KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse. Rammeavtale - IKT-utstyr til Akershus fylkeskommune med samarbeidspartnere

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale - IKT-utstyr til Akershus fylkeskommune med samarbeidspartnere

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innholdsfortegnelse 1 OM ANSKAFFELSEN Anskaffelsens innhold Oppdragsgivere Oppdragsgivers kontaktperson Kontrakt og varighet Anskaffelsens omfang Avgrensning REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Generelle regler og prosedyre Tilbudsfrist Fremdrift i konkurransen Levering av tilbud Krav til tilbud Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Deltilbud Bruk av underleverandører Behandling av tilbud Forbehold i tilbudet Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere TILDELINGSKRITERIER Pris Spesifikasjon tilbudt maskin AVSLUTNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG... 8 KONKURANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR Side 2 av 8

3 1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens innhold Oppdragsgiver ønsker rammeavtale med èn leverandør som kan levere IKT-utstyr i henhold til nedenstående kravspesifikasjon. Rammeavtalen skal omfatte alt IKT-utstyr til oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta anskaffelse av utstyr til den server og lagringsløsning de har i dag fra dagens leverandør, dersom valgt rammeavtaleleverandør ikke kan tilby løsningen. Se kravspesifikasjonen for mer informasjon om avtalens innhold. 1.2 Oppdragsgivere AFK eiendom FKF Akershus KollektivTerminaler FKF Frogn kommune¹ Nittedal kommune¹ Ski kommune¹ Vaterland Bussterminal AS Vestby kommune¹ Ås kommune¹ Akershus fylkeskommune (AFK) ¹ Disse oppdragsgiverne har for tiden en rammeavtale for IKT-utstyr og tiltrer først fra I det følgende kalt oppdragsgiver. Akershus fylkeskommune har fullmakt til å gjennomføre anskaffelsen på vegne av oppdragsgiver. Se kravspesifikasjonen for mer informasjon om oppdragsgiverne. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Gunilla Jansson E-postadresse : gunilla.jansson@akershus-fk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt og varighet Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktbestemmelser. Rammeavtalen gjelder fra (to år). Den enkelte oppdragsgiver (se punkt 1.2) kan forlenge avtalen på likelydende vilkår med 1+1 (ett + ett år). 1.5 Anskaffelsens omfang Oppdragsgiverne har i 2013 kjøpt IKT-utstyr for ca ,- fordelt på Frogn kommune ,- KONKURANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR Side 3 av 8

4 Nittedal kommune ,- Ski kommune ,- Vestby kommune ,- Ås kommune ,- Akershus fylkeskommune inkl AFK eiendom FKF og Akershus ,- Kollektivterminaler FKF Volumangivelsene er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver. 1.6 Avgrensning Noen av oppdragsgiverne har egne rammeavtaler for produkter som kan omfattes av denne konkurransen. I så fall plikter disse oppdragsgiverne å kjøpe produktene hos disse avtalepartnerne. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 23. mai Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 14: Kunngjøring av konkurranse Uke 21 (23/5): Tilbudsfrist Uke 23: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 25: Signering av rammeavtalen Uke 25: Oppstart av rammeavtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Tilbud - rammeavtale IKTutstyr. Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signerte tilbudsskjemaer (besvarelse av tildelingskriterier) (se vedlegg 3 og 4) 1 Skatteattest jf. punkt KONKURANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR Side 4 av 8

5 Dokumentasjon Skilleark MVA-attest jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 8 Eventuelle forbehold 9 Annen dokumentasjon 10 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6, "Veiledning sladding". Tilbudet skal være skrevet på norsk. 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 23. mai Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 12. august Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Tilleggsopplysninger - Rammeavtale IKT-utstyr» i meldingens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 12.00, 14. mai KVALIFIKASJONSKRAV Leverandør som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. KONKURANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR Side 5 av 8

6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge: 1. Skatteattest for merverdiavgift 2. Skatteattest for skatt 3. HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 5. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til fristen for innlevering av tilbud. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglige register, handelsregister eller annet faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i Foretaksregisteret i Brønnøysund. den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er fer- økonomiske kapasitet som oppdraget krever. digstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2012 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv opplysninger fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Systemet skal minimum omfatte prosedyrer for dokumentstyring, avviksrapportering og for iverksetting av korrigerende tiltak mot avvik. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. En redegjørelse av leverandørens kvalitetssikringssystem eller en henvisning til sertifisering (eksempelvis ISO 9001:2000 eller tilsvarende). KONKURANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR Side 6 av 8

7 Det kreves et godt og velfungerende miljøstyringssystem for ytelsene som skal leveres. En redegjørelse av leverandørens miljøstyringssystem, eller en henvisning til sertifisering (eksempelvis ISO 14001:2004 eller tilsvarende). 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 7) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Pris 70 % Spesifikasjon tilbudt maskin 30 % 4.1 Pris Se totalsum i Tilbudsskjema Pris (vedlegg 3). Laveste totalpris vil gi maksimal score 70 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt TOTALPRIS * 70 = Poengscore pris Tilbudt TOTALPRIS 4.2 Spesifikasjon tilbudt maskin Under dette kriteriet evalueres CPU-verdi samt vekt for tilbudte bærbare pc-er med strømadapter inkludert kabel for tilkobling til pc og strøm (standard bærbar og kraftig bærbar). Tilbyder skal skrive inn verdier for CPU og vekt i Tilbudsskjema - Spesifikasjon tilbudt maskin (vedlegg 4). Det vil bli gitt inntil 30 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet CPU Verdi fra skal benyttes for CPU. Høyeste CPU-verdi standard bærbar pc vil gi maksimal score 10 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: KONKURANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR Side 7 av 8

8 Tilbudt CPU-verdi * 10 = Poengscore CPU standard bærbar Høyeste CPU-verdi Høyeste CPU-verdi kraftig bærbar pc vil gi maksimal score 5 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Tilbudt CPU-verdi * 5 = Poengscore CPU kraftig bærbar Høyeste CPU-verdi Vekt Laveste vekt standard bærbar pc vil gi maksimal score 10 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt vekt * 10 = Poengscore vekt standard bærbar Tilbudt vekt Laveste vekt kraftig bærbar pc vil gi maksimal score 5 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt vekt * 5 = Poengscore vekt kraftig bærbar Tilbudt vekt 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 VEDLEGG 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema pris 4 Tilbudsskjema spesifikasjon tilbudt maskin 5 HMS-egenerklæringsskjema 6 Veiledning sladding 7 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 1. april 2014 Thomas Ertsås innkjøpssjef Sentraladministrasjonen Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent *** KONKURANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR Side 8 av 8