Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget

Transkript

1 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget 1.1 Generelt m Undervisningsbygg Undervisningsbygg har nrmalt prsjekter fr rundt 70 skleanlegg per år. Det årlige investeringsbudsjettet er på ca. 3 milliarder krner. Investeringsbudsjettene er til enhver tid avhengig av de årlige bevilgninger g vil kunne variere i samlet vlum i avtaleperiden. Les mer m Undervisningsbygg på våre hjemmesider: Rammeavtalens art g mfang (avtalens punkt 1.1) Ytelser Internrevisjn skal være en uavhengig, bjektiv bekreftelses- g rådgivningsfunksjn sm har til hensikt å tilføre merverdi g frbedre fretakets drift. Den skal bidra til at rganisasjnen ppnår sine målsettinger ved å benytte en systematisk g strukturert metde fr å evaluere g frbedre effektiviteten g hensiktsmessigheten av rganisasjnens prsesser fr risikstyring, kntrll g gvernance. 1.3 Kravspesifikasjn Internrevisjnen kan gjennmføre analyser f.eks. av fretakets effektivitet g dets verhldelse av lver g regler. Alle sider ved fretakets virkemråder kan i prinsippet undersøkes. Utvalget av temaer skal baseres på en risikvurdering eller på innspill fra styret, slik at man reviderer de viktigste mrådene av betydning fr virksmheten. Internrevisjnsfunksjnen skal evaluere risikekspnering i frbindelse med fretakets systemer fr gd virksmhetsstyring, drift g infrmasjn med hensyn til: Side 1 av 11

2 Påliteligheten g integriteten av øknmisk g driftsmessig infrmasjn Effektiviteten g hensiktsmessigheten av fretakets drift Sikring av fretakets eiendeler/verdier Fretakets etterlevelse av lver, frskrifter, retningslinjer g kntrakter, samt eventuelle vedtak g pålegg fra kmmunen Internrevisjnen skal gså bidra ved å: Synliggjøre faktisk helsetilstand på hensiktsmessig g effektiv styring g kntrll med fretakets aktiviteter versus risik g målppnåelse. Utfrdre ledelsen: Hvrdan sikres implementering av best praksis? Hvrdan sikres etterlevelse av rutiner g retningslinjer? Initiere g være pådriver fr iverksettelse av nødvendige frbedringer, både fr å ivareta muligheter g fr å frebygge negative hendelser. Vurdere m fretakets aktiviteter er innenfr fretakets vedtekter, retningslinjer gitt av bystyre eller byrådet g retningslinjer g strategier gitt av styret. Internrevisjnen skal på vegne av styret g administrerende direktør undersøke hvrvidt det i fretaket er etablert g gjennmføres en tilstrekkelig g effektiv intern kntrll. Internrevisjnen skal uavhengig g bjektivt avgi uttalelser g gi råd fr å bidra til frbedringer g øke verdiskapningen i fretaket. Dette innebærer at internrevisjnen blant annet skal vurdere m risikidentifisering g etablerte rutine- g styringsprsesser effektivt bidrar til å styrke fretakets evne til målppnåelse. Ovenstående angir rammene fr internrevisjnens virksmhet. Innenfr disse rammer vil blant annet følgende spesifikke ppgaver være tillagt internrevisjnen: Avgi uttalelser m tilstrekkeligheten g effektiviteten av den interne kntrllen, herunder gså vedrørende ledelsens rapprtering til styret m status på den interne kntrllen i fretaket. Oppgavene skal gjennmføres i henhld til gjeldende faglige standarder fr intern revisjn (IIA. Standarder utgitt av Institute f Internal Auditrs, tiltrådt av Nrges Internrevisrfrbund). Instruks fr internrevisr inntatt i vedlegg 1 g styreinstruks inntatt i vedlegg 2 skal legges til grunn fr ppdraget. Det skal tilbys et fast team av knsulenter på en til tre persner. Den eller disse skal sm et utgangspunkt være faste gjennm hele kntraktsperiden. Vedkmmende skal ppgis med navn i tilbudet. Dersm persnene må byttes ut i kntraktsperiden, må det dkumenteres at ny persn innehar tilsvarende kmpetanse. Bytte skal skje uten kstnad fr Undervisningsbygg. På samme vilkår skal det gså tilbys backup-ressurser sm kan tre inn ved sykdm g annet fravær. Undervisningsbygg kan, uten ekstra kstnad, kreve at hele eller deler av arbeidet skal utføres i Undervisningsbyggs lkaler. Undervisningsbygg sørger fr egnet kntrplass (i kntrlandskap). Knsulenten hlder egen telefn g pc. Tilbudt persnell må påregne å gi ppdragsgiver infrmasjn m frretningsmessige frhld, øknmiske interesser samt persnlig frhld sm gjør at vedkmmende kan kmme i habilitets/ljalitetsknflikt ved utførelse av ppdrag etter rammeavtalen. Videre skal tilbudte ressurser signere taushetserklæring. Revisjnsbehvet vurderes løpende, g internrevisjn avrpes etter behv. Antatt behv er mellm timer pr. år. Side 2 av 11

3 Rammeavtalen vil ha en varighet på t år fra kntraktsinngåelse med en mulig frlengelse på inntil t år (ett + ett) på samme vilkår. Side 3 av 11

4 Bilag 2 Knsulentens spesifikasjn av Oppdraget Knsulentens spesifikasjn av Oppdraget: (Sm bilag 2 inntas Kundens besvarelse g beskrivelse fr ppdraget.) Side 4 av 11

5 Bilag 3 Prsjekt- g fremdriftsplan 3.1 Rammeavtalens varighet Rammeavtalen gjelder fra: Rammeavtalen gjelder til: (dat) (dat) 3.2 Opsjn (Opsjn på 1 år + 1 år) Oppdragsgiveren har rett til å kreve rammeavtalen frlenget i inntil t år på samme vilkår. Avtalen kan frlenges med ett år av gangen. Varsel m frlengelse av avtalen skal være skriftlig g versendes leverandøren i rimelig tid før utløpet av gjeldende kntraktstid. 3.3 Levering Oppstart g frister fr levering avtales i bestillingen fr det enkelte ppdrag. Side 5 av 11

6 Bilag 4 Administrative bestemmelser 4.1 Fakturaadresse Krrekt faktura sendes til: Osl kmmune, Fakturasentralen Pstbks 6532, Etterstad 0606 OSLO Fakturaen skal merkes med Oppdragsgiverens navn (Undervisningsbygg Osl KF) g innehlde følgende pplysninger Kntraktens navn g eventuelt kntraktsnummer Ressursnummer (A ) Prsjektets navn g/eller prsjektnummer Fakturatype Oppdragsleder i Undervisningsbygg 4.2 Krav til faktura Fakturaen skal innehlde egne varelinjer fr leverandøren eventuelle underleverandører, sideleverandører g andre medhjelpere. Leverandøren må benytte et varenummersystem hvr det klart fremgår hvem sm er hvedleverandør g underleverandør(er). Hvedleverandør skal føres pp på varelinje med følgende pplysninger: Ytelsens egendefinerte artikkelnummer/kntraktsnummer, beskrivelse av ytelsen/varen, enhet, pris, antall, beløp (sum) Underleverandør(er) skal føres pp på varelinje med følgende pplysninger: Eget artikkelnummer fr underleverandører, underleverandør g rganisasjnsnummer sm varelinjetekst, enhet, pris, antall, beløp (sum). Nødvendig fakturagrunnlag slik sm timelister mv skal medfølge g være attestert iht. avtalt prsedyre. Dersm leverandøren ikke leverer faktura i tråd med denne bestemmelsen anses ikke tilsendt faktura sm mttatt hs ppdragsgiver. Avtalt betalingsfrist gjelder først når ppdragsgiver har mttatt faktura i henhld til denne bestemmelsen. 4.3 Krav m elektrnisk faktura Kunden plikter å tilby elektrniske fakturaer i Elektrnisk handelsfrmat (EHF) fra dat fr kntraktsinngåelse. Leverandøren må inngå en egen avtale med et aksesspunkt. Dersm leverandøren ikke ppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende krner 50,- per faktura ppdragsgiver mttar på annet frmat. Det skal utstedes månedlig kreditnta pålydende krner 50,- fr hver faktura ppdragsgiver mttar på papir. Side 6 av 11

7 4.4 Partenes representanter (avtalen punkt 1.5) Bemyndigede representanter fr partene: Fr Kunden Navn: Stilling: Telefn: E-pst: Fr Leverandøren Navn: Stilling: Telefn: E-pst: Prsedyrer g varslingsfrister fr utskifting av bemyndiget representant: Dersm bemyndiget representant fr en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet m dette i frkant. 4.5 Nøkkelpersnell (avtalen punkt 1.6) Knsulentens nøkkelpersnell: Navn Stilling Kmpetansemråde 4.6 Bruk av underleverandør (avtalen punkt 3.3) Knsulentens gdkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveransemråde Side 7 av 11

8 Bilag 5 Samlet pris g prisbestemmelser (avtalen punkt 6.1) Alle priser skal gis inklusive alle påslag, g eksklusiv merverdiavgift. Alle administrasjnskstnader sm bilkjøring, telefn g lignende frutsettes inkludert i prisene. Reisekstnader g reisetid til/fra g innen Osl frutsettes gså inkludert. Priser g påslag fr ytelser utenm venstående priser må spesifiseres særskilt g vil anses sm et frbehld. Tjeneste Vekt ved evaluering* Pris Revisjnsleder 900 timer Kr/time eks. mva Medrevisr/fagrevisr 500 timer Kr/time eks. mva Administrativ støtte 10 timer Kr/time eks. mva *Det antall sm er angitt i klnnen Vekt ved evaluering er et anslag sm legges til grunn fr evalueringen. 5.1 Indeksregulering (avtalen punkt 6.5) Prisene reguleres årlig etter knsumprisindeksen (KPI). Første regulering skjer med virkning fra Reguleringen fretas med basis i indeksens verdi i nvember 2015, g til indeksens verdi fr nvember i året før reguleringen. 5.2 Frsikring Fr ppdraget stilles følgende frsikringer: 5.3 Kntaktpersn Navn: 5.4 Frbehld (Kryss av) Det tas ingen frbehld. Det tas frbehld sm er nærmere listet pp i tilbudsbrevet. Se nærmere tilbudsinvitasjnen m frbehld. 5.5 Vedlegg til tilbudsskjema (Kryss av) Side 8 av 11

9 Har levert all dkumentasjn sm fremgår av punkt 16 tilbudsinnbydelsen. 5.6 Frpliktende underskrift Firmanavn g rg.nr. Firmaadresse Telefn E-pst Sted g dat Stempel g underskrift Side 9 av 11

10 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Punkt Erstattes med Bestemmelsen utgår Side 10 av 11

11 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prsedyrene i punkt 2.1, g gjøres skriftlig. Knsulenten skal føre en frtløpende katalg ver endringene sm utgjør dette bilaget. Nr Dat Endringen gjelder Side 11 av 11