Kommunens utfordringer knyttet til informasjonsforvaltning

Transkript

1 KS - Arkivgruppe Kmmunens utfrdringer knyttet til infrmasjnsfrvaltning Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

2 Side 2 av 13 Innhld 1 Innledning Bakteppe Sjekkliste Behvsavklaring Frankring Prsjektrganisering Behvsdefinering Kravspesifikasjn Knkurransegjennmføring Systeminnføring Gevinstrealisering g evaluering VEDLEGG: Anskaffelse av sak-/arkivsystem - Huskeliste fr Arkivleder...10 KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

3 Side 3 av 13 1 Innledning Dette dkumentet er utarbeidet av EKOR AS på bestilling fra KS ved Line Richardsen, med bakgrunn i referat fra et møte i KS Arkivgruppe den 16.juni Ønske m å etablere en slik sjekkliste har utgangspunkt i et behv fr å synliggjøre hva en anskaffelse av et sak-/arkivsystem innebærer. Sjekklisten skal gjøre den enkelte kmmune bedre i stand til å gjennmføre slike prsjekter på en måte sm sikrer gde prsesser g ønskede resultater. 2 Bakteppe De fleste kmmuner har innført fullelektrnisk sak- g arkivsystem basert på Nark 4. Disse løsningene knytter saksbehandling g arkivering sterkt sammen. Den viktigste frskjellen mellm Nark 4 g Nark 5 er at denne tette kblingen er tnet ned, ved at det kun stilles bligatriske krav til arkivfunksjnaliteten. Dette åpner fr en rekke nye muligheter, samtidig sm det gså blir mer krevende fr kmmunene å være kravstiller g gjennmføre en anskaffelse. I bruk sm et sak- g arkivsystem er det i praksis svært liten frskjell mellm et Nark 4 system g en løsning basert på det kmplette kravsettet i Nark 5 (Nark 5 kmplett) Kmmunen kan frtsette å bruke sin eksisterende sak/arkivløsning (Nark 4- systemet) på samme måte sm før. En ppgradering til Nark 5 av eksisterende sak/arkivløsning må vurderes ut fra behv g tilbudte funksjnalitetsfrbedringer ved ppgradering. En kmmune kan ha flere jurnaler g flere arkiv. Det er fullt mulig å ha flere saksbehandlingssystemer (fagsystemer) med hvert sitt elektrniske arkiv basert på kravene til Nark 5 kjerne, eller systemene kan dele ett g samme elektrniske arkiv basert på Nark 5 kjerne. En kan gså ha en blanding av selvstendige g delte kjerner i en kmmune. KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

4 Side 4 av 13 Gjennmføring av en anskaffelse bør rganiseres sm et prsjekt, der man setter sammen en tverrfaglig prsjektgruppe sm dekker tjenestene arkiv, anskaffelse g IT, g samtidig tar med seg de fagmiljøene sm har behv fr bedre saksbehandlingsstøtte. En ffentlig anskaffelsesprsess er strengt regulert med en rekke krav, frister g bestemmelser mkring hva en får gjøre g ikke får gjøre. DIFI har laget prtalen, fr å bidra med støtte i en slik prsess. Utgangspunktet fr et prsjekt vil være en grundig gjennmgang av behvene i kmmunen, sett pp mt de muligheter sm anskaffelsen av en Nark 5-basert løsning vil medføre. Sjekklisten under er tenkt sm en huskeliste fr deg sm vurderer å anskaffe et nytt Nark 4/5 (kmplett) gdkjent sak -/arkiv system. 3 Sjekkliste 3.1 Behvsavklaring Trenger vi et nytt sak -/arkiv system? Kan brukerprblemene løses med mer pplæring, eller ved å anskaffe mer saksbehandlervennlige grensesnitt på eksisterende løsning fra eksisterende leverandør? Kan arkivdanningsutfrdringene løses ved å utnytte arkivet i eksisterende Nark løsning gså til dkumentasjn fra andre systemløsninger (fagsystemer), økt fkus på rutineutarbeidelse g bedre frmidling g ppfølging av ansvar fr etterlevelse av rutiner? Eller vil det være mer hensiktsmessig å anskaffe et nytt elektrnisk arkiv basert på kjernekravene i Nark 5 fr denne dkumentasjnen? Kan eksisterende løsning utnyttes bedre gjennm å tilpasse saksprsessene, lage flere maler, bruke webskjemaløsninger, e.l. Hva kan vi lære av tidligere anskaffelser? Er det følte behvet fr systembytte et resultat av: mangelfull funksjnalitet i eksisterende løsning dårlige vedlikehldskntrakter mangelfull behvsspesifikasjn mangler i prsjektrganisering utfrdringer med innføring g bruk andre frhld? Hvrfr har ikke resultatene (gevinstene) av anskaffelsen blitt sm frventet? Hva gjrde en bra, hva fungerte, hva gikk galt g hvrfr? Er det behv fr å hente inn ekstern kmpetanse fr å støtte prsessen på veien videre? 3.2 Frankring Spørsmålene ver g tilhørende diskusjner danner beslutningsgrunnlaget fr m det skal skje en anskaffelse. Det er viktig at beslutningen er slid frankret gjennm en beslutning KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

5 Side 5 av 13 hs den administrative ledelsen. Fr å kunne freta en gd frankring må det utarbeides et beslutningsgrunnlag sm innehlder: En klar frmålsbeskrivelse (hvrfr gjøres dette g hva er frventet resultat) En gevinstplan. Hvr skal de ønskede resultatene/gevinstene hentes ut? Hvem (persn/ rlle) bærer ansvaret fr realiseringen av gevinstene når systemet settes i drift? 3.3 Prsjektrganisering En anskaffelse bør defineres g rganiseres sm et prsjekt. Dette innebærer å definere prsjektets: Mål Organisering/rller Omfang g avgrensning Rammebetingelser Prsjektfrmen har den frdelen at en tidlig får synliggjrt hva sm kreves av innsats både i tid g penger. En får gså klare rammer fr gjennmføringen, ne sm er med på å sikre fremdriften. Prsessen med analyse, spesifikasjn, anskaffelse g innføring kan ses på sm delfaser i et prsjekt. Kritiske suksessfaktrer: Gd prsjektledelse g prsjektstyring kmpetanse g avsatt tid til arbeidsppgaven fr prsjektleder g prsjektmedarbeidere styring etter fremdrifts, -milepæls, - g resultatplan Klar rganisering g rllefrdeling Styringsgruppe (med prsjekteier) Prsjektgruppe Referansegrupper Klare prsjektmål Klare rammer Avklare frventninger hs brukere g ledere budsjetter bruk av interne ressurser bruk av ekstern-/ innleid kmpetanse systemkstnad (pris) knfigurering/ systemtilpasninger lisens (er) vedlikehld KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

6 Side 6 av 13 installasjn/integrasjn test migrering pplæring/utrulling tid/fremdrift Klar avgrensning (frventningsstyring) avgrensning mt andre prsjekter avgrensning mt andre behv 3.4 Behvsdefinering Denne fasen har sm hvedfunksjn å fange pp behvene g samle dem på en måte sm kan danne grunnlaget fr en kravspesifikasjn. Behvsfasen skal være en åpen g bred prsess fr å få belyst så mange relevante prblemstillinger sm mulig. Dette krever at en er i stand til å engasjere et bredt spekter av kmpetanse g kunnskap i kmmunen sm kan gi innsikt i frhld rundt: Organisering g samhandlingsprsesser Eksisterende saksbehandlingsprsesser Eksisterende IT-støtte Juridiske rammebetingelser Selve arbeidet er gså en viktig i frhld til å invlvere g engasjere mennesker, sørge fr at deres ønsker g behv blir hørt, g dermed frebygge mtstand når prsjektet er avsluttet g systemet skal settes i drift. Dette kan praktisk gjøres gjennm en utstrakt bruk av referansegrupper i denne prsjektfasen. Resultatet fra en behvsdefinering bør gi svar på spørsmål sm: Hvrdan skal løsningen støtte pp under våre strategiske planer på andre virksmhetsmråder (e-frvaltning, IKT,.l.)? Hva skal systemet brukes til? Hva skal det ikke brukes til? Hvem skal bruke det? Hvrdan skal det fungere sammen med de systemene vi allerede har? Hvilke(t) system(er) skal det erstatte? Hvrdan skal eksisterende arkiv g arkivdeler (elektrniske g papirbaserte) håndteres i den nye løsningen (peridisering, digitalisering, migrering, depnering, avlevering)? Hvilke saksprsesser skal benytte løsningens dkumentlager/ arkiv? Hvrdan skal arkivdelene håndteres i ny løsningen (bevarings g kassasjnsbestemmelser rdningsprinsipp.l.)? Hvilke rutiner g hvilken ansvarsfrdeling skal en ha mellm saksbehandlere g arkiv/dkumentsenter (arkivdanning)? KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

7 Side 7 av 13 Hvrdan skal systemeierskap, ansvar fr systemfrvaltning (videreutvikling) g driftsansvar frdeles (internt g mt eksterne kntraktsparter)? Hva trengs av pplæring, g hvrdan skal pplæringen rganiseres fr å sikre ptimal bruk (effektive arbeidsprsesser) g gde arkiver (arkivdanning)? Hva trengs av avlæring (rutiner sm blir verflødige med nytt system)? I en slik prsess kan det gså være frnuftig å se seg rundt i markedet, vurdere alternative løsninger g de standardsystemene sm finnes. Ta gså kntakt med andre kmmuner fr å høste av deres erfaringer. Prsessen kan innebære at det må gjennmføres større kartleggingsarbeider fr å få den versikten sm er nødvendig fr å besvare spørsmålene ver. Kartlegging av arkivdeler g rutinebeskrivelser står meget sentralt. Frskriften til arkivlven sier at alle ffentlige virksmheter har plikt til å ha en arkivplan: "Eit ffentleg rgan skal til en kvar tid ha ein ajurført samleplan, ein arkivplan, sm viser kva arkivet mfatter g krleis det er rganisert. Arkivplanen skal gså vise kva slags instruksar, reglar, planar mv sm gjeld fr arkivarbeidet." En viktig del av behvsanalysen vil derfr fte være å ppdatere / lage en fullstendig arkivplan. IKKE TA SNARVEIER I DENNE FASEN. DET KOSTER DEG DYRT SENERE! 3.5 Kravspesifikasjn Selv m sak -/arkivsystemer har et sett med ferdigstilt funksjnalitet finnes det stre rm fr individuelt ppsett av løsningene. En er derfr nødt til å spesifisere sine egne behv så gdt sm mulig frut fr anskaffelsen. Dkumentasjnen fra behvsdefinisjnen brukes her sm underlag til å lage kravspesifikasjnen. Vær ppmerksm på at utfrming av kravspesifikasjnen er avhengig av anskaffelsesfrm. En gd kravspesifikasjn: Gir en klar versikt ver priritering av funksjnalitet (skal, bør g psjner) Beskriver både funksjnelle g ikke-funksjnelle krav til ny løsning Innehlder krav til vedlikehld, pplæring g andre ytelser relatert til systemanskaffelsen Stiller kravene pp i kravtabeller rganisert etter kravtype Er åpen nk til å gi rm fr innspill fra leverandørene (avhengig av anskaffelsesfrm) Et rigid nk til å danne et grunnlag fr å kunne få tilbud sm det går an å evaluere pp mt hverandre Det er viktig å merke seg at kravspesifikasjnen er Bilag 1 i Statens Standardavtaler fr IKTanskaffelser. Kvaliteten på kravspesifikasjnen avgjør dermed det juridiske utgangspunktet fr leveransen etter inngått kntrakt. 3.6 Knkurransegjennmføring Gjennmføring av anskaffelsen mfatter utarbeidelse av knkurransegrunnlag, kunngjøring, leverandørvalg g kntraktsinngåelse. KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

8 Side 8 av 13 Knkurransegrunnlaget i en utlysning bør sm minimum innehlde: En beskrivelse av valgt knkurransefrm Overrdnede milepæler med tidsangivelse fr videre prsess De samlede kravsettene Frslag til kntrakt fr leveranse g vedlikehld (t ulike kntrakter) Ønsket pris -g gjennmføringsmdell Evalueringskriterier TIldelingskriterier Prsessen i denne fasen er avhengig av valgt knkurransefrm. Regelverket sm regulerer ffentlige anskaffelser er kmplisert g det kan være lett å trå feil her. Vi anbefaler at kmmunene knytter til seg spisskmpetanse fr å sikre en gjennmføring sm er i tråd med regelverket. Leverandørenes løsningsfrslag innehlder fte ny infrmasjn eller frslag til løsninger sm ikke nødvendigvis ble avdekket frut fr utlysning. Sett derfr av tilstrekkelig tid i denne fasen til å gjennmgå innkmmende tilbud. Bruk tid på utarbeidelse av kntraktene frut fr signering. Dette er det viktigste dkumentet hvis/når en blir uenige m ne underveis. Husk at vedlikehldskntrakten er minst like viktig sm leveransekntrakten. Vurder m det er behv fr å inngå brukerstøtteavtale med leverandøren. Bruk ikke pris sm eneste tildelingskriterium. Et sak-/arkivsystem skal en leve med i mange år g det en eventuelt sparer i prsjektet kan en risikere å måtte betale fr mange ganger senere. 3.7 Systeminnføring Anbefalinger: Organiser et mttaksprsjekt internt. Etabler en egen prsjektrganisasjn med representanter fra kunde g leverandørsiden g sørg fr rllene til de enkelte deltakerne er beskrevet. Ha et pplegg (helst beskrevet sm en del av kntrakten) fr håndtering av endringer. Sørg fr et skikkelig pplegg fr testing g avsignering/utkvittering av levert funksjnalitet. Husk å ha frskjellige installasjner (minimum 2 miljøer/databaser) fr test, pplæring g prduksjn Sørg fr en datfestet vergang til drift. Installasjn av løsning i driftsmiljø. Avsignering/utkvittering av leveranse -g start på vedlikehldskntrakt. Overføring av systemansvaret til linjen. Oppløsning av prsjektrganisasjnen Prsjektet avsluttes når leverandøren har levert det sm er avtalt i leveransekntrakten g prsjektet går ver i drift med tilhørende vedlikehldsavtale. KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

9 Side 9 av Gevinstrealisering g evaluering Prsjektgruppen er ppløst g alle videre ppgaver gjennmføres i linjen. Realisering av identifiserte gevinster (i beslutningsgrunnlaget frut fr prsjektetablering) kan starte. Det anbefales gså at man etablerer en frmalisert evalueringsprsess, fr senere å kunne dra nytte av erfaringene man gjrde i prsjektet. Evalueringsgruppen kan gså bidra til å identifisere gevinster sm det ikke var ppmerksmhet rundt ved prsjektets ppstart. UTEN REALISERING AV GEVINSTER HAR ANSKAFFELSEN VÆRT BORTKASTET! KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

10 Side 10 av 13 4 VEDLEGG: 4.1 Anskaffelse av sak-/arkivsystem - Huskeliste fr Arkivleder Arkivleders rlle Arkivleder har en meget viktig rlle sm fagpersn i et sak-/arkivprsjekter. Arkivleder har hvedansvaret fr arkivdanningen i kmmunen, g er faglig ressurspersn fr alle arkivrelaterte frhld. Arkivleder må sørge fr å være en aktiv deltaker g premissgiver i et sak- /arkivprsjekt fra første stund Arkivplan Arkivplanen med sine versikter ver rutiner fr arkivdanningen, versikt ver arkivskapere, elektrniske systemer g de ulike arkivdeler g behandlingen av disse utgjør en kjerne i et hvert arkivprsjekt. Uten en slik versikt mangler en veikartet fr å kunne anskaffe g innføre en løsning. Jbb tett sammen med IT- funksjnen fr å få versikt ver systemene sm er i bruk. IT- har samme behv fr versikt her. IT-funksjnens jbb er å frvalte systemene g sørge fr skikkelig drift. Arkivtjenestens ansvar er å sørge fr at systemene er i tråd med de arkivmessige kravene i frhld til jurnalføring, arkivering, bevaring, avlevering sv. Selv m perspektivet er frskjellig, er behvene nært relatert. Sikkerhetsansvarlig er gså en samarbeidspartner, det samme er den sm er ansvarlig fr persnpplysningslven. Disse er gså pålagt å utføre tilsvarende kartlegging. Bruk arkivplanen sm hjelpemiddel fr å definere behv til ny arkivløsning Hvilke arkivdeler skal håndteres i ny løsning? Hvrdan skal dette settes pp? Hva skal rdningsprinsippet fr arkivdelene være? Har kmmunen gdkjente bevarings- g kassasjnsregler fr innhldet i systemet? Hvis ikke må disse utarbeides g gdkjennes av Riksarkivaren før det etableres rutiner fr bruk av disse reglene i systemet. Er fremtidige arkivrutiner utarbeidet i tråd med Riksarkivarens frskrift kapittel IX? Hvrdan ivaretar kmmunens eksisterende fagsystem krav til dkumentfangst, jurnalføring g arkivering? Er det utarbeidet bevarings- g kassasjnsregler fr fagsystemene? Hva gjøres med det eksisterende systemet? Tilgjengelighet til g ppslag i avsluttet system Tilgangsstyring etter at aktiv bruk av systemet er avsluttet Depnering/ avlevering uttrekk fra systemet g verføring til arkivdept Nedgradering/ avgradering av pplysninger g dkumenter i systemet Gdkjenningsprsesser sm ble brukt i systemet mens det var i bruk Inn i avleveringsuttrekket? Hvrdan? Håndtering av egenutviklet funksjnalitet/egendefinerte felt/funksjner Inn i avleveringsuttrekket? Hvrdan Valg av perideskille (skarpt/verlappende). Definer periden. Gå gjennm eksisterende system KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

11 Side 11 av 13 Sørg fr at avslutt saker g jurnalpster er avsluttet i systemet Sjekk alle restanser freta aktiv g intensivert restansekntrll Sett alle jurnalpststatuser til J eller A (avhengig av hva kmmunen har besluttet skal være arkivertstatus). Husk samsvar mellm jurnalsystemet g tilhørende arkiv. Hvis kmmunene har papirbasert arkiv: Sjekk at evt papirdkument er skrevet ut g at papirarkivet er kmplett. Hvis kmmunen har elektrnisk arkiv: Sørg fr at det elektrniske arkivet er kmplett. Sørg fr å hente inn alle utlånte dkumenter g saker sm saksbehandlere ikke har bruk fr mer. Avslutning av en kmmunes arkiver når flere kmmuner har felles database må planlegges, g alle invlverte kmmuner må delta i planleggingen. Dkumenter svært detaljert i arkivplanen hva sm er gjrt. Husk at det er etter hvert er den eneste hukmmelsen sm finnes! Hva gjøres i mellmperiden - utfasing av gammelt g innfasing av nytt? Gjennmfør restansekntrllen Følge pp alle statuser sm ikke er endelige g få saker satt til status - A. Jurnalpster skal settes til status J eller A (avhengig av hva sm er definert sm sluttstatus) Lage rutiner fr håndtering av løpende saker g saker sm gjenåpnes Viktig å avklare: Viktig å huske: Kan deptet håndtere digitalt skapte arkiv? Har kmmunen avtale med arkivdept? Dekker avtalene digitalt skapt arkiv? Husk at fagsystem ikke kan slettes før det freligger et kassasjnsvedtak fra Riksarkivaren. Husk gså at Datatilsynets bestemmelser m sletting eller sanering av data gjelder ikke før Riksarkivaren har fattet kassasjnsvedtak fr systemet Hva gjøres i nytt system? Bygge pp grunnregistrene (adresse, brukere, rller, rettigheter, skjerming sv) Definere tilgangsstyringstype g -grupper Test av nytt system Innføring Testperide Har det funksjnene vi har avtalt? Sjekke m knverterte system ppfører seg sm de skal. Særlig m dataene er kmplette, g søkbare, m de sm skal være redigerbare frtsatt er det, m utvalgs-/møtebehandlingsmdulen er sm den skal være g m rettighetsstyring g skjerming Sette i drift de funksjner vi har avtalefestet Gjennmføre pplæring KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

12 Side 12 av 13 Freta et avleveringsuttrekk g et perideskille Akseptansetest (kan ikke gjennmføres før man har kjørt en peride) Gdkjenningsdat Legg f.eks. inn en dat sm sier at når alle saksbehandlere er på, g driftet i et år Tidligere 14 dager etter installasjnsdat, bør være et senere tidspunkt hvr alle saksbehandlere er på g deretter i vanlig drift ett år Garantiperide Driftsstart I Statens Standardavtaler er slike ting spesifisert, men det er ingenting i veien med å ha egne vedlegg/bilag eller ikke gdta deler av standardavtalen. Kntrll av dater mellm avtalen g bilagene Hva gjøres med papirarkivet? Har alle dkumenter kmmet til arkiv? Har alle utlån kmmet tilbake? KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem

13 Side 13 av 13 Hilsen alle ss i EKOR AS Besøk ss på: Les m vårt fag på: Kntakt: tlf: , epst: pst@ekr.n - din partner innen elektrnisk arkivering KS-ARKIVGRUPPE: Sjekkliste fr anskaffelse av sak-/arkivsystem