REGLER FOR ANSKAFFELSEN Service på dentalutstyr KONKURRANSEGRUNNLAG. Del 1

Transkript

1 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 12 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Service på dentalutstyr KONKURRANSEGRUNNLAG Del 1

2 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Om Kjøper Om Bruker Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets organisering GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Fremdriftsplan Kontaktpersoner Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsåpning Avvisning og avlysning Retur av tilbud Leverandørens deltakelseskostnader Sosialt og etisk ansvar Varsomhet og habilitet TILBUDET Tilbudsstruktur og språk Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative/parallelle tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold og avvik KVALIFIKASJONSKRAV Innledning Obligatoriske krav TILDELINGSKRITERIER Evaluering... 11

3 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 12 1 Innledning 1.1 Om Kjøper Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO STAB Driftsanskaffelser (Kjøper). Kjøper er ansvarlig for å anskaffe materiell til drift av Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning. Kjøper har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for varer og tjenester. 1.2 Om Bruker Bruker av rammeavtalen er Forsvaret. FD med de til enhver tids underliggende etater, har opsjon på bruk av avtalen, jf. Vedlegg K Opsjoner. Merkantil saksbehandler jf. Vedlegg D Kontaktpersoner, skal ved behov løse ut opsjon på vegne av den aktuelle organisasjon. Brukerne skal kunne gjøre avrop på rammeavtalen på samme linje som Kjøper. 1.3 Om anskaffelsen Formål Formålet med denne anskaffelsen er å møte Kjøpers behov for service på elektromedisinsk dentalutstyr, samt tilhørende tjenester gjennom etablering av rammeavtale Rammeavtalens type og fordeling Rammeavtale med en leverandør der alle vilkår fremgår av avtalen og tilhørende vedlegg Varighet Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen en eller flere ganger på samme vilkår i inntil ytterligere 2 år. Maksimal varighet er 4 år Verdi og omfang Rammeavtalens estimerte verdi for kommende 4 år antas å være mellom 1,5 MNOK og 4 MNOK, ekskludert eventuelle opsjoner på økonomisk omfang. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn ut fra en fredssituasjon, og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Behovet, og således den estimert samlede verdien for rammeavtalen, vil kunne endres dersom enkelte scenarioer knyttet til rikets sikkerhet inntrer. Ved utbrudd av krise eller krig, eller ved heving av beredskapsnivået i Norge, vil den økonomiske rammen for avtalen være ubegrenset oppad Sikkerhetsklareringer Ved behov kan Kjøper pålegge Leverandørens personell å sikkerhetsklareres og/eller autoriseres for nivå BEGRENSET eller høyere, jf. Sikkerhetsloven kapittel 6, samt Forskrift om personellsikkerhet. Kjøper oppfordrer samtlige leverandører til å gjøre seg kjent med prosesser forankret til sikkerhetsklarering. For mer informasjon gå inn på NSM sine nettsider: og

4 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 12 Oppgitte lover og forskrifter kan lastes ned fra følgende nettside: Taushetsplikt og offentlighet Kjøper er bundet av forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Dette betyr at leverandørens forretningshemmeligheter eller annen informasjon som anses som taushetsbelagt etter forvaltningsloven ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående. Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort iht. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd, og FOA 3-5. Dersom leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jf. punkt 3.1 nedenfor. I slike tilfeller bes det også om at leverandøren leverer sammen med tilbudet, en versjon av tilbudet hvor det taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Kjøper gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren bare er veiledende, da Kjøper er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jf og Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse Forbehold Oppgitte estimater tilknyttet omfang og verdi er gjort etter Kjøpers beste skjønn. Kjøper tar forbehold om at estimatene ikke er ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen, og skal følgelig ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. Det konkrete uttak vil være avhengig av de tilknyttede parters skiftende behov i avtaleperioden. Kjøper betinger seg retten til å tegne helt eller delvis overlappende rammeavtaler, gjennomføre forsyninger fra egne kanaler og/eller benytte allerede inngåtte avtaler, dersom dette finnes hensiktsmessig. 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B HMS-Egenerklæring Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 Avtalebestemmelser

5 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 12 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøper vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende tentative fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Svar på spørsmål (saksbehandler er ikke tilgjengelig fra september pga. ferieavvikling) Tilbudsfrist , kl. 12:00. Tilbudsåpning Tilbudsevaluering Tildeling av rammeavtale Klagefrist Kontraktsignering Oktober 2016 Vedståelsesfrist , kl Det presiseres at fremdriftsplanen er tentativ og at Kjøper kan gjøre endringer underveis. 2.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter Guro Skar Forseth Telefon: E-post: gforseth@mil.no Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige (alt. e-post) med referanse: Spørsmål Service på dentalutstyr. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer.

6 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Kjøper rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil legges ut på Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli foretatt av minimum to av Kjøpers representanter. Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 2.5 Avvisning og avlysning Avvisningsreglene i FOA vil gjelde for denne konkurransen. Det anbefales at leverandøren gjør seg kjent med disse. Kjøper forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 2.6 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale. 2.7 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandørene pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte Kjøper til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere Kjøper i økonomiske forpliktelser. 2.8 Sosialt og etisk ansvar Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme. Leverandøren vil ved kontraktsinngåelse akseptere vilkårene i Del 2 Vedlegg F og G, og således bekrefte sin forpliktelse til de etiske og sosiale krav som kreves av Kjøper. Leverandøren godkjenner vilkårene i Del 2 Vedlegg F og G ved å signere på Del 1 Vedlegg A Tilbudsbrev. 2.9 Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet.

7 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 12 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur og språk Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1. Tilbudsbrev, jf. Del 1 Vedlegg A. 2. Skatteattest jf. punkt HMS-Egenerklæring jf. punkt Firmaattest jf. punkt Årsregnskap/kredittvurdering, samt Vedlegg F Morselskapsgaranti dersom nødvendig, jf. punkt Referanseliste samt beskrivelse av lignende leveranser jf. punkt Utfylt Del 2 Vedlegg J Samarbeidspartnere og underleverandører dersom aktuelt. 8. Etisk egenerklæring og Samfunnsansvar, jf. Del 2 Vedlegg F og G. 9. Utfylt Del 2 Vedlegg B punkter: 1.5, 1.6, 1.8, 1.9, 1.11, 1.12, 1.13, Utfylt Del 2 Vedlegg B-1 Prismatrise. 11. Utfylt Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon. 12. Utfylt Del 2 Vedlegg D Kontaktpersoner. 13. Eventuelle forbehold, endringer eller avvik fra rammeavtalen. 14. Eventuell taushetsbelagt informasjon/sladdet tilbud. 15. Annen relevant informasjon. Tilbudet og kontrakten skal være utformet på norsk. 3.2 Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Tilbud Service på dentalutstyr og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt.

8 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av Sidene skal ikke være stiftet Antall kopier Tilbudet skal leveres i 1 originalkopi. En elektronisk komplett versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM eller minnepinne. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal pakkes forsvarlig i lukket konvolutt/innpakning. Konvolutt/innpakningen skal merkes med følgende: "Tilbud Service på dentalutstyr ". 3.3 Adresse og leveringssted Søknaden skal sendes til følgende postadresse eller leveres til følgende leveringsadresse: Postadresse FLO/STAB/ØS Driftsanskaffelsesavdelingen Postboks Kjeller Att: Guro Skar Forseth Leveringsadresse Dersom søknaden leveres til adressen under skal søknaden leveres mellom kl mandag - fredag når dette er skriftlig avtalt med porteføljeforvalter jf. punkt 2.2: FLO/ STAB/ØS Driftsanskaffelsesavdelingen Fetveien 80-84, Bygning Kjeller Att: Guro Skar Forseth 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen , kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til kl Alternative/parallelle tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative og/eller parallelle tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av leveransen.

9 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av Forbehold og avvik Forbehold og/eller avvik kan medføre avvisning av tilbudet, jf. FOA Eventuelle forbehold og/eller avvik skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jf. punkt Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav som er listet nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for oppfyllelse de krav som er stilt. Manglende og/eller avvikende dokumentasjon vil kunne medføre avvisning Underleverandør Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på et annet foretak for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav fastsatt i matrisen under skal Del 2 Vedlegg J utfylles, samt at det skal vedlegges en signert forpliktelseserklæring eller tilsvarende dokumentasjon fra det foretak som støtter leverandøren. Det skal fremkomme klart hvilket/hvilke kvalifikasjonskrav foretaket vil støtte leverandøren på. 4.2 Obligatoriske krav Skatt og HMS KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Attest utstedt av skatteoppkrever eller skatteetaten vedrørende merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i Del I Vedlegg B skal fylles ut og signeres.

10 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal levere årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år, eller fullstendig kredittvurdering fra godkjent kredittvurderingsselskap ikke eldre enn 3 mnd. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve både morselskapsgaranti og en erklæring fra en førsteklasses bank/finansinstitusjon. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har god finansiell styrke. Dersom Leverandøren ønsker å støtte seg på morselskap for oppfyllelse av kravet om økonomisk og finansiell stilling, skal det vedlegges en morselskapsgaranti i henhold til Del 2 Vedlegg H «Morselskapsgaranti».

11 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av Krav til erfaring fra lignende leveranser KRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. DOKUMENTASJONSKRAV En liste med minimum tre lignende leveranser fra de siste tre år, med en presentasjon av prosjektet (minimum 150 ord), samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Manglende presentasjon/beskrive av prosjektet kan medføre avvisning. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. 5 Tildelingskriterier Tilbud som innfrir samtlige spesifikasjoner angitt i konkurransegrunnlaget (herunder kontraktsforslaget), vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene listet under i punkt Evaluering Tildeling av kontrakt vil skje på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på en totalvurdering av følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier Vekt % TK1 Pris preventiv service Leverandøren må fylle inn sitt tilbud på priser i Vedlegg B-1 Prismatrise, Ark 1, kolonne D. Se også om preventiv service i Vedlegg A punkt 2.3 og Vedlegg B punkt % Leverandøren som tilbyr den totalt laveste kjøpesummen tildeles 10 poeng, mens de øvrige vil scores forholdsmessig lavere ut fra dette. TK2 Timepris korrektiv service Leverandøren må fylle inn sitt tilbud på en timepris for korrektiv service i Vedlegg B Pris og betalingsvilkår, punkt 1.5 Timepris korrektiv service. 20% Leverandøren med lavest timepris tildeles 10 poeng. Øvrige scores forholdsmessig lavere ut fra dette.

12 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 12 TK3 Pris på oppmøte, Sør-Norge Leverandøren må fylle inn sitt tilbud med en oppmøtepris for Sør-Norge i Vedlegg B Pris og betalingsvilkår, punkt 1.8 Pris på oppmøte, Sør-Norge. Leverandøren med lavest oppmøtepris tildeles 10 poeng. Øvrige scores forholdsmessig lavere ut fra dette. 5% TK4 Pris på oppmøte, Nord-Norge Leverandøren må fylle inn sitt tilbud med en oppmøtepris for Nord-Norge i Vedlegg B Pris og betalingsvilkår, punkt 1.9 Pris på oppmøte, Nord-Norge. Leverandøren med lavest oppmøtepris tildeles 10 poeng. Øvrige scores forholdsmessig lavere ut fra dette. 5% TK5 Stykkpris mottakskontroll Leverandøren må fylle inn sitt tilbud på stykkpris på mottakskontroll i Vedlegg B Pris og betalingsvilkår, punkt 1.14 Pris mottakskontroll. Leverandøren med lavest stykkpris tildeles 10 poeng. Øvrige scores forholdsmessig lavere ut fra dette. 10% TK6 Evalueringskrav 1 og 2 Besvar Evalueringskrav nr. 1 og 2 i Vedlegg E Kravspesifikasjonen. Kravene skal besvares med en prosatekst. Det bes om at man besvarer evalueringskravene så presist og konkret som mulig. Se øvrig veiledning i Vedlegg E Kravspesifikasjonen, samt i Evalueringskriterie 1 og Evalueringskriterie 2. 30% Det settes en skjønnsmessig poengscore for hvert spørsmål (fra 1-10, hvor 10 er beste score). Leverandøren med beste sammenlagte score tildeles 10 poeng. Øvrige scores forholdsmessig.