FORESPØRSEL: Side 1 av 11 FORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte

Transkript

1 FORESPØRSEL: Side 1 av 11 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på farge produksjonsmaskin Forespørsel

2 FORESPØRSEL: Side 2 av 11 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING ANSKAFFELSENS FORMÅL INNHOLD OG OVERSIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL LEVERANDØR LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: SKATTEATTEST Dokumentasjonskrav for norske leverandører:...5 Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører HMS EGENERKLÆRING LEVERINGSOMFANG FORSVARET BER OM TILBUD PÅ ADRESSE FOR LEVERANSEN/TJENESTELEVERANSE AVTALENS OMFANG OG VARIGHET VILKÅR GENERELLE VILKÅR SPESIELLE VILKÅR Leveringstid Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte DEMONSTRASJON OG TEST ING TESTING PRIS FAKTURA OVERFØRING AV RISIKO REGLER FOR ANSKAFFELSEN FRISTER Tentativ fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner REGLER FOR KOMMUNIKASJON SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDET TILBUDETS STRUKTUR TILBUDSFORMAT Antall kopier Pakking og merking ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET TILBUDSREGISTRERING DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUDENE INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN EVALUERING AV TILBUD OG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN AVVISNING AV TILBUDENE... 9

3 FORESPØRSEL: Side 3 av EVALUERING TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterium 1 - Kvalitet, brukervennlighet og serviceavtale - 50 % Tildelingskriterium 2.1 Servicepris 25 % Tildelingskriterium Maskinpris 25 % ETISK EGENERKLÆRING VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET OFFENTLIGHETSLOV... 11

4 FORESPØRSEL: Side 4 av 11 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Forsvarets avdeling for kultur og tradisjon/grafisk avdeling, Akershus festning har til hensikt å inngå avtale om leasing av 1 stk farge produksjonsmaskin inkludert serviceavtale. 1.2 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Tekniske spesifikasjoner A Vedlegg B Alminnelige avtalevilkår B Vedlegg C Mal for HMS-egenerklæring C Vedlegg D Etisk egenerklæring D Vedlegg E Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet E Vedlegg F Tilbudsbrev F Vedlegg G Prismatrise G Vedlegg H Veileder utskriftskvalitet H 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsens verdi anslås til å være mellom NOK ,- og NOK ,- eks mva basert på historiske tall og forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III kommer således til anvendelse, jf. forskriftens del I 2-2 (1). Anskaffelsen vil overstige nasjonal terskelverdi, og vil følgelig bli utlyst i Doffin og TED. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf forskriftens del III Krav til leverandør 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i henhold til lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 2.2 Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling.

5 FORESPØRSEL: Side 5 av Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes: Skjema av skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema for skatt/arbeidsgiveravgift (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. 2.3 HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et velfungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til vedlagte skjema, vedlegg C. 3 Leveringsomfang 3.1 Forsvaret ber om tilbud på 1 stk farge produksjonsmaskin i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, ref vedlegg A. 3.2 Adresse for leveransen/tjenesteleveranse Materiellet skal leveres montert og klargjort for bruk på: Grafisk avdeling Akershus festning Bygning 13 (inngang Karpedammen) 0015 Oslo 3.3 Avtalens omfang og varighet Avtalen omhandler leasing av vare. Avtalen løper fra tidspunkt for levering av varen og har en varighet på 48 måneder fra dato for leveringstidspunktet. Avtalen omhandler også service og vedlikehold. Servicebetingelser skal inkludere alle forbruksartikler som toner, deler, arbeidstid, kjøring eksklusive papir og stifter.

6 FORESPØRSEL: Side 6 av 11 4 Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 4.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår i konkurransegrunnlaget og vedlegg A, gjelder Forsvarets standard leveringsbetingelser (Blankett 5002), jf. vedlegg B, så langt disse passer for ytelsen. 4.2 Spesielle vilkår Leveringstid Produksjonsmaskinen skal være levert og montert snarest mulig etter avtaleinngåelse og senest innen utgangen av desember. Leveringstid inkludert montering skal angis i tilbudet Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte Tilbyder skal i sitt tilbud skriftlig bekrefte at innholdet i kravspesifikasjonen i vedlegg A er oppfylt. Dette gjøres ved signering av tilbudsbrev, ref vedlegg F, samt utfylling av vedlegg A. 4.3 Demonstrasjon og testing Demonstrasjon og testing av maskinen vil bli gjennomført i uke 44 og 45 hos tilbyder. Dette vil innebære en test av løsninger og enkelhet ved daglig/periodisk operatørvedlikehold, brukervennligheten til maskinen, drivere og betjeningspanel, samt selvservice og kundeutskiftbare deler. Den enkelte tilbyder er ansvarlig for å ta kontakt med teknisk saksbehandler for å avtale sted og tidspunkt for besiktigelsen. Dette gjøres etter avtale med Simen Grønseth per e-post sgronseth@mil.no eller telefon Testing Tilbudt maskin vil bli gjenstand for test av kvalitet på gjengivelse av blåfarge. En nærmere beskrivelse av testen finnes i vedlegg H ( Veileder utskriftskvalitet ) til dette dokument. Leverandørene bes lese dette nøye, slik at testen blir utført korrekt. Testutskriften vedlegges tilbudet. Papir til utførelse av test sendes ut ved kontakt. Ta kontakt med Elise Christiansen per telefon eller e-post echristiansen@mil.no. Papir kan også medbringes i forbindelse med en eventuell demonstrasjon av maskinen. Testfil for utførelse av utskriftstest kan lastes ned fra eller sendes elektronisk ved forespørsel. 4.5 Pris Pris skal oppgis for komplett maskin, eks mva. Leiepris oppgis pr. måned, med årlige innbetalinger eks mva. Det skal også oppgis servicekostnader per klikk. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, også fjerning av gammel maskin og frakt og montering av ny maskin. Priser oppgis i prismatrise, vedlegg G. 4.6 Faktura Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke.

7 FORESPØRSEL: Side 7 av 11 Faktura skal være netto pr 30 dager etter kontrasignert innkjøpsordre og leveranse av godkjent produksjonsmaskin. 4.7 Overføring av risiko Risiko for varen går over på oppdragsgiver i det øyeblikket varen er levert, se forøvrig vedlegg B. 5 Regler for anskaffelsen 5.1 Frister Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst 11. september 2014 Tilbudsfrist 24. oktober 2014 kl.12:00 Åpning av tilbud/kvalifisering 24. oktober 2014 etter kl.12:00 Demonstrasjon av tilbudte produkter Uke 44 og 45 Testing av utskriftskvalitet Uke 44 og 45 Tildeling/meddelse 11. november 2014 Klagefrist 21.november Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest klokken 12: Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til klokken 12: Kommunikasjon Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler: Elise Christiansen Telefon: Mobil: E-post: echristiansen@mil.no Fagteknisk saksbehandler: Simen Grønseth Telefon: Mobil: E-post: sgronseth@mil.no 5.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til merkantil saksbehandler. "Forespørsel " skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Dette er for å sikre at alle de inviterte skal ha like konkurransevilkår. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene. 5.4 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til merkantil saksbehandler frem til 6. oktober 2014.

8 FORESPØRSEL: Side 8 av 11 6 Tilbudet 6.1 Tilbudets struktur Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. vedlegg F. 2 Firmaattest, jf. punkt Skatteattester og HMS erklæring, jf. punkt 2.2 og Dokumentasjon på oppfyllelse av tekniske krav, jf. vedlegg A 5 Signert versjon etisk egenerklæring og varsomhet, taushetsplikt og habilitet, jf. vedlegg D og vedlegg E 6 Deres signerte pristilbud 7 Utfylt prismatrise, jf. vedlegg G 8 Utfylt spørsmålsskjema for utskriftsprøver, vedlegg H 9 Eventuelle forbehold og avvik 6.2 Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originaler. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-rom. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud på På baksiden: ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt. 6.3 nedenfor. 6.3 Adresse og leveringssted for tilbudet

9 FORESPØRSEL: Side 9 av 11 Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning DAA seksjon for felles og støtte Postboks Kjeller Att: Elise Christiansen Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag-fredag når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning DAA seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Elise Christiansen Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver. 6.5 Deltilbud og alternative tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. Alternative tilbud vil bli avvist. 6.6 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.7 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering. 7 Evaluering av tilbud og avslutning av konkurransen 7.1 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i dette dokumentet og i vedlegg A. Eventuelle vesentlige forbehold og avvik fra de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning.

10 FORESPØRSEL: Side 10 av Evaluering Avtalen tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene i punkt 7.3. Ved evalueringen vil det på tildelingskriteriene bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud. 7.3 Tildelingskriterier Forsvaret vil velge den tilbyder som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige tilbudet etter følgende kriterier/vekting: Tildelingskriterium 1 - Kvalitet, brukervennlighet og serviceavtale - 50 % Kvalitet 25 % Det vil bli foretatt en anonym test av utskriftskvaliteten hvor følgende kriterier inngår i bedømmelsen: 1. Gjengivelse av blåfarge 2. Dupleks passning 3. Kvalitet av heldekk-print 4. Gjengivelse av/trykk av små detaljer i logoer mm. Overstående kriterier (punkt 1, 2, 3 og 4) vil vektlegges innbyrdes likt Brukervennlighet 20 % Brukervennligheten vil bli vurdert på grunnlag av egen erfaring ved demonstrasjon av maskinene hos leverandørene. Følgende kriterier inngår i bedømmelsen av maskinens brukervennlighet: 1. Løsninger og enkelhet ved daglig/periodisk operatørvedlikehold 2. Brukervennligheten til maskinen, drivere og betjeningspanel. Menyvalg for drivere og betjeningspanel skal være bygd opp slik at de virker logisk og lett forståelig. 3. Selvservice og kundeutskiftbare deler. Overstående kriterier (punkt 1, 2 og 3) vil vektlegges innbyrdes likt Leveringstid reservedeler - 5 % I forbindelse med serviceavtalen vil det bli vektlagt om leverandøren har servicepersonell som har kjennskap til programvarene og trykkeribransjen. Videre vil leveringstiden av reservedeler vurderes. Følgende må derfor oppgis 1. Leveringstid på reservedeler for denne kontrakten Tildelingskriterium 2.1 Servicepris 25 % Serviceprisen oppgis med klikkpris for farge og klikkpris for mono. For maskinen er det et estimert årlig forbruk på: klikk/år mono klikk/år farge Prismatrise i vedlegg G skal fylles ut.

11 FORESPØRSEL: Side 11 av Tildelingskriterium Maskinpris 25 % Leasingkostnader per måned. Leasingkostnader per måned. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, se punkt 4.5. Prismatrise i vedlegg G skal fylles ut. 8 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref vedlegg D. 9 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg E, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 10 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet. A Vedlegg: Tekniske spesifikasjoner B Vedlegg: Alminnelige avtalevilkår C Vedlegg: Mal for HMS-egenerklæring D Vedlegg: Etisk egenerklæring E Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet F Vedlegg: Tilbudsbrev G Vedlegg: Prismatrise H Vedlegg: Veileder utskriftskvalitet