Konkurransegrunnlag Del A regler for konkurransen. Periferiprodukter; skrivere, skannere og A4 multifunksjonsskrivere med tilhørende tjenester

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del A regler for konkurransen Periferiprodukter; skrivere, skannere og A4 multifunksjonsskrivere med tilhørende tjenester Dokumentets dato: Saksnummer:

2 Innholdsfortegnelse: Innholdsfortegnelse:... 2 A.1. Tilbudsinnbydelse... 3 A.1.1. Om Oppdragsgiver... 3 A.1.2. Kort om anskaffelsen... 3 A.1.3. CPV-koder... 4 A.1.4. Konkurransegrunnlag... 4 A.1.5. Omfang og volum... 4 A.1.6. Innlevering av tilbud... 5 A.1.7. Oppdragsgivers adresse og kontaktperson... 6 A.1.8. Spørsmål om konkurransegrunnlaget, endringer og rettelser... 6 A.2. Nærmere om anskaffelsesprosedyren... 6 A.2.1. Generell informasjon... 6 A.2.2. Dekning av kostnader for å delta i konkurransen... 7 A.2.3. Taushetsplikt... 7 A.3. Krav til utforming av tilbudet... 7 A.3.1. Tilbudet skal bestå av:... 7 A.3.2. Regler om tilbud på deler av oppdraget... 8 A.3.3. Regler om alternative tilbud... 8 A.4. Kvalifikasjonskrav... 8 A.4.1. Krav som følger av regleverket om offentlige anskaffelser:... 8 A.4.2. Andre kvalifikasjonskrav... 9 A.5. Tildelingskriterier... 9 A.6. Dokumentasjon... 9 A.7. Bilag A.8. HMS-egenerklæring Side 2 av 11

3 A.1. Tilbudsinnbydelse A.1.1. Om Oppdragsgiver Statens vegvesen Vegdirektoratet ( oppdragsgiver ) innbyr til konkurranse for kjøp av Driftsrelatert programvare. Informasjon om Statens vegvesen finnes på: A.1.2. Kort om anskaffelsen Oppdragsgiver innbyr til konkurranse i forbindelse med periferiprodukter med tilhørende tjenester. Anskaffelsen omfatter levering av periferiprodukter med relevant tilbehør/ekstrautstyr samt relatert service-/garantitjenester. Oppdragsgiver har delt produktene inn i 2 kategorier. Anskaffelsen gjelder ikke A3 multifunksjonsmaskiner som Oppdragsgiver har egen rammeavtale på. B1 Periferiprodukter Skrivere A4 + A3 Skannere A4 Multifunksjonsskrivere A4 Relevant tilbehør/ekstrautstyr Garanti- og servicetjenester B2 Periferiprodukter for DAK/GIS og grafisk Storformatskrivere/-plottere Storformatskannere Storformat-multifunksjonsskrivere Relevant tilbehør/ekstrautstyr Garantitjenester Servicetjenester Det er mulig å inngi tilbud på hele kategori B1, hele B2, eller begge kategoriene. Nærmere beskrivelse av anskaffelsene finnes i konkurransegrunnlaget Del B1 Kravspesifikasjon, og Konkurransegrunnlaget Del B2 Kravspesifikasjon. Side 3 av 11

4 Det vil bli inngått rammeavtale med 1 leverandør for hver av kategoriene. Samme leverandør kan bli valgt for begge kategoriene. Varighet for rammeavtalene er 2 år med mulighet for forlengelse på år. Oppstart for rammeavtalene vil være 2. september. A.1.3. CPV-koder Følgende CPV-koder er aktuelle for anskaffelsen: A.1.4. Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget inneholder følgende dokumenter: a) Konkurransegrunnlag del A regler for konkurransen b) Konkurransegrunnlag del B1 og B2 - kravspesifikasjon c) Konkurransegrunnlag del C Konsept for rammeavtale for IKT, Del 1 og Del 2 d) Avtale om elektronisk samhandling ved bruk av Ehandel.no (vedlegg 1) e) Kjøpsavtalen - Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K (vedlegg 2) f) Anbefalte miljøkriterier for IKT-produkter (vedlegg 3) A.1.5. Omfang og volum B1 Periferiprodukter; skrivere, skannere og multifunksjonsprodukter A4 Oppdragsgiver har ca. 800 enheter i produksjon, med forventet brukstid på ca 4 år. Ut i fra en flat utskiftingstakt, vil dette bety at Oppdragsgiver vil skifte ut ca. 200 enheter i året. Med en antatt gjennomsnittlig kjøpspris på kr 5.000,- inkl. mva. vil dette tilsvare årlig kjøp på ca. kr 1 mill. Side 4 av 11

5 Kategori: Estimert andel i kroner Kategori 1: Skriver A4 sort/hvit 10 % Kategori 2: Skriver A4 - farge 20 % Kategori 3: Skriver A3 - farge 5 % Kategori 4: Dokumentskanner A4 - farge 5 % Kategori 5: Fotoskanner A4 - farge 5 % Kategori 6: Multifunksjonsskriver A4 farge 40 % Kategori 7: Skriver A4 sort/hvit for å skrive ut på plastark 10 % Kategori 8: For hjemmekontor: Multifunksjonsskriver A4 - farge 5 % B2 Periferiprodukter for DAK/GIS og grafisk Oppdragsgiver har ca. 90 enheter i produksjon. med forventet brukstid på ca 7 år. Ut i fra en flat utskiftingstakt, vil dette bety at Oppdragsgiver vil skifte ut ca 13 enheter i året. Med en antatt gjennomsnittlig kjøpspris på kr ,- inkl mva vil dette tilsvare et årlig kjøp på ca. kr 1,0 mill. Kategori: Estimert andel i kroner Kategori 1: Storformatskriver for DAK/GIS farge, % Kategori 2: Storformatskriver for DAK/GIS farge, % Kategori 3: Multifunksjonsskriver for DAK/GIS farge, % Kategori 4: Storformatskriver for grafisk produksjon, % Kategori 5: Storformatskanner farge, % A.1.6. Innlevering av tilbud Tilbud skal leveres innen kl Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, blir avvist. Side 5 av 11

6 Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket med: Tilbud: Rammeavtale periferiprodukter. Att: Ole Henrik Lidi Det skal leveres 1 fullstendig eksemplar av tilbudet, som skal være merket original, samt et sladdet tilbud. Tilbudene skal også foreligge i elektronisk versjon i form av cd eller lignende. Prisskjema skal leveres i både excel og pdfformat. Tilbudet skal være bindende til og med 3 måneder fra innlevering eller til kontrakt er inngått med en av tilbyderne i konkurransen. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. A.1.7. Oppdragsgivers adresse og kontaktperson Tilbud skal leveres innen fristen til en av følgende adresser: Oppdragsgivers postadresse er: Statens vegvesen, Vegdirektoratet. Postboks 8142 Dep, 0033 OSLO Oppdragsgivers kontoradresse er: Statens vegvesen, Vegdirektoratet. Brynsengfaret 6 A Oslo. A.1.8. Spørsmål om konkurransegrunnlaget, endringer og rettelser Dersom leverandøren har spørsmål vedrørende konkurransen, skal spørsmål i forbindelse med konkurransen fremsettes på e-post til oppdragsgivers kontaktperson: Navn: E-post: Ole Henrik Lidi IKT.rammeavtaler@vegvesen.no Spørsmål skal fremsettes på e-post innen 10 dager før innleveringsfrist. Saksnummer skal oppgis i emnefeltet. Oppdragsgiver vil svare i DOFFIN. Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Supplering, endringer eller rettelse vil bli gjort tilgjengelig i DOFFIN for leverandører som har meldt sin interesse. A.2. Nærmere om anskaffelsesprosedyren A.2.1. Generell informasjon Anskaffelsen skjer etter regelverket om offentlige anskaffelser: Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) Konkurransen omfatter en anskaffelse av: Side 6 av 11

7 Vare Prioritert tjeneste, tjenestekategori Uprioritert tjeneste, tjenestekategori Anskaffelsen er over terskelverdiene i FOA 2-2. Anskaffelsen gjøres etter følgende anskaffelsesprosedyre: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse (innebærer prekvalifisering, se nærmere A.4 i konkurransegrunnlaget) Konkurransepreget dialog, jf. FOA 20-8, (innebærer prekvalifisering, se nærmere A.4 i konkurransegrunnlaget) Konkurranse med forhandling, jf. FOA 11-8, (innebærer prekvalifisering, se nærmere A.4 i konkurransegrunnlaget) Anskaffelsen er kunngjort på følgende sted(er): DOFFIN DOFFIN og TED-databasen Tilbudskonferanse eller befaring: Tilbudskonferanse: [sted, dato og klokkeslett] Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse Tilbudsåpning: Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Tilbudsåpning vil finne sted: [sted, dato og klokkeslett] A.2.2. Dekning av kostnader for å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbydere pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse, dekkes av tilbyder. Dette gjelder også kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. A.2.3. Taushetsplikt Tilbyder er underlagt taushetsplikt om oppdragsgivers forhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. Oppdragsgivers taushetsplikt er regulert av forskrift om offentlige anskaffelser 3-6. A.3. Krav til utforming av tilbudet A.3.1. Tilbudet skal bestå av: Tilbudsbrev Kort informasjon om tilbyder Tilbudsbesvarelse som beskrevet i konkurransegrunnlaget del A og del B Dokumentasjon som beskrevet i A.6 i konkurransegrunnlaget del A Side 7 av 11

8 Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget. Forbehold som ikke fremgår av tilbudsbrevet, anses ikke for å være tatt. I tillegg skal tilbudsbrevet inneholde en oversikt/innholdsfortegnelse over tilbudsbesvarelsen og vedlagt dokumentasjon. Tilbudsbrevet skal være datert og signert av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. Tilbudet skal være på norsk. A.3.2. Regler om tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget, se nærmere beskrivelse i kravspesifikasjonen Det er kun anledning til å gi tilbud på hele oppdraget. A.3.3. Regler om alternative tilbud Det er anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av vedlagt kravspesifikasjon Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. A.4. Kvalifikasjonskrav A.4.1. Krav som følger av regleverket om offentlige anskaffelser: Skatteattester Det skal vedlegges to skatteattester: Attest fra kemner eller kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk og arbeidsgiveravgift) Attest fra skattekontor i vedkommende region (merverdiavgift) Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. HMS-egenerklæring Det skal vedlegges HMS-egenerklæring om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet, eller at tilbyder vil oppfylle disse kravene ved en eventuell tildeling av kontrakt. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Egenerklæringen skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Erklæringen skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Side 8 av 11

9 Mal for HMS-egenerklæring er vedlagt dette konkurransegrunnlaget, se A.8. A.4.2. Andre kvalifikasjonskrav I tillegg stilles det følgende kvalifikasjonskrav (minstekrav) til leverandører som skal delta i konkurransen: Leverandør må dokumentere minimum 3 leveranser av tilsvarende omfang de siste 3 år. A.5. Tildelingskriterier For denne konkurransen vil kontrakt bli tildelt det tilbudet som: har den laveste pris er det økonomisk mest fordelaktige Ved det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, skal tilbudene vurderes etter følgende kriterier: Pris Vekt 40 % Oppfyllelse av kravspesifikasjon Vekt 60 % Ytelse 20% Funksjonalitet 30% Service og garanti 30% Leverandørens kompetanse 20% A.6. Dokumentasjon Følgende dokumentasjon skal legges ved tilbudet: 1. Skatteattest fra kemner eller kommunekasserer 2. Skatteattest fra skattefogd i det aktuelle fylket 3. HMS-erklæring. Mal for HMS-erklæring følger nedenfor 4. Referanseliste som dokumenterer minimum 3 tilsvarende leveranser siste 3 år 5. Prisliste som dokumenterer oppgitte rabattsatser I tillegg bør leverandørene legge ved annen relevant dokumentasjon som er nødvendig for å godtgjøre at kravspesifikasjonen er oppfylt. Leverandørene bør spesifisere i tilbudsbrevet (se A.3) hvilken dokumentasjon som er vedlagt. Side 9 av 11

10 A.7. Bilag Bilag 1: HMS-egenerklæring Side 10 av 11

11 A.8. HMS-egenerklæring EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./-sted: Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder: (sign) Dato Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Representant for de ansatte: (sign) Dato * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder: (sign) Dato Side 11 av 11