Konkurransegrunnlag Bistand til kartlegging og analyse av arbeidsprosesser samt utvikling av funksjonell prototyp

Transkript

1 Knkurransegrunnlag Bistand til kartlegging g analyse av arbeidsprsesser samt utvikling av funksjnell prttyp Side 1 av 12

2 Innhldsfrtegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE 2 1. OPPLYSNINGER OM ANSKAFFELSEN OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Bakgrunn fr anskaffelsen Frutsetninger fr anskaffelsen Beskrivelse av anskaffelsen Tekniske frutsetninger fr anskaffelsen Oppdragets mfang BRUK AV UNDERLEVERANDØRER AVTALEPERIODE / LEVERINGSTID OPSJONER PRIS TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN ALTERNATIVE TILBUD LEVERINGSSTED KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN 7 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILBUDSFRIST LEVERING VEDSTÅELSESFRIST TIDSPLAN 8 3. KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 9 4. KRAV TIL TILBUDET KRAV TIL DOKUMENTASJON KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTFORMING AV TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD STANDARDAVTALE ANNET 12 Side 2 av 12

3 1. Opplysninger m anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjnen v/ Metdeseksjnen 4.1 fr regnskapsrevisjn Pstbks 8130 Dep 0032 Osl Kntaktpersn: Knut Olav Slheim, Metdeseksjnen 4.1 Telefn: Telefaks: E-pst: riksrevisjnen@riksrevisjnen.n Riksrevisjnen er Strtingets revisjns- g kntrllrgan, g har en uavhengig stilling i frhld til frvaltningen. Riksrevisjnens verrdnede ppgave er å føre kntrll med at statens midler brukes g frvaltes på en øknmisk frsvarlig måte g i samsvar med Strtingets vedtak g frutsetninger. Riksrevisjnen har ttalt ca. 500 ansatte. Hvedkntret ligger i Osl, men rundt 100 ansatte har kntr utenfr Osl. Riksrevisjnen utfører regnskapsrevisjn, frvaltningsrevisjn g selskapskntrll frdelt på seks avdelinger. I tillegg har Riksrevisjnen en administrasjnsavdeling sm arbeider med drift, øknmi, persnalsaker, IKT, infrmasjn g krdinering av internasjnalt arbeid. Frmålet med regnskapsrevisjn er å fremskaffe relevant infrmasjn m statens regnskaper, g de dispsisjner sm ligger til grunn fr det, fr med tilstrekkelig grad av sikkerhet å kunne ta standpunkt til m regnskapet kan bekreftes, g m dispsisjnene kan aksepteres. Målet fr frvaltningsrevisjn er å dkumentere avvik fra Strtingets vedtak g frutsetninger i statens frvaltning. Strtinget har fastsatt at Riksrevisjnen skal gjennmføre dette ved systematiske undersøkelser av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger. Målet med selskapskntrllen er å vurdere m statsråden frvalter statens interesser i selskaper g banker mv. i samsvar med Strtingets vedtak g frutsetninger. Selskapskntrllen mfatter heleide selskaper g selskaper hvr staten representerer 50 prsent av aksjene eller på annen måte har dminerende innflytelse. Fr nærmere infrmasjn m Riksrevisjnens rganisering g virksmhet, vises det til våre hjemmesider på Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen g TED-basen den g har kunngjøringsnummer MAY Side 3 av 12

4 1.3 Beskrivelse av anskaffelsen Riksrevisjnen innbyr med dette til åpen anbudsknkurranse m bistand til kartlegging g analyse av arbeidsprsesser samt utvikling av en funksjnell prttyp Bakgrunn fr anskaffelsen Riksrevisjnen skal de neste årene anskaffe er nytt revisjnsstøtteverktøy. I den frbindelse vil det være behv fr å kartlegge g analysere arbeidsprsesser innen regnskapsrevisjnen, frvaltningsrevisjnen g selskapskntrllen, samt utvikle en funksjnell prttyp fr å prøve ut m prgram sm Riksrevisjnen allerede har, egner seg til å utvikle et nytt revisjnsstøtteverktøy, jf Viktige krav til nytt revisjnsstøtteverktøy vil være at det skal støtte alle gjeldende revisjnstyper, at infrmasjn skal være tilgjengelig på tvers av revisjnstyper g rganisasjn, g at verktøyet skal støtte alle relevante arbeidsprsesser. Analyser av arbeidsprsesser g erfaringer fra prttypen vil inngå i grunnlaget fr en funksjnell kravspesifikasjn av nytt revisjnsstøtteverktøy. Anskaffelsen mfatter ikke utfrming av selve kravspesifikasjnen Frutsetninger fr anskaffelsen All kmmunikasjn knyttet til kartlegging g analyse av arbeidsprsesser skal fregå på nrsk. Arbeidsfrmen vil være teamrientert g følge prinsippene i Micrsft Slutins Framewrk Teammdel (MSF) g MSF Prcess Mdel. Riksrevisjnen vil besette bl.a. rllene sm prsjektleder (prsess), kundeleder, brukerleder g utviklingsleder. Underveis i ppdraget kan det være aktuelt å gjennmføre egne møter mellm ppdragsgiver g leverandør fr å sikre framdrift g kvalitet på leverandørens arbeid. Arbeidet vil fregå i Riksrevisjnens lkaler g med Riksrevisjnens utstyr g prgram, jf. pkt Beskrivelse av anskaffelsen Leverandøren skal være fasilitatr g ha ansvaret fr den metdiske tilnærmingen ifm. kartlegging g analyse av arbeidsprsesser. I tillegg skal leverandøren delta i utviklingen av den funksjnelle prttypen ved å bidra med spisskmpetanse på prgram nevnt i pkt , samt på utvikling av gde g effektive brukergrensesnitt, inkl. interaksjnen mellm bruker g verktøy. Oppdraget mfatter leveransene: kmpetanse på g beskrivelse av rammeverk g metdikk fr kartlegging g analyse av arbeidsprsesser plan fr g pplæring i kartlegging g analyse av arbeidsprsesser bistand til kartlegging g analyse av relevante arbeidsprsesser Side 4 av 12

5 bistand til utvikling av funksjnell prttyp, inkl. dkumentasjn av prttypen Beskrivelsen av rammeverket g metdikken skal være lettfattelig g minst mfatte: hvrdan kartleggingen g analysen bør gjennmføres hvrdan resultatet bør dkumenteres hvilke rller sm bør delta, herunder fasilitatrs g dkumentasjnsansvarliges rlle alternative kartleggingsteknikker hvrdan prsessbeskrivelser kan benyttes i utfrmingen av kravspesifikasjnen av verktøyet Det er ikke et krav at prsessbeskrivelser skal være eksekverbare. Opplæring i metdikken skal i størst mulig grad ta utgangspunkt i arbeidsprsesser knyttet til revisjnstypene nevnt i pkt Prsessbeskrivelser skal vise hva sm skjer, hvem sm utfører ppgaver samt hvrdan g når ppgavene utføres. Beskrivelsen av eksisterende prsesser skal begrenses til det sm er nødvendig fr å analysere frbedringsmuligheter i prsessene. Det er ønskelig at prsessntasjnen baseres på BPMN (Business Prcess Mdelling Ntatin). Frmålet med prttypen vil være å prøve ut prgram fr samhandling g dkumenthåndtering fr å avklare m denne type prgram egner seg fr å utvikle nytt revisjnsstøtteverktøy. Prttypen skal ikke settes i prduksjn, men skal anvendes i wrkshper.l. fr å visualisere hvrdan et nytt verktøy vil arte seg, spesielt når det gjelder interaksjn med revisr. Prttypen skal mfatte utvalgte prsesser nødvendig fr å ppfylle frmålet med prttypen Tekniske frutsetninger fr anskaffelsen Riksrevisjnen skal utvikle en funksjnell prttyp basert på prgram sm virksmheten allerede har. Det er ikke aktuelt å anskaffe eller prøve ut nye prgram ifm. dette ppdraget. Riksrevisjnen har valgt MOSS (Micrsft Office SharePint Server) sm samhandlingsprgram, g en pilt fr arbeidsmråder igangsatt. Den funksjnelle prttypen skal derfr utvikles ved hjelp av MOSS 2007, men nye muligheter i MOSS 2010 bør gså identifiseres g synliggjøres. Public 360 Sak benyttes sm sakarkiv (arkivverdig materiale) g et gråsnearkiv (ikkearkivverdig materiale) er under utprøving. Det er ikke endelig besluttet hvilke prgram sm skal anvendes fr gråsnearkiv, men MOSS, Public 360 Basis g Merid EDRM er mulige alternativer, ev. MOSS i kmbinasjn med ett av de t sistnevnte Når det gjelder arbeidsflyt, er MOSS g ev. Captaris alternativer. Fr beskrivelser av prsesser, skal Micrsft Visi benyttes. Side 5 av 12

6 I utviklingen av den funksjnelle prttypen, er det et mål i størst mulig grad å benytte standardfunksjnalitet i nevnte prgram Oppdragets mfang Oppdragets mfang er begrenset ppad til 170 dv. I tabellen er ppgavenes mfang g gjennmføringstidspunkt estimert: Oppgave Dv (ca.) Tidspunkt (ca.) Opplæring i metdikk 5 dv kt. 09 Kartlegging g analyse av prsesser 65 dv kt. 09 mars. 10 Utvikling av funksjnell prttyp 100 dv kt. 09 febr Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må framgå av tilbudet. Det må angis hvr str del av ppdraget sm skal tildeles underleverandør. Hvedleverandøren har ansvaret fr hele ppdraget g Riksrevisjnen ønsker bare å frhlde seg til hvedleverandøren. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dkumenteres at hvedleverandør fr dette ppdraget har rett til å benytte underleverandørens ressurser. Underleverandøren må ppfylle de samme krav sm stilles til hvedleverandøren. Bruk av underleverandør fritar ikke hvedleverandøren fr ansvar etter kntrakten. 1.5 Avtaleperide / leveringstid Bistanden skal gis i tidsrmmet ktber 2009 til mai Opsjner Oppdragsgiver har psjn på å frlenge avtalen m bistand til kartlegging g analyse av arbeidsprsesser, samt til utvikling av funksjnell prttyp, med inntil ett år. 1.7 Pris Priser skal ppgis i nrske krner inkl. MVA iht. følgende matrise: Type kmpetanse Kartlegging g analyse av arbeidsprsesser Utvikling av en funksjnell prttyp Utfrming av gde g effektive brukergrensesnitt Pris Prismatrisen er ment fr vurdering g sammenligning av tjenester fr utvelgelse av leverandør, g skal være frpliktende fra ppstarten av ppdraget. Side 6 av 12

7 1.8 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 1.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud Leveringssted Tjenesten skal utføres ved Riksrevisjnens hvedkntr i Osl, Pilestredet 42. Alt arbeid skal utføres med Riksrevisjnens utstyr g prgram Kmmunikasjn vedrørende anskaffelsen Knkurransedkumentene er tilgjengelig på se under Anbudsknkurranser. Leverandørene må følge med på disse sidene fr den enkelte knkurranse. Oppdragsgiver ppdaterer frtløpende rubrikken Spørsmål g svar under hver knkurranse etter hvert sm eventuelle spørsmål er behandlet. Dersm leverandøren finner at knkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig infrmasjn, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes m tilleggspplysninger, se adresse nedenfr. Frist fr å sende inn slike spørsmål er 12. august Spørsmål mttatt etter 30. juni vil bli behandlet i uke 33, august Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av knkurransegrunnlaget vil gså bli ppdatert på våre nettsider. Dersm rettelser, suppleringer eller endringer kmmer så sent at det er vanskelig fr leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en frhldsmessig frlengelse av fristen. All kmmunikasjn vedrørende knkurransedkumentene g anskaffelsen fr øvrig, skal rettes skriftlig pr. e-pst til riksrevisjnen@riksrevisjnen.n g merkes "Bistand til kartlegging g analyse av arbeidsprsesser samt utvikling av funksjnell prttyp". 2. Alminnelige regler fr gjennmføring av knkurransen 2.1 Regler fr knkurransen Anskaffelsen er mfattet av lv m ffentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 g frskrift m ffentlige anskaffelser av 7. april Fr denne anskaffelsen, sm er en EØS-anskaffelse, gjelder frskriftens del I g III. 2.2 Anskaffelsesprsedyre Denne anskaffelsen følger prsedyren åpen anbudsknkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud g at det ikke er tillatt med frhandlinger. Det kan bli aktuelt å invitere leverandørene til å presentere sitt tilbud fr ppdragsgiver. Side 7 av 12

8 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: 20. august 2009, klkka 13: Levering Tilbudet leveres i lukket frsendelse merket «Tilbud på bistand til kartlegging g analyse av arbeidsprsesser samt utvikling av funksjnell prttyp» g sendes eller leveres til: Pstadresse: Riksrevisjnen Pstbks 8130 Dep 0032 Osl Leveringsadresse: Riksrevisjnen Pilestredet Osl Fr sent innkmne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli fretatt ffentlig åpning av tilbudene. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til g med 16. nvember Tidsplan Aktiviteter Dat (ca.) 1. Sendt til publisering i DOFFIN g TED Tilbudsfrist Ev. presentasjn av tilbudet, inkl. metdikk aug. sept Tildeling av kntrakt Undertegning av kntrakt Kvalifikasjnskrav 3.1 Obligatriske krav Følgende dkumentasjn skal leveres sammen med tilbudet: Skatteattester sm ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: - skatteattest fr skatt Side 8 av 12

9 - skatteattest fr merverdiavgift HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til frskrift m ffentlige anskaffelser av 7. april Egenerklæringsskjema finnes på se under Anbudsknkurranser. 3.2 Krav til leverandørens rganisatriske g juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lvlig etablert fretak. Dkumentasjn: Firmaattest 3.3 Krav til leverandørens øknmiske g finansielle kapasitet Det kreves meget gd sliditet g gd/best kredittverdighet i Creditinfrm. Utenlandske selskaper må kunne dkumentere tilsvarende kredittverdighet. Dkumentasjn: Leverandørens siste årsberetning, herunder revisrs beretning, samt nyere pplysninger sm har relevans fr fretakets regnskapstall. Leverandørens årsregnskap fr de t siste regnskapsårene. Riksrevisjnen vil freta kredittvurdering i Creditinfrm. 3.4 Krav til leverandørens tekniske g faglige kvalifikasjner Det kreves erfaring fra lignende ppdrag g meget gd gjennmføringsevne. I tillegg kreves det slid erfaring g spisskmpetanse på MOSS g integrasjn av tredjepartsprdukter, jf Dessuten kreves det meget gd kmpetanse på utfrming av gde g effektive brukergrensesnitt, herunder interaksjn mellm bruker g verktøy. Dkumentasjn: Leverandørens viktigste leveranser de siste tre år. Leveransenes frmål, mfang, verdi, sted g tidspunkt, samt skriftlige referanser med navn på firma g kntaktpersn. Leverandørens ttale bemanning innenfr kmpetansemråder relevant fr dette ppdraget. Det skal leveres CVer fr persner sm skal utføre ppdraget samt navn på referansepersner, jf Krav til tilbudet 4.1 Krav til dkumentasjn Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på nrsk g leveres i 2 eksemplarer. Side 9 av 12

10 Det skal leveres i A4-frmat, innsatt i ringperm med innhldsfrtegnelse g inndelt i skilleark sm beskrevet nedenfr. I tillegg skal det legges ved en elektrnisk versjn av tilbudet, inkl. CVer (Wrd eller pdf). Obligatriske krav 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert g underskrevet av en persn med fullmakt. Kvalifikasjnskrav 2. Skatteattester: Fr skatt Fr merverdiavgift 3. HMS- erklæring 4. Firmaattest 5. Leverandørens siste årsberetning, herunder revisrs beretning, samt nyere pplysninger sm har relevans fr fretakets øknmi 6. Leverandørens årsregnskap fr de t siste regnskapsårene 7. Leverandørens viktigste leveranser de siste tre år. Leveransenes frmål, mfang, verdi, sted g tidspunkt, samt skriftlige referanser med navn på firma g kntaktpersn. 8. Leverandørens ttale bemanning innenfr kmpetansemråder relevant fr dette ppdraget. Det skal leveres CVer fr persner sm skal utføre ppdraget samt navn på referansepersner, jf. 5.1 Dkumentasjn av leveransen 9. Løsningsfrslag: Beskrivelse av rammeverk g metdikk fr kartlegging g analyse av arbeidsprsesser Plan fr pplæring i kartlegging g analyse av arbeidsprsesser 10. CVer fr persner sm skal utføre ppdraget 11. Erklæring m tilgjengelighet i avtaleperiden fr persner sm skal utføre ppdraget Annen dkumentasjn 12. Pris, alle frespurte priser/kstnader må være ppgitt 13. Innsigelser/frbehld Har tilbyder innsigelser/frbehld mt nen del eller frmuleringer i denne utlysningen, må disse spesifiseres i tilbudet fr å være gyldige. Frbehld sm Side 10 av 12

11 ikke lar seg kstnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses sm ufullstendig g blir avvist. 4.2 Kstnader i frbindelse med utfrming av tilbud Alle kstnader i frbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 5. Avgjørelse av knkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kntrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud sm er øknmisk mest frdelaktig, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekting Kmpetanser til persnene sm skal utføre ppdraget, herunder: % kunnskaper m g erfaringer fra lignende ppgaver g arbeidsfrmer, nevnt i pkt.1.3 kunnskaper m g erfaringer med prgram nevnt i pkt persnlige egenskaper Tilgang til persnene, sm skal utføre ppdraget, i avtaleperiden Vurderinger vil bli basert på CVer g referanseinnhenting. Løsningsfrslagets kvalitet, jf g % Pris 20 % Tilbudets ttalkvalitet, herunder presentasjn av tilbudet 10 % 5.2 Avlysning av knkurransen g ttalfrkastelse Oppdragsgiver frbehlder seg retten til å avlyse knkurransen eller å frkaste alle tilbudene dersm det freligger saklig grunn fr dette. 6. Kntraktsmessige frhld 6.1 Standardavtale Fr denne anskaffelsen brukes siste versjn av Statens standardavtale fr knsulentbistand. Side 11 av 12

12 6.2 Annet Følgende kntraktsklausuler kmmer i tillegg til angitte kntrakt: Taushetsplikt Taushetspliktbestemmelsene i lv m Riksrevisjnen av 7. mai 2004 nr g instruks fr infrmasjnssikkerhet i Riksrevisjnen pkt. 3.2 kmmer til anvendelse fr partene. Leverandøren skal følge instruks fr infrmasjnssikkerhet i Riksrevisjnen g tilhørende retningslinjer fr sikring av knfidensiell infrmasjn g annen sikkerhet. Disse skal gjøres tilgjengelig fr leverandøren. Leverandøren skal gså påse at underleverandører blir pålagt å følge vennevnte bestemmelser. Leverandøren, ev. tredje part(er) g underleverandør(er) skal undertegne taushetserklæring. Side 12 av 12