Kvalifikasjonsgrunnlag for begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag for begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Interiørarkitekt for innredning av KHiB Kunst- og designhøgskolen i Bergen

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Om byggeprosjektet Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens verdi og innhold Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av kvalifikasjonssøknad Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til kvalifikasjonssøknaden Søknadens struktur Søknadsformat Innbinding, pakking og merking Antall kopier Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Avvisning av leverandør Levering av kvalifikasjonssøknaden Kvalifikasjonsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Søknadsregistrering Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Valg av kvalifiserte leverandører Gjennomføring av kvalifiseringen Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Avslutning av kvalifiseringen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører...11 KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 2 av 12

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) er en utdanningsinstitusjon med et inspirerende internasjonalt miljø, som tilbyr høyeste utdanning innen kunst og design. Vi er en sentral arena for kunstnerisk og designfaglig utdanning og utvikling. KHiB har høye faglige ambisjoner i interaksjon med lokale og internasjonale nettverk. KHiB er en statlig høyskole med 340 studenter og vel 100 ansatte. KHiB er akkreditert som vitenskaplig høyskole. Utdanningen på KHiB er basert på det fremste innen kunstnerisk utviklingsarbeid, forskning og erfaringskunnskap. Gjennom en aktiv og synlig rolle formidler vi viktigheten og verdien av kunst og design i samfunnet. KHiB tilbyr treårige bachelorstudier og toårige masterstudier innen kunst og design, og har stipendiater som er ansatt ved KHiB og er knyttet til Stipendiatprogrammet for kunstnerisk utviklingsarbeid. Videre tilbyr vi praktisk-pedagogisk utdanning (PPU), som er en ettårig pedagogisk utdanning på fulltid for kunstnere og designere. KHiB driver også etter- og videreutdanning for kunstnere, designere og relaterte yrker. Kunst- og designhøgskolen i Bergen er operatør for Program for kunstnerisk utviklingsarbeid. For mer informasjon om KHiB, se Om byggeprosjektet Den nye tomten til Kunst- og designhøgskolen i Bergen ligger på Møllendal og er i dag bebygd med en industrihall fra 1950-tallet, en del av Sverre Muncks kranfabrikk. Kunst- og designhøgskolen i Bergen samarbeider med Statsbygg og Kunnskapsdepartementet om samlokalisering av KHiB sine funksjoner. Byggeprosjektet har pågått siden 2005 da arkitektkontoret Snøhetta vant den internasjonalt utlyste konkurransen. Den planlagte bygningskonstruksjonen har siden 2005 og frem til dagens design gjennomgått en rekke revisjoner. KHiBs nye lokasjoner har et brutto bygningsareal på kvm og er planlagt ferdigstilt 1. halvår Kostnadsrammen for prosjektet er per juli 2013 på 1026 mill. kr. KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 3 av 12

4 1.3 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål IARK skal bistå KHiB med sitt brukerutstyrs- og inventarprosjekt, i samarbeid med KHiB, Statsbygg og Inventura. Interiørarktitekt skal blant annet bistå med å: - planlegge, tegne og formulere rom med inventar og møbler - utarbeide spesifikasjoner for inventar og møbler - samarbeide med arkitekt for bygget for å ivareta og forsterke de forutgående valgene og hensynene som er tatt - gjennomarbeide rom slik at innredningen danner et helhetlig konsept og ikke bare er løse møbler i et rom - omsette brukerbehov til funksjonelle, varige og fleksible brukerløsninger Interiørarkitekt bør ha: - kjennskap til og grunnleggende forståelse for offentlige anbudsprosesser - erfaring med større prosjekter for offentlige oppdragsgivere som stiller store krav til samarbeid mellom mange parter Anskaffelsens verdi og innhold Verdien på kontrakten er anslått til mellom kr og kr ekskl. mva. Anslaget er oppdragsgivers beste estimat basert på erfaringer fra andre prosjekter. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver Kontraktstype For oppdraget skal det inngås kontrakt med én leverandør. 1.4 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen er sendt til Doffin og Tenders Electronic Daily ( på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke om kvalifikasjon for å få lov til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren inviterer leverandører til å delta i konkurransen på bakgrunn av de krav som er stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter i tillegg til selve kvalifikasjonsgrunnlaget: Vedlegg 1: Søknadsskjema Vedlegg 2: Referanseskjema Vedlegg 3: HMS-egenerklæring Vedlegg 4: Forpliktelseserklæring KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 4 av 12

5 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Matias Haukom Rådgiver, Inventura 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne kvalifikasjonen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve kvalifikasjonssøknaden. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget kl Kvalifikasjonsfrist kl Evaluering kvalifikasjon Uke Utsending konkurransegrunnlag Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen kvalifikasjonsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av kvalifikasjonsgrunnlaget på Doffin i god tid før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av kvalifikasjonssøknad, tilbud og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.9 Returnering av kvalifikasjonssøknad Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes kvalifikasjonssøknader. KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 5 av 12

6 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Leverandøren skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring om at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt om opplysninger som ikke er særskilt identifisert i leverandørens opplisting. Egenerklæringen er inntatt i søknadsskjemaet (vedlegg 1). Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentleglova Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Søknadens struktur Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling: Seksjon Dokumentasjon 1 Søknadsskjema (vedlegg 1) og eventuell fullmakt til å levere søknad, dersom ikke søknaden er signert av en som har signaturrett eller stillingsfullmakt til å gi bindende tilbod på vegne av leverandøren 2 Dokumentasjon for obligatoriske kvalifikasjonskrav (se punkt 6.2): Skatteattester for skatt og merverdiavgift (eller tilsvarende, for utenlandske leverandører) HMS-egenerklæring (vedlegg 3) 3 Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav knyttet til organisatorisk og juridisk stilling (se punkt 6.3): Firmaattest (eller tilsvarende, for utenlandske leverandører) KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 6 av 12

7 4 Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav knyttet til økonomisk og finansiell stilling (se punkt 6.4): Komplett årsregnskap for 2012 og 2013 (eventuelt foreløpig årsregnskap for 2013) Om leverandøren velger å støtte seg på den finansielle styrken til et annet foretak (valgfritt): Dokumentasjon for ressursene til de foretakene leverandøren vil støtte seg på, og dokumentasjon for at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse andre foretak i kontraktsperioden 5 Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner (se punkt 6.5): Beskrivelse av virksomheten iht. dokumentasjonskravet i punkt 6.5 Utfylt referanseskjema (vedlegg 2) Om leverandøren velger å støtte seg på de tekniske og faglige kvalifikasjonane til et annet foretak (valgfritt): Dokumentasjon for ressursene til de foretakene leverandøren vil støtte seg på, og dokumentasjon for at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse foretakene i kontraktsperioden 4.2 Søknadsformat Innbinding, pakking og merking Kvalifikasjonssøknaden skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Kvalifikasjonssøknaden med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Kvalifikasjonssøknaden skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. Kvalifikasjonssøknadens konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o «Kvalifikasjonssøknad Interiørarkitekt Kunst- og designhøgskolen i Bergen» o Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt Antall kopier Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i to eksemplarer. I tillegg skal det leveres ett elektronisk versjon av kvalifikasjonssøknaden på minnebrikke. Elektronisk versjon skal være i PDF-format. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 4.3 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av kvalifikasjonssøknaden er å betrakte som en ny søknad. 4.4 Avvisning av leverandør Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 7 av 12

8 5 Levering av kvalifikasjonssøknaden 5.1 Kvalifikasjonsfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende senest innen kvalifikasjonsfristen angitt i pkt Kvalifikasjonsfristen er absolutt. For sent innleverte søknader vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Kvalifikasjonssøknader som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Inventura AS v/matias Haukom Spelhaugen Fyllingsdalen Kvalifikasjonssøknader kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:00) til følgende adresse: Inventura AS Spelhaugen Fyllingsdalen 5.3 Søknadsregistrering Kvalifikasjonssøknadene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiveren. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden blir avvist, jfr. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra kvalifikasjonsfristen. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 8 av 12

9 skatteoppkreverkontoret. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 3). 6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. 6.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning for 2012 og Dersom årsregnskapet for 2013 ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristens utløp for denne konkurransen skal det vedlegges foreløpig årsregnskap for Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering fra Experian. Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å styrke sin økonomiske og finansielle stilling. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 9 av 12

10 6.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. DOKUMENTASJONSKRAV Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. Beskrivelse av leverandørens utstyr og verktøy. Beskrivelse av leverandørens arbeidssystemer/metoder. Kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å styrke sine tekniske og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. Utfylt referanseskjema med beskrivelse av maksimalt fem lignende leveranser de fem siste årene. Referanseskjemaet skal inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 10 av 12

11 7 Valg av kvalifiserte leverandører 7.1 Gjennomføring av kvalifiseringen Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å styrke sine tekniske og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. Oppdragsgiveren vil evaluere innsendte kvalifikasjonssøknader opp mot de kvalifikasjonskravene som er stilt i pkt Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver vil begrense antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud. Såfremt det foreligger et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud bli begrenset til minimum 3 og maksimum 5. Utvelgelsen vil skje ut fra hvilke leverandører som anses best kvalifisert i henhold til de oppstilte kvalifikasjonskravene, på bakgrunn av mottatt dokumentasjon. Oppdragsgiver vil velge ut de kvalifiserte levernadørene på bakgrunn av kriteriene knyttet til god gjennomføringsevne og god erfaring. 8 Avslutning av kvalifiseringen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiveren informerer alle leverandører skriftlig dersom deres kvalifikasjonssøknad blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandørene ikke anses som kvalifiserte, evt. hvorfor leverandørene ikke nådde opp i kvalifikasjonsrunden. Begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen må settes frem for tingretten innen 15 dager regnet fra dagen etter oppdragsgivers meddelelse er sendt, jf. FOA KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 11 av 12

12 Dersom oppdragsgiveren finner at kvalifikasjonsvurderingen ikke er i samsvar med kvalifikasjonskravene kan oppdragsgiveren revurdere kvalifikasjonsvurderingen og likevel la leverandøren delta i tilbudsfasen. KHiB_IARK - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 12 av 12