November 2010 Revidert prosjektplan. Engasjementsbrev. Forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen i Hordaland fylkeskommune

Transkript

1 Nvember 2010 Revidert prsjektplan. Engasjementsbrev. Frvaltningsrevisjn av innkjøpsfunksjnen i Hrdaland fylkeskmmune

2 Innhald 1. Innleiing Føremål g prblemstillingar Revisjnskriterium Grunnprinsippa i lv m ffentlige anskaffelser Metde Dkumentanalyse Intervju Stikkprøvegjennmgang Analyse av rekneskapsdata Oppfølging knytt til utvikling av innkjøpsarbeidet i HFK Prsjektteam Tid g ressursbruk... 5

3 1. Innleiing Delitte har med utgangspunkt i bestilling frå kntrllutvalet g dialg med utvalet i møte , utarbeidd ein revidert prsjektplan fr frvaltningsrevisjn på mrådet Innkjøp. Revisjnen av prsjektplanen er gjrt på bakgrunn av mellm anna at: Endringar i mfang g aktivitetar på grunn av at Delitte i dette prsjektet gså skulle ta msyn til frhld sm det var viktig fr administrasjnen/innkjøpseininga å få undersøkt nærare. Delitte har delteke på tre planleggingsmøte g eit leiarseminar med tppleiinga i fylkeskmmunen knytt til utvikling av innkjøpsarbeidet g har kmmunisert erfaringar g førebelse funn. Det på grunnlag av administrasjnen sine ønske m å få meir kunnskap m innkjøpsarbeid i sentraladministrasjnen, er det gjennmført/planlagt fleire intervju enn føresett i den pphavlege prsjektplanen. Det i staden fr å gjennmføre ei spørjeundersøking retta mt skulane, i samråd med kntrllutvalet, vart gjennmføret fkusgruppeintervju på utvalde skular. Det har difr gått med vesentleg meir tid på å arbeid knytt til gjennmføring av intervju enn føresett i pphavleg prsjektplan, men samstundes fell timar sm var sett pp til gjennmføring av spørjeundersøking brt. Innhenting av dkumentasjnsmateriale har kravd meir tid enn pphavleg føresett. 2. Føremål g prblemstillingar Føremålet med frvaltningsrevisjn innan innkjøp er å vurdere m rganisering er føremålstenleg g m rutinar er i tråd med lver, reglar g plitiske føringar i Hrdaland fylkeskmmune. På denne bakgrunn er det utleia følgjande prblemstillingar: 1. Er rganiseringa på innkjøpsmrådet føremålstenleg? 2. Blir regelverk samt interne rutinar g retningslinjer på innkjøpsmrådet følgde? Er det utarbeidd tilstrekkeleg med rutinar g retningslinjer? Blir anskaffingar gjennmført i tråd med regelverket? I kva grad blir etablerte rammeavtaler nytta? I kva grad er det etablert internkntrll fr å avdekkje g følgje pp brt på rutinar g regelverk? 3. Er etablerte IT-verktøy på mrådet tenlege, g i kva grad vert verktøya nytta? 4. Har tilsette sm er invlvert i innkjøp naudsynt kmpetanse, g i kva grad er det etablert rutinar fr pplæring sm sikrar dette?

4 3. Revisjnskriterium Kriteria vil bli utleia frå autritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard fr frvaltningsrevisjn. 1 Regelverket m ffentlege anskaffingar mfattar ulike rettskjeldefaktrar sm ein må tlke g vekte fr å etablere rettsregelen sm gjeld fr dei respektive prblemstillingane sm vil bli nemnt i rapprten. Dette gjeld lv, frarbeid, frskrift, teri, dmspraksis, EØSregelverk g KOFA-avgjerder. Den aktuelle regel går ikkje alltid direkte fram av lv eller frskrift g må difr tlkast. Under presenterer vi grunnprinsippa i lv g frskrift. Det er såleis ikkje ei fullstendig liste ver revisjnskriteria. 3.1 Grunnprinsippa i lv m ffentlige anskaffelser Lv m ffentlige anskaffelser 2 g frskrift m ffentlige anskaffelser 3 er relevante fr varekntraktar, tenestekntraktar g bygge- g anleggskntraktar. Frskrifta gjeld statleg myndigheit, eller ffentlige rgan g samanslutningar sm er ppretta av ein eller fleire av desse. I lv m ffentlige anskaffelser 1 går det fram at: Lven g tilhørende frskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved ffentlige anskaffelser basert på frretningsmessighet g likebehandling. Regelverket skal gså bidra til at det ffentlige pptrer med str integritet, slik at allmennheten har tillit til at ffentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 4 I mgrepet frretningsmessighet ligg det at ppdragsgjevar til kvar tid skal vurdere krleis han kan ppnå ei mest mulig frdelaktig anskaffing. Vidare inneheld mgrepet ein standard m at ein ikkje skal kunne ta utanfrliggande msyn i prsessen. Kravet til frretningsmessighet gjeld gjennm heile anskaffingsprsessen, frå avgjerda m å starte ein anskaffingsprsedyre til tildeling av kntrakt 5. Sentralt er krava til knkurranse g likebehandling. Føremålsbestemminga set verrdna prinsipp sm ligg til grunn fr utfrminga av detaljreglane i frskriftene. Prinsippa sm går fram av føresegna er viktige fr å sikre at alle ptensielle leverandørar har dei same muligheiter til å ppnå kntraktar med det ffentlege, samtidig sm dei skal bidra til at det ffentlige fretar effektive anskaffingar g nyttar ffentlege midler på en øknmisk frnuftig måte. Føresegna må ses i samanheng med dei grunnleggjande prinsippa i lvens 5. I følgje lv m ffentlige anskaffelser 5 skal: Oppdragsgiver pptre i samsvar med gd frretningsskikk, sikre høy frretningsetisk standard i den interne saksbehandling g sikre at det ikke finner sted frskjellsbehandling mellm leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på knkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til frutberegnelighet, gjennmsiktighet g etterprøvbarhet ivaretas gjennm anskaffelsesprsessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere g tildeling av kntrakter skal skje på grunnlag av bjektive g ikke-diskriminerende kriterier. Prinsippa sm går fram av paragrafen er viktige å etterleve fr å sikre at alle ptensielle leverandørar har same sjanse til å ppnå kntraktar med det ffentlege, samtidig sm dei 1 RSK 001, Standard fr Frvaltningsrevisjn nr nr Siste punktum er endra ved lv 30 juni 2006 nr. 41 (i kraft 1 jan 2007 if. res. 30 juni 2006 nr. 762). Endringa inneber at føremålsbestemminga framhever at lva skal sikre at det ffentlige pptrer med høg integritet i anskaffingsprsedyrar 5 NOU 1997: 21 kap. 21 Til 1

5 skal bidra til at det ffentlege gjennmfører effektive kjøp g nyttar ffentlege midlar på ein øknmisk frnuftig måte. 4. Metde Prsjektet vil mfatte ulike metdar fr datainnsamling g analyse, tilpassa føremålet g prblemstillingane sm er sett pp. 4.1 Dkumentanalyse Vi vil innhente dkumentasjn knytt til eksisterande rutinar g prsedyrar knytt til innkjøpsmrådet. Desse kjeldene vil verte nytta sm bakgrunnsdata, revisjnskriterium g faktagrunnlag i revisjnen. 4.2 Intervju Revisjnen ynskjer å gjennmføre intervju med eit utval tilsette sm arbeider med anskaffingar/innkjøp i fylkeskmmunen, både sentralt g i einingane. I sentraladministrasjnen har vi gjennmført intervju med representantar fr Innkjøpsseksjnen, Eigedmsseksjnen g andre frå øknmiavdelinga (til saman 6 persnar). Vi vil gså intervjue 3 leiarar med innkjøpsansvar frå andre avdelingar/seksjnar. Gjennm intervjua i Innkjøpsseksjnen g øknmiavdelinga har vi fkusert på mellm anna rganisering, rller, rutinar g system sm ligg til grunn fr innkjøpsarbeidet i fylkeskmmunen. I intervjua med dei andre avdelingane/einingane har vi fkus på bruk av rutinar g regelverk ved gjennmføring av innkjøp, samhandling med Innkjøpsseksjnen mv. Intervjua i einingane har vre retta mt skulane, g hatt eit fkus på bruk av FINS g sentrale rammeavtalar, men gså på større innkjøp sm skulane sjølv gjennmførar. Desse intervjua har vre rganisert sm fkusgruppeintervju der rektr, innkjøpskrdinatr g i enkelte høve gså ein eller fleire rekvirentar har vre til stades. 4.3 Stikkprøvegjennmgang Basert på infrmasjn frå øknmisystem vil vi velje ut eit utval utbetalingar til leverandørar innan ulike kntartar. Vi vil be m dkumentasjn knytt til anskaffingsprsessen sm ligg bak utbetalingane, g vurdere dette materialet pp mt revisjnskriteria. Fr halvparten av innkjøpa vil vi gå gjennm fullstendig dkumentasjn frå heile prsessen, medan vi vil be m meir avgrensa dkumentasjn, i frm av utlysing g anskaffingsprtkll fr dei resterande innkjøpa. 4.4 Analyse av rekneskapsdata Vi vil gjennmføre analyse av rekneskapsdata basert på uttrekk frå øknmisystemet. Dette inneber å gå gjennm leverandørreskntr fr alle einingar, g avstemme utbetalingar til leverandørar mt versikt sm viser gjeldande innkjøpsavtalar sm Hrdaland fylkeskmmune har. Der det blir identifisert at det er gjrt kjøp frå andre leverandørar enn dei sm kjem fram av avtaleversikta, vil det gjerast ei ppfølging.

6