KONKURRANSEGRUNNLAG ANSI(AFFELSE AV

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSI(AFFELSE AV Kantinedrift for DA-bygget og Sjøsiden NSB Konsern (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: at Godkjent av: Rune Naustdat

2 ÐEL I OM KONKURRANSEN

3 ANSKAFFELSESNR.: A Kantlnedrift for DA-bygget og Sjøsiden Konkurransegrunnlag Side 3 av 11 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Generell introduksjon Oppdragsgivers virksomhetog organisasjon Anskaffelsensformål 1.3 Kontraktstype..., Kontraktsomfang 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen......s 2.1 Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring... 2,3 Rettelser, suppleríngerellerendringeri konkurransegrunnlaget 2.4 Oppdragsgiversforbehold 2.5 Tilbyders forbehold og avvik Tilbyders generelle plikter Konfidensialitet...,..., Tilbudsbestemmelser..., ,3 3, Bekreftelse Tilbudsfrist... Kommunikasjon...,.,... I nformasjonsmøte og befaring Tidsplan.,... Vedståe sesfrist... Apning av tilbudene Avvisning av tilbud... Tilbud på deler av leveransen... Alternative tilbud... Tilbakekall eller endring av tilbudet.. Kostnader ved utarbeidelse av tilbud þ.6.o.o Þ Tilbudets innhold, format og struktur Tilbudets innhold Språk... Format og antall kopier av tilbudet... lnnlevering av tilbud 5. Kvalifikasjon for å delta i konkurransen 5.1 Lovpålagte krav for norske tilbydere,. 5.2 Lovpålagte krav for alle tilbydere Organisatoriskog juridisk stilling Finansiell og økonomisk stilling... o o Tildeling av kontrakt..., Titdelingskriterier...,...,.., 6.2 Begrunnelsesplikt og klageadgang

4 ANSKAFFELSESNR.: A Kantinedrift for DA- bygget og Sjøsiden Side 4 av 11 Konkurranseg runnlag 1. Generell introduksjon 1.'l Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon NSB-konsernet er idag et nordisk transportkonsern hvor persontransport med tog og buss, samt godstrafikk på jernbane ulgjør konsernets hovedvirksomheter. NSB er et aksjeselskap, som er 100 % eid av staten ved Samferdselsdepartementet. Hovedkontoret for NSB-konsernet ligger i Prinsensgate 7-9 i Oslo, men det planlegges flytting til Schweígaardsgt. sommeren Anskaffelsens formål Bakgrunn for anskaffelsen er at eksisterende avtaler om kantinedrift for NSBs kantiner i DAbyggetog på Sjøsiden Kurs-og møtesenter, begge delerpå Oslo S, utløpersommeren Det tas sikte på å anskaffe og sette i drift en ny kantineløsning for begge stedene, og det gjennomføres derfor en samordnet anskaffelsesprosess med sikte på valg av en fellãs kantinedriver for begge stedene. De to stedene ligger med kun 2-3 min. innendørs gangavstand. Det overordnede formål med anskaffelsen er å sikre at NSBs medarbeidere og andre jernbanerelatefte, som har sin arbeidsplass i DA-bygget eller deltar i møter på Sjøsidèn Kursog møtesenter, og. deres gjester, fàr et sunt og næringsrikt serveringstilbud til konkurransedyktige príser. Formålet skal ivaretas ved å. etablere et attraktivt bespisningstilbud basert på et trivelig miljø og et sunt og godt kosthold og. informere og motívere medarbeiderne til et sunt kosthold. For nærmere beskrivelse av anskaffelsen vises det tilvedlegg A - Leveransebeskrivelse. 1.3 Kontraktstype Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med én leverandør for både DA-bygget og Sjøsiden Kurs- og møtesenter. 1.4 Kontraktsomfang Anskaffelsen gjelder kantinetjenester for: 1. DA-bygget med ansatte fra NSB AS, Jernbaneverket og NSB Gjøvikbanen AS, som har fast eller delvis tilhold i DA-bygget, og andre besøkende/gjester, som nærmere spesifisert i Vedlegg A, pkt Sjøsiden Kurs- og møtesenter med daglige lunsj- og møtegjester og diverse småsalg, som spesifisert i Vedlegg A, pkt Det inngås avtale for 2 är med opsjon på forlengelse i ytterligere to år. Oppstartsdato for kantinedrift på de to stedene blir sommeren 2013 etter nærmere avtale.

5 ANSKAFFELSESNR.: A Kantinedrift for DA-bygget og Sjøsiden Konkuran Side 5 av Konkurransegrunnlagets oppbygn ng Konkurransegrunnlaget består av tre deler: Del I Om konkurransen Del I gir retningslinjer og fastsetter alminnelige regler for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Del ll Generelle kontraktsvilkår Del ll inneholder de generelle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen. Del lll Beskrivelse av omfang og krav til leveransen Del lll omfatter vedlegg som angir omfang og krav til leveransen, samt skjema for utarbeidelse av leverandørens tilbud.. VedleggA-Leveransebeskrívelse. VedleggB-Pris. Vedlegg C - Varighet og fremdrift r Vedlegg D - Administrative bestemmelser Vedlegg E - Tilbyders forbehofd og avvik. Vedlegg I - Mal for HMS-egenerklæring. Vedlegg J - Etiske retningslinjer for NSB-konsernet. Vedlegg L - Mal for tilbudsbrev. Vedlegg M - Bekreftelse på deltagelse i konkurranse Ferdig utfylte og fremforhandlede vedlegg blir en del av den endelige avtalen. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. aprrl2oo4. Anskaffelsen er beregnet til over EØS{erskelverdi og skalfølge forskriftens Del I og Del ll. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge ut et redusert antall tilbud som utgangspunkt for videre forhandlinger på basis av tildelingskriteriene. Alle tilbyderne vil bli informert om hvilke tilbydere som går videre i prosessen og begrunnelsen for vafget. 2.2 Kunngjøring Konkurransegrunnlaget er kunngjort i Doffin 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget lnnen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget, som ikke er av vesentlig karakter.

6 ANSKAFFELSESNR. : A Kantinedrift for DA-bygget og Sjøsiden Side 6 av 11 Konk Rettelser, suppler nger eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtid g til alle som har mottatt konkurranseg runnlaget. 2.4 Oppdragsg versforbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samflige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.5 Tilbyders forbehold og avv k For å bli vurdert skal eventuelle forbehold og mindre awik klart angis ivedlegg E - Tilbyders forbehold og avvik. Forbehold og awik skal så langt det er mulig kostnadsberegnes av Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prise forbehold og avvik dersom tilbyder ikke har gjort dette. Dersom forbehold og awik er av en slik art at de ikke lar seg kostnadsberegne, vil dette kunne føre til at tilbudet ansees som ufullstendig og bli forkastet 2.6 Tilbyders generelle plikter Tifbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av konkurransegrunnlaget og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til alf relevant informasjon forbundei med konkunansen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i konkurransegrunnlaget, plikter Tilbyder straks à gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.7 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom anskaffelsen som konfidensielle. Konkurransegrunnlaget skal betraktes som fortrolig informasjon og skal oppbevares deretter Titbyder skal ikke offentlig kommentere denne anskaffelsen uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skrift lige samtykke, NSB AS er omfattet av Offentfighetsloven. 3. Tilbudsbestemmelser 3.1 Bekreftelse Tilbyder skal innen 3 arbeidsdager etter å ha mottatt konkurransegrunntaget, skriftlig bekrefte om han har/ikke hartil hensikt å inngitilbud på oppdraget ved å senàe e-post ti kontaktperson oppgitt i punkt 3.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til Tilbyders kontaktperson for alle forhold i forbindelse med konkurransegrunnlaget og tilbudet. Vedlegg M - Bekreftelse på deltagelse i konkurranse, benyttes som malfor bekreftelsen.

7 ANSKAFFELSESNR.: A Kantinedrift for DA-bygget og Sjøsiden Konkurransegrunnlag Side 7 av 1l 3.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er onsdag kf Tilbudet skal være ankommet leveringsadressen innen fristen. Tilbyder har risiko for at tilbudet er leved innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. O p pd rag sg iv ers kontaktpe rso n :. Navn : Lasse Gudmundsen T[f. (+47) E-post : lasse,gudmundsen@nsb.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til konkurransen. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet yil kunne medføre at tilbyder blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelse av tilbudet, víf bfi besvart skriftlig og distribuert til alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmålene vit bli besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdaqer før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bfi besvart. 3.4 lnformasjonsmøte og befaring Det blir avholdt informasjonsmøte med etterfølgende befaring på begge steder for alle interesserte tilbydere mandag k Fremmøte er på Sjøsiden Kurs- og møtesenter på Oslo S (til høyre for kaféen La Baguette). Påmelding til informasjonsmøtet ønskes på epost til lasse.gudmundsen@nsb.no innen mandag k Tidsplan Kunngjøring av konkurransegrunnlag Uke 49 I nform asj onsm øtelbefari n g Mandag kì Tilbudsfrist Onsdag kl Tilbudsåpning Onsdag Evaluering og forhandling Evaluering og forhandling ferdigstilt lnterngodkjenning

8 ANSKAFFELSESNR.: A Kantinedrift for DA-bygget og Sjøsiden Konkurranseqrunnlao Side I av 11 Estimert dato for tildeling Melding om planlagt tíldeling sendt til alle tilbydere Klagefrist (1 0 kalenderdager) Planlagt kontraktssig nering Vedståelsesfr st Tilbudet skalvære gyldig til og med k Apning av tilbudene Apning av tilbudene finner sted den k.1300, Apningen er ikke offentlíg 3.8 Avvisning av tilbud Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene tiltilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentl ge avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er leveft for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud awist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 3.9 Tilbud på deler av leverensen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 3.ll Tilbakekall eller endring av tilbudet lnnleverte tilbud kan tilbakekalfes eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Titbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud Kostnader ved utarbeidelse av tilbud TÍlbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen 4. Tilbudets innhold, format og struktur 4.1 Tilbudets innhold Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge. lnnholdet skilles med merkede skilleark. Dokumentrekkefølge: Tilbudsbrev Kommentarer: Skalvære signert av bemyndíget person og settes opp i henhold til Vedleoo L - Mal for

9 ANSKAFFELSESNR.: A Kantinedrift for DA-bygget og Sjøsiden Konkurransegrunnlag Side 9 av '1'1 tilbudsbrev. Vedlegg A - Leveransebeskrivelse Vedlegg B - Pris Vedlegg C - Varighet og fremdrift Vedlegg D - Administrative bestemmelser Tilbyder skal sette inn sine svar på Kundens krav. Tilbyder skal sette inn sine svar på Kundens krav, herunder fylle ut samtlige tabeller. Tilbyder skal sette inn fremdriftsplan/ leveringsplan. Tilbyder skal sette inn sine merknader og forslag i forhold til administrative bestemmelser. Vedlegg E - avvik Tilbyders forbehold og Tilbyders forbehold og avvik skal, for å bli vurdert, fylles ut i dette skjema og i henhold til de retningslinjer som fremgår av punkt 2.5. Kvalifikasjoner Vedlegg l- Malfor HMSegenerklæring Her legges svar og dokumentasjon i forhold til Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav. Tilbyder skal returnere HMS-egenerklæring signert av selskapets daglige leder, samt en representant fra de ansatte. 4.2 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. Der dokumentasjon ikke fínnes på norsk, er det adgang til å levere dokumentasjon på skandinaviske språk eller engelsk. Dokumentasjon på øvrige språk bør følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 4.3 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres Í I original på papir, samt en kopi, innsatt i hver sin ringperm. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved awik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.4 lnnlevering av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at Tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet sendes til: NSB AS v/fellestjenester Service 0048 Oslo Att. Lasse Gudmundsen Tilbudet skal merkes med:

10 ANSKAFFELSESNR.: A Kantinedrift for DA-bygget og Sjøsiden Side 10 av 1 I ANSKAFFE LSES N R: A-9227 I Konfidensielt <<Apnes kun av adressaten> 5. Kvalifikasjon for å delta i konkurransen 5.1 Lovpålagte krav for norske tilbydere Gjefder kun norske tilbydere: Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betaft skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal íkke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 5.2 Lovpålagte krav for alle tilbydere Gjelder for samtlige tilbydere for alt arbeid som skal utføres i Norge: Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller intern kontrollforskriften. Dokumenteres ved: Signert HMS-egenerklæring, jf vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring 5.3 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige tilbydere: Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat

11 ANSKAFFELSESNR.: A Kantinedrift for DA-bygget og Sjøsiden Konkurransegrunnlag Side 11 av 1't 5.4 Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige titbydere: Kvalifikasjonskravt Tilbyr skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre Kontrakten. Dokumenteres ved: a Arsberetning siste tre år! Arsreg nskap siste regnskapsår Kredittvurder ng fra uavhengig kred ittvu rderingsselskap Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå ansvarlig for tilbudet. 6. Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Tildeling vil skje basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende tildelingskriterier vil bli benyttet for å avgjøre hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige: Tildelingskriterier: Vekt: Dokumenteres med 1. Kvalitet på løsningsforslag 50 o/o Vedlegg A - Leveransebeskrivelse Vedlegg C - Varighet og fremdrift 2. Pris 50% Vedlegg B - Pris 6.2 Begrunnelsesplikt og klageadgang Oppdragsgíver vil gí skriftlig varsel om kontraktstildelingen til de tilbydere som ikke får antatt sine tilbud. Varselet vil inneholde opplysninger om hvem NSB har til hensikt å tildele kontrakt og en kort redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler. Redegjørelsen vil ta utgangspunkt i tildelíngskriteriene. Tilbyder har anledning til å klage på tildelingen, Klagefrist er satt til 10 kalenderdager fra melding om tildeling av kontrakt blir meddelt leverandørene. Etter klagefristens utløp blir det inngått kontrakt med den leverandør som får antatt tilbud.

12