FORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte

Transkript

1 FORESPØRSEL: Side 1 av 12 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på sort/hvit produksjonsmaskin Forespørsel

2 FORESPØRSEL: Side 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING ANSKAFFELSENS FORMÅL INNHOLD OG OVERSIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL LEVERANDØR LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: SKATTEATTEST Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører HMS EGENERKLÆRING LEVERINGSOMFANG FORSVARET BER OM TILBUD PÅ ADRESSE FOR LEVERANSEN/TJENESTELEVERANSE AVTALENS OMFANG OG VARIGHET VILKÅR GENERELLE VILKÅR SPESIELLE VILKÅR Leveringstid TESTING PRIS FAKTURA OVERFØRING AV RISIKO REGLER FOR ANSKAFFELSEN FRISTER Tentativ fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner REGLER FOR KOMMUNIKASJON SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDET TILBUDETS STRUKTUR TILBUDSFORMAT Antall kopier Pakking og merking ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET TILBUDSREGISTRERING DELTILBUD, ALTERNATIVE TILBUD OG PARALLELLE TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUDENE INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN EVALUERING AV TILBUD OG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN AVVISNING AV TILBUDENE EVALUERING TILDELINGSKRITERIER... 10

3 FORESPØRSEL: Side 3 av Tildelingskriterium (TK) 1 Kvalitet 40 % Tildelingskriterium 2 Pris 40 % Tildelingskriterium 3 Maskinens alder 20 % ETISK EGENERKLÆRING VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET OFFENTLIGHETSLOV... 12

4 FORESPØRSEL: Side 4 av 12 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Forsvarets avdeling for kultur og tradisjon/grafisk avdeling, Akershus festning har til hensikt å inngå avtale om leasing av 1 stk sort/hvit produksjonsmaskin inkludert serviceavtale. Produksjonsmaskinen skal benyttes til print av blant annet trykksaker som hefter, bøker, kompendier og manualer. 1.2 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Tekniske spesifikasjoner A Vedlegg B Alminnelige avtalevilkår B Vedlegg C Mal for HMS-egenerklæring C Vedlegg D Etisk egenerklæring D Vedlegg E Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet E Vedlegg F Tilbudsbrev F Vedlegg G Prismatrise G Vedlegg H Veileder utskriftskvalitet H 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsens verdi anslås til å være mellom NOK ,- og NOK ,- eks mva basert på historiske tall og forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III kommer således til anvendelse, jf. forskriftens del I 2-2 (1). Anskaffelsen vil overstige nasjonal terskelverdi, og vil følgelig bli utlyst i Doffin og TED. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf forskriftens del III Krav til leverandør 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i henhold til lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 2.2 Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling.

5 FORESPØRSEL: Side 5 av Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1316) utstedt av skatteetaten for: - merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift Skjemaet må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. 2.3 HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et velfungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til vedlagte skjema, vedlegg C. 3 Leveringsomfang 3.1 Forsvaret ber om tilbud på 1 stk sort/hvit produksjonsmaskin i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, ref vedlegg A. 3.2 Adresse for leveransen/tjenesteleveranse Materiellet skal leveres montert og klargjort for bruk på: Grafisk avdeling Akershus festning Bygning 13 (inngang Karpedammen) 0015 Oslo 3.3 Avtalens omfang og varighet Avtalen omhandler leasing av vare. Avtalen løper fra tidspunkt for levering av varen og har en varighet på 60 måneder fra dato for leveringstidspunktet. Avtalen omhandler også service og vedlikehold. Servicebetingelser skal inkludere alle forbruksartikler som toner, deler, arbeidstid og kjøring, eksklusive papir og stifter.

6 FORESPØRSEL: Side 6 av 12 4 Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 4.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår i konkurransegrunnlaget og vedlegg A, gjelder Forsvarets standard leveringsbetingelser (Blankett 5002), jf. vedlegg B, så langt disse passer for ytelsen. 4.2 Spesielle vilkår Leveringstid Produksjonsmaskinen skal være levert og montert snarest mulig etter avtaleinngåelse og senest innen medio juli. Leveringstid inkludert montering skal angis i tekniske spesifikasjoner, vedlegg A. 4.3 Testing Tilbudt maskin vil bli gjenstand for test av kvalitet på printtest, samt innbinding. Dette inngår som del av evaluering, se punkt 7. En nærmere beskrivelse av testen finnes i vedlegg H ( Veileder utskriftskvalitet ) til dette dokument. Leverandørene bes lese dette nøye, slik at testen blir utført korrekt. Testutskriften vedlegges tilbudet. Testfil for utførelse av utskriftstest kan lastes ned fra eller sendes elektronisk ved forespørsel. 4.4 Pris Pris skal oppgis for komplett maskin, eks mva. Leiepris oppgis pr. måned, med kvartalsvis innbetaling eks mva. Det skal også oppgis servicekostnader per klikk for A4/letter og for A3/double letter. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, også fjerning av to gamle maskiner (en Xerox 6180 og en Xerox 4127) inkludert frakt, samt frakt og montering av ny maskin. Priser oppgis i prismatrise, vedlegg G. 4.5 Faktura Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Faktura skal være netto pr 30 dager etter kontrasignert innkjøpsordre og leveranse av godkjent produksjonsmaskin. 4.6 Overføring av risiko Risiko for varen går over på oppdragsgiver i det øyeblikket varen er levert, se forøvrig vedlegg B.

7 FORESPØRSEL: Side 7 av 12 5 Regler for anskaffelsen 5.1 Frister Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst 12. juni 2015 Tilbudsfrist 17. august 2015 kl.12:00 Åpning av tilbud/kvalifisering Uke 34 Tildeling/meddelse 24. august 2015 Klagefrist 03. september Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest klokken 12: Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til klokken 12: Kommunikasjon Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler: Elise Christiansen Telefon: Mobil: E-post: echristiansen@mil.no Fagteknisk saksbehandler: Simen Grønseth Telefon: Mobil: E-post: sgronseth@mil.no 5.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til merkantil saksbehandler. "Forespørsel " skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene. Dette er for å sikre at alle de inviterte skal ha like konkurransevilkår. 5.4 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til merkantil saksbehandler frem til 10. august 2015.

8 FORESPØRSEL: Side 8 av 12 6 Tilbudet 6.1 Tilbudets struktur Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. vedlegg F. 2 Firmaattest, jf. punkt Skatteattest og HMS erklæring, jf. punkt 2.2 og Dokumentasjon på oppfyllelse av tekniske krav, jf. vedlegg A 5 Signert versjon etisk egenerklæring og varsomhet, taushetsplikt og habilitet, jf. vedlegg D og vedlegg E 6 Utfylt prismatrise, jf. vedlegg G 7 Eventuelle forbehold og avvik 6.2 Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originaler. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-rom eller minnepenn. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud på På baksiden: ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt. 6.3 nedenfor. 6.3 Adresse og leveringssted for tilbudet Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning DAA seksjon for felles og støtte Postboks Kjeller Att: Elise Christiansen

9 FORESPØRSEL: Side 9 av 12 Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag-fredag når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning DAA seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Elise Christiansen Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver. 6.5 Deltilbud, alternative tilbud og parallelle tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. Alternative tilbud vil bli avvist. Det er tillatt å levere parallelle tilbud. Samtlige tilbud skal være i samsvar med samtlige av konkurransegrunnlagets spesifikasjoner. Det er tillatt å levere besvarelsen i ett sett (i samme perm) med ulike prismatriser på de ulike maskinene som tilbys. Tilbudet må følge tilbudets struktur i konkurransegrunnlagets punkt 6.1, og de ulike prismatrisene skal da ligge samlet under seksjon 6. Det må tydelig fremgå hvilken prismatrise som tilhører hvilket tilbud markert som tilbud A, tilbud B osv. Dersom de ulike maskinene som tilbys har ulike kvaliteter som er relevant for evalueringen av TK 1 Kvalitet (se konkurransegrunnlaget punkt 7.3.1) må dette fremgå tydelig. Dette skal presiseres ved utfylling av vedlegg A, se seksjonsnummer 4 i punkt 6.1 Tilbudets struktur. Det må tydelig fremgå hvilken versjon av utfylt vedlegg A som tilhører hvilken maskin markert som tilbud A, tilbud B osv. Forsvaret minner om at uklarheter eller ufullstendigheter ved tilbudet vil kunne føre til avvisning, jf. FOA Åpning av tilbudene Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.7 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering.

10 FORESPØRSEL: Side 10 av 12 7 Evaluering av tilbud og avslutning av konkurransen 7.1 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i dette dokumentet og i vedlegg A. Eventuelle vesentlige forbehold og avvik fra de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning. 7.2 Evaluering Avtalen tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene i punkt 7.3. Ved evalueringen vil det på tildelingskriteriene bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud. 7.3 Tildelingskriterier Forsvaret vil velge den tilbyder som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige tilbudet etter følgende kriterier/vekting: Tildelingskriterium (TK) 1 Kvalitet 40 % TK 1.1 Kvalitet på tapeinnbinding 10 % Det vil bli foretatt en anonym test av kvaliteten på tapeinnbinding. Tapeinnbinding skal gjøres med 100 ark i samme tapeinnbinding TK 1.2 Kvalitet på utskriftsprøver 40 % Det vil bli foretatt en anonym test av kvaliteten på utskriftsprøver av 5 fem testfiler hvor følgende kriterier inngår i bedømmelsen: 1. Testfil «3 bildeprover»: Kvalitet på print av bilde i gråtoner, herunder sjattering av gråtoner, samt finhet og detaljer i bilde. 2. Testfil «Forsvaret sort heldekk_testfil»: Kvalitet på heldekk-print 3. Testfil «Logo_testfil»: Kvalitet på gjengivelse av/trykk av små detaljer i logoer, kvalitet på strek 4. Testfil «skriftprøve»: Kvalitet på print av skriftprøver med ulike fontstørrelsen, herunder kvalitet på gjengivelse av skriftprøven og prøvens lesbarhet. 5. Testfil «Testside - tosidig- A4»: Kvalitet på dupleks passning. Må printes tosidig. Poengene fra utskriftstesten vil bli lagt sammen og dividert på antall testfiler (5) slik at det kommer frem ett snitt. Deretter vil det tilbudet som fikk høyest poengsum få score på 10 på dette evalueringskriterium - som regnes som beste score (skalaen går fra 1-10). De andre får poengscore relativt målt mot beste tilbud, ref punkt TK 1.3 Overoppfyllelse av minimumskrav 1 20 % Det vil bli gitt poeng for oppfyllelse utover følgende minimumskrav i vedlegg A: «Minimum 150 sider A4 per minutt» Det gis ett poeng per 25 sider raskere maskinen printer.

11 FORESPØRSEL: Side 11 av 12 Det tilbudet som får høyest poengsum vil få score 10. De andre tilbudte maskinene får poengscore relativt målt mot beste tilbud, ref punkt TK Overoppfyllelse av minimumskrav 2 15 % Det vil bli gitt poeng for oppfyllelse utover følgende minimumskrav for maskinens inline etterbehandling i vedlegg A: «Stifting rygg/hjørne minimum 70 ark A4 80 g» Det gis ett poeng per 10 ark A4 80 g flere maskinen kan stifte av gangen. Det tilbudet som får høyest poengsum vil få score 10. De andre tilbudte maskinene får poengscore relativt målt mot beste tilbud, ref punkt TK Overoppfyllelse av minimumskrav 3 15 % Det vil bli gitt poeng for oppfyllelse utover følgende minimumskrav for maskinens inline etterbehandling i vedlegg A: «Tapeinnbinding minimum 100 ark A4 80 g» Det gis ett poeng per 10 ark A4 80 g flere maskinen kan tapeinnbinde av gangen. Det tilbudet som får høyest poengsum vil få score 10. De andre tilbudte maskinene får poengscore relativt målt mot beste tilbud, ref punkt Vekting av underkriterier Underkriteriene under tildelingskriterium 1 Kvalitet vil vektes innbyrdes på følgende måte: Vekt Underkriterium TK 1 Kvalitet underkriterium (av 40 %) 1.1 Liminnbinding på 100 ark. 20 % 1.2 «3 bildeprover» - Kvalitet på print av bilde i gråtoner, herunder sjattering av gråtoner, samt finhet og detaljer i bilde. «Forsvaret sort heldekk_testfil» - Kvalitet på heldekk-print «Logo_testfil» - Kvalitet på gjengivelse av/trykk av små detaljer i logoer, kvalitet på strek «skriftprøve» - Kvalitet på print av skriftprøver med ulike fontstørrelsen, herunder kvalitet på gjengivelse av skriftprøven og prøvens lesbarhet. «Testside - tosidig- A4» Kvalitet på dupleks passning. Må printes tosidig. 20 % 1.3 Overoppfyllelse av minimumskrav 1 20 % 1.4 Overoppfyllelse av minimumskrav 2 20 % 1.5 Overoppfyllelse av minimumskrav 3 20 %

12 FORESPØRSEL: Side 12 av Tildelingskriterium 2 Pris 40 % Pris blir evaluert ut fra en sammenstilling av servicepris per klikk for A4 og A3, samt leasingkostnader per måned. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, se punkt 4.4. For maskinen er det et estimert årlig forbruk på: klikk/år - A4/letter klikk/år - A3/double letter Prismatrise i vedlegg G skal fylles ut Tildelingskriterium 3 Maskinens alder 20 % Det gis poeng basert på maskinens alder. Ny maskin Nyere brukt maskin opp til 2 år Eldre enn 2 år 3 år Eldre enn 3 år 4 år Eldre enn 4 år 5 år 10 poeng 8 poeng 6 poeng 4 poeng 2 poeng 8 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref. vedlegg D. 9 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg E, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 10 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet. A Vedlegg: Tekniske spesifikasjoner B Vedlegg: Alminnelige avtalevilkår C Vedlegg: Mal for HMS-egenerklæring D Vedlegg: Etisk egenerklæring E Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet F Vedlegg: Tilbudsbrev G Vedlegg: Prismatrise H Vedlegg: Veileder utskriftskvalitet