Sak 23/17. Representantskapsmøte Reviderte retningslinjer for ekstern revisor og revidert styreinstruks

Transkript

1 Sak 23/17 Representantskapsmøte Reviderte retningslinjer fr ekstern revisr g revidert styreinstruks Vedlagt følger styreinstruks gdkjent i styremøte , hvr punkt 2.2., 5. kulepunkt er endret fra minst fire til minst ett årlig møte mellm styret g revisr uten administrasjnen til stede. Det freslås i samme punkt at det legges inn henvisning til at revisr i tillegg møter revisjnsutvalget hvert kvartal. Styret gdkjente den freslåtte endring i møtefrekvens fr revisr i styret. Knsekvensendringer fr retningslinjer fr ekstern revisr ble gdkjent i styremøte Reviderte retningslinjer fr ekstern revisr vedlegges til etterretning. Etter lvendringer sm trådte i kraft 1. juli 2017 er det nå adgang til elektrnisk signering av selskapsdkumentasjn, herunder styreprtkller. Admincntrl er tilrettelagt fr signering ved bruk av Bank ID. I siste avsnitt i punkt 5 i styreinstruksen er det i vedlagte utkast freslått en ny setning sm åpner fr at styreprtkllen kan underskrives ved elektrnisk signatur. Finansfretakslvens nye bestemmelser sier at styret nå skal vedta sin egen instruks slik at denne tas kun til representantskapets rientering. Frslag til vedtak: Representantskapet tar reviderte retningslinjer fr ekstern revisr til etterretning. Representantskapet tar revidert styreinstruks til rientering. Hønefss, 28. september 2017 Oscar Engeli (sign.)

2 SpareBank 1 Ringerike Hadeland Retningslinjer fr ekstern revisr Gdkjent av Styret: Fremlagt fr representantskapet :

3 Dkumenthistrikk Behandlet Dat Vedtatt 1. gang Revidert g gdkjent Revidert g gdkjent Bakgrunn g frmål SpareBank 1 Ringerike Hadeland ( Banken ) har sm målsetting at samarbeidet med ekstern revisr skal ligge innenfr de rammer sm følger av lvmessige reguleringer g anerkjente prinsipper fr virksmhetsstyring. Banken har derfr etablert retningslinjer fr frhldet til ekstern revisr. Med Knsernet menes Banken g dens datterselskaper. Referanser til ekstern revisr inkluderer alle avdelinger i revisjnsselskapet g andre selskap tilknyttet revisjnsselskapet uavhengig av hvrdan de er rganisert g hvr de er lkalisert. 2. Rapprtering Ekstern revisr velges av g rapprterer til Representantskapet. Opphører revisrs ppdrag før utløpet av tjenestetiden, skal styret uten pphld sørge fr at Representantskapet velger ny revisr. 3. Valg av ekstern revisr Den ppdragsansvarlige revisr sm revisjnsselskapet utpeker i Banken kan maksimalt ha en funksjnstid i Knsernet på 7 år. Ved utløpet av periden skal det nrmalt innhentes tilbud fra flere revisjnsselskaper. Styret innstiller på valg av revisr i Knsernet til representantskapet i Banken. Valg av revisr i datterselskap skal gdkjennes av generalfrsamlingen i selskapet. Minst én gang per år skal styret vurdere følgende frhld: Revisrs uavhengighet Kvalitet på revisjnstjenester Budsjettert g faktisk revisjnshnrar. Resultatet av denne gjennmgangen skal meddeles representantskapets leder. 4. Tjenester fra ekstern revisr Ekstern revisr skal ikke utføre rådgivningsppgaver eller andre tjenester sm kan være egnet til å påvirke eller reise tvil m revisrs uavhengighet g bjektivitet. Ekstern revisr må ikke under nen mstendighet: Sette seg i en situasjn hvr han i ettertid må revidere seg selv/eget arbeid. Ivareta funksjner sm i realiteten er en del av knsernets strategiarbeid, frretningsmessige dispsisjner, drift, ledelse, kntrll eller internrevisjn Over tid erstatte manglende kapasitet g kmpetanse i Banken g/eller datterselskap Retningslinjer fr ekstern revisr Side 2 av 4

4 Ta beslutninger fr Knsernet, herunder delta i eller påvirke beslutningsprsessen eller levere vesentlige premisser fr Bankens eller datterselskaps sentrale beslutninger, eller pptre sm fullmektig Sette seg i en situasjn hvr revisrs uavhengighet g bjektivitet ikke fremstår sm trverdig. 5. Frhåndsgdkjennelse av tjenester Fr de tjenester sm ligger innenfr de ppgaver ekstern revisr kan påta seg gjelder følgende rutiner fr gdkjennelse: Alle tjenester skal gdkjennes av Banksjef Øknmi/Finans Styret skal gdkjenne alle ppdrag med kstnadsramme ver NOK eller dersm sum tilleggstjenester verstiger 50% av rdinært revisjnshnrar fr det aktuelle selskap. 6. Kmmunikasjn med styret g deltagelse på styremøter Ekstern revisr skal påse at styret blir infrmert m vesentlige prblemstillinger relatert til revisjnen av Knsernet. Ekstern revisr skal verfr styret i Banken presentere sin revisjnsplan fr Knsernet g gjennmgå sin vurdering av Knsernets interne kntrll, herunder identifiserte svakheter g frslag til frbedringer. I styremøtet sm behandler freløpig årsregnskap skal revisr redegjøre fr den gjennmførte revisjnen, gjennmgå endringer i regnskapsprinsipper, ppsummere sin vurdering av vesentlige regnskapsestimater g redegjøre fr vesentlige frhld hvr det har vært uenighet mellm revisr g administrasjnen. På dette møtet skal revisr fremlegge versikt ver andre tjenester enn lvpålagt revisjn sm er levert til Knsernet g bekrefte sin uavhengighet. Styret skal ha minst én gang hvert år ha møte med revisr uten at adm. banksjef eller andre fra administrasjnen er til stede. Revisjnsutvalget skal ha tilsvarende møter med revisr minst hvert kvartal. 7. Ansettelsesplicy Ledende ansatte i Knsernet sm er i psisjn til å påvirke regnskapet kan tidligst bli en del av ekstern revisrs team i Knsernet t år etter at ansettelsesfrhldet i Knsernet pphører. 8. Gdkjennelse av hnrar Styret innstiller verfr representantskapet på gdkjennelse av ekstern revisrs gdtgjørelse etter anbefaling fra adm. banksjef. 9. Orientering m revisrs hnrar i representantskapet Styret vil årlig infrmere representantskapet m hnrar til ekstern revisr frdelt på revisjnstjenester g andre typer tjenester. Retningslinjer fr ekstern revisr Side 3 av 4

5 10. Valg av revisr i datterselskaper Knsernet skal ha samme revisjnsselskap i alle selskaper i knsernet. 11. Representantskap Ekstern revisr velges av g rapprterer til Representantskapet g skal møte i Representantskapet når regnskapet fr Banken g Knsernet behandles g ellers når saker sm behandles er av en slik art at det anses hensiktsmessig. Fr øvrig har revisr alltid rett til å delta i representantskapets møter. Retningslinjene gdkjent:, den, 2017 Styrets leder Retningslinjene akseptert:, den, 2017 Ansvarlig revisr Retningslinjer fr ekstern revisr Side 4 av 4

6 SpareBank 1 Ringerike Hadeland Styreinstruks Gdkjent av styret:

7 Dkumenthistrikk Behandlet Dat Vedtatt 1. gang Vedtatt revidert g gdkjent Vedtatt revidert g gdkjent Vedtatt revidert g gdkjent Vedtatt revidert g gdkjent Vedtatt revidert g gdkjent STYREINSTRUKS FOR SPAREBANK 1 RINGERIKE HADELAND Vedtatt i styrets møte Generelt Denne styreinstruks er vedtatt av styret i SpareBank 1 Ringerike Hadeland. Instruksen gjelder fr styrets arbeid g saksbehandling g er bindende fr styrets medlemmer samt administrerende banksjef. Styrets rettigheter g plikter er generelt beskrevet i Finansfretakslven, bankens vedtekter, representantskapets beslutninger, allment aksepterte retningslinjer fr gd virksmhetsstyring (Crprate Gvernance), denne styreinstruks g ellers av de vedtak sm gjøres i styremøtene. Frmålet med styreinstruksen er å gi regler m styrets arbeid g saksbehandling. Fr å sikre at instruksen er tilpasset bankens virksmhet, skal den gjennmgås årlig eller ved behv. 2. Styrets ppgaver Til styrets ppgaver hører: 2.1. Strategippgaver Styret skal fastsette verrdnet strategi fr banken i samarbeide med administrasjnen. Styreinstruks Side 2 av 10

8 Styret skal fastsette de finansielle g andre hvedmål i samarbeide med administrasjnen. Styret skal gdkjenne bankens budsjetter, handlingsplaner g investeringsplaner. Styret skal årlig vedta en plan fr styrets arbeid tilpasset bankens situasjn g utfrdringer, med fkus på aktiviteter sm skal sikre at styrets medlemmer gjennm nødvendige drøftinger g avklaringer fatter gde vedtak g ppnår eierskap til bankens retningsvalg g strategier. Styret skal gdkjenne bankens kredittstrategi, g har i den frbindelse særskilte ppgaver: verrdnet ansvar fr gdkjenning g revidering av kredittstrategien påse at kredittstrategien er implementert g bestemmelsene i styringsdkumentene etterleves påse at rganisering av kredittfunksjnen er i tråd med kravene i kredittstrategien sikre tilstrekkelig egenkapital g tapsavsetninger i tråd med krav fra regulatriske myndigheter 2.2. Kntrllppgaver Styret skal hlde seg rientert m bankens øknmiske stilling g plikter, g påse at det gjennmføres betryggende kntrll med bankens virksmhet, regnskap g frmuesfrvaltning, blant annet gjennm jevnlig evaluering av bankens risikekspnering, vedtatte strategier samt løpende ppfølging av kritiske prsesser. Styret skal freta peridevis gjennmgang av resultater sammenhldt med vedtatte budsjetter, handlingsplaner g fastlagte måltall. Styret skal hvert år nedsette et revisjnsutvalg med tre medlemmer sm velges av g blant styrets medlemmer. Et av medlemmene skal tilfredsstille kmpetansekravene fr å ivareta revisjnsutvalgets ppgaver i henhld til lv g frskrifter. Revisjnsutvalget skal være et frberedende g rådgivende arbeidsutvalg fr styret. Styret fastsetter instruks fr utvalget g utnevner utvalgets leder. Revisjnsutvalget er ansvarlig verfr det samlede styret g det enkelte styremedlems ansvar endres ikke sm følge av revisjnsutvalgets arbeid. Styret skal hvert år nedsette et risikutvalg med tre medlemmer sm velges av g blant styrets medlemmer. Risikutvalget skal være et frberedende Styreinstruks Side 3 av 10

9 arbeidsutvalg fr styret. Styret fastsetter instruks fr utvalget g utnevner utvalgets leder. Styret skal minst én gang hvert år ha møte med revisr uten at daglig leder eller andre fra den daglige ledelsen er tilstede. Revisjnsutvalget har tilsvarende møter med revisr hvert kvartal. Styret skal treffe beslutninger i saker sm medfører øknmiske dispsisjner, herunder avhendelser, sm verstiger de fullmakter sm til enhver tid er delegert til administrasjnen i henhld til eget bevilgningsreglement. Styret skal treffe beslutninger i saker sm fr øvrig er vesentlig i frhld til bankens virksmhet, eller er av uvanlig art. Styret skal treffe beslutninger i saker der dette er spesifikt freskrevet i lver eller frskrifter. Styret skal påse at plicy fr risikstyring er etablert g dkumentert i samsvar med lver, frskrifter, vedtekter g retningslinjer gitt av representantskapet, g har i den frbindelse følgende særskilte ppgaver: gdkjenne g regelmessig vurdere retningslinjer fr å påta banken risiki gdkjenne g regelmessig vurdere retningslinjer fr å identifisere, styre, vervåke g kntrllere risiki sm banken er eller kan bli ekspnert fr påse at banken har en klar rganisasjnsstruktur fastsette retningslinjer fr skille mellm bankens frskjellige funksjner g fr frebygging av interesseknflikter, herunder påse at klar ansvarsdeling mellm styret g daglig ledelse er fastsatt i instrukser fr styret g daglig leder Påse at det freligger skriftlige avtaler sm sikrer at banken gis rett til innsyn i g kntrll med utkntraktert virksmhet. Styret har delegert til adm. banksjef å frestå den øvrige frvaltningen av banken, men styret skal føre tilsyn med frvaltningen ved å påse at: frvaltningen sm frestås av adm. banksjef etter delegasjn fra styret, skjer på en betryggende måte adm. banksjef benytter hensiktsmessige g effektive styrings g kntrllsystemer styrets beslutninger følges pp det gjennmføres etterrapprtering m utviklingen av investeringer av vesentlig størrelse i frhld til bankens virksmhet det freligger tilfredsstillende ppfølging av prinsipper g retningslinjer fastsatt av styret, blant annet i frhld til bankens Styreinstruks Side 4 av 10

10 knsesjner, etisk adferd, intern kntrll, lvetterlevelse, helse, miljø g sikkerhetskrav samt samfunnsansvar pålegg fra ekstern g intern revisr etterkmmes g at revisrs anbefalinger gis behørig ppmerksmhet. Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig fr å kunne utføre sine ppgaver Organisasjnsppgaver Styret ansetter g avsetter adm. banksjef g leder fr risikstyring, samt fastsetter deres stillingsinstrukser. Styret skal gdkjenne den verrdnede rganiseringen av banken, g fastsette retningslinjer fr virksmheten. Styret skal hvert år nedsette et gdtgjørelsesutvalg sm velges av g blant styrets medlemmer. Utvalget skal frberede alle saker m gdtgjørelsesrdninger sm skal avgjøres av styret. Styret skal etablere g gdkjenne plicy fr fastsettelse av lønn g annen gdtgjørelse til ledende ansatte Egenppgaver Styret skal årlig gjennmgå sin arbeidsfrm g vurdere innhldet i styreinstruksen samt bankens prinsipper fr eierstyring g selskapsledelse. Styret skal minimum årlig evaluere sitt arbeid g sin kmpetanse knyttet til fretakets risikstyring g internkntrll. I prsessen fr valg til styret, skal styreleder beskrive hvilken kmpetanse styret sm helhet besitter g gi sin vurdering av dette til valgkmiteen. Nye styremedlemmer skal ved tiltredelse gis en grundig innføring i bankens virksmhet, rganisasjn g rammebetingelser. Uttalelser på vegne av styret gjøres av styreleder med mindre ne annet er avtalt i hvert enkelt tilfelle Kmmunikasjnsppgaver Styret skal i årsrapprten infrmere blant annet m hvrdan internkntrllen i banken er rganisert g m gdtgjørelse til adm. banksjef g fr øvrig gi de Styreinstruks Side 5 av 10

11 pplysninger sm til enhver tid er fastsatt i henhld til gd regnskapsskikk g standarder fr børsnterte fretak i Nrge. 3. Adm. banksjef Adm. banksjef står fr den daglige ledelse av bankens ttale virksmhet g skal etter lven følge de retningslinjer g pålegg styret har gitt. Adm. banksjef har ansvaret fr at styret får alle de pplysninger sm er nødvendige fr at styret skal kunne utøve sine ppgaver i henhld til styreinstruksen. Adm. banksjef skal minst hver måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning m bankens virksmhet, stilling g resultatutvikling. Ansvarsdeling mellm styret g daglig leder er fastsatt i instruks fr styret g instruks fr daglig leder. 4. Styrets saksbehandling Styrets leder har ansvaret fr all frberedelse, innkalling, teknisk gjennmføring g ppfølging av styrets arbeid. Saker sm skal behandles av styret skal frberedes av administrerende banksjef i samråd med styrets leder. Innkalling til møtene skjer skriftlig med angivelse av de saker sm skal behandles g med rimelig frist. Saksdkumentene kan sendes ut frtløpende g skal så vidt mulig være det enkelte styremedlem i hende senest én uke før styremøtet skal finne sted. Unntak fra dette gjelder der det er særlig viktig at pplysninger inntatt i saksdkumentene ikke blir kjent fr uvedkmmende g det er fare fr at dette kan skje dersm dkumentene sendes ut på frhånd eller det freligger andre tungtveiende grunner. Det samme unntaket kan gjelde i saker hvr et styremedlem anses fr inhabil, men da etter en individuell vurdering av styreleder. Saksdkumentene skal frberedes g fremlegges slik at styret kan få et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag. Styret avgjør hvrdan sakene skal presenteres. Styrets leder skal påse at det avhldes møter så fte sm bankens virksmhet tilsier det, møter i året, eller når et styremedlem krever det. Styrets leder skal freslå en møteplan fr det enkelte kalenderår sm skal vedtas senest i styremøte i desember fregående år. Styreinstruks Side 6 av 10

12 Styret behandler saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan frelegges g behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap g årsberetning, samt fastsettelse av lønn g annen gdtgjørelse til administrerende banksjef g leder fr risikstyring skal behandles i møte. Møter avhldes i bankens lkaler når ikke annet er bestemt. Styrebehandlingen ledes av styrets leder. Deltar ikke styrets leder eller nestleder, velger styret en leder fr styrebehandlingen. Ved møtestart skal styrets leder søke avklart eventuelle habilitetsmessige frhld knyttet til de saker sm skal behandles. Med mindre tjenestelige eller lvpålagte hensyn tilsier det er selve saksbehandlingen innen styret frtrlig. Styrets medlemmer skal følgelig ikke verfr andre tilkjennegi hvilke synspunkter sm fremkmmer fra styrets saksbehandling. Adm. banksjef har rett g plikt til å delta i styrets behandling av saker g til å uttale seg, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak. Adm. banksjef avgjør i samråd med styrets leder deltakelsen fra bankens øvrige ledelse. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styrets medlemmer er til stede eller på annen måte deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. En beslutning av styret krever at et flertall av de styremedlemmer sm deltar i behandlingen av en sak, har stemt fr. Ved stemmelikhet gjelder det sm møtelederen har stemt fr. De sm har stemt fr et frslag sm innebærer en endring, må likevel alltid utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer. Ved valg g ansettelse anses den valgt eller ansatt sm får flest stemmer. Styret kan på frhånd bestemme at det skal hldes ny avstemming dersm ingen får flertall av de avgitte stemmer. Styrets leder skal sørge fr at saker sm bringes direkte inn fr styret av selskapets internrevisjn behandles på frsvarlig måte. 5. Prtkller g ppfølging av styremøter Det skal føres prtkll ver styrebehandlingen. Styrets leder, eller den sm i styrets leders sted leder styrebehandlingen, har ansvaret fr at det føres prtkll. Styreinstruks Side 7 av 10

13 Av prtkllen skal følgende pplysninger fremgå: Tid g sted fr møtet Møtedeltakerne Behandlingsmåten Eventuell inhabilitet fr nen av styremedlemmene Om styret var beslutningsdyktig De saker sm ble behandlet i møtet med versikt ver saksdkumenter utsendt frut fr styremøtet, referat av styrebehandlingen g m vedtak i hver enkelt sak Infrmasjn m dissenser, hvem sm har dissentert g begrunnelsen fr dissensene Dersm prtkllen ikke undertegnes i styremøtet, skal styrets leder sørge fr at utkast til prtkll fra styremøtet sendes til alle styremedlemmer senest t uker etter at møtet er avhldt. Styrets prtkll vedtas g underskrives på neste møte. Prtkllen skal underskrives av alle de medlemmer sm har deltatt i styrebehandlingen. Styremedlemmer sm ikke har deltatt i møtet skal gjøre seg kjent med de vedtak sm er fattet g skal undertegne prtkllen sm en bekreftelse fr at de har gjrt seg kjent med de vedtak sm er fattet. Styremedlemmer kan underskrive prtkllen ved bruk av elektrnisk signatur. 6. Inhabilitet g taushetsplikt Styremedlemmer g administrerende banksjef må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål sm har slik særlig betydning fr egen del eller fr nen nærstående at vedkmmende må anses fr å ha fremtredende persnlig eller øknmisk særinteresse i saken, eller vedkmmende har særlig tilknytning til en ffentlig eller privat institusjn sm har fremtredende særinteresse i spørsmålet sm behandles. Den enkelte plikter selv å påse at han ikke er inhabil ved behandlingen av en sak. Et styremedlem eller administrerende banksjef må heller ikke delta i behandlingen av en sak m lån eller annen kreditt til seg selv eller m sikkerhetsstillelse fr egen gjeld eller frsikring av egne verdier. Det samme gjelder styremedlemmers g administrerende banksjef nærstående eller selskaper der vedkmmende er styremedlem. Styret g andre sm representerer banken utad, må ikke freta ne sm er egnet til å gi nen en urimelig frdel på bankens bekstning. Styremedlemmer skal på eget initiativ pplyse m enhver interesse den enkelte eller vedkmmendes nærstående kan ha i avgjørelsen av et spørsmål. Dette gjelder uavhengig av m interessen kan anses sm en særinteresse sm Styreinstruks Side 8 av 10

14 medfører inhabilitet etter franstående punkt. Med mindre styremedlemmet selv velger å fratre ved behandlingen eller avgjørelsen av en sak, skal styret beslutte m vedkmmende skal fratre. Ved vurderingen skal det legges vekt på alle frmer fr persnlige, øknmiske eller andre interesser hs styremedlemmet g behvet fr allmennhetens tillit til bankens virksmhet. Styrets vurderinger av habilitetsspørsmål skal prtklleres. Styret skal gdkjenne avtaler mellm banken g et styremedlem eller administrerende banksjef. Styret skal gså gdkjenne avtaler mellm banken g tredjemann, der et styremedlem eller administrerende banksjef måtte ha en særlig interesse. Styret skal sørge fr at avtaler mellm banken g et styremedlem, administrerende banksjef, en eier av egenkapitalbevis eller dennes mrselskap blir frelagt representantskapet til gdkjennelse dersm bankens ytelse har en virkelig verdi sm utgjør mer enn en tjuedel av summen av grunnfndskapitalen g eierandelskapitalen i banken, i samsvar med Finansfretakslven 8 8. Fregående avsnitt gjelder ikke fr avtaler m kreditt innenfr rdinær virksmhet g innen administrasjnens fullmakt, eller dersm avtalen er unntatt etter Finansfretakslven 8 8 første ledd. Medlemmer av styret g administrerende banksjef har i henhld til Finansfretakslven 9 6 taushetsplikt m kunders g andres frretningsmessige eller persnlige frhld de sm medlem av styret får kjennskap til, med mindre ne annet uttrykkelig fremgår av lvgivningen. Styret fastsetter retningslinjer m taushetsplikt fr ansatte, tillitsvalgte g enhver sm utfører ppdrag fr banken m pplysninger m bankens g dens virksmhet. Alle styredkumenter, herunder regnskap, g behandlingen i styret er knfidensielle g skal behandles deretter. Styrets dkumenter sm innehlder sensitive pplysninger skal innleveres til banken fr destruksjn etter bruk. Styrets medlemmer skal avgi særskilt taushetserklæring. 7. Sekretærfunksjn Administrerende banksjef skal påse de praktiske ppgaver rundt styrets arbeid. Disse er: Utsending av innkalling g dagsrden Krdinering g utsendelse av styrepapirer Oppfølging av styrevedtak Føring av prtkller fra styrets møter Hlde selskapets prtkller à jur Hlde registrene i Brønnøysund àjur Styreinstruks Side 9 av 10

15 Nødvendig infrmasjn til Osl Børs 8. Frmaliteter Styrets leder skal ved hvert enkelt styremedlems tiltredelse påse at vedkmmende styremedlem gjør seg kjent med g aksepterer denne instruks. Sm bekreftelse på dette skal styremedlemmet undertegne ett eksemplar av instruksen. Administrerende banksjef ppretter et arkiv fr undertegnede styreinstrukser. 9. Endringer Endringer i denne instruks vedtas av styret med vanlig flertall. Hønefss, Sign: Styreinstruks Side 10 av 10