LEIRFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Britt Jonassen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 14/ Klageadgang: Nei

Transkript

1 LEIRFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Britt Jnassen Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 14/ Klageadgang: Nei ORGANISASJONSSTRUKTUR LEIRFJORD KOMMUNE Administrasjnssjefens innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under denne linja &&& Ny administrativ rganisasjnsstruktur,med virkning fra , tas til rientering. ::: &&& Sett inn innstillingen ver denne linja &&&... &&& Sett inn saksutredningen under denne linja &&& Saksutredning: En av hvedarbeidsppgave til adm sjefen er å lede, rganisere g frdele arbeidsppgaver fr Leirfjrd kmmune, slik at innbyggerne får de tjenester de har krav på, på en mest mulig hensiktsmessig g effektiv måte. Adm sjefens ledergruppe har på bakgrunn av dette gjennmført en prsess, med frmål å se m dagens struktur er hensiktsmessig i fht å møte fremtidens krav g behv. «Selv den minste kmmune er en str tjenesteprduserende bedrift» Det er derfr viktig at mange faktrer e r på plass fr at innbyggerne skal kjenne trygghet fr at de får gde tjenester når de har behv fr det, f eks Gd kmpetanse Gde hldninger Nk persnell/øvrige ressurser Hensiktsmessig rganisasjnsstruktur Strukturen er altså bare en viktig faktr, men likevel - en særs viktig faktr. Den beskriver den frmelle arbeids g myndighetsfrdeling. I tillegg vil verrdnede styringsdkumenter, plan fr kmpetanseutvikling g rekruttering, delegasjnsreglement, ledelsesutvikling sv være viktige faktrer å ha på plass fr å møte fremtidens krav. Både dagens - men spesielt fremtidens arbeidstakere,vil ha større krav til større sjølstendighet i utførelse av sine ppgaver/fag, g det å få ta i bruk sin kmpetanse i et bredt perspektiv. Lange beslutningslinjer vil ikke samsvare gdt med dette. I dag har vi den såkalte «Etatsjefsmdell» sm rganisasjnsstruktur. Det betyr at det er minimum 3 eller flere ledernivå Adm.sjef etatssjef- styrer/rektr, evt avdelingsleder, pedaggisk/fagleder sv. Størsteparten av kmmunene har i dag en rganisasjnsmdell basert på såkalt «Flat struktur» - en mdell sm er basert på følgende prinsipper Utstrakt grad av delegering

2 Målstyring Helhetstenking Gjennm dette tenker en at myndigheten skal ligge nært brukerne - det kan tas raskere beslutninger, det skal bli tydeligere ansvarsfrhld g bedre, mer effektiv øknmistyring. «Makten» flyttes fra etatsledere g til ledere fr tjenesteenheter. Det er nå ca 20 år siden denne mdellen ble tatt i bruk, g mange kmmuner har gjrt seg erfaringer, på «gdt g vndt», sm vi nå kan ta hensyn til, g gjøre frebyggende grep fr å frhindre at det samme skjer i vår kmmune. Et annet mment i denne mdellen er at ledere fr tjenesteenheter g administrasjnssjef rganiseres nærmere, g får dermed direkte dialg m sine muligheter, utfrdringer sv. Erfaringer i kmmuner sm har hatt mdellen (Agenda Kaupangs frskningsrapprt 2010) Delegeringen fungerer Ansvaret er tydeligere frdelt Beslutninger tas raskere Virksmhetsledere trives med reell myndighet Samarbeidet på tvers er ikke blitt dårligere, verken innad i tjenesten eller mellm tjenestene Stab/støtte er fte et svakt punkt Viktige frhld i denne mdellen Målstyring fra plitikere g strategisk ledergruppe. De enkelte virksmhetsledere skal sjølstendig utføre sine ppgaver i hht de verrdna plitiske g administrative mål sm er satt, g i hht inngåtte lederavtaler mellm administrasjns sjef g virksmhetsledere Antall ledernivå reduseres. Fra minimum 3 til minimum 2, g antallet ledere med reelle fullmakter økes. Dette medfører direkte delegering fra adm sjef til virksmhetsleder, g erfaringsvis gir dette mer engasjement, g gir mer g bedre brukerrientering Utfrdringer i mdellen Krdinering av en så desentralisert rganisasjn bør ikke være fr strt kntrllspenn fr adm sjef (fr mange virksmheter rett under) Utvikling av en desentralisert rganisasjn Hvrdan skal den plitiske styringen være I tillegg er det fr Leirfjrd kmmune sin del en utfrdring i at vi har minimale stab/støtte funksjner i dag. Tiltak fr å håndtere utfrdringene: Kmmunalsjefer sm gir lederveiledning til virksmhetsledere, g ivaretakelse av verrdnet utvikling g ppfølging på vegne av adm sjef Nen av kmmunalsjefene får tilleggsppgaver, sm nrmalt ville lagt i en stab. IT/kvalitetssikring, øknmi, persnal Stedfrtreder fr adm sjef g ppfølging av interkmmunale rdninger Øknmi g IT har vi gjennm samarbeid med Alstahaug, men det trengs gså nen «lkalt» sm har et særskilt ppfølgingsansvar i fht virksmhetene på dette mrådet. Klare mål g rammer fra plitikerne Gde samhandlingsarenaer Strategisk ledergruppe har møter med ujevne mellmrm, etter behv f eks knyttet til planprsesser, budsjett /øknmiplan g regnskapsavslutning

3 Lederfrum. hvr alle virksmhetsledere g strategisk ledergruppe møtes 1 gang pr mnd fr å diskutere generelle ledelsesutfrdringer g driftsspørsmål blir et viktig fra Virksmhetsledere sm er samlet under samme kmm sjef, avtaler behv fr egne lederfra, spesielt med tanke på planlegging g utvikling.. Sammenligning med tilsvarende kmmuner, bruk av bruker-/medarbeider undersøkelser er viktige verktøy fr å vurdere /krdinere utviklingen Det er ikke mulig å få til en mdell sm ivaretar abslutt alle frhld på den måten en ideelt sett kunne ønske seg, g nen valg er derfr gjrt utfra hensiktsmessighetstenkning. I tillegg er alle stillinger/ressurser sm innehar fagleder/pedaggisk lederfunksjn ikke tegnet inn i rganisasjnskartet - disse ressursene vil i utgangspunktet frtsette sm før. Så vil det være nen mråder vi i ppfølgingen må se på mulige støttefunksjner til, utfra størrelse/mange fagmråder sv. I fht vedlagte nye strukturkart er det nen mment sm bør fremheves: Ressurser til strategisk ledelse er redusert med 2 årsverk, gjennm at servicekntret, næringsavdelingen g ressurs g utviklingsetaten er sammenslått. Kmmuneverlege g flkehelsekrdinatr skal (i den stillingsandel de er i disse funksjnene) jbbe tverrsektrielt, g det er derfr naturlig å legge de rett i stab til adm sjef. Ressurser til allmen kultur er lagt til kmm sjef samfunn. Her tenkes at nærhet mellm næring g kultur er viktig, samtidig sm allmenn kultur har et utviklingsptensiale ifht flere brukergrupper, f eks gjelder dette bibliteket. I tillegg utgjør Leirfjrdhallen en viktig del her. Dette grepet er gså gjrt med bakgrunn i at vi tenker å tydeliggjøre et ansvar fr kmmunenes eiendmmer, i større grad enn i dag. Dette legges under kmm sjef samfunn, hvr gså ressurser til renhld g ressurser til vaktmester/utearbeid samle s. Da vil en i større grad kunne få en helhetlig priritering i bruk av ressursene i fht bygg/eiendm, i tillegg vil det frbedre sårbarhet ved fravær. Prsess: Det har siden årsskiftet 2014 vært gjennmført en prsess i rganisasjnen i fht ny medvirkning. Frmelle instanser sm skal medvirke i hht avtaleverk er Tillitsvalgte Vernetjeneste Arbeidsmiljøutvalg(AMU) Administrasjnsutvalg Saken har vært drøftet g infrmert m i flere sammenhenger Medbestemmelsesmøte, her møter hvedtillitsvalgte (HTV) g ledergruppa AMU, her møter representanter fr ledelse, tillitsvalgte, vernetjeneste, bedriftshelsetjeneste helse g ssialutvalget, infrmasjn m ppstart av prsess Administrasjnsutvalg, 5 av frmannskapets representanter samt 2 HTV Arbeidsgruppe bestående av HTV,HVO samt ledergruppe starter arbeidet Arbeidsgruppen frtsetter arbeidet Medbestemmelsesmøte

4 Adm sjef tilbyr å kmme i alle persnalmøter fr å gi infrmasjn/få innspill, følgende ber m møte g adm sjefen deltar: barnevernstjenesten LBU Ressurs g utviklingstjenesten Leland Barnehage Helsesenteret Ulvang barnehage Frist fr høring første utkast. I tillegg til de frmelle instanser sm skal ha dette til høring, sendes det gså til samtlige avdelinger v/leder, sm gis anledning å kmme med innspill AMU her gjennmgås alle høringer sm er kmmet inn Gjennmgang av alle høringer i ledergruppa Møte med tillitsvalgt fr Den nrske legefrening, samt kmmuneverlege Ledergruppa sluttfører arbeidet med sitt frslag Medbestemmelsesmøte, utvidet med de fagfreninger sm kun har plasstillitsvalgt g ikke HTV AMU Adm utvalg I tillegg har etatsledere hatt dette på sakskartet i egne leermøter,, samt at adm sjefen har mtalt prsessen i mange fredagsbrev (ufrmelt brev til samtlige ansatte i slutten av uken). Selv m en frsøker å gi infrmasjn gjennm hele prsessen, så er slike prsesser fte vanskelige, g mange ansatte blir utrygge. Adm sjefen har derfr lagt vekt på å være ryddig i prsessen, g la alle ansatte ha mulighet til innspill ikke bare de frmelle aktører. Likevel pplever ikke alle å ha fått vært nk med i prsessen, g dette må vi lære av fr fremtidige prsesser Øknmi Denne prsessen har i utgangspunktet ikke hatt et utgangspunkt i øknmisk innsparing, selv m dette er en faktr sm alltid vurderes i alle sammenhenger. Slik mdellen nå ligger så er det likevel redusert med 2 årsverk i strategisk ledelse, dvs redusert ledergruppen fra 6 til 4 medlemmer, ca 1,2-1,3 mill. ledergruppen ser fr seg at de fleste rller i det nye kartet, skal bekles av dagens ledere, lønnsmidler sm allerede er i budsjettet. Sannsynligvis vil vi likevel måtte bruke ne av dette i ny struktur., etter frhandlinger med fagfreninger. I tillegg er det redusert fra 2 til 1 leder ved begge ppvekstsentrene. Avtaleverket tilsier at ved mrganiseringer så skal arbeidstaker behlde sin lønn, selv m de skal inn i andre rller. Det betyr at det først er på lengre sikt at hele innsparingen av ny struktur vil kunne tas ut. Knklusjn Etter at denne prsessen nå er ferdig, har jeg trukket følgende knklusjn Tilnærmet alle innspill mener at det er riktig g viktig med en vergang til en flatere struktur med 2 myndighetsnivå. Dette er gså fra min side det viktigste i mdellen.

5 Gjennm høringsrundene er det fremkmmet frskjellige syn på hvrdan g hvr mange virksmheter det bør være. Her har ledergruppen etterkmmet de sterkeste mtfrestillingene,, spesielt i fht rganisering av helsetjenester. Første frslag innehldt en egen virksmhet fr alle tjenester til barn g unge, sm bl a medførte en splitting av helsetjenestene. Adm sjefen har bedt m innspill fra de sm gir tjenester til barn g unge, på hvrdan vi bedre kan krdinere g målrette innsatsen fra disse tjenestene, uten å samrganisere de.. Disse innspill har jeg fått, g jeg har derfr valgt å ppretthlde helsetjenestene sm i dag. Oppfølging g knkretisering av dette samarbeidet vil være en av de første ppgavene til kmmunalsjefen. Adm sjefens knklusjn på den mest hensiktsmessige rganisering av våre tjenester fr best mulig å møte fremtiden er slik: Kmmunalsjef samfunn Virksmhet fr servicetrget Servicetrget Plitiske rgan Virksmhet Teknikk g kultur RU etatens avdelinger/funksjner Næring Eiendm, herunder renhld g vaktmestre/utetjeneste Allmenn kultur Stedfrtreder fr adm sjef Interkmmunale rdninger Kmmunalsjef helse g velferd Virksmhet fr helse g msrg Institusjnsbaserte tjenester Hjemmebaserte tjenester Sentralkjøkken Miljøtjeneste Virksmhet fr velferdstjenester Barnevern NAV Vksenpplæring Virksmhet fr helsetjenester Helsesøstertjeneste Legetjenester Fysiterapi Psykisk helsevern Overrdnede støttefunksjn Persnal Øknmi Kvalitetssystem IT

6 Kmmunalsjef ppvekst Virksmhet LBU Barne- g ungdmssklen Bjønnåsen SFO Barne- g ungdmsarbeider Virksmhet Ulvang ppvekstsenter Ulvang skle Ulvang barnehage Virksmhet Tverlandet ppvekstsenter Tverlandet skle Tverlandet barnehage Virksmhet Leland barnehage Virksmhet Leines Barnehage Adm sjefen mener at denne strukturen vil gjøre kmmunen sm rganisasjns bedre i stand til å mæte fremtidens krav, både sm tjenesteprdusent, arbeidsgiver g samfunnsaktør. Vedlegg:... &&& Sett inn saksutredningen ver denne linja &&&