Kvalifikasjonsgrunnlag for begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskel ved anskaffelse av: Internrevisjonstjenester 11/794

Transkript

1 Kvalifikasjnsgrunnlag fr begrenset anbudsknkurranse ver EØS-terskel ved anskaffelse av: Internrevisjnstjenester 11/794

2 Innhldsfrtegnelse 1. Innledning Bakgrunn Anskaffelsens frmål Oppdraget/Spesifikasjn Tilhørende tjenester Oppdeling av leveransen Gjennmføring av knkurransen Språk Kunngjøring Knkurransefrm Fremdrift fr anskaffelsen Leverandørs deltakelseskstnader Antall leverandører sm vil bli invitert til å gi tilbud Avtale Krav til leverandøren Kvalifikasjnskrav Krav til kvalifikasjnssøknaden Frist fr spørsmål til kvalifikasjnsgrunnlaget Frist fr levering av svar på kvalifikasjnsgrunnlaget Leveringsadresse Merking Krav til utfrming av søknaden Evaluering Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjnsgrunnlaget Avgjørelsen / Behandling av svar på kvalifikasjnsgrunnlag Åpning Avvisning Retur av svar på kvalifikasjnsgrunnlaget Frtrlig behandling av infrmasjn Begrunnelse Vedlegg Knkurransegrunnlag Side 2 av 12

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Opplysningsvesenets fnd (Ovf) ble etablert i 1821 g har sitt grunnlag i Grunnlvens 106. Fndet er et eget rettssubjekt sm er regulert ved Lv m pplysningsvesenets fnd av 7. juni Fndet driver eiendms- g finansvirksmhet. Eiendmsmassen har sitt pphav i prestegårdene i Nrge. Verdiene er anslått til rundt 7 mrd. krner. Av dette utgjør finansielle verdipapirer nærmere 30 %. Det er regjeringen (Kngen) sm fastsetter vedtektene g gir instruks til styret. Styret ppnevnes av Frnyings- g administrasjnsdepartementet g skal påse at virksmheten drives i samsvar med selskapets frmål g retningslinjer. Styret har ansvaret fr en tilfredsstillende rganisering g frvaltning av selskapet g skal bl.a. påse at registrering g frmuesfrvaltning er gjenstand fr betryggende kntrll. Avkastningen skal kmme Den nrske kirke til gde. Frvaltningen av de verdier sm ligger i fndet er lagt til et eget frvaltningsrgan (Frvaltningsrganet fr Opplysningsvesenets fnd frkrtet FOvf ). Frvaltningsrganet har ca. 50 ansatte. Utver at frvaltningen av fndets verdier finner sted ved egne ansatte gjøres mfattende bruk av eksterne tjenesteleverandører innenfr eiendm, finans, IKT. Eiendm mfatter frvaltning av grunnarealer sm skg, jrdbrukseiendmmer, festearealer samt bygninger i fndets eie på disse eiendmmer. Over tid har en økende andel av fndets virksmhet blitt rganisert i datterselskaper g denne utviklingen ventes å frtsette. Spesielt gjelder dette innen frretningsmrådene eiendmsfrvaltning (næringsbygg), eiendmsutvikling g småkraft. De aller fleste datterselskapene er heleide. Det er i dag ikke ansatte i datterselskapene. Datterselskapene kjøper tjenester fra Frvaltningsrganet g fra eksterne leverandører av varer g tjenester. Ovf fører g utarbeider regnskap i henhld til regnskapslven av 1998, nrske regnskapsstandarder g i henhld til gd regnskapskikk. Datterselskapene følger gså regnskapslven g øvrige standarder fr avleggelse av regnskap i Nrge. Regnskapsføringen fr datterselskapene ivaretas fra 2011 primært av BDO. Ovf revideres av Riksrevisjnen. De aller fleste av datterselskapene revideres av PricewaterhuseCpers (PwC). Det vil i løpet av 2 kv inngås avtale med ekstern leverandør fr etisk vurdering av finansielle investeringer. Den samlede virksmheten kan sees på sm et knsern hvr Opplysningsvesenets fnd er mrselskapet. Ytterligere infrmasjn m Ovf finnes på virksmhetens hjemmeside hvr gså årsapprter kan lastes ned. 1.2 Anskaffelsens frmål I henhld til hvedinstruksen fr Opplysningsvesenets fnd kan det etableres egen internrevisjn. Frespørselen fr internrevisjnstjenester mfatter alle knsernets funksjner/enheter, herunder Frvaltningsrganet fr Opplysningsvesenets fnd g datterselskaper av Ovf. I det videre mtales dette sm OVF. Knkurransegrunnlag Side 3 av 12

4 Fndets styre g frvaltningsrganets direktør har det verrdnede ansvar fr å etablere, utvikle g vedlikehlde en frsvarlig intern kntrll i virksmheten. Fndets styre g frvaltningsrganets direktør har en plikt til å følge pp at sviktende frhld blir rettet pp. Internrevisjnen skal bistå styret g direktør med å ivareta deres ansvar. Gjennm en systematisk g strukturert tilnærming bistår internrevisjnen med å evaluere g frbedre hensiktsmessigheten g effektiviteten av virksmhetens styrings- g kntrllprsesser. Internrevisjn er underlagt styret g skal i sitt arbeide være faglig uavhengig i frhld til de mråder g persner sm revideres. Løpende administrativ kntakt, herunder planarbeid, krdineres med direktør eller den han delegerer dette til. 1.3 Oppdraget/Spesifikasjn Opplysningsvesenets fnd ønsker å inneha en internkntrll basert i samsvar med ledende praksis. Videre skal rammeverket COSO ERM Helhetlig risikstyring et integrert rammeverk utgitt av The Cmmitte f Spnsring Organizatins f the Treadway Cmmissin (COSO) legges til grunn. Internrevisjnens ppgave er å redusere uønsket risikekspnering fr Opplysningsvesenets fnd gjennm å: bistå rganisasjnen med å identifisere g evaluere vesentlige risikekspneringer g bidra til å frbedre systemene fr risikstyring vurdere m virksmheten har etablert målrettede, hensiktsmessige g effektive kntrlltiltak sm reduserer risikekspneringen til et akseptabelt nivå, herunder; at gjeldende lver g regler, samt at vedtekter g interne retningslinjer verhldes påliteligheten g integriteten av finansiell g perasjnell infrmasjn m virksmhetens prsesser er hensiktsmessige g fungerer sm frutsatt fr å nå de mål sm er satt at virksmhetens verdier, materielle g immaterielle, er frsvarlig sikret evaluere g freslå frbedringer i prsessene fr fastsettelse g kmmunikasjn av verdier g målsettinger vervåking av m målppnåelse ppnås sikring av at ansvar blir plassert ivaretakelse av verdier. ivareta ekstern varslingsfunksjn fr å avdekke kritikkverdige frhld i virksmheten. Internrevisr skal kunne ivareta varslers annymitet. gi råd fr å bidra til frbedringer i virksmhetsstyringen med bakgrunn i bservasjner fra gjennmførte revisjnsaktiviteter. Knkurransegrunnlag Side 4 av 12

5 Fastsettelse av fkus g mfang av revisjnsaktiviteter skal skje med utgangspunkt i risikvurderinger, hvr målppnåelse g sikring av verdier mhandles. Likeså innspill fra styret g ledelsen. Fr å utføre en effektiv perasjnell revisjn kreves en løpende ppfølging av virksmhetens rammebetingelser, aktivitetsmråder g risikprfil, samt en systematisk planlegging med bl.a. fkus på vesentlighet g frretningsmessig risik. Vesentlighetskriteriet fr perasjnell revisjn er i str grad knyttet pp mt å avdekke frhld sm kan medføre vesentlige tap (inkl. tap av inntekter) fr virksmheten, g ikke mt hvrvidt det avlagte årsppgjøret innehlder vesentlige feil (finansiell revisjn). I vurderingen av hva sm kan medføre vesentlige tap fr virksmheten må internrevisjnen freta en vurdering av hvrvidt det er etablert en intern kntrll sm er tilpasset de risiker sm freligger i frretningsvirksmheten. Avhengig av risikvurderingen, signaler gitt av styret g ledelsen, samt internrevisjnens tilgjengelige ressurser, setter internrevisjnen pp frslag til årlig revisjnsplan. Styret gdkjenner årlig både mfanget av ressursbruk samt den årlige revisjnsplanen. Tjenestetilbyder må kunne ivareta internrevisjn av alle OVFs virksmhetsmråder: - Finans - Eiendm g festetmter - Jrd g skg, herunder datterselskapet Ligs (se ligs.n) - Eiendmsutvikling - Småskala kraftverk - Prestebligfrvaltning - IKT Fr nærmere beskrivelse av mrådene vises det til samt tilgjengelige årsrapprt sm gså beskriver de enkelte virksmhetsmråder. 1.4 Tilhørende tjenester Tjenestetilbyder skal gså kunne bistå med rådgivning, så fremt dette ikke er til hinder fr utførelsen av internrevisjnsppdraget (ref Nrske Internrevisrers frenings etiske regler g standarder, jfr The Institute f Internal Auditrs regelsett). Rådgivning vil i tilfelle være knyttet til å gjennmføring av identifiserte frbedringsmråder. Det bør fremkmme av kvalifikasjnspresentasjnen 3.1 pkt 4 (Tekniske g faglige kvalifikasjner gjennmføringsevne), hvilke tjenester sm her er aktuelt å tilby. Tjenestilbyder skal ved frespørsel kunne tilby tjenester knyttet til granskning. Knkurransegrunnlag Side 5 av 12

6 1.5 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å frespørre m deltakelse på hele eller deler av anskaffelsen. Ved bruk av underleverandører gjelder følgende: Leverandøren skal i kvalifiseringsanmdningen gi en versikt ver de underleverandører g samarbeidspartnere sm kan være aktuelle g eventuelt vil bli benyttet. Beskrivelsen av underleverandører skal fr øvrig skje i tilknytning til de relevante punktene venfr g i henhld til dispsisjnen der. Leverandøren må gdtgjøre at han reelt dispnerer ver ressursene sm tilbys fra underleverandører. Oppdragsgiver skal kun frhlde seg til leverandøren sm gir tilbudet, g sm vil ha samme ansvar fr sine underleverandørers ytelser sm fr sine egne. Oppdragsgiver frbehlder seg retten til å gdkjenne valg av underleverandører. Eventuelle øknmiske krav fra underleverandører eller mkstninger i denne frbindelse, skal bæres av leverandøren. Det skal ppgis hvrdan samarbeidsrelasjnene mellm leverandøren g underleverandøren(e) er fundert g rganisert, g m det dreier seg m en varig samarbeidsrelasjn g eventuelt tidsaspektet fr frhldet. Det skal gis en krt beskrivelse av underleverandørens rganisasjn, selskapsfrm g eierstruktur, samt navn på daglig leder. Det gjøres ppmerksm på at ppdragsgiver kan ha eksisterende avtaler med flere leverandører sm kan få innvirkning på leveranser g ytelser i denne leveransen. Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning ppdragsgiver finner det nødvendig fr utførelsen av arbeidsppgavene i henhld til denne avtalen. 2. Gjennmføring av knkurransen 2.1 Språk All skriftlig g muntlig kmmunikasjn i frbindelse med denne knkurransen skal fregå på nrsk. 2.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjrt i Dffin-basen Knkurransefrm Oppdragsgiver gjennmfører anskaffelsen ihht. Lv m Offentlige Anskaffelser (LOA) sm en Begrenset anbudsknkurranse ihht. Frskrift m Offentlig Anskaffelser, kgl. Res. 7.april 2006 (FOA) Del III Anskaffelsesprsessen er tdelt. Trinn 1 er en utvelgelsesfase på bakgrunn av svar på kunngjøring i Dffin/TED g dette kvalifikasjnsgrunnlaget. Trinn 2 er en tildelingsfase på bakgrunn av et eget knkurransegrunnlag g gjennmføring av eventuelle avklaringer. Knkurransegrunnlag vil bli sendt til de leverandører sm er best kvalifisert etter at trinn 1 er gjennmført. Knkurransegrunnlag Side 6 av 12

7 2.4 Fremdrift fr anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennmført sm følger: Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dat: Aktivitet: Kunngjøring av anskaffelsen: Kvalifikasjnskrav Frist fr spørsmål til kvalifikasjnsgrunnlaget/kunngjøringen Frist fr innlevering av svar på kvalifikasjnsgrunnlaget (kvalifikasjnsdkumenter) Meddelelse m hvem sm er kvalifisert fr tildelingsmgang/ utsendelse av knkurransegrunnlag Tilbudsfrist Kntraktstildeling 2.5 Leverandørs deltakelseskstnader Kstnader sm tilbyder pådrar seg i frbindelse med utarbeidelse, levering, g ppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på nen måte frplikte ppdragsgiver til å inngå kntrakt med tilbyder, eller invlvere ppdragsgiver i øknmiske frpliktelser. 2.6 Antall leverandører sm vil bli invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver frbehlder seg retten til å begrense antall tilbydere sm blir kvalifisert fr deltakelse i tildelingsmgangen. Antall deltakere sm blir invitert til å gi tilbud vil bli begrenset til 5. Sm utvelgelsesfrm vil det bli valgt de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelse vil fregå på bakgrunn av de ppgitte kvalifikasjnskriteriene. Oppdragsgiver vil sikre at alle frhld rundt denne prsessen dkumenteres, ivaretar kravet m likebehandling g er etterprøvbare. 2.7 Avtale Det skal inngås avtale med 1 leverandør. Det legges pp til en avtale med varighet på 3 år, med psjn m ett års frlengelser. Hvilket innebærer en avtaleperide fra 1. september 2011 g til 1. september Krav til leverandøren 3.1 Kvalifikasjnskrav Leverandøren må ppfylle følgende krav fr å kunne delta i utvelgelsesprsessen fr deltakelse i knkurransen: 1. Signert tilbudsbrev 2. Obligatriske krav: Krav: Skatteattester. Dkumentasjnskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Fr nrske leverandører: - skjema fra skattedirektratet (RF-1244) utstedt av skattefgd fr merverdiavgift Knkurransegrunnlag Side 7 av 12

8 - skjema fra skattedirektratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kmmunekasserer fr skatt/arbeidsgiveravgift. Fr utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land sm viser at de har rdnede skatte- g avgiftsfrhld. Dersm myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring sm bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av øknmiansvarlig. Krav: Fr arbeid sm skal utføres i Nrge skal ppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring m at leverandøren ppfyller, eller ved eventuell tildeling av kntrakt, vil ppfylle lvbestemte krav i Nrge innen helse, miljø g sikkerhet (HMS). Dkumentasjnskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 m HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). 3. Juridisk g finansiell stilling Krav: Lvlig etablert fretak Dkumentasjnskrav: Firmaattest Krav: Det kreves gd øknmi Dkumentasjnskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. nter med styreg revisjnsberetning fr de t (2) siste år skal vedlegges. Omsetning de siste årene med relevans til denne frespørselen. Oppdragsgiver frbehlder seg retten til å kreve/innhente ytterligere pplysninger fr å verifisere m tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. 4. Tekniske g faglige kvalifikasjner 5. Krav:Gd ppragsfrståelse Dkumentasjnskrav: Tilbyder skal gi en skriftlig beskrivelse av hvrdan en frstår ppdraget, hva tilbyder ser er viktig å vektlegge g hvilke utfrdringer tilbyder ser fr ivaretakelse av internrevisjnsppdraget. Krav: Gd erfaring fra tilsvarende prsjekt. Dkumentasjnskrav: Oversikt ver relevante internrevisjnsengasjementer g -prsjekter med relevans fr ppdraget. Krt beskrivelse g tidspunkt fr gjennmføring. Navn på virksmhet bør ppgis. Navn/tlf.nr. på referansepersn vil senere bli bedt m ifm knkurransegrunnlaget hvr ppdragsgiver skal bli gitt mulighet til å kunne kntakte referansepersn. Krav: Gd gjennmføringsevne Dkumentasjnskrav: Det skal gis en krt g verrdnet beskrivelse av virksmheten. Herunder gis en redegjørelse fr fretakets frretningsidé g kjernekmpetanse relatert til leveransen (herunder sertifiserte ressurser med CIA, relevant bransjekmpetanse etc), en versikt ver selskapets histrikk g en beskrivelse av dagens virksmhet. Beskrivelse av hvrdan leverandøren er rganisert fr gjennmføring av dette ppdraget. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Oversikt ver tilgjengelig kapasitet innen de etterspurte mråder. Knkurransegrunnlag Side 8 av 12

9 Manglende dkumentasjn eller mangelfulle pplysninger kan føre til at søknad blir avvist, jfr. FOA Krav til kvalifikasjnssøknaden 4.1 Frist fr spørsmål til kvalifikasjnsgrunnlaget Siste frist fr spørsmål til kvalifikasjnsgrunnlag er kl 14:00. Spørsmålene skal være skriftlige. All kmmunikasjn skal være på nrsk. Alle spørsmål g henvendelser angående denne frespørselen skal rettes til: Firma: Kntakt: Mail: Opplysningsvesenets fnd Knut Riksen jr vf@vf.n med kpi til rik@vf.n Mailen merkes med 11/794 Internrevisjn spørsmål til kvalifikasjnsgrunnlaget Spørsmålene vil bli samlet pp, gjennmgått g besvart på en generell g annymisert måte. Svar vil bli tilsendt samtlige tilbydere på etter at fristen fr å stille spørsmål er gått ut. 4.2 Frist fr levering av svar på kvalifikasjnsgrunnlaget Svar på kvalifikasjnskrav må være ss i hende innen kl 14: Leveringsadresse Svar på kvalifikasjnsgrunnlaget skal sendes til eller leveres til: Sendes til: Opplysningsvesenets fnd 535 Sentrum 0105 Osl eller leveres til: Opplysningsvesenets fnd Rådhusgaten 1-3 (3. etg) Osl 4.4 Merking Tilbud skal merkes: 11/794 Kvalifikasjnssøknad internrevisjnstjenester 4.5 Krav til utfrming av søknaden Kvalifikasjnssøknaden skal fremsendes i 2 skriftlige eksemplarer; 1- en - signert riginal, g 1 en kpi. Kpien skal være kpierbar (ikke innbundet, uten skilleark etc). Originalen skal være innbundet, inndelt på følgende måte: Skilleark 1: Signert søknadsbrev Skilleark 2: Svar på bligatriske kvalifikasjnskrav Skilleark 3: Svar på juridisk g finansiell stilling Skilleark 4: Svar på tekniske g faglige kvalifikasjner Knkurransegrunnlag Side 9 av 12

10 Skilleark 5: Relevante vedlegg 4.6 Evaluering Oppdragsgiver vil evaluere alle innkmne svar g kvalifiserte tilbydere vil få tilsendt knkurransegrunnlag fr tildelingsmgangen straks det er klart hvem sm er kvalifisert videre 4.7 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjnsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjnskrav vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle anbydere sm har meldt interesse fr å delta i knkurransen. 5. Avgjørelsen / Behandling av svar på kvalifikasjnsgrunnlag 5.1 Åpning Det vil ikke bli ffentlig åpning fr svar på kvalifikasjnskrav. 5.2 Avvisning Avvisningsreglene i frskriften m ffentlige anskaffelser kmmer til anvendelse. Det anbefales at leverandørene gjør seg kjent med disse bestemmelsene. 5.3 Retur av svar på kvalifikasjnsgrunnlaget Oppdragsgiver vil ikke returnere svar på kvalifikasjnsgrunnlaget 5.4 Frtrlig behandling av infrmasjn Oppdragsgiver vil behandle all infrmasjn fra leverandør frtrlig. Leverandør kan ikke ffentliggjøre hele eller deler av frespørselen uten skriftlig tillatelse fra ppdragsgiver. 5.5 Begrunnelse Leverandører sm ikke får delta i tildelingsmgangen vil få tilsendt brev med en begrunnelse fr hvrfr de selv ikke var aktuelle. 6. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-mal Knkurransegrunnlag Side 10 av 12

11 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Pstnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksmheten arbeider systematisk fr å ppfylle kravene i helse-, miljø- g sikkerhetslvgivningen g ved det tilfredsstille kravene i frskrift m systematisk helse-, miljø- g sikkerhetsarbeid i virksmheten (Internkntrllfrskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhld av lv 4. februar 1977 nr. 4 m arbeidervern g arbeidsmiljø mv., jf. Lv 17. juni 2005 nr Det bekreftes at virksmheten er lvlig rganisert i henhld til gjeldende skatte- g arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige g ssiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmdning vil bli gitt rett til gjennmgåelse g verifikasjn av virksmhetens system fr ivaretakelse av helse, miljø g sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dat: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak fr å ppfylle vennevnte krav i helse-, miljø- g sikkerhetslvgivningen. Representant fr de ansatte (sign.) Dat: * Fr utenlandske ppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- g sikkerhetslvgivningen sm følger av frskrift m systematisk helse, miljø- g sikkerhetsarbeid i virksmheter (Internkntrllfrskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhld av lv 4. februar 1977 nr. 4 m arbeidervern g arbeidsmiljø mv. jf. Lv 17. juni 2005 nr Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmdning vil bli gitt rett til gjennmgåelse g verifikasjn av virksmhetens system fr ivaretakelse av helse, miljø- g sikkerhetsarbeid. Frpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dat: Knkurransegrunnlag Side 11 av 12

12 Knkurransegrunnlag Side 12 av 12