NOTAT. Dokumentasjon av tidsforbruk ved offentlige anskaffelser. Til: DIFI Fra: LFH v/hartvig Munthe-Kaas Dato:

Transkript

1 NOTAT Til: DIFI Fra: LFH v/hartvig Munthe-Kaas Dato: Dokumentasjon av tidsforbruk ved offentlige anskaffelser UTGANGSPUNKT LFH er av DIFI anmodet om å dokumentere tidsforbruk ved offentlige anskaffelser i vår sektor. Det ble i anmodningen henstilt om å trekke frem konkrete eksempler på anbud som hadde krevd spesielt mye tid for leverandørene. LFH ønsker innlednings vis å understreke at vi ønsker å fokusere på de gode eksemplene og komme med konkrete innspill til forbedringer i forhold til mindre heldige anskaffelsesprosesser. Når vi allikevel har valgt å trekke frem ett konkret eksempel er det for å kunne dokumentere hvilket samfunnsøkonomisk tap som ligger i dårlige offentlige anskaffelsesprosesser. LFH har vært i dialog med flere leverandører i forbindelse med det konkrete anbudet: Oppdekking, prosedyrepakker til særskilte avdelinger for levering av helseforetakene i Helse Vest /Saksnr. 2012/60 Informasjonen om anbudsprosessen er hentet direkte fra Doffin-databasen. LFH har ikke innhentet juridiske vurderinger i forbindelse med gjennomgangen og våre kommentarer til den konkrete anskaffelsesprosessen.

2 SAMMENDRAG 19 måneder har gått siden det konkrete anbudet fra Helse Bergen (Helse Vest) ble utlyst første gang. Det er etter utlysningen kommet totalt fem avlysninger med påfølgende ny utlysning fra oppdragsgiver Direkte kostnader (konservativt anslått timeforbruk) for de som har vært direkte involvert i anskaffelsesprosessen hos leverandør og kunde utgjør NOK I perioden fra utlysning og frem til i dag har oppdragsgiver måttet kjøpe produkter til en pris godt over antatt listepris, det vil si betydelig over det som trolig ville ha blitt prisen dersom anbud hadde blitt tildelt. Dette fordi gjeldende avtale har gått ut over fristen i Lov om offentlige anskaffelser på års varighet på avtale. Leverandørene har i forbindelse med flere av avlysningene kommet med konkrete forslag som kunne ha avverget en avlysning Det er LFHs vurdering at flere av avlysningene kunne vært unngått dersom oppdragsgiver hadde hatt en bedre dialog med markedsaktørene både før utlysning og ikke minst i anskaffelsesprosessen. Videre vil vi hevde at en bedre kvalitetssikring hos oppdragsgiver og mer kontinuitet i personell som involveres i anskaffelsen hadde spart både oppdragsgiver og leverandører for unødig ressursbruk og demotivasjon. FORUTSETNINGER Som et regneeksempel har LFH valgt å legge til grunn at en leverandør i snitt bruker to ukeverk (det vil si 10 arbeidsdager) på et godt gjennomarbeidet anbudsgrunnlag. Vi har valgt å legge til grunn en timesats på kr 800 for ansatte hos leverandører og kroner 600 for ansatte i helseforetak. I dette konkrete eksempelet har vi tatt utgangspunkt i at det er tre tilbydere. LFH har videre forutsatt at oppdragsgiver bruker like lang tid som leverandørene på sin prosjektgjennomføring, inkludert forberedelser av anbudsgrunnlag, utlysning, tildeling og avtaleoppfølging. Dette er trolig meget konservativt, all den tid vi vet at oppdragsgivere gjerne arbeider opp mot ett år fra et behov oppstår til tildeling i utlyst anbud. I beregningen av tidsforbruk for helseforetaket har vi kun tatt med den tid vi antar at innkjøpsavdelingen bruker. Tar vi i tillegg med den tid medisinsk fagpersonell bruker i anskaffelser blir samfunnsøkonomien enda dårligere.

3 Trolig er oppdragsgivers tid mer enn det dobbelte dersom vi også inkluderer tapt arbeidsfortjeneste for helsepersonell i anskaffelsesteam/faggrupper, samt deres reise- og oppholdskostnader. LFH har ikke tatt stilling til årsakene til alle avlysningene i denne konkrete anbudsprosessen, og vi er innforstått med at også leverandører i noen tilfeller har vært en medvirkende årsak til at anbudet har måttet avlyses. At leverandører i løpets gang har påpekt feil og mangler ved utlysningene er imidlertid forårsaket av mangelfullt håndverk hos oppdragsgiver i utgangspunktet. DÅRLIG SAMFUNNSØKONOMI Med de gitte forutsetningene (se over) blir regnestykket for timeforbruket som følger: LFH ANALYSE Estimert ressursbruk ved Anbud: Oppdekking, prosedyrepakker til særskilte avdelinger for levering av helseforetakene i Helse Vest Saksnr. 2012/60 Tidsforbruk Antall Antall Antall (timer/dag) dagsverk Timesats Kostnad leverandører utlysninger Totalkostnad Leverandør Innkjøp HF Vi antar med dette som bakgrunn at dette anbudet har kostet mer enn NOK for de som har vært direkte involvert i prosessen. Det vil si innkjøpere i helseforetaket, leverandørers anbudsansvarlige og i noen grad medisinsk fagpersonell i forbindelse med utarbeidelse av kravspesifikasjoner.

4 Mange personer involvert Vi har ikke tatt hensyn til at annet personell som økonomi og ledelse hos leverandøren også er involvert i alle offentlige anbud. Hos oppdragsgiver (helseforetaket) er fagpersonell i de aller fleste tilbud inne i forbindelse med utarbeidelse av kravspesifikasjoner samt ved evalueringen. Økonomiressurser ved sykehus er normalt også involvert sammen med juridisk kompetanse. Demotiverende ressursbruk Et aspekt som også har bidratt til unødvendig og demotiverende tidsforbruk hos leverandøren var at de endringer som ble gjort av oppdragsgiver ikke ble markert i ny utlysning på Doffin. Konsekvensen ble at leverandørene måtte gå igjennom hver ny utlysning med lupe for å se om det var gjort endringer også i andre elementer enn i opprinnelig utlysningstekst. Vareprøver som ikke er tatt i brukt Det ble fra oppdragsgiver i utlysningen stilt krav om vareprøver i steril forpakning. Dette ble levert av alle aktuelle tilbydere med tilhørende kostnader for utstyr og frakt. Vi har også brakt i erfaring at vareprøver som er levert fra leverandører ikke er åpnet på grunn av at anskaffelsesprosessen har trukket ut i tid. Leverandørene oppgir at vareprøver i dette konkrete anbudet har fått en kostnad på mer enn NOK per leverandør + frakt. Dette er en kostnad som leverandøren må dekke uavhengig av om man til slutt blir tildelt kontrakt eller ikke. LFH har i andre anskaffelsesprosesser sett at oppdragsgiver har stilt helt urimelige krav for vareprøver, og i enkelte tilfeller gjennom dette fått dekket helt opp til ett års normalt forbruk. På denne bakgrunn har LFH sammen med HINAS og Nasjonal nettverk for innkjøp (RHFene) utarbeidet nasjonale retningslinjer for vareprøver. Les mer

5 Oppsummering av opplevelser i forbindelse med anbud på oppdekking, prosedyrepakker til særskilte avdelinger for levering av helseforetakene i Helse Vest /Saksnr. 2012/60 Historikk: 1. AVLYSNING Utlyst Lev.frist Lev.frist utsatt Grunn: Se utklipp under: Kommentar fra LFH: Her mener vi det kunne vært gjort justeringer i pakker og volum uten at anbudet måtte trekkes tilbake og ny utlysning måtte skje. Det er etter LFHs vurdering en mindre vesentlig endring som oppdragsgiver kunne ha gjort og informert leverandører om via Doffin. 2. AVLYSNING Utlyst Lev.frist Avlyst Se utklipp under:

6 Kommentar fra LFH: Det stilles spørsmål ved sikkerheten i pakkene og de produkter som ligger der. Dette ansvar har selvfølgelig alle tilbydere dokumentasjon på at er tilfredsstilt, en dokumentasjon som ofte legges ved tilbudet. Alle tilbydere er sertifisert ihht meget strenge regler, regler som er vesentlig strengere for produsenter enn for helseforetak. Det er etter LFHs vurdering også en mindre vesentlig endring som oppdragsgiver kunne ha gjort og informert leverandører om via Doffin. 3. AVLYSNING Utlyst Lev.frist Avlyst Grunn: Se utklipp under: Kommentar fra LFH: Dette er etter vår vurdering en korrekt avgjørelse. Vi tillater oss imidlertid å henføre at dette burde vært avklart lenge før utlysning ved å ha god dialog med markedet.

7 4.AVLYSNING Utlyst Avlyst Grunn : Se utklipp under: Kommentar fra LFH: Vi er noe undrende til denne vurderingen. Oppdragsgiver kunne ha satt visse forutsetninger og lagt disse til grunn. Her bør det oppgis valuta og valutaavhengig del av prisen. Denne kunne evt settes av oppdragsgiver (f.eks 60%). I kontrakten med valgte leverandør kan man legge Norges banks gjennomsnittskurs den måneden tilbudet gis inn til grunn, og så benytte denne i kontrakten.

8 5. AVLYSNING Utlyst Lev.frist Dels avlyst Grunn. Utklipp under: Kommentar fra LFH: Ikke en vesentlig endring, slik LFH ser det. Bør kunne løses på en smidigere måte, slik at det er mulig å gå videre uten avlysning og ny utlysning.