Tilstede i møte: Interessenter: Se vedlagt deltagerliste. Møtet ble avholdt mandag , fra kl 09:00-12:30 i Ruter (Trafikantens) lokaler

Transkript

1 Referat fra Tilbudsknferanse fr Ruters t knkurranser: «Busstjenester Fll g Østensjø 2015» g «Busstjenester Vestby 2014» samt påfølgende befaring av 2 bussanlegg Tilstede i møte: Interessenter: Se vedlagt deltagerliste Møtet ble avhldt mandag , fra kl 09:00-12:30 i Ruter (Trafikantens) lkaler Anleggsbefaringen ble avhldt mandag , fra kl 13:00-17:00 det var færre deltagere på befaringen enn på tilbudsknferansen Referent på tilbudsknferansen: Lise Marie Jhansen Referent på anleggsbefaringen: Mrten Stubberød Deltagere: IKKE KOMPLETT Navn Stian Schau Andersen Hildur Bernhftsen Dag Oppegaard Lars Erik Davidsen Kjell Knarbakk Henning Berthelsen Ry Busch Steinar Nilsen Rbert Sebr Hans Kristian Engum Magne Elvik Erik Løvll Vigdis Trblaa Reidar Lavik Selskap Schaus Buss Schaus Buss Mss Turbiler AS Mss Turbiler AS Unibuss AS Unibuss AS Unibuss AS Unibuss AS Nbina Nrge AS Nbina Nrge AS Nbina Nrge AS Nbina Nrge AS Nbina Nrge AS Nbina Nrge AS

2 Atle Rønning Thr-Øyvind Frberg William Theisen Jan-Erik Bgen Mna Jhansen Bjørnar Blstad Tr Brenna Per Nilsen Fred Andre Olsen Dagfinn Bernhus Svein Ekhlt Kåre Riseng Hellik Hff Lise Marie Jhansen Halvr Jutulstad Terje Lundgård Jan Erik Pedersen Mrten Stubberød Einar Fss Øystein Fjæra Marit Leite Marit Westvig Gry Isberg Jan Erik R Olsen Jørund Farner Amjad Niaz Christian Nrdström Rlf Krneliussen Anders Finchenhagen Marit Rsenvinge Nrgesbuss AS Nrgesbuss AS Nrgesbuss AS Nrgesbuss AS Nrgesbuss AS Tide Buss AS Bussanlegg AS Velkmmen g infrmasjn: Det var en presentasjn av deltagerne. Ruter frutsetter at knkurransegrunnlagene (KGL) er lest, g at på denne tilbudsknferansen gjennmgås viktige/nye elementer i knkurransene. På tilbudsknferansen kan man få avklart elementer sm kan være uklare. Spørsmål g svar vil bli dkumentert i referatet, g enkelte deler/vedlegg i knkurransegrunnalgene kan bli rettet pp. Nye versjner vil da bli lagt ut. Tilbudsknferansen behandler begge knkurransene; Østensjø g Fll + Vestby. Det er mye sm er likt, men ne er annereledes i Vestby-anbudet. Merknader i rødt er Oppdragsgivers utfyllende merknader etter tilbudsknferansen.

3 Gjennmgang av knkurransegrunnlaget: Prsedyrebeskrivelse: Infrmasjn: 5 utestående spørsmål pr på anbudsweb-sidene g Spørsmål (sp): Hvr mange tilbydere vil Ruter frhandle med? Svar: Tilbudene vurdert pp mt tildelingskriteriene vil avgjøre dette. Sp: Må det leveres egne kmplette tilbud fr hvert rutemråde? Svar: Nei, fr Østensjø/Fll-anbudet kan det leveres et kmplett tilbud fr flere rutemråder, men det frutsetter en særskilt beskrivelse av særegenheter ved hvert rutemråde jfr det mønsteret sm er lagt pp i KGL. Det må da gså fylles ut egne pris- g bussskjemaer fr hvert rutemråde. Oppdragsgiver krrigerer dette til at det kreves kmplette tilbud fr hvert rutemråde. Det blir lagt ut ny versjn (1.1.) av Prsedyrebeskrivelsen fr Fll g Østensjø. Sp: Må tilbyderne levere inn kmplette tilbud ved parallelle tilbud med ulikt bussmateriell? Svar: Ja Kntrakten: Sp: Det er fte diskusjn m hva sm er en «vesentlig endring». Svar: Ruter beskriver det i Kntraktens pkt 4.1 g 4.2. Ruter understreker at ppdragene er preget av svingninger. Sp: Det er i dag mye skriftlighet rundt rutejusteringer. Det er et ønske m mindre frmalia. Kan det imøtekmes? Svar: Alle endringer skal skje skriftlig. Frskjellen i endringene ihht til Kntraktens pkt. 4.1 g pkt 4.2 er at peratøren ved pkt 4.1 Endring av ruteprduksjn mttar en gdtgjørelse pr gdtgjørelseselement slik det fremkmmer av prisene i kntrakten (tilbudet). - En endring etter pkt 4.2 Endring i ppdraget KAN derimt gi endringer i prisene i kntrakten (tilbudet) enten pp eller ned. I pkt.4.3 er det beskrevet når en endring etter 4.2 kan føre til en endring i vederlaget. Sp:Er det ingen begrensninger ift hvr mye undertransprtøren kan kjøre? Svar: Knkurranselvgivningens bestemmelser m samarbeid g tilsvarede kan ha innvirkning på andelen av undertransprtørens kjøring. Tidligere hadde Ruter en begrensing på dette, men det er tatt ut. Tilbyder må i tilbudet beskrive m man skal benytte en undertransprtør. Kntraktens bestemmelser/krav vil gså gjelde fr

4 en underperatør. Hvis en peratør i kntraktsperiden ønsker å benytte en (ny) underperatør kan det først skje etter en frmell/skriftlig gdkjennelse av Ruter. Oppdragsbeskrivelse: Sp:Teksten angående billettmaskiner bl.a. m at peratøren skal freta kabling g mntering er uklar jfr mtale i materiellbeskrivelsen. Svar: Oppdragsgiver retter pp dette g legger ut nytt bilag 2 til Vedlegg 2. Materiellbeskrivelse: Sp:Det virker sm at punkt 9 i Vedlegg 2 er skrevet med tanke på bybusser, ikke fr Drøbak, Nesdden g Ski. Svar: Oppdragsgiver tar en gjennmgang av dette punktet. Mulig dkumentet blir endret g ny versjn lagt ut. Oppdragsgiver fretar ingen endringer frdi det er ønskelig å tilrettelegge fr økt standardisering av bussmateriellet. Sp m buss-skjema: Hva med internnummer hvis bussen er ny? Svar: Da skriver tilbyderen kun NY i klnnen. Sp: Hvis peratøren ønsker å bytte busser i kntraktsperiden, gjør da Ruter en ttalvurdering eller er det de abslutte kravene sm gjelder dvs antall seter, ståplasser, mv.? Svar: Det er de abslutte kravene i bussskjema sm gjelder. Endringsklausuler i kntrakten (pkt 4.2) kan imidlertid brukes hvis det freligger særskilte grunner til å gjøre mindre avvik f.eks. på bakgrunn av tekniske nyvinninger. Sp: Hvrfr har Ruter gått ned i størrelse på (bggie)busser i Drøbak til 12 m busser? Svar: Rutepplegget er dimensjnert fr 2 akslede busser. Tilbyder kan tilby bggiebusser, men dagens peratør har hatt fremkmmelighetsprblemer på vinteren med den type busser. Billettsystem, SIS, passasjertellesystem: Sp:Materiellbeskrivelsen g ppdragsbeskrivelsen er ikke klare på hvem sm skal gjøre/betale fr hva når det gjelder billettsystemet (se gså sp under ppdragsbeskrivelsen ver). Svar: Ruter retter pp dette g legger ut nytt bilag 2 (1.1) til Vedlegg 2 g ppdatert Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse 1.1 fr begge knkurranser. Sp: Hva skal peratøren dekke av kstnader fr SIS-utstyr? Svar: Operatøren skal betale destinasjnsskiltet. Ruter skal være klarere på hvem sm skal gjøre/betale jfr nytt bilag 2 (1.1) til Vedlegg 2 g ppdatert Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse 1.1 fr begge knkurranser.

5 Sp: Hvrfr skal destinasjnsskiltet ha strøm i 30 min? Svar: Fr å sikre at destinasjnskiltene er synlige fr passasjerene gså når mtren ikke er i gang g hvedstrømmen er slått av. Rutebeskrivelsen: Sp: Vedr linje 70 - er det mulig med leddbuss i Rsenkrantzgate? Svar: Oppdragsgiver vurderer dette sm mulig. Anleggsbeskrivelsen: Infrmasjn: Det kmmer en ny versjn av Vedlegg 5 Anleggsbeskrivelsen (1.1.) fr Fll g Østensjø. På anbudsweben mangler det fremleiekntrakt på Klemetsrud g Fagerstrand samt hvedleieavtale på Klemetsrud. Dette legges ut straks det er klart (et utkast til fremleieavtale fr Fagerstrand g Klemetsrud ble vist på tilbudsknferansen). Nytt vedlegg 4 (1.1) fr Fll g Østensjø vil bli lagt ut. Sp: Er vaktmester på Klementsrud-anlegget med på ansattlisten eller en han en del av driftskstnadene ppgitt fr anleggskstnadene? Svar: Vaktmesteren står på ansattlisten, men er gså inkludert i de ppgitte driftskstnadene fr anlegget. Dette vil bli pplyst m i nytt vedlegg 4 (1.1.) fr Fll g Østensjø Sp: Det bør stå ne mer m størrelse på dieseltankene? Svar: Det ble på befaringen bekreftet at begge anleggene har dieseltanker på liter. Dette vil bli pplyst m i nytt vedlegg 4 (1.1.) fr Fll g Østensjø. Sp m bussanlegg til rutemrådene hvr ppdragsgiver ikke tilbyr anlegg: Er det mulig å presentere/tilby kun en intensjnsavtale m et anlegg eller må tilbyder ha en frpliktende avtale m et anlegg sm del av tilbudet? Svar: Anlegg er et eget tildelingskriterie, g Ruter utøver et skjønn ved penggivning ift til dette kriteriet. Hvis det er knyttet usikkerhet til m anlegget kan realiseres vil det vektes negativt. Hvis det er str usikkerhet knyttet til anlegget vil ppdradragsgiver vurdere m det fremstår sm et avvik/frbehld jfr Prsedyrebeskrivelsens pkt 7.4. Sp: Hva m tilbyderen finner et bedre anlegg etter kntraktsinngåelse? Svar: Operatøren er bundet av sitt pprinnelige tilbud/kntrakten. En endring sm ikke er vesentlig kan imidlertid håndteres etter kntraktens pkt 4.2. Hvrvidt endringer av tilbudt anlegg/deler av anleggsfunksjner er vesentlig må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Sp: Kan tilbyder frdele anleggsfunksjner sm vask, tanking, vedlikehld, parkering sv på anlegg pertøren leier av Ruter?

6 Svar:Tilbydere kan ikke tilby et bussanlegg sm tilbyder allerede leier av ppdragsgiver eller anlegget på Fagerstrand til andre rutemråder. Ruter har tatt denne beslutningen fr å likebehandle tilbydere, samt sørge fr at det er tilstrekkelig kapasitet ved de øvrige anleggene til å håndtere fremtidig trafikkvekst. Dette gjelder gså fr enkelte anleggsfunksjner sm vask, tanking, vedlikehld, parkering sv. Ny versjn av Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelsen fr Fll g Østensjø er rettet pp ift til dette. Har Ruter søkt m gdkjennelse av gassanlegg på Klemetsrud? Svar: Ruter har ikke søkt m gdkjennelse av gassanlegg på Klemetsrud, men kun sikret seg denne retten til etablering hs utleier. Incitamentsbeskrivelsen: Infrmasjn: Nytt vedlegg 6 (1.1) vil bli lagt ut pga en skrivefeil. Oppdragsgiver krrigerer pplsyninger til at versjn 1.0 er riktig. Er det mulig å validere mbilappen på bussen? Svar: Den må enten være mulig å validere, eller så må sjåføren telle/«trykke» på billettmaskinen. Eget tellesystem skal kvalitetssikre tallene fra billettmaskinen. Særlig infrmasjn m Fllbanen se egen pwer-pint presentasjn Infrmasjn m trafikkstrømmene etter at Fllbanen har åpnet: Trafikken av passasjerer fra Ytre Enebakk vil øke da de vil ta busslinje 911 g tget inn til Osl, vs busslinje 501 i dag. Lkalt i Ski ser man freløpig ikke de stre endringene. Flere tilbudsendringer er lagt til grunn i Vedlegg 3. Ruter antar at antall busser i sm kreves i frhld til det angitte rutepplegget skal klare de endringer i kapasitet/linjer sm skjer etter at Fllbanen har åpnet. Tilbyder bør imidlertid selve gjøre seg pp en mening m en slik vurdering er riktig. Vil det bli endringer i rutepplegget på linje 901 etter at Fllbanen er åpnet? Svar: Det utelukkes ikke, men det er ikke lagt pp til endringer pr i dag. Linjen må eventuelt tilpasses tgtidene på Hauket. Demnstrasjn av MIS systemet se egen pwer-pint presentasjn Sp: Vil Ruter ta ut de linjene sm ikke tilhører anbudet eks linje 28 g 66? Svar: Tilbyderne har anledning til å skille dette ut selv. Avslutning g ppsummering Referatet blir lagt ut på anbudsweben i løpet av uke 11. Hvis tilbyderne har ytterligere spørsmål/ønsker krrigeringer i referatet så må det meldes på anbudsweben. Spørsmålet på anbudsweben sm ingen av de fremmøtte tilbyderne vedkjente seg

7 (angående klasse 1 g setebelter) må sendes inn på nytt hvis det skal besvares. Tilbyderen må alltid skrive navn g selskap, fr at Ruter skal svare ut spørsmålet. Anleggsbefaring Klemetsrud Tilleggspplysninger: Dagens peratør infrmerte m at det er en del skader på bussene sm følge av at begrenset kapasitet på anlegget. Plasthallen i frlengelsen av verkstedet vil bli stående ut kntraktsperiden. I følge leverandøren har denne en levetid på ca. 30 år. Det vil bli utarbeidet en inventarliste fr anlegget slik at det blir klart fr alle hva sm hører med til anlegget g hva sm er i dagens peratørs besittelse. Nytt Bilag 3.2 Utleiers inventarversikt til vedlegg 4 vil bli lagt ut. Bussvaskemaskinen er fra 1997 g er frutsatt å hlde ut kntraktsperiden. Det er behv fr en tilstandsrapprt på den. Oppdragsgiver sjekker dette. Varmekablene i bakken ved utkjøringen fra vaskehallen virker bare delvis. Oppdragsgiver sjekker dette. Utleier sjekker g utbedrer eventuelle feil på varmekabler. Generelt dårlig lagringsplass på mrådet i følge dagens peratør. Spørsmål: Har Ruter fått avklaring fra aktuelle kmmuner m gassfylleanlegg? Svar: Nei, det er ikke fretatt ne avklaring på det. Oppdragsgiver vil heller ikke freta slike avklaringer mt aktuelle kmmuner, dette er tilbyders ansvar. Spørsmål: Er det avklart m det er mulig å sette pp et gassfylleanlegg på Klemetsrud sett i lys av høyspentanlegget i nablaget? Svar: Oppdragsgiver vil frmidle pplysninger m dette snarlig. Oppdragsgivers utleier, Bussanlegg AS, har sm grunneier gjrt nen undersøkelser hs en ptensiell leverandør av bigass g Oppdragsgiver viderefrmidler her den infrmasjnen sm er mttatt: Frhldene på Klemetsrud er vanskelige på grunn av nærheten til høyspentnettet g de sikkerhetsavstandene sm kreves. Situasjnen vanskeliggjøres av at ledningene henger lavere enn vanlig på anlegget. Det kan fravikes fra sikkerhetsavstandene ved etablering av kmpenserende tiltak (fysisk skjerming) Det er nødvendig med en risikanalyse av et slikt anlegg basert på kravene i de svenske frskriftene g gassnrmen. Leverandørens freløpige vurdering er at det kan etableres et anlegg, men at det vil ha begrenset kapasitet g eventuelt må spres inne på mrådet. Det vil ganske sikkert ikke kunne håndtere 40 leddbusser. Spørsmål: Er det nedgravd dieseltank på mrådet? Svar: Det er en nedgravd dieseltank fr liter på mrådet.

8 Spørsmål: Er vaskehallen lang nk til leddbuss? Svar: Ja Spørsmål: Kan støttemuren bak vaskehallen flyttes/mråde fr svingbevegelse utvides? Svar: Oppdragsgiver ber tibyderne ta utgangspunkt i den infrastrukturen sm ligger til grunn i dag. Spørsmål: Hvilken type fyring benyttes? Svar: Olje g elektrisk Spørsmål: Snørydding på mrådet? Hvrdan gjøres dette? Svar: Snøen må kjøres brt. Ikke lagringsplass fr snø på anlegget. Spørsmål: Hva slags fyring er det i vaskehallen? Svar: Elektrisk Spørsmål: Er det resirkulering av vann til vaskehallen g er det ljeutskiller? Svar: Det er ljeutskiller. Øvrig sjekkes av Oppdragsgiver.Vaskemaskinen har ikke anlegg fr gjenbruk av vann Spørsmål: Er belysningen på utemrådet tilfredstillende? Svar: Dagens peratør har ettermntert mere lys. Spørsmål: Hvr mange strømpunkter fr tilkbling av buss er det på anlegget? Svar: Oppdragsgiver sjekker dette. Nytt bilag 3.2 beskriver dette. Spørsmål: Ruter ppfrdres til å bytte bussvaskemaskinen før ny peratør vertar - Kan dette vurderes på nytt? Svar: Ruter vil vurdere dette på nytt g mtaler det i ny versjn av Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelsen Anleggsbefaring Fagerstrand Tilleggspplysninger: Det fretas utbedringer av dekket/gulvet i vaskehallen. Dagens dekke har sprekker sm må utbedres. Dagens peratør pplyser m at det er høye vannavgifter på Nesdden g det bør vurderes et vanngjenvinningsanlegg. Vannprisen, sm er ppgitt i KGL skal sjekkes nærmere. I følge anleggseier er den fr høy. Oppdragsgiver har mttatt nytt tall sm vil bli lagt inn i nytt vedlegg 4 (1.1). Vaskemaskinen er fra 1997 g er frutsatt å hlde ut kntraktsperiden. Det er utarbeidet en liste med vedlikehldspunkter på bygget. Dette er tiltak dagens leietaker skal utføre. Denne lista vil bli lagt ut sm nytt bilag 3.1 til vedlegg 4. Dieselpåfyllingen på nrdveggen i vaskehallen er ikke i bruk/virker ikke. Dette skal sjekkes nærmere. Dieseltank med tilhørende dieselpåfylling i vaskehall skal kntrlleres g eventuelle feil skal utbedres Eierskapet til delevaskeren på verkstedet skal sjekkes nærmere.

9 Delevaskeren tilhører utleier g følger anlegget. Alt av løsøre på frmannskntret g delelageret innenfr (hyller, møbler sv.) tilhører dagens peratør. Det er ikke planlagt ppgraderinger av det elektriske anlegget. Oppgraderinger er eiers ansvar når dette blir nødvendig å gjøre. Hyllene på det gamle dekkverkstedet i kjelleren tilhører anlegget. Veteranbussklubben til Treider dispnerer et mindre areal på anlegget vederlagsfritt. Dagens peratør frmidlet et ønske m at de bør få frtsette det selv m det blir et peratørbytte i Spørsmål: Hvem eier dieseltanken? Svar: Oppdragsgiver kmmer tilbake med nærmere pplysninger m dette. Tanken er fr øvrig på liter. Utleier eier dieseltanken. Spørsmål: Er det underspyling i vaskehallen? Svar: Ja, men denne er dårlig vedlikehld. Spørsmål: Hvrdan er ppvarmingen i vaskehallen? Svar: Elektrisk i taket. Spørsmål: Hvem eier bremserullene i verkstedet? Svar: Dagens peratør. Spørsmål: Er det tørke på kmpressren i kjelleren? Svar: Oppdragsgiver undersøker dette. Kmpressranlegget har ikke kjøletørke. Dette har ikke vært ansett sm behv. Årsak er at kmpressr står i temperert rm g at den er plassert langt fra frbrukere. Spørsmål: Anlegget ligger tett på et bligmråde. Hvrdan er nabskapet? Svar: Det er strt sett veldig bra, få nabklager. Støyvlden virker etter hensikten. Spørsmål: Er det varmekabler i bakken fran g bak vaskehallen. Svar: Nei Spørsmål: Ruter ppfrdres til å bytte bussvaskemaskinen før ny peratør vertar - Kan dette vurderes på nytt? Svar: Ruter vil vurdere dette på nytt g mtaler det i ny versjn av Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelsen