10 poeng er høyest og 0 poeng er lavest. Poengene vil avstemmes ut fra prosentsatsene i listen over. Vekting pris Priser for de ulike tjenester må føres inn i vedlegg 2 og legges ved tilbudet.

8 Vekting egnethet og referanser Det vil gjøres en vurdering av tilbudene og de 5 beste leverandøren vil bli innkalt til samtale. Dersom leverandør er leder for en bedrift må også den/de ansatte som skal utføre tjenesten være med på samtalen da det er deres egnethet som skal vurderes. Punktene i listen i pkt 4.1 vil bli tatt opp. På bakgrunn av samtalen og de referanser som er lagt ved tilbudet, vil leverandørene bli tildelt poeng fra Vedlegg Vedlegg 1: Tilbudsbrev med informasjon om virksomheten Vedlegg 2: Pristilbud og informasjon om virksomheten Vedlegg 3: Liste over personell Vedlegg 4: Sjekkliste