Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Rammeavtale anskaffelse av flyteprodukter til båttjeneste i politiet

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Saksnummer Dato: Rammeavtale anskaffelse av flyteprodukter til båttjeneste i politiet Politiets data- og materielltjeneste Dato: Åpen anbudskonkurranse

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TILBYDERENS KONTAKTPERSON PERIODE FOR HENVENDELSE TAUSHETSPLIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV LOVBESTEMTE KVALIFIKASJONSKRAV Skatteattester HMS egenerklæring OPPDRAGSGIVERS KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyders eierstruktur Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyders underleverandører/ Agenter KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD STRUKTURELLE KRAV Kvalifiseringsdokumenter Tilbud TILBUDETS UTFORMING Tilbudsbrev Kravspesifikasjon (utfylt) Priser og betalingsbestemmelser (utfylt) Forbehold og forutsetninger Annen dokumentasjon fra tilbyder FORMELLE KRAV Språk Innpakning og merking Leveringsadresse FRISTER Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Fremdriftsplan TILDELINGSKRITERIER PRIS (35 %) TEKNISK YTELSE (60 %) LEVERINGSTID (5 %) Side 2 av 10

3 PDMT Mal for administrative bestemmelser åpen konkurranse Utarbeidet av Christer Edlund Side 3 av 10 Rolle/ stilling Innkjøpsleder Opprettet dato Godkjent av Dok nr Revisjonnr 05 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) skal på vegne av Politi- og lensmannsetaten inngå rammeavtale for anskaffelse av flyteprodukter til båttjeneste i politiet ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å anskaffe utstyr som skal brukes i politiets båttjeneste. Anskaffelsen består av både rednings- og arbeidsutstyr. Det vil være utstyr inne kategorien redningsvester av type150 N til daglig tjeneste og type 275 N til skarpe oppdrag, båtjakke med tilhørende båtbukse, arbeids- og redningsdrakter. Viser ellers til vedlegg 1 Kravspesifikasjonen for nærmere beskrivelse av produkter og funksjonelle krav ANSKAFFELSENS OMFANG Ramme avtalen inngås for en periode på 3 - tre år med mulighet til forlengelse med 1 - ett år. Avtalen(e) løper fra undertegnelsesdato. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres et uttak i beløp på ca. kr ,- pr år. Det gis anledning til å inngi tilbud på følgende grupper; redningsvester, båtjakke og bukse, arbeidsdrakt og lett redingsdrakt. Det anses som er fordel hvis det kan leveres i et samlet tilbud. Se også vedlegg A Kravspesifikasjonen. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Invitasjonsbrev Administrative bestemmelser DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A - Kravspesifikasjon Vedlegg B - Priser og betalingsbestemmelser Vedlegg C - Forbehold og forutsetninger Vedlegg D - Endringskatalog Vedlegg E - Tilbyders vedlegg Side 3 av 10

4 Her er Del 1 ment å styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER ENVENDELSER/ / KOMMUNIKASJONK / K OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TPERSON PDMT er oppdragsgiver/kontraktsadministrator, og alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen/kontrakten skal rettes til: post.pdmt@politiet.no med kopi til christer.edlund@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emne feltet. Tilbydere skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner, eventuelt enheter, i politiet, for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen TILBYDERENS KONTAKTPERSON Tilbyderen skal i tilbudsbrevet, plassert fremst i tilbudet, jf. punkt Kvalifiseringsdokumenter og punkt Tilbudsbrev, oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. PDMT tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem dersom eventuelle endringer ikke blir videreformidlet PERIODE FOR HENVENDELSE Spørsmål til konkurransen kan sendes i følgende perioder uke 6 (2-6. februar) og uke 10 (2-6. mars) Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere i påfølgende uke. Alle henvendelser skal være skriftlige TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om politiet, politiets systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. anskaffelsesforskriften ANSKAFFELSESPROSEDYRE NSKAFFELSESPROSEDYRE/ / KUNNGJØRINGK / K ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen foretas ved åpen anbudskonkurranse og omfattes av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og av Forskrift om offentlig anskaffelser av 7.april PDMT påpeker at det ved en åpen og begrenset anbudskonkurranse ikke er anledning til forhandlinger. 4.2 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- i uke 5 Side 4 av 10

5 Kunngjøringen kan finnes på KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår med vedlegg. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold eller settes forutsetninger. Slike forbehold/ forutsetninger skal føres i Del 2 Vedlegg D Endringskatalog. Forbehold og forutsetninger og ny formulering og/ eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold og forutsetninger som knyttes til oppdragsgivers kravspesifikasjon, skal i tillegg føres i merknadsrubrikken til hvert enkelt krav. Alle forbehold som fremkommer i andre bilag vil bli ansett som ugyldige. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige forutsetninger vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke vurderes nærmere. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan Oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser LOVBESTEMTE KVALIFIKASJONSKRAV Skatteattester Tilbyderen må kunne dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Norske tilbydere skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av tilbudsfristen, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Side 5 av 10

6 Tilbydere fra andre EØS-land skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyderen har sitt hovedsete HMS egenerklæring Tilbyderen skal legge frem egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen html OPPDRAGSGIVERS KVALIFIKASJONSKRAV IKASJONSKRAV Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderen skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder Tilbyders eierstruktur Tilbyderen skal redegjøre for eierstruktur. Eierstrukturen skal dokumenteres ved at tilbyderens reelle eier(e) angis. Dersom finansielle instrumenter er registrert på forvalterkonti ("nominees", finansieringsselskaper etc.), skal eierstrukturen dokumenteres ved fremleggelse av kopi av eierregisteret/aksjeboken som til enhver tid viser hvem som er reelle eiere av aksjene forvalteroppdraget omfatter Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet Som dokumentasjon på dette skal tilbyderen legge frem foretakets årsregnskap de siste to år, siste årsberetning, samt opplysninger om foretakets omsetning de siste to årene med relevans til denne kontrakten. Det kreves kredittrating som ikke er lavere enn B (eventuelle tilsvarende verdier som tilsvarer rating B aksepteres) Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyderen må ha vesentlig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyderen skal dokumentere sin evne til å levere i henhold til det omfang som er anslått i konkurransegrunnlaget samt hans erfaringer med lignende leveranser til andre kunder. Tilbyderen skal dokumentere de viktigste relevante leveranser de siste 2 år inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Side 6 av 10

7 Det kreves at tilbyderen har et godt og velfungerende kvalitetssikrings-/styringssystem. Dersom tilbyderen er sertifisert av et offentlig sertifiseringsorgan, er det tilstrekklig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Tilsvarende for eventuelle underleverandører. Dersom tilbyderen ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres, f.eks. ved å vedlegge en kvalitetshåndbok som gir en beskrivelse av systemet for kvalitetsstyring og hvordan det er iverksatt i organisasjonen. Tilsvarende for eventuelle underleverandører Tilbyders underleverandører/ Agenter Tilbyderen skal ha veletablerte forbindelser til eventuelle underleverandører/ agenter. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges avtaler med aktuelle underleverandører/ agenter. Dersom tilbyderen formidler sitt tilbud gjennom en agent skal agentens rolle ift kontrakten spesifiseres. 6 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD T STRUKTURELLE KRAV Dette avsnittet beskriver hvordan kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudet ønskes organisert og strukturert Kvalifiseringsdokumenter Kvalifiseringsdokumentene skal leveres separat i 2 eksemplarer, innsatt i ringperm med skilleblad og struktureres og leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev (kopi) 2. Skatteattester 3. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 4. Redegjørelse for eierstruktur 5. Dokumentasjon på god soliditet 6. Dokumentasjon på kredittverdighet 7. Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag 8. Dokumentasjon på godt og velfungerende kvalitetssystem 9. Dokumentasjon av eventuelle underleverandørers kvalitetssystem 10. Dokumentasjon på veletablerte forbindelse med underleverandører/ agenter Kun dokumentasjon som presenteres i henhold til og innenfor ovenstående inndeling vil bli vurdert (Tilbyderen kan dermed ikke presentere dokumentasjon på ulike kvalifikasjonskrav samlet). Dokumentasjonen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne (ett eksemplar). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original. Kun materiale som har saklig sammenheng med kvalifikasjonskravene skal vedlegges. Side 7 av 10

8 6.1.2 Tilbud Tilbudet for øvrig skal struktureres i henhold til punkt 6.2 Tilbudets utforming. Det skal leveres i 2 komplette eksemplarer i papirversjon innsatt i ringperm med skilleblad. Innholdet i permen bør i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Det ene av eksemplarene merkes original, det øvrige eksemplaret merkes kopi. Tilbudet skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne (ett eksemplar). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original. Kun materiale som har saklig sammenheng med tilbudet skal vedlegges TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal som minimum inneholde: 1. Tilbudsbrev 2. Kravspesifikasjon (utfylt) 3. Priser og betalingsbestemmelser (utfylt) 4. Dokumentasjon av vedlikeholdskonsept 5. Forbehold og forutsetninger 6. Annen dokumentasjon fra tilbyder Tilbudsbrev Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Tilbyders kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. Punkt 3.2 Tilbyderens kontaktperson. Opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende, jf. punkt Vedståelsesfrist. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte Tilbyder Kravspesifikasjon (utfylt) Besvarelse skal skje i skjemaet hvor kravene er spesifisert, se Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon. Hvert enkelt krav skal besvares med tilbyders oppfyllelse (ja/nei), kommentarer og eventuell referanse til dokumentasjon eller løsning. Slike referanser skal være detaljerte, med punktnummer, sidenummer og dokumentnummer slik at det er enkelt å finne frem. Dersom det knyttes forbehold/ forutsetninger til noen av kravene, skal dette utdypes i merknadsrubrikken til det enkelte krav, i tillegg til i Vedlegg C Forbehold og forutsetninger. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten. I kravspesifikasjonen er alle krav forklart med skal å anse som minimumskrav. Tilbud som ikke tilfredsstiller disse vil bli avvist. For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse Priser og betalingsbestemmelser (utfylt) Priser skal fylles ut i Del 2 Vedlegg B og vedlegges tilbudet. Side 8 av 10

9 Tilbyderen må påse at alle nødvendige komponenter for en fungerende løsning prises, også dersom ikke enhver komponent til fungerende løsning fremgår av konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon Forbehold og forutsetninger Se punkt 4.3 Kontrakt Annen dokumentasjon fra tilbyder Plan med rutiner for avhending ved destruksjon skal vedlegges i del 2 vedlegg E Tilbyders vedlegg. Dersom produktet inneholder miljøskadelige stoffer skal dette gjøres rede for, og beskrivelse av prosedyrene rundt avhending skal vedlegges i del 2 vedlegg F Tilbyders vedlegg. Eventuell annen relevant dokumentasjon fra tilbyder for å utdype tilbudet skal vedlegges i Del 2 Vedlegg E. Dette være seg datablader, testdokumentasjon, løsningsforslag etc. Dokumentene må påregnes å inngå i den endelige kontrakten FORMELLE KRAV Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres Innpakning og merking Tilbudet og kvalifiseringsdokumentene leveres/oversendes i lukket, anonymisert forsendelse og merkes Tilbud rammeavtale flyteprodukter til båttjenesten i politiet Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til: Ved levering vareadresse: Politiets data- og materielltjeneste v/ Christer Edlund Sørkedalsveien 27 B 0369 Oslo Ved postforsendelse (bedriftspakke): Politiets data- og materielltjeneste v/ Christer Edlund Postboks 8031 Dep 0030 OSLO Side 9 av 10

10 FRISTER Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til fredag 13. mars 2009 kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf pkt 6.3.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 30. juni Fremdriftsplan PDMT har som mål at leverandør skal være valgt innen 30. april PDMT har som mål at første leveranse skal være foretatt innen juni Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 7 TILDELINGSKRITERIER Kontrakten(e) tildeles de(n) tilbyder(e) som etter en helhetsvurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier, oppgitt med tilhørende vekting: PRIS RIS (35 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Del 2, Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser TEKNISK YTELSE EKNISK YTELSE (60 %) Tekniske forhold knyttet til tilbudte produkter vektes som beskrevet i preferanser i Del 2 vedlegg A Kravspesifikasjonen LEVERINGSTID EVERINGSTID (5 %) Evalueres med bakgrunn i leveringstider oppgitt i Del 2, Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser. Side 10 av 10