ANSKAFFELSE AV KONKURRANSEGRUNNLAG FOR UTSENDT DATO: PC, skjermer samt tilbehør ANSKAFFELS ESNR. K.OOO88 FRA NSB AS. (Oppdragsgiver) Godkjent av:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV PC, skjermer samt tilbehør ANSKAFFELS ESNR. K.OOO88 FRA NSB AS (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: Godkjent av: Navn: NSB AS Underskrift:

2 Side 2 av'12 DEL I OM KONKURRANSEN

3 Side 3 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL IOM KONKURRANSEN.. 1. Generell introduksjon Oppdragsgivers virksomhetog organisasjon 1.2 Anskaffelsens formå Kontraktstype Kontraktsomfang etsoppbygning 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre. Kunngjøring Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers forbeho d... Tilbyders forbehold og awik Tilbyders generelle plikter Konfidensialitet Tilbudsbestemmelser Bekreftelse rirbudsfrist.....::: :::::.::. : ::: Kommunikasjon... Tidsplan... Vedståelsesfrist... Apning av tilbudene Avvisning av tilbud Tilbud på deler av leveransen... Alternative ti bud... Tilbakekall eller endring av tilbudet.. Kostnader ved utarbeidelse av tilbud 4. Tilbudets innhold, format og struktur Tilbudets innhold 4.2 Språk Format og antall kopier av tilbudet lnnlevering av tilbud 5 Kvalifikasjon for å delta i konkurransen Kvalifikasjonskrav Lovpålagtekrav Lovpålagtekrav Organisatorisk og juridisk stilling Finansiell og økonomisk stilling Tekniske kva1ifikasjoner Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Begrunnelsesplikt og klageadgang

4 Konkurranseqrunnlag Side 4 av Generell introduksjon 1.1 Oppdragsg versvirksomhetogorganisasjon NSB Konsern er en av landets viktigste transportbedrifter og har tradisjoner tilbake til åpningen av den første jernbane i Norge i Persontrafikk med tog og buss, samt godstrafikk på jernbane utgjør konsernets hovedvirksomheter. Konsernet består av en rekke hel- og deleide datterselskaper. Nettbuss AS, CargoNet AS, ROM Eiendom AS og Mantena AS er blant de heleide selskapene. Eier av NSB er staten ved Samferdselsdepartementet. For informasjon, se: Anskaffelsensformål Formålet med denne anskaffelsen er å dekke NSB-konsernets behov for lt hardwareutstyr kostnadseffektivt. Avtalen omfatter levering av PCer, skjermer og tilleggsutstyr (mus, tastatur, dockingstasjoner, sekker, bager, etc) samt service og tjenester som naturlig hører til leveransen til NSB. NSB er i ferd med å starte en benchmarking av lt-tjenester og vil på bakgrunn av resultatene av benchmarken vurdere i løpet av avtaleperioden å sette ut enkelte tjenester. Noen av disse tjenestene hører naturlig til denne avtalen og NSB ønsker derfor opsjon på tanking av PCene med NSBs maler. Malene vil vedlikeholdes av NSB. Opsjonen skal dekke depot av ferdigtankede maskiner for hurtig leveranse. 1.3 Kontraktstype Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med 1 leverandør 1.4 Kontraktsomfang Anskaffelsens årlige kontraktsvolum er estimert til Type utstyr Bærbar PC Stasjonær PC Skjerm Estimert antall pr år 650 stk 300 stk 700 stk Det inngås avtale for 1 år med opsjon på forlengelse i àr. En nærmere beskrivelse av anskaffelsen finnes i Vedlegg A - Leveransebeskrivelse. 1.5 etsoppbygning et består av tre deler:

5 Konkurranseqrunnlag Side 5 av 12 Del I Om konkurransen Del I gir retningslinjer og fastsetter alminnelige regler for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Del ll Generelle kontraktsvilkår Del ll inneholder de generelle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen. De generelle kontraktsvilkårene er generelle vilkår for kjøp av varer (rammeavtale) Del lll Beskrivelse av omfang og krav til leveransen Del lll omfatter vedlegg som angir omfang og krav til leveransen, samt skjema for utarbeidelse av leverandørens tilbud.. Vedlegg A- Leveransebeskrivelse. VedleggB-Pris o Vedlegg C - Varighet og fremdrift Vedlegg D - Administrative bestemmelser. Vedlegg E - Tilbyders forbehold og awik Vedlegg H-Underleverandører. Vedlegg l- Malfor HMS-egenerklæring o Vedlegg J - Etiske retningslinjer for NSB-konsernet o Vedlegg K -. Vedlegg L - Mal for tilbudsbrev Mal for egenerklæring om etiske og sosiale forhold Ferdig utfylte og fremforhandlede vedlegg blir en del av den endelige avtalen 2. Alminnelige regler for giennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april Anskaffelsen er beregnet til under EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling. 2.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DoffinffED databasen 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget lnnen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt konku rranseg ru nn laget. 2.4 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for dette.

6 Side 6 av Tilbyders forbehold og aw k For å bli vurdert skal eventuelle forbehold og mindre awik klart angis i Vedlegg E - Tilbyders forbehold og awik. Forbehold og awik skal så langt det er mulig kostnadsberegnes av Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prise forbehold og awik dersom tilbyder ikke har gjort dette. Dersom forbehold og awik er av en slik art at de ikke lar seg kostnadsberegne, vil dette kunne føre til at tilbudet ansees som ufullstendig og bli forkastet. 2.6 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av konkurransegrunnlaget og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med konkurransen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i konkurransegrunnlaget, plikter Tilbyder straks à gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.7 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom anskaffelsen som konfidensielle. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne anskaffelsen uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. NSB AS er omfattet av Offentlighetsloven. 3. Tilbudsbestemmelser 3.1 Bekreftelse Tilbyder skal innen 3 arbeidsdager etter å ha mottatt konkurransegrunnlaget, skriftlig bekrefte om han har/ikke har til hensikt å inngi tilbud på oppdraget ved å sende e-post til kontaktperson oppgitt i punkt 3.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til Tilbyders kontaktperson for alle forhold i forbindelse med konkurransegrunnlaget og tilbudet. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: kl 12. Tilbudet skal være ankommet leveringsadressen innen fristen. Tilbyder har risiko for at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig.

7 Side 7 av 12 O p pd r ag sg iver s ko nta ktpe r so n :. Navn : Kathrine Bru. Tlf. : E-post : kathrine.bru@nsb.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til konkurransen. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet vil kunne medføre at tilbyder blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelse av tilbudet, vil bli besvart skriftlig og distribuert til alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmålene vil bli besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdaqer før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 3.4 Tidsplan Utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist O Tilbudsåpning Evaluering og forhandling Evaluering ferdigstilt Estimert dato for tildeling Klagefrist Planlagt kontraktssignering Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med kl Apning av tilbudene Apning av tilbudene finner sted den k Apningen er ikke offentlig. 3.7 Awisning av tilbud Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige awik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud awist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til awisning.

8 Side 8 av Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere hele eller deler av tilbudet 3.9 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud 3.10 Tilbakekall eller endring av tilbudet lnnleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 4. Tilbudets innhold, format og struktur 4.1 Tilbudets innhold Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge. lnnholdet skilles med merkede skilleark. Dokumentrekkefølge: Tilbudsbrev Vedlegg A - Leveransebeskrivelse Vedlegg B - Pris Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person og settes opp i henhold til Vedlegg L - Mal for tilbudsbrev. Tilbyder skal sette inn sitt svar på Kundens krav og preferanser. Tilbyder skalfylle ut samtlige matriser i Vedlegg B. Vedlegg C - Varighet og fremdrift Tilbyder skal sette inn fremd riftsplan/leveringsplan. Vedlegg D - Administrative bestemmelser Vedlegg E - Tilbyders forbehold og awik Kvalifikasjoner Vedlegg H - Underleverandører Tilbyder setter inn sine merknader og forslag i forhold til administrative bestemmelser. Tilbyders forbehold og avvik skal, for å bli vurdert, fylles ut i dette skjema og i henhold de retningslinjer som fremgår av punkt 2.5. Her legges svar og dokumentasjon i forhold til Oppd ragsgivers kval ifi kasjonskrav. Tilbyder skal fylle ut skjema. Dersom Tilbyder ikke skal benytte underleverandører merkes skjema med n/a.

9 Side 9 av 12 Vedlegg l- Malfor HMSegenerklæring Vedlegg J - NSBs etiske krav til leverandører Vedlegg K - Mal for egenerklæring om etiske og sosiale forhold Tilbyder skal returnere HMS-egenerklæring signert av selskapets daglige leder, samt en representant fra de ansatte. Tilbyder skal parafere Vedlegg J Tilbyder skal returnere egenerklæring på at de krav som NSB stiller iforhold til etiske og sosiale forhold er oppfylt. 4.2 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk Der dokumentasjon ikke finnes på norsk, er det adgang til å levere dokumentasjon på skandinaviske språk eller engelsk. Dokumentasjon på øvrige språk bør følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 4.3 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i ringperm, samt en kopi. I tillegg skal det leveres I komplett elektronisk versjon på minnebrikke. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved awik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.4 lnnlevering av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at Tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet sendes til: NSB AS Dokumentasjonstjenesten (Kathrine Bru) Schweigaardsgate Oslo Tilbudet skal merkes med: ANSKAFFELSESNR: K Konfidensielt <Apnes kun av adressaten>> 5. Kvalifikasjon for å delta i konkurransen 5.1 Kvalifikasjonskrav Lovpålagte krav Gjelder kun norske Tilbydere.

10 Konkurranseqrunnlag Side 10 av 12 Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte u nderleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse Lovpålagte krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller i nternkontrollforskriften. Dokumenteres ved: Signert HMS-egenerklæring, jf vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat

11 Konkurranseqrunnlag Side 11 av Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyr skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre Kontrakten. Dokumenteres ved:. Arsberetning siste tre år. Arsregnskap siste regnskapsår. Kredittvurdering fra uavhengig kred ittvurderingsselskap Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå ansvarlig for tilbudet Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha tilstrekkelig kapasitet og evne til å gjennomføre kontrakten. Tilbyder skal ha erfaring med tilsvarende oppdrag Tilbyder skal arbeide systematisk for å etterleve llos kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og arbeidslovgivningen i produsentlandet i sin virksomhet. Tilbyder skal ha rutiner/metoder som sikrer at miljøkrav og kriterier stilt i konkurransegrunnlaget opprettholdes i kontraktsperioden Dokumenteres ved: Presentasjon av den totale bemanningen i selskapet, inkludert organisasjonskart Oversikt over bemanning med relevant kompetanse og erfaring, samt geografisk dekning. Liste over de viktigste relevante leveranser i denne bransjen eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker Signert egenerklæring om sosiale og etiske forhold, jf vedlegg K. Dersom leverandøren er sertifisert etter SA-8000 eller er medlem i lnitiativ for etisk handel skal også bevis for dette fremlegges. Signert egenerklæring om miljøledelsessystem eller kopi av gyldig sertifikat dersom tilbyder er sertifisert ihht. ISO eller EMAS eller tilsvarende.

12 Side 12 av Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Tildeling vil skje basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende tildelingskriterier vil bli benyttet for à avgjøre hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige: Tildelingskriterier: Vekt: Dokumenteres med: 1. Kvalitet på løsningsforslag 30% Vedlegg A - Leveransebeskrivelse 2. Totalkostnad 70 o/o Vedlegg B - Pris 6.2 Begrunnelsespliktogklageadgang Oppdragsgiver vil gi skriftlig varsel om kontraktstildelingen til de tilbydere som ikke får antatt sine tilbud. Varselet vil inneholde opplysninger om hvem NSB har til hensikt å tildele kontrakt og en kort redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler. Redegjørelsen vil ta utgangspunkt i tildelingskriteriene.