Retningslinjer for dokumentasjon og rapportering i istandsettingstiltak i Prosjekt Bryggen

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Kultur- g idrettsavdelinga Retningslinjer fr dkumentasjn g rapprtering i istandsettingstiltak i Prsjekt Bryggen Innhald: A. Kntekst B. Dei ulike fasane i istandsettingstiltaka C. Dkumentasjn g rapprtering i dei ulike fasane 1

2 A) KONTEKST Tilsktsmidlane frå Klima- g Miljødepartementet til freda kulturminner i privat eige g til verdsarven er dei sentrale verkemidlane fr å ppnå Strtingets mål m rdinært vedlikehaldsnivå i 2020, g fr å drive fram fleire av Riksantikvarens bevaringsprgram i Nreg. Hrdaland fylkeskmmune er reginal frvaltningsstyremakt med mynde etter Kulturminnelva, g har ansvar fr å frdele tilskt til sikring g istandsetting av bygningane på verdsarvstaden Bryggen. Hrdaland fylkeskmmune er såleis ikkje ein ppdragsgivar fr istandsettingstiltaka i Prsjekt Bryggen, men er ein av premissleverandørene gjennm å gje dispensasjnar etter kulturminnelva g å frdele tilskt etter søknad frå tiltakshavarane. Det er utarbeida retningslinjer fr tilskt i Prsjekt Bryggen, vedtekne av fylkesutvalet 20. februar Fylkesutvalet har gitt fylkesrådmannen mynde til å frdele tilskt til tiltak i rdninga. Ved behv fr justeringar av retningslinjene fr tilskt, blir justeringane vedtekne av fylkesutvalet. Retningslinjene fr tilskt mhandlar mellm anna vilkår fr tildeling, kva det kan søkast m tilskt til, eigendeler, kntrll, eventuelle misleghald, g klagerett på vedtaket m tilskt. Retningslinjer fr dkumentasjn g rapprtering i istandsettingstiltaka i Prsjekt Bryggen har blitt utarbeida ver ein lengre peride, mellm anna skreve ned i ulike ntat g i retningslinjer fr frprsjekt, g er n samla i eitt dkument. Dei blir justert administrativt ved behv. B) DEI ULIKE FASANE I ISTANDSETTINGSTILTAKA Eit istandsettingstiltak i Prsjekt Bryggen skal vere inndelt i t fasar: 1) Planleggingsfase 1.1 Frprsjekt 1.2 Frundersøkingar g detaljprsjektering 2) Gjennmføringsfase 2.1 Istandsetting 2.2 Sluttrapprt Merk: Før det kan gis tilskt til frprsjekt g frundersøkingar, må ein bygning vere tilstandsregistrert i Askeladden. Denne tilstandsregistreringa utførast av Hrdaland fylkeskmmune. Dkumentasjnen g rapprteringa sm blir mtala i desse retningslinjene gjeld fr prsessen etter tilstandsregistreringa i Askeladden. Likeeins er tilstandsregistreringa i Askeladden sm fylkeskmmunen utførar når tiltakshavar har avslutta istandsettingstiltaket heller ikkje mtala i desse retningslinjene. Fase 1.1 frprsjekt Eit frprsjekt skal utdjupe den tilstandsregistreringa i Askeladden sm allereie er utført av fylkeskmmunen. Eit frprsjekt skal kunne gjennmførast utan ppseiingar av leigeavtalar. Det må påreknast mindre avdekkingar innvendig, men utan at det er naudsynt med avbrt i leigefrhld. Utvendig kledning kan vanlegvis demnterast utan prblem. Stre demnteringar av utvendig kledning kan m ønskjeleg utsettast til frundersøkingane. På bakgrunn av dispensasjnssøknaden/ane sm sendast inn samtidig med frprsjektet, skal det vere mgeleg å gi ein dispensasjn sm gjeld a) verrdna mfang g metde g b) meir grundige undersøkingar av bygningen. 2

3 - Det skal i fase 1.1 frprsjekt utarbeidast ein grvkalkyle fr istandsettinga. - Det skal sm del av frprsjektet utarbeidast plan g budsjett fr dei påfølgjande frundersøkingane. Prsessen etter frprsjektet Når eit frprsjekt inkl. vedlegg er ferdig handsama, g dersm det blir gdkjent, blir det teke ei avgjersle m kva tid tiltakshavar kan starte med vidare frundersøkingar g detaljprsjektering, sm andre del av planleggingsfasen. Sidan det i frprsjektet òg er inkludert budsjett fr gjennmføring av frundersøkingane, skal det samstundes vere mgeleg å gjere vedtak m tilskt til dette arbeidet. I dei tilfella kr det er teke ei avgjersle m at fase 1.2 kan startast på eit definert tidspunkt, gis det implisitt klarsignal til ei påfølgjande istandsetting, men det skal gjennmførast frundersøkingar g detaljprsjektering før istandsetting kan starte. Fase 1.2 frundersøkingar g detaljprsjektering I fase 1.2 skal det gjennmførast meir mfattande bygningsundersøkingar, med dei demnteringane sm er naudsynte fr å få ein detaljert versikt ver skademfang g behv fr reparasjnar. Når fasen er ferdig, skal det kunne vere tilstrekkeleg grunnlag fr å gi dispensasjnar frå kulturminnelva til dei arbeida sm skal utførast under istandsettinga. (Undervegs i istandsettinga kan det likevel bli naudsynt å sende inn delsøknader, ved nye funn eller endringar.) I denne fasen skal det utarbeidast eit detaljert budsjett fr istandsettinga. Sluttsummen i budsjettet er retningsgivande fr den øknmiske ttalramma fr istandsettinga. Fase 2.1 Istandsetting Det skal under istandsetting søkast m nye dispensasjnar frå kulturminnelva når det er endringar (t.d. etter nye funn) frå dei dispensasjnane sm er gitt etter avslutta fase 1.2. Ved endringar skal Hrdaland fylkeskmmune kntaktast fr å vurdere m endringane krev ny(e) søknad(er) m dispensasjn. I istandsettingsfasen søker tiltakshavar/eigar m årlege tilskt. Den øknmiske ramma fr kvart år blir definert gjennm vedtak i årlege tilsegnsbrev. Gjennm heile istandsettingsfasen skal det sendast inn del- g årsrapprtar. Fase 2.2 Sluttrapprt Ein sluttrapprt skal sendast inn seinast 6 månader etter avslutta istandsetting. 3

4 C) DOKUMENTASJON OG RAPPORTERING I DEI ULIKE FASANE Merk: Tilsktsmttakar skal sjå til at all dkumentasjn har ein trygg ppbevaring. Dkumentasjnen skal ved førespurnad vere tilgjengeleg. Den skal kunne brukast vederlagsfritt av Hrdaland fylkeskmmune g Riksantikvaren. (Rettshavar vil bli kreditert.) Hrdaland fylkeskmmune g Riksantikvaren har rett til å ffentleggjere dkumentasjnen i sine pne elektrniske arkiv g nettsider, dersm ein finn det tenleg. Sluttrapprten inneheld i str grad dkumentasjnsmateriale sm er prdusert før g under istandsettinga. Det er ønskjeleg at riginalt dkumentasjnsmateriale sm ikkje blir kravd innlevert av Hrdaland fylkeskmmune blir levert til Bergen Byarkiv, anten fr kpiering eller fr ppbevaring. Fase 1.1: Frprsjekt Frprsjektet skal sendast inn sm ei samla fil i pdf-frmat. Søknader m dispensasjn etter kulturminnelva g søknader etter plan- g byggelva kjem i tillegg, sjå nedanfr. Frprsjektet skal innehalde: Namn, adresse, tlf. g e-pstadresse til søkjar, eigar g tiltakshavar Bygningsnummer g Askeladden-ID fr bygningen (ane) Nverande bruk av bygningen Grunngjeving fr tiltaket: Tilstand. Krt teknisk skildring med skadebedømming, ut frå mindre demnteringar. Ta utgangspunkt i registrerte bygningsdelar Framtidig bruk av bygningen Utførande partar i ei istandsetting. Organisasjn g ansvarsfrhld. Her skal det g vere inkludert infrmasjn m relevant bakgrunn g erfaring fr prsjekterande knsulent, utførande entreprenør g andre partar Dkumentasjn. a) Oppmåling: Situasjnsplan 1:200. Planar, snitt, fasadar mål 1:100. Ein kan nytte eldre teikningar sm er ppjusterte til dagens situasjn. Alle teikningar skal føreligge i pdf, med ppgitt utskriftsfrmat fr riktig målestkk. b) Krt bygningshistrie g endringskrnlgi, med ft dersm mgleg. Eldre sett ppmålingsteikningar skal vere inkludert i pdf, med ppgitt utskriftsfrmat fr riktig målestkk. 4

5 c) Grundig ftgrafering av bygningen (ane) i dag: Oversikt g detaljar. Synlege skadar. Ft sm viser versikt, detaljer g synlege skader skal vere inkludert i pdf-fila sm sendast inn til Hrdaland fylkeskmmune. Inkludert i fila skal det òg vere ftlister g standpunktkart fr dei aktuelle ftgrafia. Ein kan bruke ftgrammetri eller laserscanning sm metde. (Merk at det i ein seinare planleggingsfase vil vere krav m ppmåling basert på laserscanning i 3D, sjå punkt ) Alle ft skal ved førespurnad kunne sendast inn til fylkeskmmunen sm høgppløyselege filar i jpg-frmat. Det skal utarbeidast ftlister g standpunktkart fr alle ft sm blir teke i samband med frprsjektet Punktvis framstilling av enkelttiltaka i ei istandsetting, inklusive eventuelle tiltak sm gjeld tilbakeføring Krt skildring av tiltak g metdar, inkl. drøfting av særeigne antikvariske prblemstillingar. Under dette punktet skal det gså gjerast greie fr antikvariske prblemstillingar på verrdna nivå Kstnadskalkyle fr fase 1.2 frundersøkingar g detaljprsjektering Det skal spesifiserast mfang av g kstnader med fase 1.2 frundersøkingar g detaljprsjektering. Berekning ev eigendelar g kva det kan gis tilskt til er spesifisert i «Retningslinjer fr tilskt i Prsjekt Bryggen» Grv kstnadskalkyle fr ei istandsetting. Det skal settast pp ein grv kalkyle fr kvar bygning med utgangspunkt i frventa naudsynt arbeid per bygningsdel. Dersm det er planlagd eller definert andre finansieringskjelder i istandsettinga, skal desse førast pp. Berekning ev eigendelar g kva det kan gis tilskt til er spesifisert i «Retningslinjer fr tilskt i Prsjekt Bryggen» Signatur frå søkar g eigar Søknader m dispensasjn g løyve. Søknad m dispensasjn etter kulturminnelva sendast separat til fylkeskmmunen, innan eller samstundes med innsending av frprsjektet. Dispensasjnssøknaden skal gjelde den verrdna ramma (verrdna mfang g metde) fr tiltaket. Søker avklarar med Bergen kmmune m dei planlagde tiltaka vil krevje ein søknad etter plan g bygningslva. Tidspunkt fr innsending av ein eventuell søknad parallelt med frprsjektet eller i fase 1.2 frundersøkingar g detaljprsjektering avgjerast av søker. Søker har ansvar fr å innhente dei naudsynte løyva fr tiltaka frå andre mynde. 5

6 Fase 1.2:Frundersøkingar g detaljprsjektering Følgjande skal utarbeidast g sendast inn i denne fasen: Dkumentasjn: a) Oppmåling basert på laserscanning i 3D, før g etter demnteringar. Teikningane sm sendast inn til Hrdaland fylkeskmmune skal føreligge sm pdf-filar, med ppgitt utskriftsfrmat fr riktig målestkk. Planar, snitt g fasadar. Detaljteikningar av typiske g spesielle detaljar. b) Systematisk gjennmftgrafering, før* g etter demnteringar: Oversikt g detaljar. Synlege skadar. Alle ft sm sendast inn til Hrdaland fylkeskmmune skal føreligge sm høgppløyselege jpg-filar. Saman med ftmaterialet skal det sendast inn ftlister g standpunktkart. (*Der kr rm var tmme eller nær tmme då det blei ftgrafert i samband med frprsjektet, er det ikkje naudsynt å ta nye ft før demntering. Det skal i så høve spesifiserast kva fr rm dette gjeld.) c) Ein utdjupande bygningshistrie g endringskrnlgi, illustrert med ft g teikningar så langt det er relevant fr istandsettinga. Teikningar skal vere i pdf, med ppgitt utskriftsfrmat fr riktig målestkk Detaljert skildring av skademfang, g ønskte tiltak g metdar, inkl. drøfting av særeigne antikvariske prblemstillingar. Skademfang g ønskte tiltak g metdar skal òg markerast på før- g etterteikningar. Teikningane skal føreligge sm pdf-filar Detaljert framdriftsplan inklusive milepælar. Framdriftsplanen skal ta utgangspunkt i registrerte bygningsdelar fr kvar bygning Budsjett. Budsjettet skal vere med utgangspunkt i naudsynt arbeid per bygningsdel, fr kvar einskild bygning. Det skal vere basert på undersøkingar av bygningsdelar g eigne utarbeida kstnadsberekningar/ innhenta prisar. Budsjettet skal g spesifiserast fr kvart år fr kvar av bygningane, men sidan framdrifta i istandsettinga vil avhenge av strleiken på dei årlege tilskta, må ein rekne med seinare justeringar av årsbudsjetta. Budsjettet bør legge vekt på viktige milepælar i istandsettinga. Sluttsummen i budsjettet er retningsgivande fr den øknmiske ttalramma i istandsettingsprsjektet. Kva det kan gis tilskt til g berekning av eigendeler er spesifisert i «Retningslinjer fr tilskt i Prsjekt Bryggen» Nye søknader etter kulturminnelva. Søknad etter plan- g bygningslva. Andre løyve. 6

7 Søknader m dispensasjn etter kulturminnelva fr dei knkrete tiltaka sm skal gjennmførast i istandsettinga sendast inn i løpet av fasen. Det skal ligge føre vedtak m dispensasjn før istandsetting startar. Naudsynt søknad etter plan- g byggelva sendast inn seinast i denne fasen, sjå punkt Naudsynt løyve skal ligge føre før istandsetting startar. Søker har ansvar fr å innhente dei naudsynte løyve fr tiltaka frå andre mynde. Dei naudsynte løyva skal ligge føre før istandsetting startar. Vedtak etter kulturminnelva vil legge hvudprinsippa fr istandsettinga. Fase 2.1: Istandsetting Under istandsettingsfasen skal det søkast m nye dispensasjnar frå kulturminnelva visst det er endringar (t.d. etter nye funn) frå dei dispensasjnane sm er gitt. Sjå side Generelt gjennm heile fase 2.1 gjeld at alt arbeid skal dkumenterast med ft, teikningar g skildringar av utført arbeid før, under g etter at tiltaka er ferdige. Krav til filfrmat fr teikningar g ft er det same sm i fase 1.2, g det er òg i denne fasen generelle krav m at det blir utarbeida ftlister g standpunktkart. Delar av dkumentasjnsmaterialet skal inngå i ein sluttrapprt. Heile dkumentasjnsmaterialet må vere tilgjengeleg fr den sm skal skrive sluttrapprt Det skal årleg rapprterast slik at det er i tråd med retningslinene fr tilskt g slik det blir spesifisert i dei årlege tilsegnsbreva. I hvudtrekk vil dette vere m lag slik: T gngar årleg: Rapprtar på frbruk g utført mengde i høve til budsjettet fr det einskilde året, inkl. skildringar av utført arbeid. Det er utarbeida elektrniske rapprteringsskjema sm skal nyttast. I samband med årsrapprteringa skal det i tillegg sendast inn eit elektrnisk dkument med utvalde ft (med fttekstar) sm viser utført arbeidet i løpet av året. Teikningar ved behv. Revisrattestert rekneskap eller revisrs beretning til rekneskapen. I sistnemnde høve skal det presiserast kva fr rekneskapsppstilling sm er revidert, g tilsktsmttakar skal sende inn den aktuelle rekneskapsppstillinga saman med revisrs beretning. I rekneskapsppstillinga skal det framkme kstnader fr kvar einskild bygning med g utan tiltakshavars eigendel, samt beløp fr anna ekstern finansiering. Det skal òg presiserast m ppstillinga inkluderer kstnader fr arbeid/tiltak sm det ikkje gis tilskt til jf. retningslinjer fr tilskt i prsjekt Bryggen, samt strleiken på kstnadene. I dette ligg mellm anna at revisr skal kntrllere at inntekter g utgifter vedkjem istandsettingstiltaket, inklusive at berre utgifter til tilsktsberettiga element inngår sm del av dei tilsktsberettiga kstnadene. Tiltakshavar skal frtløpande rapprtere vesentlege avvik frå det årlege tildelingsgrunnlaget Etter istandsetting skal det gjerast ei ny ppmåling basert på laserscanning i 3D. Teikningane skal nyttast i sluttrapprten. Planar, snitt g fasadar. Detaljteikningar av typiske g spesielle detaljar sm er blitt endra eller gjrt tilgjengelege i byggefasen. 7

8 Fase 2.2: Sluttrapprt Når istandsettinga er ferdig skal tiltakshavar utarbeide ein sluttrapprt Den utdjupande bygningshistrien g endringskrnlgien sm blei utført i frundersøkingane ppdaterast dersm det er naudsynt, g skal vere inkludert i sluttrapprten Sluttrapprten skal med tekst, ft g teikningar beskrive: Tilstand før istandsetting Utført arbeid/ krleis bygningen(ane) er sett i stand inkl. grunngjeving av val. Tilstand etter istandsetting. Situasjn før byggestart g situasjn ved ferdig istandsetting (sm bygd) dkumenterast særskilt, med teikningar (planar, snitt, fasadar, detaljar), beskrivingar g ft (versikt g detaljar). Teikningane skal vere basert på dei laserscanningane i 3D sm blei utført før g etter demntering i fase 1.2 (frundersøkingar g detaljprsjektering), g sm bygd i fase 2.1 (istandsetting). Etter-teikningar i fase 1.2 g fase 2.1 inkluderast i den grad det er relevant Avvik frå dei pphavlege planane skal skildrast g grunngjevast Sluttrapprten bør ha ei kritisk analytisk tilnærming Sluttrapprten skal gjere greie fr kstnader fr istandsettinga: Samla utgifter, med g utan eigendel, fr alle bygningane i heile istandsettingsperiden. Fr istandsettingar frå g med 2011: Samla utgifter, med g utan eigendel, spesifisert per bygning g bygningsdel. Byggekstnader pr. m2 fr istandsettinga av den einskilde bygningen. Avvik frå kalkyle Ein skal utarbeide fdv-plan, sm ein del av sluttrapprten eller sm eit vedlegg til den Lengda på den einskilde sluttrapprten er avhengig av mfanget av g kmpleksiteten på istandsettingstiltaket Sluttrapprten skal sendast inn seinast 6 månader etter prsjektslutt. Sluttrapprten skal sendast inn både i papirfrmat g sm ein samla pdf-fil. 8