FORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelser Innkjøpskontor Felles og Støtte. Tilbudsforespørsel på Hall til Ørland

Transkript

1 FORESPØRSEL: Side 1 av 9 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelser Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på Hall til Ørland Forespørsel

2 FORESPØRSEL: Side 2 av 9 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING ANSKAFFELSENS FORMÅL BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER INNHOLD OG OVERSIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL TILBYDER LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: SKATTEATTEST Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører LEVERINGSOMFANG FORSVARET BER OM TILBUD PÅ ADRESSE FOR LEVERANSEN AVTALENS OMFANG OG VARIGHET VILKÅR GENERELLE VILKÅR SPESIELLE VILKÅR Leveringstid Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte DEMONSTRASJON OG TESTING PRIS FAKTURA OVERFØRING AV RISIKO REGLER FOR ANSKAFFELSEN FRISTER Tentativ fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner REGLER FOR KOMMUNIKASJON FRIST FOR SPØRSMÅL TILBUDET TILBUDETS STRUKTUR TILBUDSFORMAT Antall kopier Pakking og merking ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET TILBUDSREGISTRERING DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUDENE INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN EVALUERING AV TILBUD OG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN EVALUERING TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterium 3 Pris 80 % Tildelingskriterium 2 Serviceavtale og garanti 20 % ETISK EGENERKLÆRING VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET LEVERANDØRENS SAMFUNNSANSVAR OFFENTLIGHETSLOV... 9

3 FORESPØRSEL: Side 3 av 9 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Forsvaret ved 138 luftving på Ørland hovedflystasjon har behov for å inngå avtale om kjøp av 1 stk plasthall for lagring av materiell samt undervisning på det lagrede materiellet. I tillegg ønskes det serviceavtale med varighet på inntil fire år på hallen. 1.2 Beskrivelse av oppdragsgiver 138 Luftving er oppsatt med kampfly, luftvern og baseforsvarsstridsgrupper. Luftvingen er også vertsavdeling for NATO s overvåkingsfly og Sea- King redningshelikoptre. 1.3 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Tekniske spesifikasjoner A Vedlegg B Prismatrise B Vedlegg C Alminnelige avtalevilkår (Blankett 5002) C Vedlegg D Etisk egenerklæring D Vedlegg E Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet E Vedlegg F Leverandørens samfunnsansvar F Vedlegg G Tilbudsbrev G 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsens verdi anslås til å overstige NOK ,- eks mva. basert på en enkel markedsanalyse. Forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III kommer således til anvendelse, jf. forskriftens 2-2 (1). Anskaffelsen vil overstige EØS terskelverdi, og vil derfor bli utlyst i Doffin og TED. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf. forskriftens del III Krav til tilbyder 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i henhold til lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.

4 FORESPØRSEL: Side 4 av Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1316) utstedt av skatteetaten for: - merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift Skjemaet må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. 3 Leveringsomfang 3.1 Forsvaret ber om tilbud på Kjøp av en (1) stk plasthall i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, vedlegg A, samt påfølgende serviceavtale med inntil fire års varighet (årlige opsjoner). 3.2 Adresse for leveransen Hallen skal leveres, monteres og klargjøres for bruk. Leveringsadresse: 138 Luftving Ørland hovedflystasjon 7130 BREKSTAD 3.3 Avtalens omfang og varighet Avtalen omhandler kjøp av vare samt årlig serviceavtale. Serviceavtalen løper fra tidspunkt for levering av varen og har en varighet på 4 år. Serviceavtalen gjelder for forhold ut over det som dekkes av eventuell garanti. Servicebetingelsene skal inkludere alle kostnader knyttet til deler som rutinemessig skal skiftes, arbeidstid, kjøring mv. Hallen skal monteres på eksisterende betongplate. Det er lagt opp strøm til betongplata. 4 Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 4.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjon vedlegg A, gjelder Forsvarets Alminnelige avtalevilkår (Blankett 5002), jf. vedlegg C, så langt disse passer for ytelsen.

5 FORESPØRSEL: Side 5 av Spesielle vilkår Leveringstid Hallen skal være levert og montert snarest mulig etter kontraktinngåelse og senest innen utgangen av august Leveringstid inkludert montering skal oppgis i tekniske spesifikasjoner, vedlegg A Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte Ved leveransen er det krav om at det følger en skriftlig dokumentasjon som viser at innholdet i kravspesifikasjonen i vedlegg A er oppfylt. Dette gjøres ved utfylling av kravspesifikasjon vedlegg A. I tillegg skal signert tilbudsbrev vedlegg G, samt utfylt prismatrise vedlegg B følge med. 4.3 Demonstrasjon og testing Ikke aktuelt for denne kontrakten. 4.4 Pris Pris skal oppgis for komplett for hall inkl montering, eks mva. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter. Dette inkluderer også frakt, montering og klargjøring til bruk. Det skal i tillegg oppgis pris for årlig servicekostnad fra kontraktsinngåelse og 4 år fremover. Priser oppgis i prismatrise, vedlegg B. 4.5 Faktura Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Faktura skal være netto pr 30 dager etter leveranse av godkjent produksjonsmaskin, faktura og kontrasignert innkjøpsordre. 4.6 Overføring av risiko Risiko for varen går over på oppdragsgiver i det øyeblikket varen er levert, montert og klargjort for bruk, se forøvrig alminnelige avtalevilkår, ref vedlegg C. 5 Regler for anskaffelsen 5.1 Frister Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst Tilbudsfrist kl Åpning av tilbud/kvalifisering kl Evaluering av tilbud Uke 26 Tildeling/meddelse Klagefrist Oversendelse av innkjøpsordre Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest klokken

6 FORESPØRSEL: Side 6 av Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til og med Kommunikasjon Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler: Telefon: E-post: Teknisk saksbehandler: Telefon: E-post: Hans-Petter Aamodt / (ikke SMS) hpaamodt@mil.no 5.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til merkantil saksbehandler. «Forespørsel » skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Dette er for å sikre at alle de inviterte skal ha like konkurransevilkår. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene. Språket som benyttes ved all kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal være norsk. Dette gjelder også selve tilbudet. 5.4 Frist for spørsmål Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan senest rettes til merkantil saksbehandler frem til Tilbudet 6.1 Tilbudets struktur Tilbudet leveres i ringpermer (smalordner eller tilsvarende) med skilleark for de forskjellige seksjonene således: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. vedlegg G. 2 Firmaattest, jf. punkt Skatteattester, jf. punkt Dokumentasjon på oppfyllelse av tekniske krav, jf. vedlegg A 5 Signert versjon av etisk egenerklæring vedlegg D, samt varsomhet, taushetsplikt og habilitet vedlegg E 6 Signert versjon av leverandørens samfunnsansvar, vedlegg F 7 Utfylt og signert prismatrise, jf. vedlegg B 8 Eventuelle forbehold og avvik

7 FORESPØRSEL: Side 7 av Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originaler. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på USB minnepenn. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud På baksiden: ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt. 6.3 nedenfor. 6.3 Adresse og leveringssted for tilbudet Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen: FLO Stab ØS DA Seksjon for felles og støtte Postboks Kjeller Att: Hans-Petter Aamodt Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag-fredag når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO Stab ØS DA Seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Hans-Petter Aamodt Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver.

8 FORESPØRSEL: Side 8 av Deltilbud og alternative tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. Alternative tilbud som ikke oppfyller kravspesifikasjonen i vedlegg A vil bli avvist. 6.6 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. 6.7 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i dette dokumentet og i vedlegg A. Eventuelle vesentlige forbehold og avvik fra de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning. 6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering. 7 Evaluering av tilbud og avslutning av konkurransen 7.1 Evaluering Avtalen tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene i punkt 7.2. Ved evalueringen vil det på tildelingskriteriene bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud. 7.2 Tildelingskriterier Forsvaret vil velge den tilbyder som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige tilbudet etter følgende kriterier/vekting: Pris: 80 % Serviceavtale og garanti: 20 % Tildelingskriterium 3 Pris 80 % Pris-/kostnadssammenligning av innkomne tilbud vil foregå ved å beregne totalkostnad over en fireårsperiode. Priskriteriet vil være en sammenstilling av kjøpspris og pris for serviceavtale i en periode på 4 år. Prismatrise i vedlegg B skal fylles ut Tildelingskriterium 2 Serviceavtale og garanti 20 % I forbindelse med serviceavtale og garanti vil det bli vurdert på følgende: Responstiden ved driftsstans og andre driftsproblemer utover normale virkedager, normal arbeidstid og i helger skal oppgis. Responstiden skal oppgis i vedlegg A, Tekniske spesifikasjoner. Det må oppgis garantiperiode og betingelser for hallen. Garantiens varighet og omfang oppgis i vedlegg A, Tekniske spesifikasjoner.

9 FORESPØRSEL: Side 9 av 9 Service og garanti vektes likt innenfor tildelingskriteriet. 8 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref vedlegg D. 9 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg E, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 10 Leverandørens samfunnsansvar Leverandøren skal oppfylle de ILO og FN konvensjoner om arbeiderrettigheter som fremgår av Vedlegg F 11 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet. A Vedlegg: Tekniske spesifikasjoner B Vedlegg: Prismatrise C Vedlegg: Alminnelige avtalevilkår D Vedlegg: Etisk egenerklæring E Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet F Vedlegg: Leverandørens samfunnsansvar G Vedlegg: Tilbudsbrev