Prosedyrebeskrivelse Telefoni- og sentralbordtjenester. Versjon 1.0

Transkript

1 Prsedyrebeskrivelse Telefni- g sentralbrdtjenester Versjn 1.0

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING INVITASJON KONTRAKTSTYPE KONTRAKTENS VARIGHET ANSKAFFELSEN VERDI OPPDRAGET FORBEHOLD OM OPPDRAGSGIVER TIDSFRISTER ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET GENERELT SPØRSMÅL I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSEN SPØRSMÅL, SVAR, RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET INFORMASJON TIL TILBYDER GENERELT ANTALL EKSEMPLARER AV TILBUDET AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD TILBUD PÅ HELE ELLER DELER AV LEVERANSEN ALTERNATIVE TILBUD OFFENTLIGHET OG INNSYN VEDSTÅELSESFRIST HONORAR FOR UTARBEIDELSE AV TILBUD INNLEVERING AV TILBUD INNLEVERINGSSTED INNLEVERT TILBUD ILBUDSBREV BEHANDLING AV TILBUDENE GENERELT TILBUDSREGISTRERING AVVISNING UTVELGELSE VED FORHANDLINGER TILDELINGSKRITERIER Beskrivelse av tildelingskriteriene MEDDELELSE OM VALG AV LEVERANDØR OG KARENSPERIODE KLAGE AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE VEDLEGG Side 2 av 10

3 1 Innledning 1.1 Invitasjn Ruter As (heretter - Oppdragsgiver) inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til knkurranse med frhandling m levering av «Telefni- g sentralbrdtjenester». Knkurransen vil bli gjennmført sm en knkurranse med frhandling, i samsvar med lv m ffentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med frskrift m innkjøpsregler i frsyningssektrene av 7. april 2006 nr Knkurransegrunnlaget er tilgjengelig på nettadressen under fanen Pågående knkurranser. 1.2 Kntraktstype Oppdragsgiver vil benytte statens standardavtale SSA-V. Følgende bilag vil være en del av kntrakten. Bilag 1 Kundens ppdragsbeskrivelse Bilag 2 Leverandørens svar på ppdragsbeskrivelsen Bilag 4 Prsjekt- g fremdriftsplan fr etableringsfasen Bilag 5 Tjenestenivå med standard prisavslag Bilag 6 Administrative bestemmelser Bilag 7 Samlet pris g prisbestemmelser Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Bilag 11 Handlingsregler fr Ruters Leverandører Bilag 12 Databehandler avtalen Bilag 13 Knfidensialitetserklæring 1.3 Kntraktens varighet Varigheten er 2 år, med ensidig psjn på ett år av gangen i 1 år + 1 år. Ved utløsning av psjn skal det skriftlig varsles minimum 3 mnd. før kntrakten løper ut. 1.4 Anskaffelsen verdi Estimert årlig verdi på avtalen er 1,5-2 milliner. Hvis samtlige psjner utløses g kntrakten varer i fire år, vil estimert ttalverdi være kr 7-8 milliner. Dette er kun estimater g er ikke å anse sm bindende fr ppdragsgiver. 1.5 Oppdraget Oppdraget er beskrevet i bilag 1 kravspesifikasjn. 1.6 Frbehld Dersm mindre enheter har særskilte behv til løsning, sm ikke kan ppfylles av valgt leverandør, frbehlder Kunden seg retten til å anskaffe løsningene utenfr avtalen. Side 3 av 10

4 2 Om ppdragsgiver Oppdragsgiver er et aksjeselskap sm har ansvaret fr planlegging, krdinering, g markedsføring av kllektivtrafikk i Osl g Akershus. Tilskudd til driften ytes av eierne Osl kmmune g Akershus fylkeskmmune. Oppdragsgiver er ikke selv et peratørselskap, men kjøper transprttjenester av flere buss-, bane-, trikk- g båtselskaper sm utfører den daglige driften. I tillegg til rdinær rutetransprt har Oppdragsgiver ansvaret fr sklekjøring i Akershus. Sm administrasjnsselskap har Oppdragsgiver knsesjn fr bussdrift i Osl g Akershus. Takster fastsettes av Osl kmmune g Akershus fylkeskmmune, sm ledd i kmmunen/fylkeskmmunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med Nrges Statsbaner AS, NSB Gjøvikbanen AS m.fl. m bruk av Oppdragsgivers billett- g takstsystem i Osl g Akershus. Oppdragsgivers hvedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Osl kmmune, tilskudd fra Akershus fylkeskmmune g statlige tilskudd. Osl er relativt sett den raskest vksende hvedstaden i Eurpa. Det br ver 1,2 milliner innbyggere i Osl g Akershus, g frem mt 2030 frventes en beflkningsvekst på rundt 20 prsent. Det er pp mt nye innbyggere, en beflkningsøkning nesten tilsvarende størrelsen på Bergen. Ser vi lenger frem er prgnsene mer usikre, men mye tyder på at det blir mer enn nye innbyggere i Osl g Akershus frem mt Av hensyn til byreginens bærekraft er det et bredt g mfrent mål at veksten i persntrafikken skal tas med kllektivt, sykkel g gange. Siden Oppdragsgiver ble etablert i 2008 har kllektivtrafikken økt med 31%. Kllektivtrafikken vinner andeler sammenlignet med bilbruk. Det ble i 2014 registrert ver 319 milliner påstigninger på T-bane, buss, trikk, tg g båt i hele Oppdragsgivers trafikkmråde en økning på 3,4 % fra året før. I 2060 frventes det ca. 800 milliner påstigninger. Fr ytterligere infrmasjn m Oppdragsgiver vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: 3 Tidsfrister Aktivitet Tidsfrister Klkken Frist fr å stille spørsmål til tilbudsprsessen Oppdragsgivers frist fr å svare ut spørsmål til tilbudsprsessen Frist fr innlevering av tilbud Kl Fremdriftsplanen nedenfr er tentativ (kan bli endret) Tidspunkt fr frhandling Uke 46-47, 2016 Tildeling Uke 48-49, 2016 Karensperide 10 dager Kntraktsignering Uke 50-51, 2016 Vedståelsesfrist Side 4 av 10

5 4 Endringer i knkurransegrunnlaget 4.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av Knkurransegrunnlaget sm ppstår i anbudsperiden vil bli publisert senest seks dager før tilbudsfristens utløp. Det er Tilbyders ansvar å hlde seg à jur med de rettelser g endringer sm registreres på Spørsmål i frbindelse med anskaffelsen Alle henvendelser til knkurransen skal sendes inn skriftlig. Den primære måten å henvende seg til Oppdragsgiver på, er gjennm spørsmål g svar. På nettsiden under fanen «Pågående anbud» finnes lenke til «Serviceteam vedlikehld». Under fanen sm heter spørsmål g svar, skal alle spørsmål til knkurransen registreres. Alle spørsmål/svar vil være tilgjengelig etter maksimalt seks dager. Det er tilbyderes eget ansvar å hlde seg à jur med de rettelser g endringer sm registreres på nettsiden Eventuelle andre henvendelser skal sendes til epst: anbud@ruter.n g merkes i emnefeltet med «Telefni- g sentralbrdtjenester». 4.3 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av knkurransegrunnlaget I periden frem til angitt dat i punkt 4.1, har Oppdragsgiver anledning til å freta rettelser, suppleringer, eller endringer av knkurransegrunnlaget. Infrmasjn m dette vil bli lagt ut på nettsiden Dersm endringene kmmer så sent at det er vanskelig fr tilbyderne å ta hensyn til endringene/suppleringene ved utarbeidelsen av tilbudet, kan tilbudsfristen bli frhldsmessig frlenget. Det er tilbyders eget ansvar å følge med på eventuelle endringer g tilleggsinfrmasjn sm blir lagt ut på nettsiden 5 Infrmasjn til Tilbyder 5.1 Generelt Tilbyder plikter å sette seg nøye inn i dette Knkurransegrunnlaget g mgående varsle Oppdragsgiver m eventuelle feil, åpenbare mangler eller mtsigelser. All kmmunikasjn vil gå gjennm nettsiden Tilbyder plikter å gjennmgå Knkurransegrunnlaget på en frsvarlig måte, g er ansvarlig fr å gjøre seg kjent med alle frhld sm kan påvirke tilbudet, herav avgitt pris. Tilbyder har ansvaret fr alle uklarheter g feil i tilbudet. 5.2 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dkumentasjn skal leveres i ett eksemplar på papir i ringperm, i tillegg skal en versjn av tilbudet lagret på en minnepinne innleveres. Side 5 av 10

6 Hvis tilbudet innehlder frretningshemmeligheter, skal tilbydere gså levere en kmplett elektrnisk versjn av tilbudet hvr det sm anses sm frretningshemmeligheter er sladdet (papirversjn av sladdet versjn er ikke nødvendig). Den sladdede versjnen av tilbudet skal legges på egen mappe på nevnte minnepinne g innehlde samme dkumentasjn sm tilbudet fr øvrig. Papirversjnen har frrang fran den elektrniske versjnen i tilfelle avvik g/eller mtstrid. All kmmunikasjn vedrørende knkurransen skal gjennmføres på nrsk, tilbud skal innleveres på nrsk. 5.3 Avvik fra knkurransegrunnlaget/frbehld Dersm tilbudet er ment å avvike fra knkurransegrunnlaget skal avvikene spesifiseres, g beskrives presist g entydig i tilbudsbrevet. Tar Tilbyder frbehld, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Alle frbehld skal være beskrevet presist g entydig, g skal være prissatt. Det skal vedlegges en versikt sm uttømmende angir alle avvik/frbehld. Oversikten skal innehlde en henvisning til hvr i tilbudet frbehldet er nærmere beskrevet. Oppdragsgiver frbehlder seg retten til g selv å vurdere g fastsette prisknsekvens av alle avvik g frbehld. Tilbud sm etter Oppdragsgivers vurdering innehlder vesentlige avvik eller frbehld, vil bli avvist. 5.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 5.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 5.6 Offentlighet g innsyn Oppdragsgiver er underlagt ffentleglva sm gir publikum g knkurrerende tilbydere rett til innsyn i tilbud sm Oppdragsgiver mttar. Oppdragsgiver er frpliktet til å vurdere m sladdede pplysninger er frretningshemmeligheter i frvaltningslvens frstand. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt pp med den enkelte søker. Innsyn i tilbud i denne knkurransen vil uansett ikke bli gitt før Oppdragsgiver har valgt tilbud g sendt ut meddelelse m tildelingen av ppdraget. Inntil valg av leverandør er fretatt, kan tilbud g anskaffelsesprtkll unntas ffentlighet, jf. ffentleglva av nr Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet sm er angitt i pkt. 3 venfr. 5.8 Hnrar fr utarbeidelse av tilbud Tilbyderne har ikke krav på nen frm fr dekning av kstnader i frbindelse med utarbeidelse g innlevering av tilbudet eller deltakelse i knkurransen fr øvrig. Side 6 av 10

7 6 Innlevering av tilbud 6.1 Innleveringssted Pstadresse Ruter As Pstbks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As 0104 OSLO 0154 OSLO Drnningensgate 40, v/resepsjnen 4 etasje Tilbyder har ansvaret fr at tilbudet når frem til Oppdragsgivers lkaler i Drnningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Hvis tilbudet sendes sm vanlig brevpst til Oppdragsgiver, er det Tilbyders ansvar at tilbudet kmmer frem i tide. Det vil ikke være tilstrekkelig med pstkvittering eller lignende sm viser at tilbudet ble avsendt i rimelig tid før innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres i fysisk lukket frsendelse, g frsendelsen skal merkes: «Telefni- g sentralbrdtjenester» 6.2 Innlevert tilbud Tilbudet skal innleveres i en ringperm etter følgende ppsett: Tilbudsbrev Tilbyders besvarelse Dkumentasjn sm presenteres på en annen måte enn dette, vil ikke bli tatt i betraktning av Oppdragsgiver. Rekkefølge i ringperm g innhld: Tilbudsbrev, sm minimum skal angi: Oversikt ver dkumentene i tilbudet samt en krt beskrivelse av innhldet Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 3. Bekrefte at tilbudet gis basert på de vilkår sm fremgår av kntrakten. En uttømmende versikt ver eventuelle avvik g/eller frbehld. Tilbyders kntaktpersn med kntaktinfrmasjn. Tilbyder skal ppgi en kntaktpersn med tlf. nr. g e-pst sm Oppdragsgiver kan kntakte fr å få presisert uklarheter i tilbudet. Bekrefte at bilag 11 aksepteres Tilbudet skal være undertegnet av en persn sm har fullmakt til å frplikte tilbyder. Besvarelse på knkurransen: Bilag 2, 4, 5, 6, 7 skal fylles ut av Tilbyder ved tilbudsinnlevering Bilag 8 kan fylles ut av Tilbyder. Endringer i bilagene skal markeres med grønt Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjn Tilbyder skal fylle ut Bilag 2 sm svar til Bilag 1 kravspesifikasjnene Side 7 av 10

8 Bilag 4 Prsjekt- g fremdriftsplan fr etableringsfasen Tilbyder skal beskrive planer fr etableringsfasen, samt frventninger til ressursbruk fra Oppdragsgivers side. Tilbyder skal freslå en tids- g milepælsplan. Bilag 5 Tjenestenivå med standardisert prisavslag Tilbyder bes fylle inn infrmasjn i Bilag 5 g legge bilaget ved tilbudet Bilag 6 Administrative bestemmelser Tilbyder fyller ut vedlagt Bilag 6 Bilag 7 Samlet pris g prisbestemmelser Tilbyder skal benytte vedlagt Bilag 7 fr utfylling av priser. Det skal gis en pris på alle elementer i tabellen, der alle kstnader knyttet til denne avtalen skal inkluderes. Bilag 8- Endringer i den generelle avtaleteksten Dersm tilbyder har kmmentarer til freslåtte endringer i den generelle avtaleteksten eller har egne endringer, fylles dette inn i Bilag 8 Oppdragsgiver gjør ppmerksm på at kun innhld på papirversjn levert inn i perm, vil bli vurdert. Linker til nettsider ppgitt i tilbudet, vil ikke bli lest. Det bes m at besvarelsen i Bilag 2 er krt g presis. Ved behv kan det vedlegges fr eksempel skjermprint av løsningen fr å vise funksjnalitet sm vedlegg. 7 Behandling av tilbudene 7.1 Generelt Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hs Oppdragsgiver. Tilbudsåpningen er lukket fr andre enn prsjektgruppen hs Oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdkumentasjnen til de tilbydere sm ikke blir valgt. 7.2 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert g påført tidspunkt fr mttakelse etter hvert sm de kmmer inn. På anmdning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet fr når Tilbudet er mttatt. 7.3 Avvisning Oppdragsgiver vil avvise tilbud sm er levert inn etter frist fr innlevering av tilbud, gitt under pkt. 3. Oppdragsgiver vil kunne avvise tilbud sm etter frhandlinger fremstår unrmalt lavt etter avklaringer innehlder vesentlige avvik eller frbehld, innehlder, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende sm kan medføre tvil m hvrdan tilbudet skal bedømmes i frhld til de øvrige tilbudene. Side 8 av 10

9 7.4 Utvelgelse ved frhandlinger Knkurransen gjennmføres sm en knkurranse med frhandling i faser. Frhandlingene kan bli gjennmført i flere frhandlingsrunder Før første frhandlingsrunde kan den enkelte tilbyder, innenfr de grenser sm følger av regelverket, bli bedt m tilleggspplysninger dersm dette ansees nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behv fr tilleggspplysninger g/eller avklaringer vil bli meddelt skriftlig pr. e-pst. Oppdragsgiver vil evaluere alle tilbud med bakgrunn i tildelingskriteriene g invitere tilbydere med høyest scre til frhandlinger. Ruter har intensjn m å frhandle med 3 tilbydere. Oppdragsgiver kan sm del av frhandlingene inviterer tilbydere til å presentere sin løsning (dem av tilbudt løsningen). Oppdragsgiver kan frhandle m endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, frretningsmessige vilkår, pris g tekniske spesifikasjner. Dersm frhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dkumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Oppdragsgiver vil gjennm frhandlingene øke detaljeringsgradene i kravene med det mål fr øye å finne den løsningen sm best ivaretar våre mål, se tildelingskriteriene i pkt Frhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i frskriftens del I, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt g gd frretningsskikk. I frhandlingene vil tilbydere få tilbakemelding på pris i frm av en angivelse av m den tilbudte prisen er «i øvre/midtre/nedre sjikt». Det vil bli gitt nærmere infrmasjn m innhld g agenda fr frhandlingsmøte. 7.5 Tildelingskriterier Basert på en vurdering av tilbud g reviderte tilbud etter frhandlinger, i henhld til tildelingskriteriene, vil kntrakt tildeles den Tilbyder sm har det øknmisk mest frdelaktige tilbudet, basert på en samlet vurdering av følgende tildelingskriterier g vekting: Tildelingskriterier Dkumentasjn Vekting Kvalitet Besvarelse på Kundens kravspesifikasjn bilag 1, fylles ut i Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjn fr punktene: 9, 10, 13, 15,17, 18, 20, 22, 24, 27, 28, 30, 33, 35, 37, 38, 39, 40, 42, 43, 45, 46, 48, 50, 53, 54, 56, 58, 60, 61, 63, 64, 66, 67, 68, 69, 70, 75, 78, 79, 81, 83, 87, 88, % Pris Underkriterier: Sentralbrdtjenester 35 % Kjøp av utstyr 5 % Telefnitjenester 60 % Besvarelse i bilag % Service Besvarelse på Kundens kravspesifikasjn bilag 1, fylles ut i Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjn fr punktene: 12, 72, 73, 85, 89, 93, 94, 96, 98, 100, 101, 102, 104, 107, 108, 109, 110, 113, 115, 118, 123, 125, % Side 9 av 10

10 7.5.1 Beskrivelse av tildelingskriteriene Kvalitet: Tildelingskriteriet «Kvalitet» bedømmes på bakgrunn av tilbyders besvarelse av punktene angitt venfr. Disse punktene gir grunnlag fr å vurderer blant annet Funksjnalitet i tilbudt løsningen Brukervennlighet i tilbudt løsning Presentasjn av løsningen (dem) vil inngå i vurderingen av kriteriet kvalitet. Hvedfkus i dem vil være på funksjnalitet g brukervennlighet. Service: Tildelingskriteriet «Service» bedømmes på bakgrunn av tilbyders besvarelse av punktene angitt venfr. Disse punktene vurderer blant annet Tilbudt tjenestenivå g kmpensasjn ved avtalebrudd Leveringstid utstyr Plan fr pplæring g implementering av avtalen 7.6 Meddelelse m valg av leverandør g karensperide Før kntrakt med valgt tilbyder signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud sm er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse fr valg av leverandør g pplysninger m karensperide. Det vil bli gitt en karensperide på 10 kalenderdager. Kntrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av karensperiden. Bindende avtale er inngått først når kntrakt er signert av begge parter. Dersm ppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene fr valg av leverandør, kan beslutningen annulleres frem til kntrakt er inngått. 8 Klage Klage kan sendes til epst adresse: anbud@ruter.n 9 Avlysning av knkurransen g ttalfrkastelse Oppdragsgiver kan avlyse knkurransen dersm det freligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan frkaste alle tilbudene dersm det freligger saklig grunn. 10 Vedlegg Vedlegg 1: Mal- Frpliktelseserklæring Side 10 av 10