Barne-, ungdoms og familiedirektoratet KONKURRANSEGRUNNLAG. Kjøp av Saksbehandlingssystem

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Kjøp av Saksbehandlingssystem 1

2 Innhold 1 OPPDRAGSGIVER OM ANSKAFFELSEN Anskaffelsens formål og omfang Deltilbud og alternative tilbud Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt og offentlighet Tilleggsopplysninger Oppdatering av konkurransegrunnlaget KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Øvrige kvalifikasjonskrav TILDELINGSKRITERIER INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMIN Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktsmal Vedlegg 3: Prismatrise

3 1 OPPDRAGSGIVER Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) er et forvaltningsorgan underlagt Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet (BLD). Bufdir er et fagdirektorat for områdene barnevern, familievern, barn og ungdom, adopsjon, likestilling og ikke-diskriminering og arbeidet mot vold og overgrep i nære relasjoner. Bufdir skal arbeide for gode oppvekstsvilkår, gode og stabile foreldrerelasjoner, utjevning av levekårsforskjeller og bidra til å fremme like muligheter, deltakelse og medvirkning for barn, unge og voksne. Som leder av Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat), tilbyr Bufdir barneverntjenester og familieverntjenester på vegne av staten. Bufetat er organisert i fem regioner, i tillegg til Bufetat Senter for administrasjon og utvikling (BSA). Etaten har ca ansatte fordelt på ca. 270 tjenestesteder. Bufdir er lokalisert i Oslo. Det vises for øvrig til og for mer informasjon. Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er: Navn: E-post Avdeling: Avdeling for familie, forebygging og kommunesamarbeid. Seksjon: Seksjon for tilskuddsforvaltning Terje B. Grytten terje.grytten@bufdir.no 2 OM ANSKAFFELSEN 2.1 Anskaffelsens formål og omfang Konkurransen gjelder anskaffelse av saksbehandlingssystem for tilskuddsordningene i Bufdir. Anskaffelsens verdi baseres på pris for kjøp av systemet/lisens og 4 års vedlikehold/support og drift. Fullstendig beskrivelse av oppdraget følger av vedlegg 1. Kontraktsperioden planlegges til å være: fra kontraktsignering og fire år frem over. 3

4 2.2 Deltilbud og alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget eller alternative tilbud. 2.3 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Tilbudsfrist kl Meddelelse om valg av tilbyder Uke 41, 2014 Kontraktsinngåelse Uke 44, 2014 Det gjøres oppmerksom på at tidspunkt for meddelelse om valg av tilbyder og kontraktsinngåelse er veiledende. Tilbudets vedståelsesfrist Dersom tilbyder ikke vedstår seg denne fristen, må dette tydelig fremgå av tilbudsbrevet. 3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Åpen anbudskonkurranse», jf. FOA del I og III. Alle interessert tilbydere gis adgang til å levere tilbud. De innkomne tilbud vil bli evaluert slik de foreligger, og det er ikke lov å gjennomføre forhandlinger. Denne anskaffelsen er kunngjort på Doffin/TED. 3.2 Taushetsplikt og offentlighet Oppdragsgiver plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår, jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.februar 1967(fvl.) 13(1). 4

5 Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses som forretningshemmeligheter, er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentligheten. 3.3 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med navnet på anskaffelsen og saksnummeret. Henvendelsen sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3.4 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle tilbydere som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin og TED. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling KvalifikasjonsKrav Dokumentasjonskrav Krav: Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. I. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/skatteoppkreverkontoret. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattekontoret Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Se Skatteetatens nettsider Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Krav: Tilbyderen skal ha et HMS-system. Vi ber om at tilbyder fyller ut mal for HMS-egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 i forskrift til offentlige anskaffelser, se link: 5

6 KvalifikasjonsKrav Dokumentasjonskrav PITTEL_7#KAPITTEL_7 Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Krav 4.2 Øvrige kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal være kredittverdig. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom det skal brukes underleverandører til oppfyllelse av kontrakten, skal dette dokumenteres. En angivelse av hvor stor del av kontrakten tjenesteyteren har til hensikt å benytte underleverandører. Tilbyder må dokumentere at de vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. Tilbyder er ansvarlig for at underleverandør oppfyller kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlaget. 5 TILDELINGSKRITERIER En praktisk presentasjon av systemet som tilbys vil inngå som en del av vurderingen av tilbyderne med tanke på kvalitetskriteriene i tabellen under. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 6

7 Pris Dokumentasjonskrav Vekting 50 % Innkjøp (inkl. installasjon, oppsett, opplæring) Drift, support, vedlikehold Integrasjoner (hvis ikke inkludert i grunnmodul) Utfylt Prismatrise 50 % Utfylt Prismatrise 25 % Utfylt Prismatrise 20 % Opsjoner Utfylt Prismatrise 5 % Kvalitet Dokumentasjonskrav Vekting 50 % Funksjonelle krav og integrasjoner Tekniske krav/ Sikkerhet Utfylt tabell for kravspesifikasjon, samt praktisk presentasjon Utfylt tabell for kravspesifikasjon, samt praktisk presentasjon 50 % 25 % Vedlikehold/Oppetid Utfylt tabell for kravspesifikasjon, samt praktisk presentasjon 25 % 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet adresseres til: Navn: Adresse: Terje B. Grytten Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) Stensberggata 27 (Holberg Terrasse) 7

8 7. etasje, resepsjonen 0170 Oslo Det presiseres at det er tilbyders ansvar og risiko at tilbudet er fysisk kommet frem til Bufdirs resepsjon i 7. etasje innen den oppgitte tilbudsfristen. Tilbud som ikke er registrert i resepsjonen innen tilbudsfristens utløpt, vil bli avvist. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt, og denne skal merkes med: Tilbud på «Saksbehandlingssystem for tilskuddsforvaltning, 2014/60907» Tilbudet skal leveres på minnepinne. Innholdet må kunne leses av vanlige Microsoft Officeapplikasjoner, evt. Adobe Reader. Signerte dokumenter skal være skannet. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal leveres på følgende språk: Norsk eller engelsk. Tilbudet deles inn i følgende mapper på minnepinnen: (Mappene og filene må ha korte navn uten bruk av spesialtegn): A Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert av bemyndiget fullmaktshaver for tilbyder. Tilbudsbrevet skal inneholde: - hvilken konkurranse det leveres tilbud på - informasjon om tilbyders kontaktperson (navn, tittel, telefon og e-post) - angivelse av eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget B Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, jf. kapittel 4. C Løsningsbeskrivelse Løsningsbeskrivelsen skal inneholde følgende punkter/overskrifter: 1. Beskrivelse av systemet, nødvendige grensesnitt, leveranse i grunnmodul, eventuelt behov for tilpasning/utvikling, og argumentasjon for hvorfor akkurat dette systemet vil fylle oppdragsgivers behov (kravspesifikasjon) på best måte. 2. Besvarelse av kravtabellen i vedlegg 1 3. Utfylt prismatrise ref. vedlegg 3 4. Hvordan en praktisk demonstrasjon av systemet kan gjennomføres. D Avtalevilkår Oppdraget vil bli regulert av Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, SSA K, Den lille kjøpsavtalen, se vedlegg 2. Dersom tilbyder ikke aksepterer avtalevilkårene, må disse vilkårene spesifiseres og manglende aksept begrunnes. I tillegg skal tilbyder foreslå alternativ tekst til disse vilkårene. 8

9 E Sladdet versjon av tilbudet I henhold til punkt 3.2 skal det legges ved en sladdet versjon av tilbudet. 7 VEDLEGG 7.1 Vedlegg 1: Kravspesifikasjon 7.2 Vedlegg 2: Kontraktsmal Oppdraget vil reguleres av Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, SSA-K, Den lille kjøpsavtalen og Bilag til Den lille kjøpsavtalen. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at følgende tilføyelser vil bli gjort i kontraktsmalen. Tilføyelsene vil ved kontraktsinngåelse limes inn i avtalemalens bilag 8 «Endring i generell avtaletekst»: Punkt 3.6 nytt avsnitt 7.6 nytt avsnitt Endring For oppdrag som går over et årsskifte gjøres det forbehold om at planlagte bevilgninger over statsbudsjettet faktisk blir gjort. Faller bevilgningen bort, vil også oppdraget kunne falle bort. Oppdragsgiver jobber for å ta i bruk DFØs e-handelsløsning. Fra det tidspunkt denne løsningen er operativ hos oppdragsgiver, må tilbyder ha lagt til rette for å kunne motta bestillinger og sende fakturaer til denne løsningen. Dette vil måtte gjøres for tilbyders egen regning og risiko. Tilbyder vil få varsel om implementering av en e-handelsløsning, samt praktiske konsekvenser som følge av denne, i god tid før gjennomføringen vil finne sted. For tilbydere av FoU tjenester forventes det ikke å knytte seg vesentlige kostnader til bruk av denne løsningen. 7.3 Vedlegg 3: Prismatrise 9