FORSVARET. Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte

Transkript

1 FORESPØRSEL: Side 1 av 12 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på utførelse av spørreundersøkelse Forespørsel

2 FORESPØRSEL: Side 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING ANSKAFFELSENS FORMÅL INNHOLD OG OVERSIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL TILBYDER LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Dokumentasjonskrav for norske tilbydere: Dokumentasjonskrav for utenlandske tilbydere: SKATTEATTEST Dokumentasjonskrav for norske tilbydere Dokumentasjonskrav for utenlandske tilbydere HMS EGENERKLÆRING ETISK EGENERKLÆRING REGLER FOR ANSKAFFELSEN FRISTER Tentativ fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner REGLER FOR KOMMUNIKASJON FRIST FOR SPØRSMÅL VILKÅR GENERELLE VILKÅR SPESIELLE VILKÅR Tentativ tidsplan for utførelse Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte KOMPETANSE- OG GODKJENNINGSKRAV Avtale om behandling av taushetsbelagt informasjon og behandling av ID-nøkkel, Spørreskjemametodikk Kompetanse PRIS Prismatrise FAKTURA OVERFØRING AV RISIKO LEVERINGSOMFANG KRAV TIL UTFØRELSE AV TJENESTEN Mottak av liste over respondenter og oppdatering av adresselister Administrasjon av ID-nøkkel Design av spørreskjema Trykking av spørreskjema Klargjøring av spørreskjema Web-portal Skanning av besvarelser og produksjon av rådata-fil Utsendelse av purringer ADRESSE FOR LEVERANSEN AVTALENS OMFANG OG VARIGHET TILBUDET TILBUDETS STRUKTUR... 10

3 FORESPØRSEL: Side 3 av TILBUDSFORMAT Antall kopier Pakking og merking ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET Postadresse Leveringsadresse TILBUDSREGISTRERING DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUDENE INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN AVSLUTNING AV KONKURRANSEN ABSOLUTTE KRAV EVALUERING AV TILBUDENE TILDELINGSKRITERIER AVVISNING AV TILBUDENE VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET OFFENTLIGHETSLOV... 12

4 FORESPØRSEL: Side 4 av 12 1 Innledning Forsvaret ved Forsvarets Sanitet (FSAN) har ansvar for oppfølging og kartlegging av ansattes og vernepliktiges helsestatus. For å kunne gjøre dette på en god måte trenger FSAN å knytte til seg en tjenesteleverandør som kan stå for den praktiske gjennomføring av spørreundersøkelsen. 1.1 Anskaffelsens formål FSAN, Kontor for psykiatri og stressmestring (KPS) skal i 2014 på oppdrag fra Forsvarsdepartementet undersøke den psykiske helsen til UNIFIL-veteranene (Libanon). Forsvaret skal inngå avtale med en leverandør for gjennomføring av denne undersøkelsen. 1.2 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Prismatrise A Vedlegg B Blankett 5002 B Vedlegg C Mal for HMS egenerklæring C Vedlegg D Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet D Vedlegg E Etisk egenerklæring E Vedlegg F Tilbudsbrev F 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil overstige EØS-terskelverdi, og vil dermed bli utlyst i Doffin og TED. Anskaffelsens verdi anslås til å kunne overstige NOK ,- eks mva. og gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf Forskrift om offentlig anskaffelse Del III 14-1 (1). 2 Krav til tilbyder 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderen skal ha et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav for norske tilbydere: Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret Dokumentasjonskrav for utenlandske tilbydere: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i henhold til lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.

5 FORESPØRSEL: Side 5 av Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling Dokumentasjonskrav for norske tilbydere Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes: Skjema av skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skatteetaten for merverdiavgift. Skjema for skatt/arbeidsgiveravgift (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp Dokumentasjonskrav for utenlandske tilbydere Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. 2.3 HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et velfungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til vedlagte skjema, vedlegg C. 2.4 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref vedlegg E. 3 Regler for anskaffelsen 3.1 Frister Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst 8. februar 2014 Tilbudsfrist 24. mars 2014 kl Åpning av tilbud/kvalifisering 26. mars 2014 Evaluering ferdig og tildeling av 28. mars 2014 leveransen Klagefrist og kontraktsignering 7. april 2014 kl Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest 24. mars 2014, kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til , kl

6 FORESPØRSEL: Side 6 av Kommunikasjon Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler: Frode A Dyngeland Telefon: Mobil: E-post: fdyngeland@mil.no Faglig saksbehandler: Øystein Jack Næss Telefon: Mobil: E-post: oynass@mil.no 3.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til saksbehandler med kopi til merkantil saksbehandler. Forespørsel skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Dette er for å sikre at alle tilbydere skal ha like konkurransevilkår. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle tilbydere. 3.4 Frist for spørsmål Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til merkantil saksbehandler innen 7. mars Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 4.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår av dette dokumentet og dets vedlegg, gjelder Forsvarets standard leveringsbetingelser (Blankett 5002), jf. vedlegg B, så langt disse passer for ytelsen. 4.2 Spesielle vilkår Tentativ tidsplan for utførelse Tilbyder må kunne levere i henhold til følgende tentative tidsplan. Arbeidene skal starte umiddelbart etter inngått avtale. Hendelse Forventet dato 7. april 2014 Inngåelse av kontrakt 12. mai 2014 Utsendelse av spørreskjema 9. juni 2014 Utsendelse av første purring 14. juli 2014 Utsendelse av andre purring 18. august 2014 Lukke oppdraget 1. september 2014 Overlevering av rådatafiler

7 FORESPØRSEL: Side 7 av 12 Tilbyder må være forberedt på at justeringer vil måtte komme, da spesielt med tanke på utsendinger før og etter sommerferie Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte Ved levering av tilbudet er det krav om at det følger en skriftlig dokumentasjon som viser at innholdet i kravspesifikasjonen i pkt 5 er oppfylt. Jf. vedlegg F, Tilbudsbrev. 4.3 Kompetanse- og godkjenningskrav Dette punktet beskriver hvilken kompetanse tilbyder skal inneha for å være kvalifisert for å utføre tjenesten for Forsvaret Avtale om behandling av taushetsbelagt informasjon og behandling av ID-nøkkel, Jf. pkt Tilbyder skal framlegge utkast til databehandleravtale mellom tilbyder og oppdragsgiver Spørreskjemametodikk Tilbyder skal kunne dokumentere kompetanse på spørreskjemametodikk Kompetanse Tilbyder må kunne dokumentere at minst en av konsulentene/kontaktpersonene som skal jobbe med leveransen innehar en samfunnsfaglig grad på Ph.D-nivå der kvalitativ metode står sentralt. Tilbyder må kunne dokumentere erfaring fra tilsvarende tidligere undersøkelser med et tilsvarende eller større antall respondenter. 4.4 Pris Prisen skal være ekskl mva inkludert alle kostnader og utgifter Prismatrise Det skal oppgis priser på: 1. Syv deltjenester (se punkt 5.2 for spesifisering av ønskede tjenester), og en totalpris for hele oppdraget. 2. Pris for purringer. 3. Timespriser for tilleggsarbeider ut over deltjenestene og purringene Alle priser og delpriser skal oppgis i vedlegg A, prismatrise 4.5 Faktura Faktura skal være netto per 30 dager etter leveranse av godkjent rådatafil, faktura og kontrasignert innkjøpsordre. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Eventuell delfakturering etter avtale med oppdragsgiver. 4.6 Overføring av risiko Risiko og ansvar for tjenesten går over på kjøper i det øyeblikket tjenesten er levert, se forøvrig blankett 5002.

8 FORESPØRSEL: Side 8 av 12 5 Leveringsomfang Spørreundersøkelsen omfatter utsending av spørreskjema med to følgeskriv til respondenter, to purringer med nye spørreskjema, mottak og innskanning av svar og til slutt produksjon av rådatafil. I tillegg skal det opprettes et webskjema for undersøkelsen slik at respondenten kan velge mellom å svare postalt eller på web. Spørreskjemaet vil være på ca. 20 sider i svart/hvitt. Spørsmålene vil med stor overvekt være avkrysningsspørsmål, men det antas å ville være behov for et mindre antall åpne spørsmål. Nøyaktig antall spørsmål er ennå ikke klart. 5.1 Krav til utførelse av tjenesten Kravene beskrevet i dette punktet er absolutte krav. Tilbyder skal dokumentere at han har kapasitet, kompetanse og evne til å utføre arbeidet under alle punktene. Tilbydere som utelater å besvare punktene nedenfor, vil kunne bli avvist. Tilbyder må kunne levere følgende syv deltjenester for oppdraget: Mottak av liste over respondenter og oppdatering av adresselister Valgt leverandør vil motta liste over respondenter på antatt navn fra Forsvarets helseregister. Denne listen vil inneholde fødselsnummer, navn og adresse. Tilbyder må kunne oppdatere adresselister opp i mot folkeregisteret tett opp mot utsendelse, slik at adresselisten blir mest mulig ajour ved utsendelse. Returer grunnet feil adresse må sjekkes opp i mot folkeregisteret og sendes ut sammen med første purring. Returer etter første purring skal sjekkes på ny opp i mot folkeregisteret og sendes ut sammen med purring Administrasjon av ID-nøkkel Da valgt leverandør vil få personnummer og navn på alle respondentene er det viktig at tilbyder har kompetanse og erfaring til å kunne behandle og oppbevare personopplysninger i henhold til Personopplysningsloven. Forsvarets sanitet vil være behandlingsansvarlig og tilbyder vil bli definert som databehandler. Jf. punkt Design av spørreskjema Valgt leverandør vil få tilsendt et utkast til spørreskjema av Kontor for psykiatri og stressmestring (KPS) / Forsvarets sanitet. Valgt leverandør skal støtte KPS i prosessen med å kvalitetssikre selve spørreskjemaet og skjemadesign. Kvalitetssikringen av spørreskjemaet omhandler språkvask, vurdering av hensiktsmessig spørsmålsformulering, vurdering av logisk rekkefølge av spørsmålene og generelle metodiske vurderinger rundt design. Valgt leverandør skal kunne tilby språkvask på norsk. Valgt leverandør skal sette opp spørreskjema og programmere det i henholdt til retningslinjer gitt fra KPS Trykking av spørreskjema Spørreskjemaet vil være på ca. 20 sider og være i svart/hvitt. I tillegg vil det ligge ved to følgeskriv. Det første følgeskrivet vil informere om undersøkelsen. Det andre følgeskrivet vil beskrive muligheten for å vinne en utloddet premie for alle som deltar i undersøkelsen. Begge følgeskrivene vil være på to sider (ett ark) og begge vil ha fargetrykk. Forsvaret vil stå for trekking og utsendelse av premie.

9 FORESPØRSEL: Side 9 av Klargjøring av spørreskjema Spørreskjema med følgeskriv skal sendes ut til antatt respondenter. Forsvaret vil stå for produksjon av både ut-konvolutter og svarkonvolutter med porto. Valgt leverandør må selv brette svarkonvolutter. Svarkonvolutter vil ha KPS adresse og KPS vil selv stå for postmottak av disse og deretter frakt til valgt leverandør Web-portal Tilbyder skal være i stand til å sette opp en egen web-portal med de tilstrekkelige sikkerhetsforanstaltninger slik at respondentene skal kunne svare på undersøkelsen ved å gå inn på internett Skanning av besvarelser og produksjon av rådata-fil Tilbyder skal skanne inn alle besvarelsene og sette dem sammen med svar gitt over nett. De skal produsere en rådata-fil som inneholder alle data. Denne filen skal være leselig i statistikkprogramvaren SPSS. Rådata-fil skal leveres per e-post og på minnepinne. Sammen med rådata-fil skal det leveres et dokument som minimum beskriver: 1. Metoden brukt for å sende ut og motta spørreskjema 2. Antall som ble sendt ut og som vi fikk i retur på utsendelse og purring I og II 3. Antall svar totalt og fordelt på hver utsendelse 4. Antall svar postalt vs. antall svar på web 5. Aktivt nekt som ikke har svart 6. Aktiv nekt som har svart 7. Antall feilutsendelser (antall som nekter for å ha vært i Libanon) 8. Hvilken koding som er brukt på ubesvarte spørsmål (vanligvis 9) 9. Eventuell cut-off som blir satt for hvor mange spørsmål den enkelte respondent må ha svart på for å bli registrert som et fullstendig svar. Rådatafila skal ikke inneholde personopplysninger, kun løpenummer. Nøkkel med kobling mellom løpenummer og personnummer skal sendes i egen forsendelse Utsendelse av purringer Det skal sendes ut to purringer. I begge purringene skal både spørreskjema og følgeskriv sendes ut på nytt. Forsvaret vil stå for produksjon av både ut-konvolutter og svar-konvolutter med porto. Valgt leverandør må selv brette svar-konvolutter. Svar-konvolutter vil ha KPS adresse og KPS vil selv stå for postmottak av disse og deretter frakt til tilbyders lokale. 5.2 Adresse for leveransen Postadresse: Kontor for psykiatri og stressmestring (KPS) ATT Øystein J. Næss Postboks 1550 Sentrum 0015 Oslo

10 FORESPØRSEL: Side 10 av Avtalens omfang og varighet Avtalen omhandler enkeltkjøp av spørreundersøkelsestjenester, og vil være fullbyrdet ved overlevering av endelig rådatafil og etterfølgende oppgjør. 6 Tilbudet 6.1 Tilbudets struktur Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jf. vedlegg F 2 Firmaattest, jf. punkt Skatteattester, jf. punkt Signert HMS erklæring, jf. punkt 2.3 og vedl. C 5 Signert etisk egenerklæring, jf. punkt 2.4 og vedl. E 6 Tilbudet med dokumentasjon på krav til leveransen, jf. pkt Dokumentasjon på faglige kvalifikasjoner, jf. punkt Signert prismatrise, jf. vedlegg A 9 Eventuelle forbehold og avvik 10 Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. punkt 8 og Tilbudsformat Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originaler i papirform. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på USB minnepenn. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes med: På forsiden: Tilbud på forespørsel På baksiden: ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt. 6.3 nedenfor. 6.3 Adresse og leveringssted for tilbudet

11 FORESPØRSEL: Side 11 av Postadresse TILBUD PÅ FORESPØRSEL FLO F DAA Felles og Støtte Innkjøpskontor v/ Dyngeland PB 4133 Trondheim Mil 7450 Trondheim Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag-fredag når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler: TILBUD PÅ FORESPØRSEL FLO F DAA v/ Dyngeland Trondheim Militære Postkontor Persaunveien Trondheim Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver. 6.5 Deltilbud og alternative tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. 6.6 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. 6.7 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering.

12 FORESPØRSEL: Side 12 av 12 7 Avslutning av konkurransen 7.1 Absolutte krav Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i punkt 4 og 5. Eventuelle vesentlige forbehold og avvik fra de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning. 7.2 Evaluering av tilbudene Kontrakt vil bli tildelt den tilbyderen som har tilbudet med lavest pris. Lavest pris har tilbudet med lavest totalsum for den forespurte tjenesten, forutsatt at alle kravene i pkt 4 og 5 er dekket. Ved evalueringen vil bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud. 7.3 Tildelingskriterier Prismatrise i vedlegg A skal fylles ut. Tilbyder skal fylle ut alle tomme celler. Mangelfull utfylling av prismatrisen vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Prisene er vektet er følgende fordeling: Totalsum for hele oppdraget - 75 % Pris for purringer - fordeling 5 % på hvert intervall, totalt 15 % Timespris konsulent - 5 % Timespris seniorkonsulent - 5 % Timespris rådgiver - 5 % 7.4 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 8 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg D, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 9 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet. A Vedlegg: Prismatrise B Vedlegg: Blankett 5002 C Vedlegg: Mal for HMS egenerklæring D Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet E Vedlegg: Etisk egenerklæring F Vedlegg: Tilbudsbrev