14/333 - Anskaffelse av Radio Frequency Identification (RFID) til Universitetsbiblioteket i Nordland

Transkript

1 14/333 - Anskaffelse av Radio Frequency Identification (RFID) til Universitetsbiblioteket i Nordland KONKURRANSEBESTEMMELSER

2 Innhold 1 INNLEDNING OM UNIVERSITETET I NORDLAND OM BIBLIOTEKET ANSKAFFELSENS GJENSTAND KONKURRANSEGRUNNLAGET DOKUMENTER KONTRAKTSVILKÅR RETTELSE, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET KONFIDENSIALITET OG OFFENTLIGHET GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN TIDSPLAN KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN UNDERLEVERANDØRER LEVERANDØRENES DELTAKELSESKOSTNADER AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE KVALIFIKASJONSKRAV SKATTE- OG AVGIFTSSTATUS LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL TILBUDET TILBUDSFORMAT INNBINDING, EMBALLERING OG MERKING ANTALL KOPIER LEVERINGSSTED ENDRING OG TILBAKEKALL VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD OG AVVIK OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE TILBUDSÅPNING AVVISNING FORHANDLINGER KONTRAKTSTILDELING

3 1 INNLEDNING 1.1 OM UNIVERSITETET I NORDLAND Universitetet i Nordland er Nordlands største utdanningsinstitusjon for høyere utdanning. Vi har omtrent studenter og i overkant av 600 ansatte. Styret ved Universitetet i Nordland er øverste styringsorgan for universitetet, med ansvar for at virksomheten holder høy faglig kvalitet og for at den drives i samsvar med gjeldende lover og fastsatte mål og rammer. Rektor Pål Pedersen er universitetets øverste leder. Universitetet har fire fakulteter som utgjør kjernen i vår virksomhet: Fakultet for biovitenskap og akvakultur Fakultet for samfunnsvitenskap Profesjonsuniversitetet Handelshøgskolen Universitetet i Nordland tilbyr studier på bachelor-, master- og p.hd.-nivå. Det tas årlig opp studenter til mer enn 100 forskjellige studier innenfor både profesjonsutdanning og teoretiske disiplinfag, inklusive studenter til ph.d. i bedriftsøkonomi, ph.d. i sosiologi, ph.d. i akvakultur samt ph.d. i studier av profesjonspraksis. 1.2 OM BIBLIOTEKET Universitetsbiblioteket ved Universitetet i Nordland (UBiN) er et fag- og forskningsbibliotek med hovedoppgave å støtte universitetets formål innen forskning, utdanning og formidling. Bibliotekets viktigste brukergrupper er studenter og ansatte. UBiN har hovedbibliotek på Campus Bodø og bibliotekfilialer ved Campus Vesterålen (Stokmarknes) og Campus Helgeland (Mo i Rana). Biblioteket har en samling som består av i overkant av dokumenter og en årlig tilvekst på ca Biblioteket låner ut ca dokumenter i året, inkl. fornyelser og fjernlån til andre bibliotek. 1.3 ANSKAFFELSENS GJENSTAND Biblioteket ønsker å anskaffe RFID-brikker og tilhørende lese- og sikringsutstyr for å kunne dekke behovet for selvbetjent utlån av bøker, samt alarmering. Anskaffelsen omfatter levering av nødvendige utstyrs- og programvarekomponenter, installasjon av løsningen med tilhørende opplæring, I tillegg skal det inngås en avtale om support- og vedlikeholdstjenester samt opsjon på kjøp av ytterligere RFIDbrikker i avtaleperioden. For oppdraget skal det inngås kontrakt med én leverandør. Det inngås kjøps- og vedlikeholdskontrakt for år. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold, vises det til del 2: Avtalens bilag. 2 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig via og inneholder krav til løsning og øvrige ytelser som omfattes av anskaffelsen. Konkurransegrunnlaget omfatter også nødvendig og relevant administrativ informasjon for gjennomføring av konkurransen. Det er leverandørenes ansvar å sette seg inn i innholdet og verifisere at samtlige dokumenter er mottatt og lesbare. 3

4 2.1 DOKUMENTER Konkurransegrunnlaget består av følgende deler og dokumenter: Del Beskrivelse I II III Konkurransebestemmelser; dette dokumentet inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. - Vedlegg A: HMS egenerklæring - Vedlegg B: Forbehold og avvik - Vedlegg C: Egenerklæring taushetsbelagt informasjon - Vedlegg D: Forpliktelseserklæring Kontrakt for denne anskaffelsen, basert på Statens Standardavtaler den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille) med bilag: - Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon - Bilag 2a: Leverandørens overordnede løsningsspesifikasjon - Bilag 2b: Leverandørens detaljerte løsningsbeskrivelse (svar på krav) - Bilag 3: Kundens tekniske plattform - Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan - Bilag 5: Testing og godkjenning - Bilag 6: Administrative bestemmelser - Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten - Bilag 9: Endinger i leveransen etter avtaleinngåelsen - Bilag 10: Avviks- og endringshåndtering - Bilag 11: Opsjoner Kontrakt for drift og vedlikehold av løsningen, basert på Statens Standardavtaler den lille vedlikeholdsavtalen (SSA-V lille) med bilag: - Bilag 1: Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes - Bilag 2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl. eventuell tjenestenivåavtale - Bilag 3: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 4: Eventuelle endringer i den generelle avtaleteksten - Bilag 5: Endringer i leveransen etter avtaleinngåelsen - Bilag 6: Avviks- og endringshåndtering - Bilag 7: Opsjoner 2.2 KONTRAKTSVILKÅR Kontraktene for hhv leveranse og support/vedlikehold (opsjon) baseres på Statens standardavtaler; hhv den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille) og den lille vedlikeholdsavtalen (SSA-V lille) med bilag som angitt over. Eventuelle forbehold til avtaleteksten skal inntas i de respektive avtalers endringsbilag. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Oppdragsgiver ønsker tilbud på hele leveransen og det er således ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 4

5 2.3 RETTELSE, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Dersom leverandøren blir oppmerksom på at konkurransegrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med Oppdragsgiver for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli publisert fortløpende på Leverandører som registrerer interesse vil automatisk motta varsel om oppdateringer pr e-post. 2.4 KONFIDENSIALITET OG OFFENTLIGHET TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. OFFENTLIGHET Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de meiner er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Mal for dette er vedlagt i Del 1 Vedlegg C. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 5

6 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) og Forskrift om Offentlige Anskaffelser 7. april 2006 nr 402 del I og II som konkurranse med forhandling i ett trinn. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. 3.2 KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN Anskaffelsen er kunngjort på TIDSPLAN Anskaffelsen gjennomføres etter den tentative fremdriftsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom Oppdragsgiver skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen på Siste frist for spørsmål til konkurransen Siste utsendelse av svar på spørsmål Tilbudsfrist kl 12:00 Evaluering/forhandlinger Uke Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN All kommunikasjon skal være på norsk, svensk eller dansk og rettes til Trine Ekhorn v/innkjøpstjenesten på e-post trine.ekhorn@uin.no innen den frist som fremgår av pkt 3.3 ovenfor. Andre henvendelser kan ikke påregnes besvart. Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli fortløpende distribuert via hvorfra e-postvarsel til kontaktperson hos alle registrerte leverandører vil bli generert. 3.5 UNDERLEVERANDØRER Det er adgang til å benytte underleverandører, men det skal i tilbudsbrevet fremgå klart og utvetydig hvem som skal være leverandørens Underleverandør og hvilke deler av leveransen som skal forestås av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kontraktsforpliktelsene, skal det angis hvilke deler av kontrakten leverandøren har til hensikt å benytte underleverandører. Dog forventes at hovedleverandør vil representere hoveddelen av leveransen. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører, eller omkostninger i den forbindelse, skal bæres av Leverandøren. 3.6 LEVERANDØRENES DELTAKELSESKOSTNADER Leverandørene må selv dekke alle kostnader knyttet til deltakelse i konkurransen. 3.7 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver tar forbehold om at den totale kostnaden for leveransen ikke kan overstige oppdragsgivers økonomiske rammer. Se del 2, avtalens bilag 7. 6

7 4 KVALIFIKASJONSKRAV Universitetet i Nordland stiller følgende krav til leverandører som ønsker å inngi tilbud: 4.1 SKATTE- OG AVGIFTSSTATUS Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av ordnede forhold mht. kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 skatteinnbetaling og måneder gammel. merverdiinnbetaling. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. 4.2 HMS-egenerklæring Krav Leverandøren skal bekrefte at selskapet oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS egenerklæring kan finnes i del 1, bilag A 4.3 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være Firmaattest et lovlig etablert foretak Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 7

8 4.4 ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING Kvalifikasjonskrav Det kreves tilstrekkelig finansiell styrke til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning siste år. Dersom årsregnskapet fra siste år ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristen skal det leveres regnskap med noter og beretninger fra 2012, samt nyere relevant dokumentasjon, eksempelvis utskrift/balanse fra minimum første halvår 2013, signert av økonomisjef og/eller daglig leder. Oppdragsgiver tar forbehold om å selv foreta en kredittvurdering fra Experian. Finansiell styrke blir vurdert ut ifra omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende 4.5 TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha relevant erfaring fra lignende leveranser. Med relevant menes leveranser til bibsysbibliotek. Minimum to attester fra lignende leveranser tre siste år. Med lignende leveranse menes verdi og portefølje som beskrevet i del 2, bilag 1 og bilag 7. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen Tidspunkt for gjennomføring Omfang av leveranse i beløp Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiver Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å fremskaffe, skal leverandør levere en egenbeskrivelse av tidligere relevante leveranser i henhold til punktene over. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. 8

9 Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. Dokumentasjonskrav Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: Redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget Oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt beskrivelse av dagens virksomhet Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten Kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystemet leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. 9

10 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 TILBUDSFORMAT Det skal svares i tilknytning til hvert av punktene. Det er ikke tillatt å samle svar fra flere punkt under ett. Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. inndelingen nedenfor: Del Dokumentasjonskrav nr 1 Tilbudsbrev som skal inneholde følgende: 1.1 Referanse til konkurransegrunnlagets navn og evt. nummer 1.2 Leverandørens adresse og telefonnummer, samt organisasjonsnummer 1.3 Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse 1.4 Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. pkt Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren 1.6 Forbehold og avvik (Vedlegg B) 2 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1 Firmaattest, jf. pkt Skatteattester, jf. pkt HMS egenerklæring, jf. pkt (Vedlegg A) 2.4. Finansiell og økonomisk stilling, jf. pkt Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt Dokumentasjon av leveransen, jf. del 2, bilag 2 (SSA-K lille, bilag 2a og 2b). 4 Leverandørens forslag til prosjekt- og fremdriftsplan, jf. del 2, bilag 4 (SSA-K lille, bilag 4) 5 Leverandørens test- og godkjenningsforslag, jf. del 2, bilag 5 (SSA-K lille, bilag 5) 6 Leverandørens spesifikasjon, administrative bestemmelser, jf. del 2, bilag 6 (SSA-K lille, bilag 6) 7 Leverandørens pristilbud på anskaffelsen, jf. del 2, bilag 7 (SSA-K lille, Bilag 7) 8 Forslag til endringer i generell kontraktstekst til SSA-K lille, jf. del 2, bilag 8 (SSA-K lille, bilag 8) 9 Avviks- og endringshåndtering, jf. del 2, bilag 10 (SSA-K lille bilag 9) 10 Opsjoner, jf. Del 2, bilag 11 (SSA-K lille bilag 11) 11 Dokumentasjon av utstyr og programvare som skal vedlikeholdes, jf. del 3, bilag 1 (SSA-V lille, bilag 1) 12 Leverandørens utdypende spesifikasjon av ytelsen, jf. del 3, bilag 2 (SSA-V lille, bilag 2) 13 Leverandørens pristilbud på vedlikehold og service på anskaffelsen, jf. del 3, bilag 3 (SSA-V lille, bilag 3) 14 Forslag til endringer i generell kontraktstekst til SSA-K lille, jf. del 3, bilag 4 (SSA-V lille, bilag 4) 15 Avviks- og endringshåndtering, jf. del 2, bilag 6 (SSA-V lille bilag 9) 16 Opsjoner, jf. Del 2, bilag 11 (SSA-V lille bilag 7) 17 Egenerklæring om taushetsbelagt informasjon (Vedlegg C) 5.2 INNBINDING, EMBALLERING OG MERKING Tilbudet skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt. 5.1 Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Tilbudet skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o 14/333 Anskaffelse RFID» o Adresse og navn på kontaktperson som angitt i pkt. 5.4 nedenfor o «Åpnes kun av adressat» 10

11 5.3 ANTALL KOPIER Tilbud skal leveres i 2 (to) eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 (en) elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på USB,. Elektronisk versjon skal være i pdf-format og Microsoft Office kompatibelt format. Den elektroniske versjonen skal være nummerert og navngitt i samsvar med strukturen i pkt 5.1. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 5.4 LEVERINGSSTED Tilbudet skal være skriftlig og på norsk, svensk eller dansk. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbud som leveres per post skal sendes til følgende adresse: Universitetet i Nordland Att: Økonomiavdelingen v. Trine Ekhorn Postboks Bodø Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (mandag fredag kl ), til følgende adresse: Universitetet i Nordland Att: Økonomiavdelingen v. Trine Ekhorn Universitetsalleen Bodø Leverandøren bærer risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.5 ENDRING OG TILBAKEKALL Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud som skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. 5.6 VEDSTÅELSESFRIST Universitetet i Nordland ber om at leverandørene i første omgang vedstår seg sitt tilbud til minimum 90 dager etter tilbudsfristens utløp. For det tilfelle at prosessen med endelig avtaleinngåelse blir ytterligere forsinket på grunn av klage fra konkurrerende Leverandør(er), ber vi om at leverandørene er forberedt på å forlenge vedståelsesfristen. 5.7 FORBEHOLD OG AVVIK Tilbudet forutsettes å være i samsvar med anbudsdokumentene. Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av anbudsdokumentene, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 11

12 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Mottatte tilbud vil bli påført tidspunkt for mottak og deretter behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene nedenfor. Tilbudene vil ikke bli returnert, men arkivert eller forskriftsmessig destruert. Dog vil tilbud som er mottatt etter tilbudsfristens utløp bli returnert. 6.1 TILBUDSÅPNING Åpning av tilbud gjennomføres i Oppdragsgivers lokaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp av minst to representanter fra Oppdragsgiver. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 6.2 AVVISNING Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist i samsvar med anskaffelsesforskriftens bestemmelser. Tilsvarende vil anskaffelsesforskriftens bli lagt til grunn for vurdering av forhold ved leverandøren for øvrig. Eventuelle spørsmål om avvisning knyttet til forhold ved tilbudet vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at vesentlige kontraktsforbehold medfører en plikt til å avvise tilbudet. Tilsvarende for avvik fra konkurransegrunnlaget, som enten enkeltvis eller samlet representerer et vesentlig avvik fra kravspesifikasjonen eller konkurransegrunnlaget for øvrig. 6.3 FORHANDLINGER Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige reglene i FOA 3-1 og 3-6. Etter at forhandlingsfasen er avsluttet vil oppdragsgiver legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Eget evalueringsutvalg hos oppdragsgiver vil forestå forhandlingene og utarbeide innstilling om valg av leverandør i henhold til tildelingskriteriene. 6.4 KONTRAKTSTILDELING Tilbudsevalueringen vil ta utgangspunkt i de innleverte tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp og hvordan disse utvikles gjennom forhandlingene, supplert med observasjoner fra evt demonstrasjon/ referanser dersom dette har betydning for de enkelte tildelings-/underkriterier. Kontrakt tildeles til den leverandør som etter avsluttede forhandlinger har inngitt det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud i henhold til tildelingskriteriene som oppstilt i tabellen nedenfor. 12

13 Tildelingskriterium Vekt Beskrivelse/Vurderingstema Teknisk og funksjonell løsning % Med teknisk og funksjonell løsning menes i hvilken grad Leverandørens tilbudte løsning oppfyller de tekniske og funksjonelle kravene i kravspesifikasjonen (del 2, bilag 1). Vurderingen vil baseres på leverandørens besvarelse i bilag 2, samt øvrige aktuelle bilag med eventuelle vedlegg. Det vil bli gjort en vurdering av merverdi av merkede absolutte krav. I tillegg vil graden av imøtekommelse av øvrige tekniske og funksjonelle krav bli evaluert Samlede priser 20-30% Samlede kostnader for anskaffelse av maskin- og programvare, innføring av løsningen, samt etterfølgende support og vedlikehold i 3 år, og opsjon 1+1 år. Kvalitet i tjenesteleveranser og vedlikeholdsavtaler % Vurderingen vil baseres på leverandørens besvarelse av Tilbyders forslag til detaljert fremdriftsplan Tilbyders forslag til metodikk for gjennomføring Forslag til support/og vedlikeholdstjenester, herunder, men ikke begrenset til: Tilbudt support Rutiner for håndtering av henvendelser Responstid for feilretting Rapportering Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet Samlede priser om de antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 13