REGLER FOR PREKVALIFISERING

Transkript

1 REGLER FOR PREKVALIFISERING FRA HAFSLUND NETT AS FOR LEVERANDØRER AV MÅLERE OG INNSAMLINGSSYSTEM TIL AMS PROSJEKTET D Side 1 av 9

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 GENERELL INTRODUKSJON BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN FREMDRIFTSPLAN FOR KVALIFISERING AV LEVERANDØRER SOM VIL BLI INVITERT TIL Å INNGI TILBUD FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN ETTER KVALIFISERING AV TILBYDERE INSTRUKS TIL SØKER REGISTRERING I CONTIKIS INNKJØPSPORTAL DOKUMENTER SOM INNGÅR I KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET KUNNGJØRING REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRINGER I KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET KOSTNADER VED UTARBEIDELSE AV SØKNAD SØKERS GENERELLE PLIKTER KVALIFISERING AV SØKERE KVALIFIKASJONSKRAV TILDELINGSKRITERIER ÅPNING AV SØKNADER AVVISNING AV SØKERE SØKNADENS FORMAT, INNHOLD OG INNLEVERING SPRÅK SØKNADENS INNHOLD OG STRUKTUR INNLEVERING AV SØKNAD SIGNATUR FRISTER BEKREFTELSE AV INTERESSE SPØRSMÅL VEDRØRENDE KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET SØKNADSFRIST KOMMUNIKASJON BESLUTNING OM PREKVALIFISERTE LEVERANDØRER... 9 VEDLEGG Vedlegg 1: Beskrivelse av anskaffelsen : Svarskjema med erklæringer og redegjørelser Side 2 av 9

3 1.0 GENERELL INTRODUKSJON Hafslund Nett vil med dette klargjøre reglene for å søke om å bli prekvalifisert for deltakelse i konkurranse med forhandling om leveranse av et komplett innsamlingssystem inklusive målere og kommunikasjonsløsninger med tilhørende programvare i forbindelse med bedriftens pågående AMS prosjekt. Hafslund Nett (Oppdragsgiver) er et selskap i Hafslund konsernet. Hafslund ASA er notert på Oslo Børs og er et av de største børsnoterte kraftkonsern i Norden. Hafslund er Norges største netteier, størst innen strømsalg og en stor produsent av fornybar energi. Hafslund har en årlig omsetning på 11 milliarder. Oppdragsgiver er Norges største nettselskap og det femte største i Norden, med om lag kunder i Oslo, Akershus og Østfold. Utbygging og drift av infrastruktur for elektrisitet og fjernvarme er absolutte nødvendigheter i det moderne samfunnet. Hafslund ser det derfor som en del av sitt samfunnsansvar å sørge for god tilgjengelighet og høy leveringssikkerhet i sitt konsesjonsområde. For mer informasjon om Hafslund, se For mer informasjon om Oppdragsgiver, se Beskrivelse av anskaffelsen Bakgrunnen for anskaffelsen er krav utarbeidet i Norges vassdrags- og energidirektorats (NVE) forskrift av 11. mars 1999 nr. 301 om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester, betegnet som avanserte måle- og styringssystemer (AMS). Oppdragsgiver er som følge av dette pålagt å etablere system for automatisk avlesning av målerdata innen AMS prosjektet omfatter etablering av et avansert måler og innsamlingssystem. Dette gjennomføres ved at alle eksisterende målere skiftes ut og erstattes av moderne målere, samtidig som det etableres kommunikasjonsløsninger mellom målerne og Hafslund Nett for automatisk avlesning. AMS prosjektet omfatter både kjøp av målere, kommunikasjonsløsning og installasjon av disse. Denne anskaffelsen omfatter et komplett innsamlingssystem inklusive målere og kommunikasjonsløsninger med tilhørende programvare for totalt ca målere. Leveransen skal være en ende-til-ende løsning hvor en leverandør har ansvaret for hele leveransen. Installasjon av målere og kommunikasjonskomponenter i felt inngår ikke i denne leveransen. Forespørselen er teknologinøytral og Oppdragsgiver har ingen preferert kommunikasjonsløsning. For de deler av anskaffelsen som vil påføre Oppdragsgiver en økonomisk forpliktelse utover prosjektperioden, vil Oppdragsgiver forbeholde seg retten til å forespørre separat dersom betingelsene i disse avtalene ikke oppfattes som markedstilpassede. Det kan bli forespurt på opsjon av leveranser utover prosjektperioden for vedlikehold og utvidelse av målerparken og kommunikasjonsløsning. For nærmere beskrivelse av anskaffelsen vises det til Vedlegg 1 Beskrivelse av anskaffelsen. Oppdragsgiver har en ambisjon om å la nettstasjonsovervåking inngå i AMS prosjektet. Det vil derfor bli vurdert å inkludere kommunikasjonssystem for nettstasjonsovervåkning til nettstasjoner i anskaffelsen. Samlet verdi på anskaffelsen er anslått til MNOK. Anskaffelsen vil bli foretatt etter forhandlet prosedyre. Invitasjon til å gi tilbud (RFP) vil bli sendt de leverandører som kvalifiseres basert på reglene i dette kvalifikasjonsgrunnlag (RFQ). Side 3 av 9

4 1.2 Fremdriftsplan for kvalifisering av leverandører som vil bli invitert til å inngi tilbud Kunngjøring av invitasjon til prekvalifisering (RFQ) Frist for å melde interesse for å inngi søknad kl 12:00 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsdokumentene Frist for innsendelse av søknad om prekvalifisering kl 12:00 Antatt tidspunkt for meddelelse om resultatet av prekvalifiseringen Januar Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen etter kvalifisering av tilbydere Antatt fremdrift for anskaffelsen etter gjennomført kvalifisering av tilbydere er tentativt satt til: Antatt utsendelse av konkurransegrunnlag (RFP) Q Antatt frist for at tilbud skal være oppdragsgiver i hende Q Antatt avtaleinngåelse beregnet innen Q Vi gjør oppmerksom på at fremdriftsplanene er foreløpige og at fristene over ikke er bindende, men kun ment som foreløpig informasjon. 2.0 INSTRUKS TIL SØKER 2.1 Registrering i Contikis Innkjøpsportal Hafslund Nett vil gjennomføre denne prekvalifiseringen ved bruk av Contikis Innkjøpsportal. Leverandører som ønsker å delta må melde sin interesse i Doffin innen fristen gitt i pkt 1.2. Kun registrerte leverandører vil kunne delta i søknadsprosessen og få tilgang til nødvendig informasjon. 2.2 Dokumenter som inngår i kvalifikasjonsgrunnlaget Søknad om prekvalifisering skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, som foruten dette dokument består av: Vedlegg 1: Beskrivelse av anskaffelsen : Svarskjema med erklæringer og redegjørelser 2.3 Kunngjøring Prekvalifisering er kunngjort i Doffin/TED databasen den Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april Anskaffelsen er beregnet til å være over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. 2.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas som kjøp etter forhandling etter forutgående prekvalifisering og utvelgelse av tilbydere. Side 4 av 9

5 2.6 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg generelt retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige søknader. 2.7 Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen søknadsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg, som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli meddelt alle som deltar i søkeprosessen. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra en søker, vil fortløpende bli meddelt alle øvrige søkere i anonymisert form. 2.8 Kostnader ved utarbeidelse av søknad Søker bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av søknad om å delta i konkurransen, senere tilbud og deltakelse i konkurransen. Oppdragsgiver vil ikke returnere eventuelt tilsendt dokumentasjon. 2.9 Søkers generelle plikter Søker skal sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til prekvalifiseringen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med søknaden. Dersom søker oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i kvalifiseringsdokumentene, skal søker straks gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette Kvalifisering av søkere Søkerne må kunne vise at de vil være i stand til å levere iht. Vedlegg 1 Beskrivelse av anskaffelsen. Søkerne vil bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskravene, se punkt 2.11 under. Søkere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist og får ikke anledning til å inngi tilbud i den påfølgende konkurransen. For søkere som baserer sin søknad på bruk av underleverandører refereres til pkt 2.11 Kvalifikasjonskrav. Søkeren bærer risikoen for at underleverandøren faktisk oppfyller kvalifikasjonskravene. Dersom underleverandør ikke oppfyller kvalifikasjonskravene fører dette til avvisning av hovedleverandøren Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon er opplistet nedenfor. En bekreftelse på og eventuelt en redegjørelse av hvordan kvalifikasjonskravene er tilfredsstilt, skal besvares av søkerne ved : Bekreftelse og beskrivelse av kvalifikasjonskriterier. Søkere som ønsker å basere sin oppfyllelse av kvalifikasjonskravene ved bruk av underleverandør(er) må vedlegge forpliktelseserklæring(er) fra underleverandør(er). De underleverandører som søker er avhengig av for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal i tillegg listes i Svarskjema med erklæringer og redegjørelser Lovpålagte dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Søkere skal fremlegge skatteattest for skatt utstedt av skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244) i kommunen der søker har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Side 5 av 9

6 Skatteattest for merverdiavgift Søkere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattekontoret (skjema RF-1244) i kommunen der søker har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dokumentasjonskrav for utenlandske søkere Søkere fra andre land enn Norge skal vedlegge tilsvarende attester for skatt og merverdiavgift eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det landet søkeren har sitt hovedsete. HMS-egenerklæring Søker skal signere egenerklæring om oppfyllelse av HMS-krav i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) Øvrige kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Grunnlag for vurdering Dokumenteres ved 1. Lovlig etablert firma Søker skal være et lovlig etablert foretak. 2. Økonomi Søker må ha tilstrekkelig soliditet, god likviditet og tilstrekkelig finansiering. 3. Tekniske krav Søkere må bekrefte at de kan levere, eller har til hensikt å utvikle, målere og systemer som kan dokumenteres at tilfredsstiller kravene i FOR nr 1753: Forskrift om krav til elektrisitetsmålere, Forskrift 301 og er i henhold til beskrivelsen og kravene i Vedlegg 1 Beskrivelse av anskaffelsen. 4. Totalansvar for leveransen Det stilles krav om at søkerne må være villig til å påta seg totalansvar for leveransen, såkalt ende til ende ansvar. 5. Support og service Søker må enten ha eller gi en bekreftelse på at de har til hensikt å opprette support og Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat. 1. Kopi av siste 3 års reviderte årsregnskap, inkl. styrets årsberetning. 2. Kopi av eventuelle kvartals-/halvårsregnskap for inneværende år. 3. Kredittvurdering fra internasjonalt anerkjent kredittvurderingsbyrå, ikke eldre enn 6 mnd. Bekreftelse fra søker om at kravet er, eller vil bli oppfylt. Dette er kun en bekreftelse på at overordnede krav er tilfredsstilt. Spesifikke krav til leveransen vil bli utformet i RFP. Bekreftelse fra søker om at kravet er eller vil bli oppfylt. Bekreftelse fra søker om at kravet er eller vil bli oppfylt. Dette er kun en bekreftelse på at support og service vil bli etablert. Spesifikke krav Vedlagt attest Vedlagte regnskap og kredittvurderinger Side 6 av 9

7 serviceteam lokalisert sentralt i forhold til konsesjonsområdet under pilot og installasjonsfasen. 6. Kvalitetssystem Søker må ha et velfungerende kvalitetssystem. 7. Etikk Søker må tilfredsstille Oppdragsgivers krav til etiske retningslinjer for leverandører som omfatter 12 prinsipper for etisk handel. Søker må bekrefte at disse retningslinjer oppfylles. und/documents/hafslund_etis keretningslinjer_nor2%281%29. pdf und/documents/etiske%20retnin gslinjer%20for%20lev%20%28en g%29.pdf 8. Leveringskapasitet Søker må ha tilstrekkelig leveringskapasitet til å gjennomføre en leveranse av dette omfang med inntil målere i perioden fram til og med til service og support vil bli utformet i RFP. Bekreftelse om at kravet er oppfylt. Signert egenerklæring om at Leverandøren tilfredsstiller Hafslunds krav til etiske retningslinjer for leverandører. Beskrivelse av hvordan søker vil kunne levere i forhold til forventet leveringskapasitet Tildelingskriterier Tildelingskriteriene, som vil være gjeldende for anskaffelsen, vil bli angitt i konkurransegrunnlaget (RFP) som sendes kvalifiserte søkere Åpning av søknader Åpning av søknadene foregår ved at Oppdragsgiver foretar nedlastning av dokumentene i Contikis innkjøpsportal etter at søknadsfristen er utløpt. Åpningen er ikke offentlig Avvisning av søkere Prekvalifiseringen vil skje på grunnlag av innsendt dokumentasjon. Det er derfor viktig at søknaden inneholder all etterspurt dokumentasjon. Søknader som er ufullstendige, uklare eller som ikke tilfredsstiller kravene til utforming, vil kunne bli avvist. Søkere som får sin søknad avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. Side 7 av 9

8 3.0 SØKNADENS FORMAT, INNHOLD OG INNLEVERING 3.1 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til søknaden skal være på nordisk eller engelsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 3.2 Søknadens innhold og struktur Søknaden skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under: Dokumentrekkefølge: Søknadsbrev Dokumentasjon som svar på kvalifikasjonskravene Eventuell forpliktelseserklæring fra underleverandører om deltakelse i søkers leveranse Kommentarer: Utformes av søker og signeres av person med tilstrekkelige fullmakter. Svarskjema med erklæringer og redegjørelser benyttes til dokumentasjon av svar med tilhørende erklæringer og redegjørelser for søker og for eventuelle underleverandører. Øvrig dokumentasjon som regnskap, erklæringer og attester vedlegges. Utformes av underleverandør(er) med bekreftelse om ønske om å delta i søkers leveranse. 3.3 Innlevering av søknad Søknaden skal leveres elektronisk gjennom Contikis forespørselsportal. For registering i Contikis Innkjøpsportal henvises til pkt 2.1. Dersom det oppstår tekniske problemer under innsending skal søker kontakte Oppdragsgivers kontaktperson pkt 5.0 Kommunikasjon 3.4 Signatur Søknaden skal være undertegnet av en bemyndiget person. 4.0 FRISTER 4.1 Bekreftelse av interesse Søkere må melde sin interesse om deltakelse på Doffin innen kl 12:00 for å kunne bli registrert i Contikis innkjøpsportal. 4.2 Spørsmål vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom søker finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig gjennom Contikis innkjøpsportal be om tilleggsopplysninger. Kopi av spørsmålene og Oppdragsgivers svar vil bli sendt samtlige søkere. Spørsmål som mottas innen fem virkedager før fristen for å inngi søknad om prekvalifisering vil bli besvart. Side 8 av 9

9 4.3 Søknadsfrist Frist for å inngi søknad om prekvalifisering og deltakelse i den etterfølgende konkurransen er kl 12:00 Søker bærer risiko for at søknaden er mottatt hos Oppdragsgiver innen fristen. For sent innkomne søknader vil bli avvist. 5.0 KOMMUNIKASJON All kommunikasjon mellom søker og Oppdragsgiver skal foregå skriftlig gjennom Contikis innkjøpsportal. Dersom avklaringer ønskes, sendes disse skriftlig via forespørselsportalen. Spørsmål vil bli besvart via portalen, og det vil bli sendt likelydende svar til alle søkere. Ved spørsmål, som ikke løses ved bruk av Contikis innkjøpsportal, eller ved behov for hjelp til bruk av denne, kan søker kontakte følgende: Navn kontaktperson : Ingunn Gotfredsen Mailadresse : [email protected] Mobil nr : Kun ovennevnte kontaktperson er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til søknaden. Kontakt vedrørende prekvalifiseringen, rettet mot andre personer enn denne representanten, under søkerfasen og frem til en gjennomført prekvalifisering, vil kunne føre til avvisning av søknaden. 6.0 BESLUTNING OM PREKVALIFISERTE LEVERANDØRER Leverandører som har levert søknad om prekvalifisering vil få en skriftlig tilbakemelding om resultatet av søknaden. Søkere som ikke blir prekvalifisert vil få en begrunnelse for avvisning samt angivelse av klagefrist. Side 9 av 9