KONKURRANSEGRUNNLAG. Kjøp av sykehjemsplasser. Konkurranse med forhandling i ett trinn

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Kjøp av sykehjemsplasser Knkurranse med frhandling i ett trinn Avtaleperide fra Sak 2011/1651

2 Side 2 av 10 1 OPPDRAGET OM SKEDSMO KOMMUNE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET BEFARING TILLEGGSOPPLYSNINGER RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TIDSRAMMER KRAV TIL LEVERANDØRENE OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV Krav knyttet til leverandørens rganisatriske g juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens øknmiske g finansielle stilling Tekniske g faglige kvalifikasjner Gegrafisk beliggenhet REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD INNLEVERING AV TILBUD ANSKAFFELSESPROSEDYRE OFFENTLIGHET INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Leveringssted g innleveringsfrist Tilbudets utfrming Tilbudsbrevets utfrming Frbehld g avvik Habilitet Tilbud på deler av ppdraget Alternative tilbud Avvik fra knkurransegrunnlaget Registrering av tilbud Tilbudsåpning Tilbakekall eller endring av tilbudet Vedståelsesfrist AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag

3 Side 3 av 10 1 OPPDRAGET 1.1 Om Skedsm kmmune Denne anskaffelsen gjennmføres av Skedsm kmmune v/sektr fr helse g ssial, v/sektrkntret.. Skedsm kmmune har nylig passert innbyggere, g med ca kmmunalt ansatte persner. Les mer m Skedsm kmmune her: Sektr fr helse g ssial ledes av Kmmunaldirektør fr helse g ssial. Sektren er inndelt i åtte avdelinger g sm yter helse- g/eller ssiale tjenester til alle kmmunens innbyggere sm har behv fr, eller krav på slike tjenester. Tjenestene favner hele livsløpet Hver avdeling ledes av en avdelingssjef, sm rapprterer direkte til kmmunaldirektøren. Sektrkntret utgjør kmmunaldirektørens rådgiverstab, g ivaretar blant annet sektrens kvalitetssystem, ffentlige anskaffelser, bevillinger, beredskapsplaner g brukerundersøkelser. Avdeling fr sykehjem gir tilbud m heldøgns pleie g msrg til de sm har langtids-, krttids- eller avlastningspphld på kmmunens sykehjem. Organisasjnskart fr Avdeling fr sykehjemstjenester. Tjenestekntret har ansvaret fr behandling av søknader m tjenester. 1.2 Oppdragsgivers representant Oppdragsgivers representant i tilknytning til knkurransen er: Navn: Pstadresse: Telefn: E-pst Kari Måseide Sørlie Jnas Lies gate 18, 2000 Lillestrøm (direkte) / (sentralbrd) karihm@skedsm.kmmune.n Det skal ikke være kntakt/kmmunikasjn med andre persner hs ppdragsgiver hva gjelder knkurransen enn nevnte kntaktpersn. 1.3 Kntraktens mfang g varighet Skedsm kmmune, heretter benevnt ppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på sykehjemsplasser sm hvedsaklig skal benyttes til pasienter sm venter på langtidsplass på sykehjem. Ved inngangen til år 2012 ble driftet ttalt 317 sykehjemsplasser i Skedsm kmmune. Av disse er 295 plasser innenfr egen kmmune, 8 plasser er en del av interkmmunalt samarbeid, mens 14 plasser er kjøpte fra private sykehjem. Disse 14 plassene ligger innenfr budsjettet fr Pr mars 2012 har det likevel vært helt nødvendig å kjøpe 5-7 plasser ut ver de 14 plassene sm er budsjettert fr Det er grunn til å frvente at det fremtidige behv minst vil være på nivået fr mars Anskaffelsen gjelder i utgangspunkt kun kjøp av enkeltplasser ved behv. Fr å sikre frutsigbarhet i antall tilgjengelige plasser, vurderer kmmunen at 14 av plassene gjøres faste. Oppdragsgiver ønsker derfr at avtale m langtidsleie av sykehjemsplasser skal inngå sm en psjn i avtalen. Tidsperiden fr langtidsleie er pr i dag uklar, g vil være avhengig av de budsjettmessige rammer sm sektren tildeles. Det kan fr den prismessige vurderingen av psjnen legges til grunn at langtidsleie minst vil være aktuelt fr ut 2013, g sannsynligvis gså fr Avtale skal inngås fr 2 år med psjn fr frlengelse i 1 år + 1 år. Det er ønskelig med ppstart på avtale den 1. nvember Oppdragsgiver tar sikte på å inngå kntrakt med 1 til 3 leverandører (parallelle rammeavtaler sm skal benyttes når behvet fr en sykehjemsplass ppstår). Ved kntraktstildeling vil leverandørene bli rangert fra nr. 1 til 3, basert på en vurdering av hvilke tilbud sm utgjør det øknmisk mest frdelaktige tilbudet, jf tildelingskriteriene. Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag

4 Side 4 av 10 Avrp fretas mellm de leverandørene det er inngått rammeavtale med. Først skal leverandøren med det beste tilbudet få mulighet til å levere (levering skal skje umiddelbart). Hvis vedkmmende ikke kan levere, får leverandøren sm har levert det nest beste tilbudet levere etc. Tildeling av ppdrag under rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens peride. Hvert tildelte ppdrag innenfr rammeavtalen kan ha varighet utver rammeavtalens varighet, bestemmelser i denne rammeavtalen vil i slike tilfeller likevel gjelde fr hele ppdragsperiden. Ved bytte av leverandør er det uaktuelt å flytte de brukerne sm i dag er på kjøpt plass til det nye sykehjemmet. Avtalen gjelder således kun fr fremtidige brukere. Oppbygging av knkurransegrunnlaget Vedlegg 1: Kravspesifikasjn Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: HMS-erklæring Vedlegg 4: Frpliktelseserklæring ved bruk av underleverandører Vedlegg 5: Utkast til kntrakt 1.4 Befaring Oppdragsgiver frbehlder seg rett til befaring av leverandørens lkaliteter. 1.5 Tilleggspplysninger Dersm leverandøren finner at knkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be m tilleggspplysninger hs ppdragsgiver ved anskaffelsens kntaktpersn. Dersm det ppdages feil i knkurransegrunnlaget, bes det m at dette frmidles skriftlig til ppdragsgivers kntaktpersn. Skriftlig henvendelse m tilleggspplysninger merkes: Sak: 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser g sendes til ppdragsgivers kntaktpersn pr e-pst. Tilleggspplysninger kan gis senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler pp skriftelige stilte spørsmål g svarer samlet til samtlige deltakere på Rettelser, suppleringer eller endring av knkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har ppdragsgiver rett til å freta rettelser, suppleringer g endringer av knkurransegrunnlaget sm ikke er av vesentlig karakter. 1.7 Tidsrammer Oppdragsgiver har lagt pp til følgende tidsrammer: Kunngjøring sendt DOFFIN 17. august 2012 Siste frist fr spørsmål g tilleggspplysninger 6. september 2012 Tilbudsfrist, angitt dat kl september 2012 Tilbudsåpning, angitt dat kl september 2012 Frhandlinger Uke 39 Kntraktstildeling, (tentativt) 28. september 2012 Kntraktsinngåelse/signering (tentativt) Fredag 12. ktber 2012 Operative avtaler fra 1. nvember 2012 Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag

5 Side 5 av 10 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjner g finansielle g øknmiske stilling. Leverandørens kvalifikasjner vil bli vurdert ut fra innlevert dkumentasjn. Oppfyllelse av de bligatriske kravene venfr g kvalifikasjnskravene nedenfr er en frutsetning fr videre deltakelse i knkurransen. 2.1 Obligatriske g ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha rdnede frhld mht. skatteinnbetaling g merverdiinnbetaling. Dkumentasjnskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest fr skatt g en attest fr betalt avgift utstedes enten av det lkale skattekntret eller skatteppkreverkntret der hvr leverandøren har sitt hvedkntr. Se: ( 196&epslanguage=NO) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter sm de nrske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring Dersm en eller flere leverandører ikke har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest sm er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist fr frespørsel m deltakelse, kan ppdragsgiver gi en krt tilleggsfrist fr innsending. Leverandøren har ikke krav på at ppdragsgiver benytter denne retten. 2.2 Andre kvalifikasjnskrav Krav knyttet til leverandørens rganisatriske g juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lvlig etablert fretak Dkumentasjnskrav Nrske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Gdtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller fretaksregister sm freskrevet i lvgivningen i det land hvr leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens øknmiske g finansielle stilling Krav Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Dkumentasjnskrav Kredittrating sm viser kredittverdighet. Ratingen skal vise en scre på A eller tilsvarende g skal være utført av ffentlig gdkjent kredittvurderings-institusjn. Oppdragsgiver frbehlder seg retten til å innhente egen kredittvurdering ved behv g fr leverandørens kstnad. Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag

6 Side 6 av 10 Dersm leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dkumentasjnen ppdragsgiver har anmdet m, kan han gdtgjøre sin øknmiske g finansielle stilling med ethvert annet dkument sm ppdragsgiver kan akseptere Tekniske g faglige kvalifikasjner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende ppdrag i løpet av de siste tre årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennmføringsevne g kapasitet. Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig relevant miljøkmpetanse, styringssystemer g rutiner fr kvalitetssikring av de tjenester sm mfattes mht miljøfrhld. Dkumentasjnskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante ppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av ppdragets verdi, tidspunkt g mttaker (navn, telefn g e- pst.) Referanser vil kunne bli kntaktet ved behv fr klargjøring av ppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dkumentere relevans gjennm beskrivelsen. Oversikt ver bemanning fr dette ppdraget (rganisasjnsplan) med navn g CV fr nøkkelpersner sm skal utføre ppdraget Redegjørelse vedrørende fretakets helse, miljø g sikkerhetsplicy Dersm dette er beskrevet i virksmhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhld til ISO 9001, ISO eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det tilstrekkelig å legge frem et gyldig sertifikat Gegrafisk beliggenhet Oppdragsgiver stiller krav til sykehjemmets gegrafiske beliggenhet i frhld til Skedsm kmmune, g det stilles i den frbindelse krav til maksimal, effektiv reisetid til sykehjemmet. Kravet er satt av hensyn til kmmunens praktiske mulighet fr å følge pp det faglige tilbudet ved sykehjemmet, samt av hensyn til pårørendes reelle mulighet til å besøke beberen. Krav Kjørelengden mellm sykehjemmet g Skedsm rådhus, Jnas Lies gate 18 skal ikke verstige 50 km, målt i krteste kjørevei med persnbil (ikke kllektivt). Dkumentasjnskrav Dkumentasjn på kjørelengde fra kartprtalen eller tilsvarende. Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag

7 Side 7 av 10 3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD INNLEVERING AV TILBUD 3.1 Anskaffelsesprsedyre Knkurransen skjer i henhld til Lv m ffentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) g Frskrift m ffentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA), endret ved frskrift 24. nvember 2006 nr Anskaffelsen gjennmføres sm en knkurranse med frhandlinger etter FOA Del 2 (upriritert tjeneste kategri 25 Helse- g ssialtjenester). Frhandlingene gjennmføres i ett trinn. 3.2 Offentlighet Dkumentasjn i frbindelse med ffentlige anskaffelser er mfattet av ffentleglva. Visse pplysninger kan unntas fra ffentlig innsyn, bl. a. frretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder pplyse m tilbudet innehlder frretningshemmeligheter, i så fall identifisere disse g begrunne hvrfr det anses sm frretningshemmelighet. Tilbyder skal i så fall levere ett tilbudssett sm er sladdet fr taushetsbelagte pplysninger (må merkes sladdet tilbud), dette kan det bli gitt innsyn i. Oppdragsgiver kan verprøve tilbyders sladding av tilbud, dersm dette vedrører elementer sm strider mt ffentleglva eller Lv g frskrift m ffentlige anskaffelser 3-6 m taushetsbelagte pplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i ttalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. Persnpplysninger (CV eller lignende) er frretningshemmeligheter. I henhld til ny ffentleglv vil anbudsprtkllen g innkmmende tilbud være skjermet fr innsyn frem til leverandøren er valgt, ref. 23. tredje ledd. 3.3 Innlevering av tilbud g tilbudsutfrming Leveringssted g innleveringsfrist Tilbudet skal leveres til: Navn: Skedsm kmmune Besøksadresse: Jnas Lies gate 18, 2000 Lillestrøm Pstadresse: Pstbks: 313, 2001 Lillestrøm Tilbudet er levert i tide dersm det er kmmet frem til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Fr sent innkmne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder gså m frsinkelsen skyldes tredjepart (budfirma etc.)eller andre frhld utenfr tilbyders kntrll. Det er ikke adgang til å versende tilbud ved elektrnisk pst eller pr telefaks. Tilbud fremsatt på denne måten vil bli avvist. Dersm tilbudet gis i frm av en datautskrift har leverandøren risiken fr eventuelle feil, uteglemmelse g andre uverensstemmelser mellm tilbudet g tilbudsgrunnlaget. Frist fr innlevering av tilbud er 10. september kl Tilbud sm ikke er kmmet ppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist Tilbudets utfrming Tilbudet skal være datert g signert, g være pakket i lukket g nøytral frsendelse. Tilbudet skal være merket: Sak 2011/ Kjøp av sykehjemsplasser Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag

8 Side 8 av 10 Tilbudet skal: - Besvares i den rekkefølge sm følger av knkurransegrunnlaget - Være skriftlig g innehlde et tilbudsbrev sm er signert g datert - Leveres på papir direkte til leveringsadressen - Leveres med: 1 signert eksemplar av tilbudet sm er merket ORIGINAL 1 papirkpi av riginaltilbudet sm er merket KOPI 1 sladdet kpi (kun hvis tilbudet innehlder taushetsbelagte pplysninger) Fullstendig tilbud med vedlegg levert på USD-brikke Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kpiering Tilbudsbrevets utfrming Tilbudet skal utfrmes etter følgende dispsisjn: Flik 1: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant fr leverandøren. Tilbudsbrevet skal innehlde følgende: En aksept av vilkår i knkurransegrunnlaget, kravspesifikasjnen g utkast til kntrakt Eventuelle frbehld, angitt i henhld til de bestemmelser sm er gitt m frbehld g avvik i dette knkurransegrunnlaget. Navn g kntaktinfrmasjn til leverandørens kntaktpersn. Flik 2: Leverandørens løsningsspesifikasjn, dvs. leverandørens svar på Oppdragsgivers kravspesifikasjn med etterspurt dkumentasjn Flik 3: Utfylt prisskjema Flik 4: Dkumentasjn på leverandørens frmelle kvalifikasjner Skatteattest, attest på betalt skatt g arbeidsgiveravgift fra kemnerkntret g MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefgdekntret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Flik 5: Annen dkumentasjn Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse fr leverandørens gjennmsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år g fr de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr sm leverandøren dispnerer ver til gjennmføring av kntrakten/ppdraget. Redegjørelse fr leverandørens miljøkmpetanse Flik 6: Kpi av relevante systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsrganer eller dkumentasjn Frbehld g avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige frbehld mt knkurransegrunnlaget (frbehld mt grunnleggende elementer). Tilbud sm innehlder slike vesentlige frbehld vil bli avvist. Leverandøren skal prise alle frbehld. Tilbud sm innehlder frbehld sm medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet sm frbehld dersm de avviker fra freliggende knkurranse- eller kntraktsbestemmelser Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag

9 Side 9 av Habilitet Ved behandling av saker sm mfattes av denne frskrift gjelder reglene m habilitet i frvaltningslven 6 til 10 g kmmunelven 40 nr Tilbud på deler av ppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av ppdraget. Det er likevel tillatt å bruke underleverandør fr på den måten å kunne ppfylle de krav sm er stilt i knkurransegrunnlaget Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Avvik fra knkurransegrunnlaget. Dersm tilbudet er ment å avvike fra knkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvr i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise g entydige slik at ppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kntakt med leverandøren Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt fr mttakelse etter hvert sm de kmmer inn. På anmdning vil ppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mttatt Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Leverandører vil ikke ha anledning til å vervære tilbudsåpning. Avviste g frkastede tilbud vil ikke bli returnert Tilbakekall eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig, Endringer av tilbudet er å betrakte sm et nytt tilbud g må tilfredsstille samtlige frmalkrav Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå sitt tilbud i 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. 4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Tildelingskriterier Kntrakt vil bli tildelt tilbyderen med det øknmisk mest frdelaktige tilbud basert på de tildelingskriterier sm er ppgitt i angjeldende punkt. Ved evalueringen vil det bli benyttet en pengskala fra 0-10, hvr 10 er best. Følgende tildelingskriterier legges til grunn i knkurransen. Kriteriene er ppgitt i priritert rekkefølge. Kriterium nr 1: Pris pr plass pr døgn vektes med ca % Kriterium nr 2: Kvalitet g kmpetanse på ytelsen vektes med ca % Kriterium nr 3: Fleksibilitet vektes med ca % % Til kriterium 1: Pris pr smatisk plass pr døgn eks. mva, se prisskjema. Det skal være lik pris fr alle døgn hele året. Til tildelingskriterium nr 2: Vurderes ut fra leverandørens besvarelse på kravspesifikasjnen, med tilhørende dkumentasjn. Fr veiledning til besvarelsen vises til Vedlegg 1 Kravspesifikasjnen. Besvarelsen skal følge kravspesifikasjnens ppsett g rekkefølge. Kun frhld ut ver minstekrav i lv g frskrifter vil bli vektlagt. Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag

10 Side 10 av 10 Til tildelingskriterium nr 3: Fleksibilitet g kapasitet Sentrale punkter sm vektlegges er: - Seneste mulige tidspunkt fr mttak av pasienter samme dag - Mulighet fr å ta imt pasienter før helg; meldefrister - Kapasitet til å tilby enerm til langtidspasienter - Kapasitet til å ta imt ressurskrevende brukere - Rutiner knyttet til inn- g utskrivning av pasienter. - Rutiner fr tidsperspektiv g videre bruk av rmmet når en beber dør. - Kapasitet til å dekke kmmunens ttale behv fr kjøpte plasser (ca 14 ) - Kjøretid målt fra Skedsm rådhus (ut ver minstekravet) 4.2 Avgjørelse av knkurransen g ttalfrkastelse Frutsatt at det freligger saklig grunn, kan ppdragsgiver avlyse knkurransen med øyeblikkelig virkning. Ved avlysning etter denne bestemmelse vil ppdragsgiver straks varsle alle leverandører sm har mttatt knkurransegrunnlaget g innen rimelig tid begrunne hvrfr knkurransen avlyses. *** Sak 2011/1651 Kjøp av sykehjemsplasser til Skedsm kmmune - Knkurransegrunnlag