Kontrakt om kjøp av persontransporttjenester i Aust-Agder. Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse

Transkript

1 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. HENSIKT SKYSSKATEGORIER Kategori 1- Individuelt tilrettelagt skoleskyss (spesialskyss) Kategori 2 Ordinær skoleskyss Kategori 3 Ruter og bestillingsruter OPPLYSNINGER OM OPPDRAGET Omfang Kjøreområder Bestillingsrutiner Innmelding og utmelding av Elever Bestillingsruter Krav til Transportmiddel OPPSTARTSFORBEREDELSER Generelt KRAV TIL GJENNOMFØRING Generelt Henting og levering av skoleelever Sjåfør Miljøhensyn INFORMASJON RAPPORTERING... 8 Side 2 av 8

3 1. HENSIKT Denne leveransebeskrivelsen skal definere hvilke krav Oppdragsgiver setter til gjennomføring av transport/skyss av elever som har rett til kommunal/fylkeskommunal skoleskyss etter avstand, skyss til skyss, skader av midlertidig karakter, fri skoleskyss på grunn av funksjonshemming/sykdom samt trafikkfarlig skoleveg. I tillegg omfatter beskrivelsen bestillingsruter i Aust-Agder. 2. SKYSSKATEGORIER 2.1. Kategori 1- Individuelt tilrettelagt skoleskyss (spesialskyss) Skyss mellom hjemmeadresse og skole hvor det blant annet vil kunne kreves kjøretøy godkjent for rullestoltransport Kategori 2 Ordinær skoleskyss Skyss mellom hjemmeadresse og skole eller på delstrekninger mellom hjemmeadresse og skole til korresponderende transport for Elev Kategori 3 Ruter og bestillingsruter Skyss til/fra knutepunkt/korresponderende rutebuss og avganger i henhold til ruteplan. 3. OPPLYSNINGER OM OPPDRAGET 3.1. Omfang Oppdraget omfatter skyss av elever i grunnskole og videregående opplæring som har rett til skoleskyss i henhold til Opplæringsloven, og som er bosatt i kommunene nevnt i pkt Avtalen omfatter både fast og midlertidig transport. Avtalen gjelder kun elever som ikke kan benytte ordinær rutetransport, eller som har behov for skyss til/fra holdeplass/møteplass. Oppdraget omfatter også skyssbehov internt i kommunen mellom opplæringssteder som Oppdragsgiver er ansvarlig for. Operatør skal levere transport som omfatter kjøring av den enkelte Elev mellom Elevens bostedsadresse/møteplass/korresponderende trafikk og Opplæringssted. Foreløpig oversikt over grunnskoleelever som vil ha behov for skoleskyss det enkelte skoleår, vil foreligge i løpet av juni hvert år. Endelig oversikt vil foreligge innen skolestart. For videregående skole vil komplett oversikt foreligge inne midten av september det enkelte år. I tillegg til kjøring av faste elever, vil det i løpet av skoleåret oppstå midlertidige oppdrag når elever skader seg og vil få behov for tilrettelagt transport til skolen i en begrenset periode. Antall elever med midlertidig skyssbehov vil variere gjennom året. Operatør må under avtaleperioden påberegne at det vil skje endringer i transportomfang. Dette som følge av bl.a. endringer i lovverk og regler, justeringer i skolestruktur, endringer i start- og sluttider ved skolene og nye bosettingsmønstre. Kjøre- og driftsplanlegging er Operatørens ansvar. Operatør skal i planleggingen av skoleskyss påse at elever som hovedregel samkjøres slik at transportoppdraget blir så rasjonelt og kostnadseffektivt som mulig. Videre omfatter oppdraget bestillingsruter i henhold til vedlagte kjøreplaner for disse rutene. Side 3 av 8

4 3.2. Kjøreområder Kjøreområde 1: Lillesand kommune Kjøreområde 2: Grimstad kommune Kjøreområde 3: Arendal kommune Kjøreområde 4: Tvedestrand kommune. Kjøreområde 5: Risør kommune Kjøreområde 6: Gjerstad kommune Kjøreområde 7: Vegårshei kommune Bestillingsrutiner Oppdragsgiver skal ha en fast kontaktperson hos Operatør for skyssbestillinger og skyssendringer og som ivaretar informasjon om skysstider til skoler, Elever, jf. punkt 5.2 nedenfor. Kontaktpersonen skal også ivareta skolenes spørsmål om ruter, organisering av skyss mm Individuelt tilrettelagt skoleskyss (spesialskyss) Agder Kollektivtrafikk AS bestiller fortløpende spesialskyss gjennom skoleåret. Fra medio juni til skolestart i august oversendes bestillinger til Operatør for kommende skoleår. Operatør organiserer skyssen. Endringer gjennom skoleåret bestilles fortløpende. Agder Kollektivtrafikk AS bestiller skyss for midlertidig syke og skadde Elever ("krykkekjøring") i Aust-Agder fortløpende gjennom året, senest 2 timer før turen skal kjøres Ordinær skoleskyss, ruter og bestillingsruter Agder Kollektivtrafikk AS bestiller fortløpende ordinær skoleskyss gjennom skoleåret. Fra medio juni til skolestart i august oversendes bestillinger til Operatør for kommende skoleår. Oppdragsgiver definerer trase, og Operatør utfører skyssen. Oppdragsgiver bestiller nødvendige tilpasninger i skyssen i løpet av august. Oppdragsgiver utarbeider endelig bestillingsskjema for ordinær skolekjøring innen 15. september, og denne danner grunnlag for faktura Innmelding og utmelding av Elever Innmelding av nye Elever med behov for skyss gjøres av Oppdragsgiver til Operatør skriftlig pr. e-post på fastsatt skjema fra Oppdragsgiver. Normalt skal bestilling sendes 2 dager før iverksettelse. Side 4 av 8

5 Elever som får innvilget midlertidig/tidsbegrenset skoleskyss på grunn av skader, vil bli oversendt Operatør. Slike innmeldinger/bestillinger utført av Oppdragsgiver innen kl , skal iverksettes senest påfølgende virkedag. Utmelding av Elever gjøres av Oppdragsgiver til Operatør, normalt 2 dager før iverksettelse. Midlertidig utmelding av Elever (f.eks. grunnet sykdom) gjøres av opplæringssted/foresatte til Operatør. Alle forhold av betydning skal beskrives. Elevene anses som automatisk utmeldte ved skoleårets slutt. Ved akutt sykdom vil Opplæringssted/foresatte gi umiddelbar beskjed til Operatør. Avbestilling mindre enn 30 min før avtalt hentetid godtgjøres som utført oppdrag Bestillingsruter Bestillingssystem Frist for bestilling og avbestilling er 2 timer før avgangstid. Ved bestilling senere enn dette kan transportøren ikke garantere tilbudet, men skal gjøre sitt beste for å få løst oppdraget. Transportøren dekker anskaffelse av mobiltelefon som forutsettes å ha full dekning i området Rutetilbud og praktisering av bestilling Rutetilbudet som kan bestilles angis av Agder Kollektivtrafikk AS, og vil kunne justeres og endres med 1 måneds varsel. Det er den enkelte passasjer som bestiller avgangen direkte hos Operatør. Hovedtrasé for rutene fastsettes av Agder Kollektivtrafikk AS, men ekstra henting/tilkjøring er en ordning som kan bli aktuelt og vil avtales direkte ved bestilling. Rutetraseen kan forlenges, men det må tas nødvendige hensyn til å holde avtalt rutetid, ankomsttid og korrespondanser. Operatøren skal legge opp kjøreruta i samsvar med bestillingene som er kommet inn slik at transporten blir utført på en mest mulig rasjonell måte. Operatørene skal aktivt være med å bidra til å legge opp til rasjonelle transportopplegg, herunder komme med forslag til justering av ruter og informasjonstiltak basert på sin lokalkunnskap og markedskontakt Billettering Operatøren skal benytte billetter og billetteringsutstyr etter nærmere bestemmelse fra Agder Kollektivtrafikk AS. Systemet som skal benyttes er tilsvarende system som benyttes i ordinære bussruter i Aust- og Vest-Agder. Agder Kollektivtrafikk AS står for innkjøp og sørger for opplæring av operatører. Operatøren skal sørge for at det alltid er mulig å kjøpe alle typer billetter og kort, og er ansvarlig for korrekt billettering og billettoppgjør Statistikk og oppgjør Operatøren skal innen den 15. hver måned sende inn oversikt over kjørte turer, antall kjørte km, antall passasjerer og oversikt over inntekter på fastsatt skjema utarbeidet av Agder Kollektivtrafikk AS. Oppdragsgiver kan i avtaleperioden fastsette andre vilkår for statistikk og rapportering Krav til Transportmiddel Operatør skal benytte det transportmateriellet som er mest hensiktsmessig, ved utførelsen av den enkelte transport. Operatør må disponere et tilstrekkelig antall kjøretøy godkjent for transport av rullestol (både elektrisk og manuell). Transportmidlene er inndelt i 3 kategorier: LB MB SB Liten bil med 1-4 passasjerer Mellomstor bil med 5-8 passasjerer Stor bil med 9 16 passasjerer Side 5 av 8

6 Det forutsettes at all transport foregår med bil i kategori LB med inntil 4 passasjerer, og/eller bil i gruppe MB med inntil 8 passasjerer, og/eller bil i gruppe SB med inntil 16 passasjerer og minst 1 rullestol i henhold til kjøretøyforskriftene 2-2 pkt. 2 a) og b). Bil som benyttes til transport i kategori 3- ruter og bestillingsruter, jf. punkt 2.3 ovenfor, må ha mobiltelefon med handsfree-utstyr for kontakt med korresponderende busser ved forsinkelser. Videre skal disse kjøretøyene utstyres med billetteringsmaskiner jf. pkt Alle kjøretøy skal: Være i forskriftsmessig stand. Alt utstyr (heiser etc.) skal være i forskriftsmessig stand. Ha taksameter som er selvregistrerende. Etter nærmere avtale med Oppdragsgiver kan dette kravet avvikes. Taksameterutskrifter og fakturainformasjon skal tilfredsstille Oppdragsgiver sine krav til informasjon jfr. Vedlegg 3 pkt. 4. Holdes røykfrie, ettersees jevnlig, rengjøres både innvendig og utvendig, samt tømmes for søppel daglig. Kjøretøyet skal være rent og velstelt både innvendig- og utvendig. Gjenglemte gjenstander skal behandles som hittegods. Alle skader skal utbedres snarest mulig. Seteform, setemål og polstring skal gi brukerne en komfortabel sittestilling. Alle seter skal ha høy rygg eller nakkestøtter og være utstyrt med 2 eller 3 punkts sikkerhetsbelter. Alle seter skal være i kjøreretning og kjøretøyet skal ha innmontert setebelter for alle sitteplasser. Alle kjøretøy skal ha tilgjengelig utstyr for sikring under transport. Sittepute tilgjengelig Utstyr for elektronisk registrering av tur/distanse For generelle krav til transportmiddel vises det til Forskrift om tekniske krav og godkjenning av kjøretøy (Kjøretøyforskriften). 4. OPPSTARTSFORBEREDELSER 4.1. Generelt Operatør skal utarbeide en prosjektplan gjeldende fra kontraktsignering og minimum frem til oppstart av kjøringen. Prosjektplanen skal beskrive tilbyders aktiviteter i perioden fra kontraktsinngåelse til oppstart av kjøringen. Beskrivelsen skal som minimum dekke følgende områder: 1. Registreringssystem som er tilpasset Oppdragsgivers rutiner for bestilling, rapportering og krav til faktura. 2. Rekruttering og opplæring av personale herunder gjennomgang av rutiner mellom Agder Kollektivtrafikk AS og Operatør. 3. Beskrivelse av hvordan Operatør skal sikre gjennomføring av oppdraget, også ved avvik (reservekapasitet). 4. Sikring av kvaliteten i oppdraget i henhold til kontraktens bestemmelser. 5. KRAV TIL GJENNOMFØRING 5.1. Generelt Transporten skal foregå på en trygg måte og være i samsvar med offentlige krav til kvalitet, helse, miljø og sikkerhet og for øvrig i henhold til krav satt i denne kravspesifikasjon. Operatør skal påse at driftssikkerheten er god. Side 6 av 8

7 Operatør skal søke å oppnå størst mulig grad av samkjøring av Elever for å få mest mulig optimale og kostnadseffektive transporter, jf. punkt 5.2. Oppdragsgiver kan pålegge samkjøring. Det vil bli gå frem av kjørelister/bestillinger der det er elever som ikke kan samkjøres. Eventuelle tilsølinger eller skadeverk på kjøretøy i forbindelse med gjennomføring av oppdrag er Operatørens ansvar. Operatør skal sørge for tilfredsstillende hittegodsservice Henting og levering av skoleelever Fremmøte ved bostedsadresse/opplæringssted/knutepunkt skal skje innen fastsatte tider. Operatøren kan legge opp kjøreruten slik at Elev ankommer opplæringssted/knutepunkt minimum 5 minutter før Eleven sin ordinære starttid på opplæringsstedet, og slik at Elev blir hentet på opplæringsstedet etter Eleven sin ordinære sluttid. Avvik utover dette skal avtales med Oppdragsgiver. Samkjøring av Elever skal ikke føre til uakseptabel reisetid i forhold til avstand. Nærmere informasjon om skyssreglementene for grunnskole og videregående skole i Aust-Agder: I kontraktsperioden kan det blir endringer i skyssreglementene som følge av administrative og/eller politiske vedtak. Oppdragsgiver vil i så fall informere Operatør. Operatøren skal så snart han har mottatt revidert oversikt over Elever, ta kontakt og eventuelt avholde skyssmøte eller informere det enkelte opplæringssted for å avtale leverings- og hentetider. Oppdragsgiver kan også delta på slike skyssmøter. Operatør er selv ansvarlig for å kvalitetssikre oppdrag mht. oppsatte tider, og endre der det er planlagt med for lite tid. Operatør informerer skole, foresatte, Elev mm. Elev skal være klar til avtalt tid. Opplæringssted og foresatte er ansvarlig for at Elev kommer frem til bilen og fra bilen og inn på Opplæringssted/Bostedsadresse med mindre annet er avtalt mellom Oppdragsgiver og Operatør. Operatørens ansvar er skyss mellom Bostedsadresse og Opplæringssted. Oppdraget omfatter ikke hjelp til klargjøring før eller etter skyss (på- og avkledning, hjelp i trapper, oppgang eller gårdsplass). Enkelte Elever har transport til avlastningssted i stedet for Bostedsadresse. Oppdragsgiver vil informere om disse adressene ved bestilling av skyss. Dersom Eleven ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av brukeren på ankomststedet på en sikker måte. Elev som trenger tilsyn skal aldri etterlates alene. Det skal beregnes tilstrekkelig kjøretid, med en innbakt sikkerhetsmargin for trafikale forhold. Operatør skal uansett kontakte elev/opplæringssted dersom forsinkelsen medfører at avtalt frammøtetid ikke kan nås. Operatør skal gi Eleven/Opplæringssted melding om eventuelle avvik fra oppsatt tidsskjema snarest mulig. Ved overgang til korresponderende bussruter, skal elever ikke forlates før korresponderende buss er kommet frem til knutepunkt eller avtalt møtested. I tilfelle der korrespondanse med rutebuss ikke lar seg gjennomføre, skal elever transporteres helt frem til skole/opplæringssted Sjåfør Operatør er ansvarlig for at sjåførene oppfyller vilkårene for persontransport, bl.a. gyldig kjøreseddel. Operatør er ansvarlig for at sjåfør har gjennomgått tilstrekkelig opplæring slik at oppdrag blir tilfredsstillende gjennomført. Sjåførreglement/instruks fremlegges Oppdragsgiver før oppstart av oppdraget. Kjøringen skal skje innenfor veitrafikklovens bestemmelser. Det skal vises spesiell varsomhet ved kjøring over fortauskanter og humper, gjennom krappe svinger, ved oppbremsing osv. Ved gjentatte klager på en sjåfør kan Oppdragsgiver kreve sjåføren utelukket fra kjøring etter denne kontrakten. Operatør er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, ramper, barneseter, bilbelter etc. til enhver tid er i forsvarlig stand. Side 7 av 8

8 For øvrig gjelder blant annet følgende krav til sjåfør: - Ved avlevering, forvisse seg om at passasjer er i trygg forvaring eller i stand til å ta vare på seg selv. - Sørge for forskriftsmessig sikring av passasjerer og bagasje under transport. - Sørge for en sikker inn- og utstigning samt transport av passasjerer med spesielle krav (bruk av heis, fastspenning av rullestol mv). - Opptre korrekt og tillitsfullt. - Ha uniform og navnebrikke. - Ha underskrevet taushetserklæring. Kjøre slik at passasjeren opplever transporten som sikker og behagelig Miljøhensyn Oppdragsgiver ønsker at det ved anskaffelse, bruk og vedlikehold av materiell tas miljømessige hensyn. Dette innebærer blant annet at: Kjøretøy bør i størst mulig grad benytte miljøvennlig drivstoff. Det gis opplæring i riktig bruk av aktuelle kjøretøy når det gjelder økonomisk/miljøvennlig kjøring. Det søkes å redusere CO2 utslipp. Det unngås tomgangskjøring. 6. INFORMASJON Operatør er ansvarlig for å etablere gode rutiner for informasjon mellom sjåfør og trafikkledelse slik at feil kan oppklares, assistanse kan ytes, informasjon kan formidles videre til de som har behov for det, eller at transporten eventuelt kan legges om. Operatør er videre ansvarlig for å etablere gode rutiner for informasjon og kommunikasjon med Opplæringssted, Elev og Oppdragsgiver. 7. RAPPORTERING Operatør skal registrere og rapportere forsinkelser og andre forhold som medfører at transporten ikke blir utført i samsvar med kvalitetskravene eller øvrige forhold i avtalen. Oppdragsgiver vil komme tilbake til nærmere detaljer i forhold til rapporteringsplikten (innhold, tider, skjema mv). Operatør skal kunne levere statistikk med totaloversikt pr. mnd. og skoleår/og kalenderår. Oppdragsgiver skal kunne definere innhold og detaljeringsnivå. Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle fremtidige forandringer i oppgjørssystem, oppgjørsrutiner og rapportering uten at Operatør har krav på ekstra kompensasjon selv om dette kan medføre ekstraarbeid for Operatøren. Som fakturagrunnlag, skal Operatør fremlegge dokumentasjon på utkjørt rutekilometer, elevers navn samt kjørerute pr. tur jfr. Vedlegg 3 Godtgjørelse pkt. 4. For bestillingsruter vises til pkt over hvor dette er beskrevet spesielt. Side 8 av 8