PREKVALIFIKASJONSGRUNNLAG. fra. Skien Kommune. om levering av. Sykesignalanlegg

Transkript

1 PREKVALIFIKASJONSGRUNNLAG fra Skien Kommune om levering av Sykesignalanlegg

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL INTRODUKSJON Kort om oppdragsgiver Anskaffelsen omfang INSTRUKS TIL SØKER Forespørselens utforming Kommunikasjon Kunngjøring Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyren Rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Konfidensialitet Søknadsfrist Kostnader ved utarbeidelse av søknad Vedståelsesfrist Tilbud på deler av leveransen Søkers generelle plikter Kvalifikasjonskrav Lovpålagte krav Andre kvalifikasjonskrav Organisatorisk og juridisk stilling Finansiell og økonomisk stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Språk SØKNADENS FORMAT OG INNHOLD Søknadens innhold og struktur Format og antall kopier av søknaden Leveringsadresse og merking av søknad Avvisning av søkere Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 9 Prekvalifiseringsgrunnlag fra Skien kommune om levering av sykesignalanlegg Side 2 av 10

3 1 GENERELL INTRODUKSJON 1.1 Kort om oppdragsgiver Skien kommune skal gå til innkjøp av et sykesignalanlegg til Lyngbakken sykehjem. Sykehjemmet bygges i disse dager og skal ferdigstilles i januar Bygget består av 2 etasjer og har 64 pasientrom, samt fellesarealer og oppholdsrom som er nødvendig for kommunal institusjonsdrift. Lyngbakken sykehjem skal være et innovativt sykehjem som skal benytte og legge til rette for velferdsteknologiske tiltak som skal fremme livskvalitet og trygghet for beboere, samt gi en effektiviserende arbeidsdag for de ansatte i Skien Kommune På sikt ønsker Skien kommune og legge til rette for varsling via GPS /vandrealarm) når loververket åpner for dette. Sykesignalanlegget bør derfor også kunne motta/lese GPS posisjoner og presentere disse i et lesbart grensesnitt på Devicer og paneler. 1.2 Anskaffelsen omfang Sykesignalanlegget skal levere følgende funksjonalitet- herunder obligatoriske krav: Sykesignalanlegget skal sende og motta varsel fra ansatt til ansatt Sykesignalanlegget skal sende og motta varsel utløst aktivt av bruker til sentral /vaktrom/panel/device Sykesignalanlegget skal sende og motta varsel utløst passivt av bruker til sentral /vaktrom/panel/device Tilstedemarkering i rom. Automatisk avstilling i rom Løsningen skal bygge på en åpen standard, IP protokoll, som ivaretar kundens behov for integrasjoner på Lyngbakken sykehjem og i fremtiden. F. eks samordning av ulike typer trygghets/sykesignalanlegg Det er ønskelig at Sykesignalanlegget også kan motta/lese GPS posisjoner på sentral /vaktrom/panel/device. Prekvalifiseringsgrunnlag fra Skien kommune om levering av sykesignalanlegg Side 3 av 10

4 2 INSTRUKS TIL SØKER 2.1 Forespørselens utforming Forespørselen skal utformes i henhold til disposisjonen nedenfor, og med et underskrevet brev foran. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 1. Signert brev med aksept av vilkår i kvalifiseringsgrunnlaget. Eventuelle forbehold skal plasseres her og begrunnes. 2. Skatteattest. 3. Merverdiavgifts attest. 4. HMS-egenerklæring. 5. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling. 6. Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling. 7. Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner. For nærmere beskrivelse se punkt Kommunikasjon All kommunikasjon mellom leverandør og oppdragsgiver skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige søkere på Doffin, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktperson; Åsmund Gusfre GKI Grenlandskommunenes innkjøpsenhet Leirvollen 14 Postboks Skien Mobilnummer: / Epost: asmund.gusfre@skien.kommune.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til søknaden. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for søknaden vil ikke bli besvart. Spørsmål til konkurransen skal rettes skriftlig til kommunens kontaktperson 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin og TED-databasen, se doffin.no 2.4 Regler for konkurransen Anskaffelsen om fattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006/innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og III. Prekvalifiseringsgrunnlag fra Skien kommune om levering av sykesignalanlegg Side 4 av 10

5 Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. 2.5 Anskaffelsesprosedyren Konkurranse med forhandling. Oppdragsgiver vil benytte en faseinndelt prosedyre for å gradvis redusere antall løsninger som skal drøftes eller tilbud det skal forhandles om. 2.6 Rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget med vedlegg, som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil via Doffin bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 3-5 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. Oppdragsgiver vil rangere tilbyderne etter best kvalifisert-prinsippet. Følgende utvelgelseskriterier vil bli lagt til grunn: Utvelgelseskriterium Vekt 1 Relevant erfaring 50 % 2 Kapasitet og gjennomføringsevne 50 % Evaluering av kriteriene gjøres på bakgrunn av dokumentasjon i henhold til dette dokumentet. Evaluering vil gjøres på den måten at det gis poeng på en skala fra 1 10 for hvert utvelgelseskriterium. 10 poeng gis til den forespørselen om deltakelse som representerer best kvalifikasjoner. De øvrige forespørslene gis poeng som representerer den relative forskjellen til den beste forespørselen. 2.8 Konfidensialitet Søker skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsgrunnlaget og under utarbeidelsen av søknaden som konfidensielle. Prekvalifiseringsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne konkurransen eller prekvalifiseringsgrunnlaget uten først å ha innhentet oppdragsgivers skriftlige samtykke. 2.9 Søknadsfrist Frist for forespørsel om å delta i konkurransen er kl. 12:00 Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. Prekvalifiseringsgrunnlag fra Skien kommune om levering av sykesignalanlegg Side 5 av 10

6 Søker har risiko for at forespørsel om å delta i konkurransen er levert innen fristen. For sent innkomne søknader vil bli avvist Kostnader ved utarbeidelse av søknad Søker bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av forespørsel om å delta i konkurransen, senere tilbud og ved deltakelsen i konkurransen Vedståelsesfrist Søknaden skal være gyldig i 3 måneder fra frist for innlevering Tilbud på deler av leveransen Det vil ikke være anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen Søkers generelle plikter Søker plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til prekvalifiseringen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med søknaden. Der hvor søker oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i prekvalifiseringsdokumentene, plikter søker straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. 3.1 Lovpålagte krav Kvalifikasjonskrav: Søker må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Søker må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse Signert HMS egenerklæring Prekvalifiseringsgrunnlag fra Skien kommune om levering av sykesignalanlegg Side 6 av 10

7 sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. 3.2 Andre kvalifikasjonskrav Organisatorisk og juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Søker skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat Finansiell og økonomisk stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyderen har god soliditet, slik at en har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Tilbyder må ikke være under gjeldsforhandlinger eller konkurs Dokumenteres ved: Foretakets 2 siste årsregnskap (balanseregnskap og driftsregnskap) inklusive noter, samt revisors beretning og styrets årsberetning. Nyere opplysninger som har relevans for foretakets nåværende økonomiske situasjon Tekniske og faglige kvalifikasjoner Dersom leverandøren baserer seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for å gjennomføre kontraktarbeidet, skal disse oppgis og tilsvarende dokumentasjon for deres vedkommende vedlegges. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Med tilsvarende menes oppdrag av tilsvarende omfang og innhold som den leveransen Skien kommune etterspør. Erfaring fra oppdrag for offentlig oppdragsgiver vil vektlegges. Dokumenteres ved: Beskrivelse av de viktigste relevante oppdrag de 3 siste år. Følgende opplysninger skal fremgå: Oppdragsgiver (navn, telefon og epost) Kontraktsperiode (fra / til) Verdi (dersom kontraktens verdi ikke kan oppgis i beløp, må verdien fremgå Prekvalifiseringsgrunnlag fra Skien kommune om levering av sykesignalanlegg Side 7 av 10

8 på annen måte, som antall brukere, bruksmønster e.l.) Beskrivelse av tjenesten / leveransen Leverandøren skal ha et godt kvalitetssikrings-/styringssystem. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne til å kunne påta seg oppdraget. Dokumentasjon etterspurt ovenfor skal være attestert av oppdragsgiver. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings-/ styringssystem. Spesifikt beskrivelse av leverandørens system og rutiner knyttet til kvalitetssikring av produktet. Dokumentasjon som underbygger at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne: Størrelse på eksisterende utviklingsmiljø Antall tilsatte, fordelt på kompetanse, funksjon mv. 3.3 Tildelingskriterier Dersom leverandøren har til hensikt å benytte seg av underleverandører i oppdraget skal det angis i hvilken grad disse vil bli benyttet, og det skal dokumenteres at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos underleverandør(er), f.eks ved en forpliktelseserklæring fra denne / disse. Tildelingskriteriene som gjelder for denne anskaffelsen vil bli angitt i konkurransegrunnlaget som sendes kvalifiserte søkere. 3.4 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til søknaden skal være på norsk. Det er adgang til levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. Prekvalifiseringsgrunnlag fra Skien kommune om levering av sykesignalanlegg Side 8 av 10

9 4 SØKNADENS FORMAT OG INNHOLD 4.1 Søknadens innhold og struktur Søknaden skal bestå av de elementer som er oppført i punkt 2.1, og skal organiseres i samme rekkefølge. 4.2 Format og antall kopier av søknaden Søknaden skal leveres i 1 original innsatt i perm. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnepenn. Søker skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.3 Leveringsadresse og merking av søknad Søknaden skal avgis lukket og i merket forsendelse til. GKI Grenlandskommunenes Innkjøpsavdeling Leirvollen 14 Postboks Skien Søknaden skal merkes med Prekvalifisering Sykesignalanlegg Skien Kommune 4.4 Avvisning av søkere Søknader som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til søknadens utforming eller som er levert for sent, vil bli avvist. Søkere som får sin søknad avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 4.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige søknader dersom det foreligger saklig grunn for det. Prekvalifiseringsgrunnlag fra Skien kommune om levering av sykesignalanlegg Side 9 av 10