Referat Prekvalifiseringskonferanse

Transkript

1 Referat Prekvalifiseringskonferanse Anskaffelse av Konsulenttjenester HR, OU, rekruttering og annet Dato: 22. oktober 2015 Sted/adresse: Oslo Kongressenter Folkets hus Youngs gate 11, 0181 Oslo Tidspunkt: Kl. 12:00 14:00 Deltakere: Runar R. Hanssen, prosjektleder HINAS Cathrine M. Nilssen, ass. prosjektleder HINAS Dag Vatne, prosjektdeltaker Helse Sør-Øst Interessenter: Considium Centric Proffice Care AS Assessit AS Deloitte ISCO Group AS BCG Skagerak Consulting SINTEF KLETOR A/S PwC AFF Nordisk Sykepleier Rekruttering KPMG EY Habberstad AS A-2 Norge Adecco Manpower Sopra Steria AS Agenda Kaupang Metier Unntatt offentlighet jfr. Off.loven 13

2 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdraget er å få etablert nye nasjonale rammeavtaler innenfor området konsulenttjenester HR, OU, rekruttering og annet. Gjennomgang prekvalifiseringsgrunnlag Estimert verdi Anskaffelsesverdien er estimert til ca millioner NOK per år basert på statistikk og estimert forbruk. Bruken av konsulenttjenester varierer og det knytter seg derfor stor usikkerhet til estimatet. Delområder og tildelingsstruktur 4 Delområder og 18 deltilbud: A. Organisasjonsutvikling og virksomhetsutvikling B. Generell rådgivning og strategi C. Ledelsesutvikling og ledelseskunnskap D. Search, rekruttering og utvelgelse a) Toppleder b) Andre lederstillinger og spesialstillinger c) Helsefaglig rekruttering fra utlandet Det vil være nasjonal tildeling på delområde B Generell rådgivning og strategi, samt delområde D c) Helsefaglig rekruttering fra utlandet. For øvrige delområder vil det være regional tildeling. Det er anledning til å inngi tilbud på et eller flere deltilbud. Felleseide foretak vil tiltre regionale avtaler basert på hvor de har sitt hovedkontor geografisk. Avtaleperiode Avtalen skal ha en varighet på to år med mulighet for forlengelse med inntil 1 år av gangen i maksimum 2 år. Planlagt oppstartstidspunkt er Kvalifikasjonskrav Følgende punkter er obligatoriske krav, men meroppfyllelse av disse kravene vil bli benyttet som utvelgelseskriterium: Punkt Tilbyders kvalitetssikringssystem Punkt Tilbyders relevante erfaring Punkt Tilbyders gjennomføringsevne og kapasitet o o Tilbyder vil her bli evaluert i forhold til antall og type delområder/deltilbud det søkes om prekvalifisering for. Små selskaper bør eksempelvis ikke søke om prekvalifisering på mange deltilbud, men heller fokusere på noen. Søknadens utforming ved levering Det er viktig at dokumentasjon leveres inn i riktig filformat. Vedlegg A, C, D og E skal leveres inn i Excel-format. Sladdet versjon av søknad: All dokumentasjon skal samles i ett dokument når sladdet versjon leveres. Avgjørelse av prekvalifisering

3 For delområde A. Organisasjonsutvikling og virksomhetsutvikling vil oppdragsgiver prekvalifisere minimum 4 tilbydere per deltilbud, begrenset oppad til 8 For delområde B. Generell rådgivning og strategi vil oppdragsgiver prekvalifisere minimum 6 tilbydere for deltilbudet, begrenset oppad til 10 For delområde C. Ledelsesutvikling og ledelseskunnskap vil oppdragsgiver prekvalifisere minimum 4 tilbydere per deltilbud, begrenset oppad til 8 For delområde D. Search, rekruttering og utvelgelse vil oppdragsgiver prekvalifisere minimum 4 tilbydere per deltilbud, begrenset oppad til 8 Utvelgelse av leverandørene vil baseres på en evaluering av hvilke som anses som best kvalifiserte på bakgrunn av følgende kvalifikasjonskrav: Relevant erfaring 55% Kvalitetssikringssystem 35% Gjennomføringsevne og kapasitet 10% 2 Spørsmål fra interessenter Spørsmål 1: Hvorfor er det nasjonal og ikke regional tildeling for delområde B Generell rådgivning og strategi? Svar: Tildelingsstrukturen for de ulike delområdene er basert på vurderinger av behovet i helseforetakene. Spørsmål 2: Vil det være en kontraktsportefølje med egne avtaler for hvert RHF med egne org. nr.? Svar: Ja. Hvert regionale helseforetak og hvert av de felleseide foretakene vil ha individuelle avtaler med tilbyderne. Spørsmål 3: I forhold til delområde D Search, rekruttering og utvelgelse, hvor er grensegangen mellom rekruttering av toppleder og andre lederstillinger? Svar: Definisjonen av en toppleder og andre lederstillinger følger av ledelsesnivået i et regionalt helseforetak. Rekruttering av toppledere vil være rekruttering av stillinger til ledergruppen i de regionale helseforetakene, altså nivået over klinikksjefer. Spørsmål 4: Skal all dokumentasjon på kvalitetssikringssystemet skrives inn i vedlegg C kravspesifikasjon kvalitetssikringssytem? Svar: Tilbyder skal skrive et kort og konsist «sammendrag» under vært av punktene til kvalitetssikringssystemet. Dersom nødvendig kan tilbyder henvise til ytterligere dokumentasjon. Dette må vedlegges i søknaden. Spørsmål 5:

4 I forhold til besvarelse av kompetanseområde under vedlegg D svarskjema erfaring, skal dette være i forhold til de eksemplene gitt under hvert delområde i punkt 1.3 i konkurransegrunnlaget? Svar: Det er ønskelig at tilbyder viser til et bredt spekter av kompetanse, men tilbyder trenger ikke nødvendigvis bruke disse eksemplene. Spørsmål 6: Hvor utdypende skal beskrivelse av leveranse være under vedlegg D svarskjema erfaring? Svar: Det er ønskelig med en kort og konsis beskrivelse som viser leveransens innhold. Spørsmål 7: For leveransens omfang under vedlegg D svarskjema erfaring, må dette være i timer? Det er ønskelig at dette kan oppgis i kroner. Svar: Dette skal være i timer. Spørsmål 8: Vil dere kontakte oppgitte referanser under vedlegg D svarskjema erfaring? Svar: Ved behov for skille to leverandører, dersom det er tvil eller behov for avklaringer, kan det hende at referanser kontaktes. Spørsmål 9: Kan man legge ved ekstra dokumentasjon under kvalifikasjonskravet erfaring? Svar: Det vil ikke være behov for å legge ved ekstra dokumentasjon, med mindre det er noe særskilt ved leveransen som krever dette. Spørsmål 10: Er det flere vedlegg enn vedlegg E for kvalifikasjonskravet gjennomføringsevne og kapasitet ettersom det er to kulepunkter i prekvalifiseringsgrunnlaget? Svar: Nei, kun vedlegg E skal utfylles. Spørsmål 11: Hvor mange får kontrakt av de som får mulighet til å levere tilbud? Svar: Det er ikke besluttet hvor mange som vil bli tildelt rammeavtale. Dette vil fremkomme i konkurransegrunnlaget. Spørsmål 12: Må man knytte erfaring geografisk opp mot det deltilbudet man søker på? For eksempel dersom man søker på et område i Helse Nord, må man da vise til erfaring fra Nord-Norge? Svar: Nei. Spørsmål 13: Hva har man tenkt i forhold til besvarelse av erfaring i forbindelse med delområde B Generell rådgivning og strategi? Gjelder dette i hovedsak bare innen HR og OU? Svar: Ja. Erfaring fra prosjektstyring innen bygg og eiendom vil eksempelvis ikke være relevant her. Spørsmål 14: Vedrørende delområde D c) - Helsefaglig rekruttering fra utlandet. Hvordan helsefaglig rekruttering er det snakk om? Hvordan vil dette bli evaluert i forhold til om noen

5 leverandører bare driver med rekruttering av sykepleiere, andre bare med tannleger og leger. Svar: Dette gjelder hovedsakelig rekruttering av leger og sykepleiere. Oppdragsgiver vil under dette delområdet forsøke å få dekket sitt behov ved å prekvalifisere et tilstrekkelig antall leverandører innen både rekruttering av leger og rekruttering av sykepleiere fra utlandet. 3 Videre framdrift - Frist for spørsmål: kl. 12:00 - Frist for innlevering av søknad: kl. 12:00 - Avgjørelse av prekvalifisering: Medio desember - Utsendelse av konkurransegrunnlag til prekvalifiserte tilbydere: Desember/Januar. - Planlagt avtalestart: Annet HINAS har fortsatt ikke bestemt prismodell for delområde D Search, rekruttering og utvelgelse, og ønsker derfor innspill på dette fra leverandører som planlegger å levere inn søknad på området. Mer informasjon om dette vil bli lagt ut under «tillegg» i Mercell.