Intern granskning av gjennomføringen av kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS

Transkript

1 Intern granskning av gjennmføringen av kjøp fra På ppdrag fra Omsrgsbygg Osl KF, Osl kmmune

2 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Innhld OPPSUMMERING, HOVEDKONKLUSJON OG ANBEFALINGER... 5 ANSKAFFELSE 1: SINSEN Krt versikt ver prsjektet...10 Prblemstilling 1: Er anskaffelsen utført i tråd med krav i lv g frskrift m ffentlige anskaffelser? Prsessen/fakta...12 Regelverk...14 Vurdering...16 Anbefalinger...18 Prblemstilling 2: Er ansvars- g fullmaktsfrhldene i prsjektet avklart g dkumentert? Rammeverk...20 Fakta...22 Vurdering...23 Anbefaling...23 Prblemstilling 3: Hvrdan er rapprtering g ppfølging av fremdrift g kstnader ivaretatt? Rammeverk...24 Fakta...25 Vurdering...28 Anbefaling...31 Prblemstilling 4: Er avvik g endringer krrekt håndtert g dkumentert med hensyn til beskrivelse, gdkjenning g ppfølging? Rammeverk...32 Fakta...33 Vurdering...33 Prblemstilling 5: Er det ført tilfredsstillende kntrll med leveranser g attestasjn av faktura? Rammeverk...35 Fakta...35 Vurdering

3 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Prblemstilling 6: Har kntraktsfrhldene i prsjektet fungert tilfredsstillende? Rammeverk...37 Fakta...37 Vurdering...37 Anbefaling...38 HOVEDKONKLUSJON SINSEN... Errr! Bkmark nt defined. ANSKAFFELSE 2: ØKERN Krt versikt ver prsjektet...39 Prblemstilling 1: Er anskaffelsene utført i tråd med krav i lv g frskrift m ffentlige anskaffelser? Prsessen/fakta...41 Regelverk...42 Vurdering...45 Anbefaling...48 Prblemstilling 2: Er ansvars- g fullmaktsfrhld, rller g rutiner i prsjektet entydig definert g kmmunisert? Innledning...49 Rammeverk...49 Fakta...54 Vurdering: Prsjekt- g byggeleder...56 Vurdering: Omsrgsbygg...59 Anbefaling...60 Prblemstilling 3: Hvrdan er styring, ppfølging g rapprtering av fremdrift ivaretatt? Innledning...61 Rammeverk...61 Fakta...61 Vurdering: Prsjekt- g byggeleder...66 Vurdering: Omsrgsbygg...70 Prblemstilling 4: Hvrdan er styring, ppfølging g rapprtering av øknmi ivaretatt? Innledning...71 Rammeverk...71 Fakta

4 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Vurdering: Prsjekt- g byggeleder...74 Vurdering: Omsrgsbygg...79 Anbefaling...82 Prblemstilling 5: Andre prblemstillinger sm er avdekket under granskningen ) Utvidelse av Langemyhrs ppdrag ) Overføring av ppdrag vedrørende prsjekteringsledelse ) Innlemming av leveranse sm ligger utenfr Langemyhrs kntrakt...84 Prblemstilling 6: Hvrdan har kntraktsfrhldene fungert? Innledning...85 Rammeverk...85 Fakta...85 Vurdering: Kntraktsfrhld Langemyhr...85 Vurdering: Kntraktsfrhld Prsjekt- g byggeleder...86 Anbefaling

5 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra OPPSUMMERING, HOVEDKONKLUSJON OG ANBEFALINGER Oppdraget Firstventura AS er bedt av Omsrgsbygg Osl KF å granske 2 prsjekter hvr Harald Langemyhr AS har vært engasjert sm ttalentreprenør: Sinsen Barnehage sm gjelder ppføring av t nye bygg i en barnehage Økern Sykehjem g Dagsenter sm er en mbygging av deler av et verneverdig sykehjem Oppdraget er avgrenset til å vurdere Omsrgsbyggs g innleide rådgiveres gjennmføring, ppfølging g beslutninger i saken: Anskaffelsene frem til signering av kntrakt Gjennmføringen i kntraktsperiden Regelverket fr ffentlige anskaffelser Undersøkelsen avdekker et betydelig antall alvrlige brudd på regelverket fr ffentlige anskaffelser i begge sakene. Sm eksempler kan vi trekke frem: Oversittet vedståelsesfrist i begge anskaffelser. Dette innebærer at anskaffelsene er å anse sm ulvlige direkteanskaffelser. 1 Flere brudd på sentrale prinsipper i regelverket, jfr LOA 5. Begge anskaffelsene er gjennmført g evaluert med støtte fra eksterne arkitekter. Gjennmføringen av begge prsessene har betydelige mangler i frhld til regelverket fr ffentlige anskaffelser. Vi stiller derfr spørsmål ved m de eksterne rådgiverne har hatt tilstrekkelig kmpetanse på dette regelverket. 2 Omsrgsbygg har akseptert innstillingen fra de eksterne rådgiverne i begge tilfeller uten å stille kntrllspørsmål til evalueringen. 1 Etter dagens regelverk vil dette kunne medføre vertredelsesgebyr 2 Frhldene har ikke hatt øknmiske eller fremdriftsmessige knsekvenser fr Omsrgsbygg, g vi har derfr knstatert feilene uten å ta stilling til m feilen ligger på Omsrgsbygg eller ekstern rådgiver. Dersm Omsrgsbygg ønsker å gå videre med saken, bør gså dette undersøkes nærmere. Videre har vi kmmet med en anbefaling til fremtidig frbedring av frhldet. 5

6 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra I etterkant av de pprinnelige anskaffelsene er det på Økern avdekket hendelser sm gså kan være i strid med regelverket fr ffentlige anskaffelser. Dette gjelder: Viderefakturering av pågående arbeider på del Øst via Langemyhr sm var ttalentreprenør på del Vest. Transprtering av kntrakt fr prsjekteringsledelse Bestilling av endringsrdre vedrørende takarbeider Ansvars- g fullmaktsfrhld Ytelsesbeskrivelsene sm inngår i kntraktene pålegger et strt ansvar på prsjektleder g byggeleder. Det er vår vurdering at ansvars- g fullmaktsfrhldene har vært klare fra start i begge prsjektene. I Sinsen-prsjektet er det ikke avdekket vesentlige prblemer rundt dette. Når det gjelder Økern, har vi gjrt følgende vurderinger: Prsjektleder har gått ut ver sine fullmakter i frbindelse med endring av rutiner. Frhldet ble krrigert av Omsrgsbygg. Prsjektleder endret rutiner fr bestilling av endringer. Vår vurdering er at den nye rutinen innehlder vesentlige svakheter. Prsjektleder har ikke ivaretatt sitt ansvar fr å hlde prsjektets rutiner ppdatert. Omsrgsbygg har ikke kmmunisert de øknmiske fullmaktene til resten av prsjektrganisasjnen Omsrgsbygg har deltatt frhldsvis aktivt i prsjektet g det kan ikke utelukkes at dette kan medføre uklarheter knyttet til ansvar, rller g fullmakter Styring g ppfølging av fremdriften i prsjektene Begge prsjektene har frsinket levering i frhld til pprinnelig ferdigstillelsesdat. I begge prsjektene har Langemyhr vært frsinket med å levere detaljerte fremdriftsplaner. Det er fra Langemyhrs side fremført faglig relevante argumenter i frhld til både frsinket leveranse g at det ikke har vært mulig å fremlegge detaljert fremdriftsplan. Vi har ikke grunnlag fr å ta stilling til 6

7 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra m dette er bevisst trenering fra Langemyhr, men knstaterer at det har vært utfrdringer rundt fremdrift g fremdriftsplaner i begge de undersøkte prsjektene. Fr Sinsen er det vår vurdering at det har vært aktiv ppfølging av fremdrift g at denne har vært tilfredsstillende gitt kntraktens begrensede virkemidler. Når det gjelder fremdriftsprblemene på Økern, har vi gjrt følgende vurderinger: En vesentlig del av frsinkelsene har sammenheng med lang tid fra varsling av taklekkasje til krrekt bestilling av endring. En annen vesentlig årsak til frsinkelse er manglende arbeidsgrunnlag g sen bestilling av vinduer g dører. Vi vurderer prsjekt- g byggeleder sm ne passive i frhld til å få på plass krrekte bestillinger med underlag fr på den måten å drive prsjektet videre. Prsjekt- g byggeleder burde ut i fra sin faglige kmpetanse stilt spørsmål til antall arbeidere/frbrukte timer i frhld til prduksjn på byggeplass. Den månedlige rapprteringen fra byggeleder fremstår sm mangelfull i frhld til frslag til tiltak g vurdering av disse. Omsrgsbygg sin ppfølging av prsjekt- g byggeleder har ikke vært tilfredsstillende Styring g ppfølging av øknmi g endringsrdrer i prsjektene I Sinsen prsjektet er det vår vurdering at Omsrgsbyggs prsjektansvarlig har fulgt pp prsjekt-/byggeleder på en tilfredsstillende måte g at ppfølging, rapprtering g endringsrdrestyring i frhld til Langemyhr samlet sett har vært gd. I Økern-prsjektet har utfrdringene rundt øknmisk styring av endringsrdrer vært betydelige g vi har gjrt følgende vurderinger: Den månedlige rapprteringen fra byggeleder fkuserer i liten grad på prsjektets utfrdringer knyttet til øknmi. Den gir således mangelfull styringsinfrmasjn til Omsrgsbygg. Opprinnelig bestilling av takarbeider er ikke i samsvar med gjeldende rutine 7

8 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Prsjektleder delegerer beslutning m takutbedring videre til arkitekt g Langemyhr uten tilstrekkelig kntrll g ppfølging i ettertid. Byggeleders kntrller på byggeplassen vurderes sm ikke tilstrekkelige i frhld til å avdekke eller frebygge muligheter fr mislighld fra Langemyhr Opprinnelig prsjektansvarlig hs Omsrgsbygg har signert flere endringer sm i ettertid har vist seg å være av en slik størrelse at de lå utenfr vedkmmendes øknmiske fullmakt Dat fr signering av endringsrdre er ikke ppgitt fra Omsrgsbygg. Det freligger eksempler på at flere endringer er startet g fakturert før frmell signering av endringsrdre. Omsrgsbygg har utbetalt faktura før de er attestert av byggeleder. Omsrgsbygg fretar utbetalinger sm ikke stemmer verens med byggeleders attestasjn g bidrar dermed til å undergrave byggeleders autritet Omsrgsbygg burde hatt tydeligere ppfølging av prsjekt- g byggeleder Prsjekt-/byggeleders ppfyllelse av kntrakt Det er påpekt en rekke svakheter ved utførelsen av kntraktsfrpliktelsene. Det utelukkes ikke at dette er tilstrekkelig til å kvalifisere fr vesentlig mislighld g mulig erstatningskrav fra Omsrgsbygg. 8

9 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Anbefalinger Basert på funnene i granskningen utkrystalliserer det seg en del tiltak sm vi vil anbefale Omsrgsbygg å iverksette: 1) Kmpetanse i frhld til regelverket fr ffentlige anskaffelser er generelt en utfrdring ved bruk av tekniske rådgivere. Omsrgsbygg bør primært kmpensere fr dette ved hjelp av gde rutiner g kmpetanseheving internt, eventuelt med støtte fra eksterne rådgivere sm innehar relevant kmpetanse. 2) Det må iverksettes økt fkus på riktig bruk av kntrlltiltak g kmpetanse i risikprsjekter (eksempel: verneverdige bygg g vannskader) g det bestilles arbeid eller endringer på timebasis 3) Rllen sm prsjektansvarlig pp mt prsjekt-/byggeleder må tydeliggjøres i en tidlig fase av prsjektene 4) Det må legges pp til økt bruk av milepæler, knyttet pp til betalingsplanen i kntraktene. 5) Kntrakter g arbeidsmetdikk i Omsrgsbygg bør standardiseres fr å utvikle felles beste praksis fr prsjektgjennmføring. 9

10 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Anskaffelse 1: Sinsen Krt versikt ver prsjektet Prsjektet Sinsen barnehage er et byggeprsjekt av t nye bygninger i tilknytning til eksisterende barnehage. I tillegg kmmer pparbeidelse av utendørs lekeareal, ny avkjørsel g ny parkeringsplass, samt ny støyskjerm mt jernbane. Anskaffelsen er gjennmført sm en knkurranse med frhandling. 5 leverandører leverte tilbud. Etter evaluering ble Byggmester H. Langemyhr AS tildelt kntrakt. Det ble inngått en generalentreprisekntrakt med Byggmester H. Langemyhr AS. Bakgrunnen fr valg av generalentreprise sm gjennmføringsfrm var den økte interessen innen bransjen fr å utvikle nye/alternative samarbeidsrettede gjennmføringsfrmer fr å søke å kmme brt fra den tradisjnelle knfliktrientering g subptimalisering sm i lang tid har rådet byggebransjen. I henhld til kntrakten skulle Langemyhr starte arbeidet senest under frutsetning av at igangsettelsestillatelse frlå, g ferdigstillelsesdat var satt til Fremdrift har vært hvedprblemet i dette prsjektet. Det startet tidlig, ved at igangsettelsestillatelse ikke frelå før Dette medførte frskyvning av ferdigstillelse fra til Det ble videre fra Langemyhrs side stadig påberpt frbehld m byggetid av ulike årsaker. Fremdriftsplan ble etterlyst i byggemøter gjennm hele prsjektet. Den frsinkede fremdriften fr byggene ble hentet inn, slik at man i løpet av høsten var iht fremdriftsplan. Før jul 2007 blir det likevel klart at man ikke vil klare å hlde ferdigstillelsesdat, g på nyåret 2008 blir det fremsatt via advkat fra byggmester en varsling m at ferdigstillelse av hvedsakelig utmhusarbeider blir ca 5 måneder frsinket. 10

11 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Prblemstillingen rundt manglende fremdrift i prsjektet ble tidlig aktualisert g er fulgt pp av prsjekt-/byggeleder g prsjektansvarlig gjennm hele prsjektperiden, uten at dette har løst prblemet. 11

12 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Prblemstilling 1: Er anskaffelsen utført i tråd med krav i lv g frskrift m ffentlige anskaffelser? Prsessen/fakta Prsjektansvarlig har hatt hvedansvaret fr gjennmføring av anskaffelsen. Rådgivende arkitekt på prsjektet har fretatt evalueringsarbeidet i knkurransen g levert innstilling til Omsrgsbygg (heretter kalt Omsrgsbygg). Anskaffelsen er påbegynt 2 ganger pga. manglende interesse i markedet. Anskaffelsen ble pprinnelig kunngjrt på Dffin Ingen leverandører meldte sin interesse innen tilbudsfristen sm var Omsrgsbygg gikk dermed ver til en direkte anskaffelse hvr 5 leverandører ble direkte invitert til å levere tilbud. Grunnlaget fr knkurransen var det samme. Anskaffelsen er gjennmført etter LOA g FOA del I g del III på avtalerettslig grunnlag, jfr. Klagenemnden fr ffentlige anskaffelser (heretter kalt KOFA) avgjørelse 2007/126. Anskaffelsesprsedyren sm er benyttet er knkurranse med frhandling. I invitasjnen (knkurransegrunnlaget) til knkurransen fremgår det at tilbyderen skal være bundet av sitt tilbud i 60 dager fra tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen var g alle 5 leverte tilbud. Alle 5 leverandører ble vurdert å ppfylle kvalifikasjnskravene, g evaluering av tilbud/tildelingskriterier ble gjennmført fr alle. Det ble gjennmført frhandlinger med de 2 beste tilbyderne (mtalt sm avklaringsmøter g tilbakemeldinger i arkitektens innstilling). 12

13 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra I innstilling fra arkitekt ble det anbefalt å inngå kntrakt med Langemyhr, frdi de etter evaluering hadde det øknmisk mest frdelaktige tilbudet. Omsrgsbygg sender ut tildelingsbrev datert til alle leverandørene hvr det rienteres m at Omsrgsbygg har besluttet å tildele kntrakt til Harald Langemyhr. En av leverandørene ba m nærmere begrunnelse i brev datert Kntrakt ble inngått g signert med H. Langemyhr AS den I brev av gir Omsrgsbygg nærmere begrunnelse fr tildelingen til den leverandøren sm krevde det i brev datert Den samme leverandøren krever i brev datert m ytterligere redegjørelse fr vurderingen av tilbudet pp mt Langemyhrs tilbud i henhld til tildelingskriteriene i knkurransen. Omsrgsbygg besvarer denne henvendelsen i brev datert Leverandørens advkat ba i brev av m å få ytterligere pplysninger i saken. Leverandøren leverte klage til KOFA datert KOFA fattet avgjørelse i saken

14 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Regelverk Offentlige anskaffelser er i dag regulert av lv m ffentlige anskaffelser 16.juli 1999 (heretter kalt LOA) g frskrift m ffentlige anskaffelser 7.april 2006 (trådte i kraft fra ). Denne anskaffelsen er utført i 2006 g har derfr fulgt frskrift m ffentlige anskaffelser 15.juni 2001 (heretter kalt FOA) sm var gjeldene på det tidspunktet. LOA 5 stiller sm grunnleggende krav at kjøp av varer, tjenester g bygge- g anleggskntrakter, så langt sm råd skal bygge på knkurranse, g ppdragsgiver skal sikre at hensyn til «frutberegnelighet, gjennmsiktighet g etterprøvbarhet» blir ivaretatt gjennm hele prsessen. Valg av tilbydere g tildeling av kntrakter skal skje på bjektivt, ikke-diskriminerende grunnlag, g prsessen g viktige beslutninger skal dkumenteres. Offentlige innkjøp skal være basert på «frretningsmessighet g likebehandling». Innkjøp (herunder gså bygge- g anleggsarbeid) er detaljregulert i FOA. Oppdragsgiver skal i knkurranser fastsette en vedståelsesfrist, sm angir den tiden tilbudene er bindende, jfr. FOA Kntrakt med den valgte leverandør må være signert fr utløpet av vedståelsesfristen. Dersm kntrakt ikke blir signert før utløp av vedståelsesfristen har ppdragsgiver ingen bindende tilbud, g knkurransen må ansees avsluttet. Dersm kntrakt allikevel blir inngått, er dette å anse sm en ulvlig direkte anskaffelse, jfr. KOFA sakene 2006/143, 2006/89, 2005/296 g 2005/306. Etter FOA 12-5, jfr kan ppdragsgiver stille minimumskrav til leverandørene (kvalifikasjnskrav). Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å ppfylle kntraktsfrpliktelsene. Hvert krav må dkumenteres g ppdragsgiver må vurdere m leverandøren ppfyller kravene. Dersm leverandøren ikke ppfyller nen av kravene skal de avvises fra knkurransen, jfr. FOA (1) a. Alle leverandører sm skal få vurdert sine tilbud, må ppfylle kvalifikasjnskravene. Dette gjelder uavhengig av hvilken anskaffelsesprsedyre sm blir benyttet. 14

15 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Om leverandøren har ppfylt kvalifikasjnskravene må skje ved en vurdering av m den tilbudte dkumentasjn er nk til å ppfylle det materielle kvalifikasjnskravet. KOFA eller dmstlene kan da bare prøve m ppdragsgivers skjønn er saklig g frsvarlig, g i samsvar med LOA 5 sine grunnleggende krav til frutberegnelighet, likebehandling g gjennmsiktighet, samt m evalueringen er basert på riktig faktisk grunnlag. Etter frskriftens 16-3 (2) skal utvelgelse til frhandlinger skje på bakgrunn av den freliggende infrmasjn m leverandørenes stilling g tekniske, øknmiske g finansielle kapasitet (kvalifikasjner). Så lenge knkurransegrunnlaget ikke på frhånd har begrenset antallet leverandører det skal frhandles med, vil ppdragsgiver ha et fritt skjønn med hensyn til hvr mange sm skal velges ut til frhandlinger. Maksimalt kan ppdragsgiver velge ut alle leverandører sm tilfredsstiller kvalifikasjnskravene, dvs sm ikke avvises. Etter 16-3 (3) skal det inviteres minst 3 leverandører frutsatt at det finnes et tilstrekkelig antall egnede (kvalifiserte), men det skal likevel bare frhandles med leverandører sm har reell mulighet til å få kntrakten. Ved vurderingen av m en leverandør har reell mulighet til å få kntrakten, kan ppdragsgiver gså se hen til vedkmmendes tilbud. Dette er frutsatt av klagenemnda i avgjørelsene 2003/96, 2004/2, 2004/76 g 2004/207. Etter FOA 13-1 er det krav m å kunngjøre knkurranse sm følger FOA del III. I vurderingen av m tilbyder har reelle muligheter til å få kntrakten berr på en knkret helhetsvurdering. Etter 16-3 (4) kan alle sider av tilbudene endres gjennm frhandlinger, herunder prisen. Ved knkurranse med frhandlinger vil tilbudene frutsetningsvis kunne frbedres i løpet av frhandlingsprsessen, g rangeringen av tilbudene kan sm følge av dette bli endret. I sak 2004/2 uttaler KOFA: Klagenemnda finner det ikke gdtgjrt at en prisfrskjell på ti prsent skal gi grunnlag fr å knkludere med at klager i denne saken ikke ville hatt reell mulighet til å få tildelt kntrakten etter gjennmførte frhandlinger, jf klagenemndas uttalelse i sak 2004/76 premiss 28, der det samme ble sagt m en prisfrskjell på 18 %. 15

16 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra I klagesak 2004/207 har klagenemnden kmmet til at 50 % prisfrskjell ikke var nk til å si at vedkmmende ikke hadde reell mulighet til å få kntrakten. Dersm en leverandør skriftlig anmder m en nærmere begrunnelse m hvrfr deres tilbud ikke er valgt, skal ppdragsgiver innen 15 dager gi en nærmere begrunnelse, jfr. FOA 3-8 (4). Vurdering Det er i anskaffelsen benyttet en rådgivende arkitekt sm har fretatt all gjennmgang av tilbudene, fretatt evalueringen g laget innstilling. Dette er en ppgave sm er svært viktig i anskaffelsesprsessen g regelverket fr ffentlige anskaffelser innehlder mange bestemmelser sm må verhldes i dette arbeidet. Den gjennmførte prsessen viser seg å ha betydelige mangler i frhld til regelverket fr ffentlige anskaffelser, slik at det må stilles spørsmål ved m den eksterne rådgiveren har hatt tilstrekkelig kmpetanse på dette regelverket. Innstillingen fra den eksterne rådgiveren er akseptert av Omsrgsbygg uten at det er stilt kntrllspørsmål. KOFA har fattet avgjørelse i saken basert på de anførslene sm klager hadde g de frhld sm er vurdert av KOFA vil ikke bli vurdert av ss. KOFA knkluderte med brudd på følgende: Osl kmmune v/omsrgsbygg Osl KF har brutt kravene til etterprøvbarhet g gjennmsiktighet i lv m ffentlige anskaffelser 5 ved at evalueringen av tilbudene pp mt tildelingskriteriet Kmpetanse ikke er tilstrekkelig dkumentert. Osl kmmune v/omsrgsbygg Osl KF har brutt kravet til likebehandling i lv m ffentlige anskaffelser 5 ved å legge til grunn at valgte leverandør har persnell med lengre praktisk erfaring enn klager. Osl kmmune v/omsrgsbygg Osl KF har brutt kravet til frutberegnelighet i lv m ffentlige anskaffelser 5 ved at evalueringen av tilbudene pp mt tildelingskriteiret Byggetid har vært i strid med pplysninger gitt i knkurransegrunnlaget. 16

17 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Osl kmmune v/omsrgsbygg Osl KF har brutt frskrift m ffentlige anskaffelser 3-8 (4) g 17-3 (2) ved at det ikke ble gitt en tilstrekkelig begrunnelse fr valg av tilbud. KOFA knkluderte med at reglene ikke var brutt i frhld til følgende anførsler: Valgte leverandørs reviderte tilbud skulle vært avvist Vurderingen av tildelingskriteriet pris fremstår sm vilkårlig Vurderingen av deler av tildelingskriteriet kmpetanse fremstår sm vilkårlig Klagenemnda hadde ikke grunnlag fr å ta stilling til m vilkårene fr psitiv g negativ kntraktsinteresse var tilstede Utver KOFA sine vurderinger har vi følgende vurderinger: Alle leverandører sm ønsker å delta i knkurransen må ppfylle kvalifikasjnskravene. Alle kvalifikasjnskravene g dkumentasjnen sm må leveres sm bevis fr ppfyllelse er ppgitt i invitasjnen (knkurransegrunnlaget). Det er ikke fremlagt dkumentasjn på at det er fretatt en frvarlig vurdering av disse frhld. Det er pplyst fra rådgivende arkitekt at de kun har fretatt en sjekk av at den ønskede dkumentasjn er levert, men at en fullstendig realitetsvurdering pp mt kravene ikke er fretatt. Vi anser dette sm brudd på kravene til etterprøvbarhet g gjennmsiktighet, jfr. LOA 5 g FOA 12-5, jfr Det er i knkurransen kun frhandlet med de 2 leverandørene sm hadde best pristilbud, ref. følgende frmulering i mail fra rådgivende arkitekt det ble da besluttet av prsjektleder g Omsrgsbygg å føre frhandlinger med de 2 laveste anbyderne sm hadde rimelig mulighet til kntrakt. I knkurransen var det i utgangspunktet ikke satt ne antall sm det skulle frhandles med. Det var derfr en plikt til å frhandle med minimum 3 leverandører, med mindre nen av leverandørene ikke hadde reell mulighet til å få tildelt kntrakten. Vi kan ikke se at det freligger dkumentasjn på at vurderingen av reell mulighet er fretatt. 17

18 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Dette vurderer vi å være brudd på kravet til etterprøvbarhet g gjennmsiktighet, jfr. LOA 5. KOFA har lagt en streng vurdering til grunn når de har vurdert begrepet reell mulighet til å bli tildelt kntrakt. Prisfrskjeller pp til 50 % har ikke vært tilstrekkelig fr å si at leverandøren ikke har reell mulighet til å få kntrakten etter frhandlinger. I denne saken var prisfrskjellene mellm det laveste g høyeste tilbud ca. 21 %. At det ikke er frhandlet med 3 laveste anbyder vurderer vi å være brudd på likebehandlingsprinsippet, jfr. LOA 5 g brudd på frhandlingsplikten, jfr. FOA I invitasjnen var det pplyst at vedståelsesfristen fr tilbudene var 60 dager fra tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen var Det betyr at vedståelsesfristen utløp Kntrakten med Langemyhr er inngått/signert Vi har fått pplyst at det ikke er bedt m frlenget vedståelsesfrist, g det er heller ikke dkumentert i saken. Vår vurdering er at det ikke frelå gyldige tilbud i knkurransen g at kntraktsigneringen innebærer en ulvlig direkte anskaffelse. Vi anser dette å være brudd på kravene til frutberegnelighet g knkurranse i LOA 5 g kunngjøringsplikten i FOA En av leverandørene ba i brev datert m nærmere begrunnelse m hvrfr deres tilbud ikke var valgt. Oppdragsgiver ga nærmere begrunnelse i brev Det gikk i dette tilfellet 27 dager fra anmdningen m nærmere begrunnelse g til svaret frelå. Vi anser dette sm brudd på FOA 3-8 (4). Anbefalinger Det bør vurderes m eksterne firma skal ha nen rlle i den del av anskaffelsesprsessen sm er regelstyrt. Dersm eksterne firma skal utføre ppgaver knyttet til den regelstyrte anskaffelsesprsessen, anbefaler vi at det sikres på en bedre måte at det eksterne firma har nødvendig kmpetanse. Det anbefales å styrke pplæringen på regelverket fr ffentlige anskaffelser internt i OBY g spesielt på de prsjektansvarlige. 18

19 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Det anbefales at løpende kvalitetssikring av anskaffelsesprsessene innføres. Det anbefales å utvikle nen standard evalueringsmetder fr både kvalifikasjnskrav g tildelingskriterier. 19

20 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Prblemstilling 2: Er ansvars- g fullmaktsfrhldene i prsjektet avklart g dkumentert? Omsrgsbygg (Omsrgsbygg) har fr prsjektet satt pp en prsjektrganisasjn. Selve anskaffelsesprsessen ble gjennmført av Omsrgsbyggs Prsjektavdeling g ble verført til Barnehageavdelingen i det man gikk ver i gjennmføringsfasen. I gjennmføringsfasen er prsjektet ledet av en prsjektansvarlig (PA) sm er ansatt i Omsrgsbygg. Det er kjøpt prsjektledelse g byggeledelse fra eksternt firma. Rllen sm prsjektleder (PL) g byggeleder (BL) er ivaretatt av samme persn. Rammeverk Rllen sm prsjektansvarlig hs Omsrgsbygg er nedfelt i stillingsbeskrivelsen, der vi siterer følgende fra pkt 3, nr 2. Ansvar fr å ivareta byggherrerllen ved å lede definerte prsjekter g evt. annen aktivitet sm rganiseres sm prsjekter Ansvar fr å nå avtalte prsjektmål innen avtalt budsjett g fremdrift Kntraktsppfølging av innleide knsulenter Videre fremgår det av pkt 5. Oppgaver at prsjektansvarlig skal: Støtte g veilede ekstern prsjekt-/byggeleder verfr resten av prsjektrganisasjnen Kntrllere g gdkjenne utbetalinger av bestilte leveranser Gjennmføre kntrll med tids- g kstnadsutvikling Sørge fr nødvendige g rettidige beslutninger g vedtak i prsjektet Overvåke prsess fr å kunne treffe tiltak fr å avverge eller frminske skadevirkninger av uheldige frhld i prsjektet Frtløpende rapprtere til verrdnet alle større avvik fra planen, med frslag til tiltak... 20

21 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Omsrgsbygg har gjennm miniknkurranse kjøpt prsjekt- g byggeledelse fra eksternt firma. Til grunn fr kjøpet ligger rammeavtale mellm Omsrgsbygg g eksternt firma, datert Denne bygger på g presiserer NS Sm del av rammeavtalen ligger Omsrgsbyggs ytelsesbeskrivelse fr prsjekt g byggeledelse. prsjektleder sin rlle fremkmmer av ytelsesbeskrivelsen sm innehlder følgende innledende avsnitt: Prsjektleder er Omsrgsbyggs daglige representant i tildelt prsjekt g har initiativplikt verfr alle nødvendige ppgaver i prsjektet. Prsjektleder skal frankre, planlegge, rganisere, styre, rapprtere g ha kntrllansvar fr den ttale prsess, slik at mål g styringsparametre innfris. Prsjektleder rapprterer til Omsrgsbyggs prsjektansvarlige fr prsjektet Ansvarsmråder vil være planlegging g gjennmføring av prsjekter fra tildeling av prsjekt til vertakelse g ppfølging under garantitiden, innenfr tildelt kstnadsramme, fastsatt tidsplan g frventet kvalitet. Fullmakt vil være i henhld til enhver tid gjeldende fullmaktsstruktur. Arbeidsppgavene er pplistet i ytelsesbeskrivelsen. Se vedlegg 1. Byggeleder sin rlle fremkmmer gså av ytelsesbeskrivelsen: Byggeleder representerer Omsrgsbygg g dets interesser på byggeplassen. Byggeleder rapprterer til Prsjektleder. Arbeidsppgavene er pplistet i ytelsesbeskrivelsen. Se vedlegg 1. Det er utarbeidet PA-bk sm angir prsjektadministrative g frretningsmessige rutiner fr prsjektet. 21

22 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Kntraktsfrhldet med Harald Langemyhr AS (Langemyhr), er en generalentreprise basert på NS Fakta Entreprenøren har i frbindelse med tvist m fremdriften i prsjektet anført at de anser bestillingsrutinene sm er innført i prsjektet sm en begrensning i prsjekt-/byggeleder sin rett til å bestille endringsarbeider ver en viss størrelse, jfr. brev fra entreprenørens advkat datert Vi siterer: Bestillingsprsedyren fremkmmer av PA-bken fr Sinsen barnehage pkt. 7.4, sm bestemmer at; Alle bestillinger skal skje skriftlig. Bestillinger skal kun kmme fra Omsrgsbygg eller de/den sm har skriftlig fullmakt fra Omsrgsbygg. Omsrgsbygg utarbeidet skjema fr tilleggsbestillinger sm ivaretk denne prsedyren, g det fremgår eksplisitt at gyldig bestilling kun freligger når rubrikken benevnt sm Bestilling/gdkjenning er fylt ut. Endringsmeldinger fra byggeleder hvr slik utfylling manglet, kunne derfr ikke benyttes sm arbeidsunderlag fr Langemyhr. Enkelte ganger ble rubrikken fr bestilling i skjemaet fylt ut av BL, men da fremgikk det særskilt at dette var gjrt etter fullmakt. Dette illustreres av ARK-005, sm vedlegges sm bilag 3. Dette viser at byggeleder ikke var utstyrt med en generell stillingsfullmakt sm byggeleder fr Omsrgsbygg, men at det var gitt klare instrukser fr den nærmere utøvelsen av fullmakten. Felles fr bestillingene fretatt av byggeleder var at det gjaldt lave beløp, g Langemyhr måtte derfr frhlde seg til at arbeider sm ga prisknsekvens av en viss størrelse måtte bestilles direkte fra Omsrgsbygg. Omsrgsbygg sine rdinære fullmaktsregler har vært anvendt i prsjektet. Fullmaktsfrhldene fr de enkelte rllene i prsjektet er ikke beskrevet i PAbken. 22

23 Granskning av Omsrgsbyggs kjøp fra Vurdering Ut fra ytelsesbeskrivelsen (kntrakten) har prsjekt-/byggeleder påtatt seg et betydelig ansvar i frbindelse med gjennmføringen av prsjektet. I dette prsjektet er det valgt en persn til rllen sm prsjekt-/byggeleder. I ytelsesbeskrivelsen er prsjektleder g byggeleder rllen adskilt, bl.a. ved at byggeleder skal rapprtere til PL. Beskrivelsen av arbeidsppgavene i ytelsesbeskrivelsen vil da ikke passe i frhld til realitetene i prsjektet, men vi kan ikke se at dette har hatt nen betydning i saken. I denne saken er vår vurdering at prsjektet sine ansvars- g fullmaktsfrhld er tilfredsstillende avklart g dkumentert fr prsjektansvarlig g prsjekt- /byggeleder. Fr de andre aktørene i prsjektet, herunder Langemyhr, pptrer ikke fullmaktsfrhldene sm entydige. Anbefaling Omsrgsbygg bør i fremtidige prsjekt vurdere å tydeliggjøre fullmaktsregimet fr alle aktørene i prsjektene. Det kunne med frdel blitt mtalt i PA-bken. 23