Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Anskaffelse av telefoni tjenester

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Anskaffelse av telefoni tjenester Politiets data- og materielltjeneste Dato: Åpen anbudskonkurranse

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TILBYDERENS KONTAKTPERSON PERIODE FOR HENVENDELSE TILBYDERKONFERANSE TAUSHETSPLIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV SKATTEATTESTER HMS EGENERKLÆRING TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KVALITETSSIKRING/-STYRING TILBYDERS UNDERLEVERANDØRER KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD STRUKTURELLE KRAV Kvalifiseringsdokumenter Tilbudsdokumenter Tilbudsbrev spesifikasjon (utfylt) Priser (utfylt) Annen dokumentasjon fra tilbyder Forbehold FORMELLE KRAV Språk Innpakning og merking Post- / Leveringsadresse FRISTER Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Fremdriftsplan TILDELINGSKRITERIER PRIS (80 %) PREFERANSER (20 %) Side 2 av 11

3 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politidirektoratet og alle underliggende virksomheter, Kriminalomsorgen 1, Domstolsadministrasjonen (DA) og Den høyere påtalemyndighet (DHP) inngå rammeavtale for anskaffelse av telefoni tjenester. PDMT er en virksomhet underlagt Politidirektoratet. PDMT er lokalisert i Oslo og på Jaren, i Gran kommune. PDMT anskaffer, utvikler og drifter politiets felles IKT-løsninger, utvikler politioperativt materiell og drifter politiets sambandsløsninger, samt er rådgiver for politietaten innenfor eiendomsforvaltning. For mer informasjon om oppdragsgiver: DA er den administrative overbygningen for landets domstoler og jordskifteretter; Høyesterett, 6 lagmannsretter, 66 tingretter, 5 jordskifteoverretter og 34 jordskifteretter. DA er lokalisert i Trondheim. For mer informasjon om DA: DHP består av Riksadvokatembetet, hvor Riksadvokaten har det administrative ansvaret for 11 embeter. For mer informasjon om DHP: Kriminalomsorgen er organisert i tre nivåer; Kriminalomsorgens sentrale forvaltning (KSF); seks regionaladministrasjoner; de lokale fengsler og friomsorgkontor. I tillegg kommer Kriminalomsorgens utdanningssenter (KRUS) og Kriminalomsorgens IT-tjeneste (KITT), som er direkte underlagt KSF. For mer informasjon om Kriminalomsorgen: ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale for kjøp av abonnement og trafikk; fast telefoni mobil telefoni Det gis ikke anledning til å inngi tilbud på deler av spesifiserte tjeneste kategorier ANSKAFFELSENS OMFANG Avtalen løper fra undertegnelsesdato til (initialperiode). 1 Endelig beslutning om deltagelse i konkurransen er på tidspunktet for utsendelse av konkurransegrunnlaget ikke fattet, og oppdragsgiver har derfor rett til å besluttet at Kriminalomsorgen likevel ikke skal omfattes. Oppdragsgiver vil presisere om Kriminalomsorgen vil delta i konkurransen eller ikke primo uke 6. Side 3 av 11

4 Avtalen forlenges deretter automatisk med perioder på 1 (ett) + 1 (ett) år, dersom den ikke sies opp av PDMT innen 3 (tre) måneder før utløpet av gjeldende avtaleperiode. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres ca. 70 mill. kr per år for politiet. I tillegg kommer DA, DHP og Kriminalomsorgen 1, se fotnote 1 på forrige side vedrørende Kriminalomsorgen. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A spesifikasjon Vedlegg A1-A3 Vedlegg til kravspesifikasjonen Vedlegg B Priser Vedlegg C Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg D - Forbehold Vedlegg E Endringskatalog Her er Del 1 ment å styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER ENVENDELSER/ / KOMMUNIKASJONK / K OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TPERSON PDMT er oppdragsgiver/kontraktsadministrator, og alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen/kontrakten skal rettes til: post.pdmt@politiet.no med kopi til gudrun.sangnaes@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Tilbydere skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner, eventuelt enheter, i politiet, for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen TILBYDERENS KONTAKTPERSON Tilbyderen skal i tilbudsbrevet, plassert fremst i tilbudet, jf Kvalifiseringsdokumenter og punkt Tilbudsbrev, oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem dersom eventuelle endringer ikke blir videreformidlet. Side 4 av 11

5 PERIODE FOR HENVENDELSE Spørsmål til konkurransen kan sendes fram til Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere. Alle henvendelser skal være skriftlige TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om politiet, politiets systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser ANSKAFFELSESPROSEDYRE NSKAFFELSESPROSEDYRE/ / KUNNGJØRINK UNNGJØRING / K ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen foretas ved åpen anbudskonkurranse og omfattes av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og av Forskrift om offentlig anskaffelser av 7.april Oppdragsgiver påpeker at det ved en åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til forhandlinger KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- og TED-databasen i uke 5. Kunngjøringen kan finnes på og KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår med vedlegg. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Del 2 Vedlegg D Forbehold og ny formulering og/ eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold som knyttes til oppdragsgivers kravspesifikasjon, skal i tillegg føres i merknadsrubrikken til hvert enkelt krav. Alle forbehold som fremkommer i andre bilag vil bli ansett som ugyldige. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Side 5 av 11

6 5 KVALIFIKA VALIFIKASJONSKRAV Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikkekvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke vurderes nærmere. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan Oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser SKATTEATTESTER Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. 5.2 HMS HMS EGENERKLÆRING Norske interessenter skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av tilbudsfristen, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Interessenter fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Tilbyder skal legge frem egenerklæring om at tilbyder oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen html Side 6 av 11

7 TILBYDERS ORGANISATORISKE ISKE OG JURIDISKE STILLING Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Tilbyder skal ha en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJON ONER Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal dokumentere de viktigste relevante leveranser de siste 3 år inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Tilbyder skal være registrert som tilbyder av teletjenester hos Post- og teletilsynet. Tilbyder skal dokumentere dette ved å legge ved dokumentasjon fra Post- og teletilsynet KVALITETSSIKRING VALITETSSIKRING/-STYRING STYRING Det kreves at tilbyder har et godt og velfungerende system for kvalitetssikring /-styring Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring /-styring. Dokumentasjonskravet gjelder også for eventuelle underleverandører. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring / -styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Sertifikatet/sertifikatene skal omfatte alle elementer som Side 7 av 11

8 PDMT TILBYDERS UNDERLEVERANDØRER NDØRER omfattes av anskaffelsen. Det vil si utvikling, produksjon, salg og distribusjon av de tjenester som etterspørres i anskaffelsen. Dersom tilbyder og eventuell underleverandør ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: Leveringsdyktighet Avviks- og reklamasjonsbehandling (også behandling av eskalering ved eventuelle vedvarende avvik, katastrofer og lignende) Godkjenning av underleverandør Kvalitetssikring av tjenesten (kvalitetsplan) Tilbyderen skal ha erklæring på at de reelt sett disponerer over underleverandør(er)s ressurser for denne anskaffelsen. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges enten forside på signert avtale mellom partene, eller egenerklæring fra underleverandør på at samarbeid er inngått. Det skal spesifiseres hvilken del av leveransen underleverandør er ansvarlig for samt hvor stor prosentandel av anskaffelsen denne vil stå for. Avtale med nettverksleverandør, samtrafikkavtaler og andre avtaler knyttet til grunnleggende telekom infrastruktur fremlegges kun på forespørsel fra Oppdragsgiver. 6 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD T STRUKTURELLE KRAV Dette avsnittet beskriver hvordan kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudet ønskes organisert og strukturert. Det samlede tilbudet skal leveres med kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i ett eksemplar, altså to permer totalt. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i punkt og Innholdet i permen bør i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudsdokumentasjonen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne (dersom plass til all dokumentasjon på samme medium, kan Side 8 av 11

9 det leveres ett eksemplar). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original perm. Oppdragsgiver ønsker at kun materiale som har saklig sammenheng med tilbudet skal vedlegges. Kun etterspurt dokumentasjon vil bli vurdert Kvalifiseringsdokumenter Kvalifiseringsdokumentene skal leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev (kopi) 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 5. Dokumentasjon på kredittverdighet 6. Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag 7. Dokumentasjon på registrert som teletilbyder 8. Dokumentasjon på godt og velfungerende kvalitetssystem (gjelder også ev. underleverandører) 9. Dokumentasjon på veletablerte forbindelse med underleverandører Kun dokumentasjon som presenteres i henhold til og innenfor ovenstående inndeling vil bli vurdert (tilbyderen kan dermed ikke presentere dokumentasjon på ulike kvalifikasjonskrav samlet) Tilbudsdokumenter Tilbudet skal som minimum inneholde: 1. Tilbudsbrev 2. Vedlegg A spesifikasjon (utfylt) 3. Vedlegg B Priser (utfylt) 4. Vedlegg C Annen dokumentasjon fra tilbyder 5. Vedlegg D Forbehold Tilbudsbrev Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Tilbyders kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 3.2 Tilbyderens kontaktperson. Aksept for tilbudets gyldighet, jf. punkt Vedståelsesfrist. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte Tilbyder spesifikasjon (utfylt) Besvarelse skal skje i skjemaet hvor kravene er spesifisert, se Del 2 Vedlegg A spesifikasjon. Hvert enkelt krav skal besvares med tilbyders oppfyllelse (ja), kommentarer og eventuell referanse til dokumentasjon eller løsning. Slike referanser skal være detaljerte, med punktnummer, Side 9 av 11

10 sidenummer og dokumentnummer slik at det er enkelt å finne frem. Dersom det knyttes forbehold til noen av kravene, skal dette utdypes i merknadsrubrikken til det enkelte krav, i tillegg til i Del 2 Vedlegg D Forbehold. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten Priser (utfylt) Priser skal fylles ut i Del 2 Vedlegg B Priser og vedlegges tilbudet. Tilbyderen må påse at alle nødvendige elementer for en fungerende løsning prises, også dersom ikke ethvert element til fungerende løsning fremgår av konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon Annen dokumentasjon fra tilbyder Eventuell annen relevant dokumentasjon fra tilbyder for å utdype tilbudet skal vedlegges i Del 2 Vedlegg C Annen dokumentasjon fra tilbyder. Dette være seg datablader, testdokumentasjon, løsningsforslag etc Forbehold Forbehold skal føres i Del 2 Vedlegg D Forbehold. Se for øvrig punkt 4.3 Kontrakt FORMELLE KRAV Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres Innpakning og merking Tilbudsdokumentene og kvalifiseringsdokumentene leveres/oversendes i lukket, anonymisert forsendelse og merkes Tilbud telefoni tjenester Post- / Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til: Politiets data- og materielltjeneste v/ Gudrun Sangnæs Rognebakken JAREN Side 10 av 11

11 FRISTE RISTER Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf pkt Post- / Leveringsadresse, før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til Fremdriftsplan Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen Oppdragsgiver har som mål at første leveranse/portering skal være foretatt innen mai Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser/portering vil skje etter kontraktssignering, se Del 2 Vedlegg A spesifikasjon krav 4. 7 TILDELINGSKRITERIER Kontrakten tildeles den tilbyder som etter en helhetsvurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier, oppgitt med tilhørende vekting: PRIS RIS (80 %) Evalueres med bakgrunn i totalpris oppgitt i Del 2 Vedlegg B Priser. Opsjoner evalueres ikke PREFERANSER REFERANSER (20 %) Evalueres på bakgrunn av tilbyders oppfylte preferanser i Del 2 Vedlegg A spesifikasjon. Preferansene deles i 3 områder fast, mobil og kundeweb. Oppdragsgiver vekter fast 15 %, mobil 40 % og kundeweb 45 %. Preferansene pr område er listet i prioritert rekkefølge. Side 11 av 11